잔디를 통해 조직의 커뮤니케이션 방식이 혁신되고, 무엇보다 개인의 업무방식 또한 자연스레 생산성을 높이고 정보를 스스로 큐레이션 하는 방향으로 나아가고 있다. 하지만 협업툴을 처음 사용할 때는 쉴 새 없이 쏟아지는 메시지 때문에 당황할 수 있다. 지금 소개하는 몇 가지 팁을 참고한다면, 메시지가 나의 업무에 꼭 필요한 정보로 바뀌는 놀라운 경험을 하게 될 것이다.

 잔디 파워유저, 업무에 관련된 ‘정보’에 집중하는 법을 전수하다.

1. 가장 먼저 ‘알림센터’를 확인하라.

잔디에 로그인하면 가장 먼저 해야 할 일은 알림센터 확인이다. 프로젝트나 업무 별로 구분된 대화방이 아닌 즐겨찾기 한 메시지나 직접 나를 부른 알림만 모아보는 곳이다. 알림센터의 메시지를 클릭하면 해당 대화방으로 이동하여 앞뒤 맥락을 확인할 수 있어서, 나열된 메시지를 일일이 확인하는 것보다, 알림센터를 통해 일의 우선순위를 설정하는 것이 쏟아지는 정보 중 목표 설정에 도움이 된다. 

2. 멘션 기능을 활용하여 동료의 생산성에 기여하라.

잔디 어디서든 ‘@’를 누르면 특정인을 태그하고 알림을 보낼 수 있다. 해당 메시지를 반드시 확인해야 할 사람들을 소환한다. 메시지를 반드시 확인해야 사람들이란 해당 업무의 담당자와 조력자, 관리자 등 다양하다. 해당 대화방의 모든 사람에게 멘션을 보내고 싶다면, ‘@all’을 사용하면 된다. ‘@all’은 잔디 전체 인원이 아닌, 해당 대화방 내 참여 인원 모두에게 알림을 보내준다. 멘션으로 소환된 당사자는 해당 메시지를 확인하고 그 멘션에 답하는 것이 원활한 협력을 위한 기본자세이다.

3. 수신확인을 통해 소통 속도를 높이자.

잔디는 모든 메시지에 ‘읽음’이라는 작은 텍스트가 따라붙는다. 읽음 옆에는 몇 명이 해당 메시지를 확인하였는지 숫자가 표기된다. 그리고 이를 클릭하면 해당 메시지를 읽은 사람이 누구인지 알 수 있다. 잔디를 처음 사용할 때 해당 기능을 숙지하지 못한 구성원들이 많기 때문에, 해당 기능을 공지하여 이후에 불필요한 오해가 생기는 것을 방지하자. 

4. 공지사항 등록을 활용하여 나무와 숲을 함께 보라.

모든 메시지는 토픽 상단 공지사항 등록이 가능하다. 메신저는 대화의 흐름이며, 흐름은 휘발성을 가진다. 이를 보완하기 위해 검색기능이 있지만, 반복적으로 확인해야 할 정보들은 토픽 상단에 공지사항으로 등록해 검색을 반복하는 시간을 줄여서 생산성을 높일 수 있다. 프로젝트 전체 일정, 클라이언트 연락처, 자주 확인하는 스프레드시트의 링크 등을 등록해 둔다면 나무와 숲을 함께 보며 대화를 이어갈 수 있다.

5. 토픽을 구분해 정보의 우선순위를 설정하자.

잔디의 토픽은 가나다순으로 정렬되지만, 폴더에 넣으면 본인이 원하는 방식으로 분류/정렬할 수 있다. 토픽 명은 토픽에 참여한 모든 인원이 공통 적용되지만 폴더는 개인에게 권한이 있으므로 다른 구성원에게 적용되지 않는다. 폴더의 정렬 순서는 자유자재로 가능하고, 보기 옵션을 통해 이름 순, 최신 메시지 순, 즐겨찾기 우선 순, 챗뷰 우선 순, 보드 우선 순 등 정해진 정렬 방식을 선택할 수 있다. 이름 순을 누르면 폴더 이름이 가나다순으로, 최신 메시지 순을 누르면 폴더와 관계없이 최신 메시지를 받은 토픽 순, 즐겨찾기 우선 순을 누르면 즐겨찾기 버튼을 누른 토픽들을 우선으로 가나다순으로 정렬된다.

지금까지 비즈니스 커뮤니케이션 효율을 높이기 위한 잔디의 기능들을 살펴보았다. 업무용 메신저는 대화 도중에 참여한 이들도 이전 대화들을 모두 확인 가능한 것이 강력한 장점이다. 이는 모든 정보에 대한 접근 가능성을 열어놓은 것이며, 이는 정보의 독점을 더 이상 의미 없게 만들었다. 그렇다고 해서 우리가 모든 정보를 숙지해야 한다는 이야기는 아니다. 자신의 업무와 관련된 정보에 집중하는 구조를 만들어 필요한 정보를 속속히 활용하면서 높은 생산성을 유지하는 ‘프로일잘러’가 되어보자! 

본 글은 JCC 3기 박정웅님의 기고로 작성되었습니다.