[비영리] 의료사각지대의 빈틈을 메우는 청년 NGO 프리메드의 소통법
ㅣ프리메드(Freemed)을 소개해 주세요.
안녕하세요. 프리메드의 운영 대표 최지원입니다.
프리메드(Freemed)는 “청년들의 뜨거운 열정과 강한 책임감을 바탕으로, 지구촌 의료사각지대에 생명의 가치를 전하는 새로운 문화를 만들어간다.”라는 비전을 가진 비영리 민간단체로 의료사각지대의 해소를 위해서 청년들이 직접 사업을 기획하고 봉사에 참여하는 의료봉사 단체입니다. 2008년에 설립해 2012년에 비영리 민간단체로 등록이 되었으며 11년동안 꾸준히 대학생이 주측이 되어 다양한 의료 사업 및 캠페인을 수행하고 있습니다.
ㅣ협업툴 잔디를 도입한 이유는 무엇인가요?
프리메드 활동의 주력 인원은 대학생들 그리고 청년층으로 주말 위주의 비상근 업무로 일을 합니다. 매일 얼굴을 보지 못하기 때문에 정확한 의사소통 그리고 공지 전달을 하는 게 굉장히 중요한 일입니다.
기존에는 카톡을 업무용으로 사용했었는데 파일 업로드 시 용량 제한이 있고 보관기간도 한 달이라 불편했습니다. 파일을 별도로 다운로드 받아야했고, 그렇지 못한 경우 담당자에게 재요청해야 하는 번거로움이 발생했습니다.
소통 방법에 대해 깊은 고민을 하던 차에 잔디를 알게 되었습니다. 먼저 무료로 도입을 하여 이용하다가 팀 멤버들과 투표를 통해서 잔디 프리미엄 플랜(유료)으로 사용하기로 결정하였습니다. 비영리 민간단체 할인이 유일하다는 점이 큰 도입 계기였고 현재 비영리 단체 할인을 받아 이용 중입니다.
ㅣ프리메드가 스마트하게 일하는 법
- 주기별로 담당자가 변경되어 발생하는 인수인계 문제 해결
프리메드는 경영지원본부, 브랜드 마케팅 본부, 무료 진료소 사업 본부, 보건교육 사업 본부, 해외 의료 사업 본부 총 5개 본부, 11개의 팀으로 조직이 구성되어 있어 팀 간 유기적인 협력이 필요합니다.
또한, 운영대표 밑에 본부장 1명씩 배치되어 있고 21명의 임원에 대해서 ‘리더십’이라는 명칭을 사용합니다. 기수 체제로 운영이 되기 때문에 6개월에 한 번씩 인원이 바뀌는 체계입니다.
따라서 업무 인수인계가 제대로 이뤄져야 공백 없이 일을 진행할 수 있습니다. 부서 및 업무가 변경되면서 업무 인수인계가 잘 안되는 문제가 있었는데 이는 잔디로 모든 메시지를 관리하면서 해결되었습니다. 잔디엔 모든 메시지가 저장되어 있고 키워드만으로 검색이 가능하며 언제 어디서나 확인할 수 있기 때문입니다.
- 사업활동/운영은 잔디에서 확인
프리메드의 주요 사업으로는 서울역 무료 진료소 사업, 해외 의료 사업, 보건 교육 이렇게 크게 세 가지가 있습니다.
주제별 대화방(토픽)은 주기적인 사업과 프로젝트성 사업으로 나누어 생성합니다. 매주 토요일 진행하는 서울역 무료 진료소 사업의 경우 담당 PM은 사업본부장과 운영대표가 있는 토픽에 당일 진료소 운영 피드백을 공유합니다. 또한 파견 업무 수행 기간 내 사업 활동 내용을 공유합니다. 경영지원본부, 브랜드마케팅본부 등 각 본부의 업무 특성에 맞는 지속적인 보고가 이루어집니다.
- 휴가자/도우미 신청은 댓글 기능 활용
휴가자, 면접 도우미 등 여러 신청서는 댓글을 적극 활용합니다.
프리메드는 휴가 신청과 주 사업 외의 업무 도우미 신청에 인원 제한이 있습니다. 이 경우 해당 토픽 내에서 댓글을 이용해 신청자를 받는데 신청 방식은 다음과 같습니다.
- 신청 활동명, 활동 내용과 인원, 신청 시간 등에 대한 모집 공지
- 신청 시간에 맞추어 댓글로 선착순 신청
- 제한된 인원 수에 따라 n번째 신청자는 자동 탈락
선착순으로 마감되는 경우 신청자가 직관적으로 결과를 확인할 수 있어 관리자와 신청자 모두에게 편리한 시스템입니다.
- 긴박한 공지는 수신확인 기능으로 인원 체크
긴박한 공지를 업로드할 때에는 메시지 수신 확인 기능이 굉장히 도움이 됩니다. 유료 플랜을 사용하기 이전에는 ‘좋아요’ 기능으로 읽음 확인 기능을 대신하고 있었는데 유료 플랜 도입 후 별도의 액션 없이도 공지를 확인했음을 알 수 있어 편리했습니다.
간혹 중요한 공지인데 수신 확인이 안 된 단원들에 한해서는 문자나 카톡, 전화도 함께 이용합니다.
- 회의 일정 관리는 본부에서 직접 공지
본부에서 공지사항 토픽을 통해 직접적인 공지를 내립니다. 각 본부 회의, 리더십 회의, 팀장급 회의 등 여러 회의가 진행되고 일정, 장소, 제출 자료까지 상세히 안내합니다. 토픽에 올라온 자료들은 파일 미리보기를 통해 바로 확인이 가능해 편리합니다.
l 폴더과 토픽 살펴보기
- 폴더 관리 : 전 단원/리더십/팀별 논의/히스토리
많은 토픽을 관리해야 하므로 권한 별로 폴더를 나눠 이용하고 있습니다. 또한 기수 및 연도별로 토픽을 생성해 이용합니다.
- 아카이브 폴더 : THE END
THE END 폴더는 아카이빙 용도로 이용합니다. 지난 업무 자료나 지난 프로젝트 공모전 토픽 같은 것들이 아카이브 폴더 내에 위치하고 있습니다. 자료의 히스토리를 위해 토픽은 삭제하지 않고 그대로 보존해서 다음 인수 인계자에게 전달합니다.
- 지출 결의 토픽 : [경지본리더십] 지출결의서 확인
‘경영지원 본부’의 지출 결의를 확인할 수 있는 토픽입니다. 상시 보고 받는 것으로 관련 담당자들이 논의사항을 토픽에 올리고 함께 고민하고 결정합니다.
- 설명회 준비 토픽 : [설명회 준비] 22기 리쿠르팅
‘리쿠르팅 설명회’란 다음 프리메드 기수를 채용하기 전, 지원을 희망하는 분들이 프리메드 활동에 대한 설명을 듣는 자리입니다. 올해는 코로나 19 확산 예방을 위해 설명회를 취소하게 되었으나, 보통의 경우 설명회 준비를 위해 [설명회 준비] 토픽에서 설명회 전반을 안내하고, @멘션기능을 활용해 업무 별 담당자를 지정하여 상세업무를 전달합니다.
또한, 올해에는 해당 토픽에 웹훅을 통해 프리메드 지원자 현황을 바로 받아볼 수 있도록 연동해 두었는데요 아직 실제로 사용을 해보지 못해서 아쉽습니다. 다음 리쿠르팅 기간에는 해당 기능을 활용해볼 기회가 있었으면 합니다.
- 사업 관리 토픽 : [무진본 리더십] 진료소 운영확인
서울역 무료 진료소 종료 후 진료소 운영에 대한 보고가 이루어지는 토픽이기도 하지만, 서울역 창고에 있는 물품 관리 등을 위해 사용하기도 합니다.
특히, 서울역 창고에 있는 대형 폐기물을 처리할 때는 대형폐기물 처리 담당자가 진료소 PM으로부터 폐기물 리스트를 전달 받고, 진료소 PM이 물품 사진을 직접 확인할 수 있도록 사진과 댓글 기능을 이용하였습니다.
l 즐겨쓰는 잔디 기능
- 메시지 효과 적용
전체 공지를 할 때 굵게, 기울기, 링크를 삽입해서 메시지 효과 적용 기능을 활용합니다.
강조하고 싶은 제목은 굵게, 일정은 기울기를 넣어서 사용하고 긴 레퍼런스 url은 링크 삽입을 넣어서 공지하면 간결하고 눈에 띄는 안내문이 됩니다.
- 검색
프리메드의 사업 활동에 함께 참여해 주시는 의료진 선생님들의 명단과 실적은 모두 엑셀 시트로 관리를 하고 있습니다. 하지만 종종 전달 받은 내용을 다시 확인해야 하는 상황이 생기는데, 이럴 땐 잔디의 ‘검색’ 기능을 활용합니다. 예를 들어, 의료진의 봉사 실적을 입력하려 하는데 필요한 내용을 명단 시트에서 찾지 못했을 때, 해당 의료진의 성함만 검색하면 선생님께서 아직 정보를 전달해주시지 않은 것인지, 실적 등록을 원하지 않아 따로 전달하지 않겠다는 의사를 전하신 것인지 확인할 수 있습니다. 이처럼 시트에 기록되지 않은 특이 사항들이 잔디에 모두 남아있기 때문에 시트에서 확인할 수 없거나 관리자가 놓친 부분도 간편하고 빠르게 찾을 수 있습니다.
- 조직도
잔디 조직도 상에는 개인 휴대폰 번호가 남겨져 있어서 프로필을 확인하고 문자나 전화 연락을 하기에 편리합니다.
- JUMP
저는 관리하는 토픽이 많아서 스크롤로 원하는 대화방을 찾기가 시간이 많이 걸립니다. 그래서 대화방을 빠르게 찾고 이동할 때는 JUMP 기능을 사용합니다.
좌측 상단 [Jump] 버튼을 클릭하거나 단축키 Ctrl + J (Mac : Cmd +J)를 입력하면 Jump 창이 표시됩니다.
l 잔디를 추천합니다!
