[식품] 한만두는 어떻게 오프라인 미팅을 온라인으로 대체했을까?
ㅣ안전하고 건강한 먹거리 한만두
안녕하세요. 저는 농업회사법인 한만두 식품(주)의 내부 브랜딩 및 비즈니스 전략을 담당하고 있는 강경현입니다.
한만두식품은 1999년 수제 물만두 전문 제조를 시작으로, 현재는 130여 가지의 만두를 개발, 생산 중에 있으며 국내/외 다수 유통채널, 프랜차이즈, 이커머스 등을 통해 고객에게 다양한 즐거움과 맛있는 감동을 빚어내고 있습니다.
한만두는 “직원의 행복을 추구하며 고객에게 맛있고 건강한 먹거리를 제공한다”라는 사명을 가지고 있습니다. 행복한 직원들이 만드는 음식이야 말로 고객 만족을 실현 할 수 있는 가장 확실한 방법임을 믿고, 실천합니다.
ㅣ본사와 센터 간 소통을 위해 도입했습니다.
잔디를 도입하게 된 계기는 경기도 양주시 소재의 제조사와 서울에 위치한 ‘비즈니스센터’ 간의 원활한 소통을 위해 시작되었습니다. 현재 제품개발, 생산, 물류를 담당하는 부서들은 양주 본사에 위치하고 있으며, 온라인 판매, 마케팅, 콘텐츠제작 등의 부서는 서울 사무실에 있습니다. 양주 본사와 서울 센터간의 물리적 거리를 극복하기 위해 긴밀한 의사소통이 굉장히 중요했습니다
다른 협업툴과 잔디를 비교하여 내부 품의를 거쳐서 도입까지 직접 진행했습니다.
< 실제 잔디 사용을 위한 품의서 일부 발췌 >
잔디를 도입하시는 다른 회사의 담당자분들을 위해 살짝 품의서 내용을 공개하면 그 내용은 다음과 같습니다.
- What? HBC (한만두 식품) 인원들의 원활한 소통을 할수 있는 메신저 사용
- Why? 잦은 외부업무, 미팅에 특화된 메신저 사용을 통한 소통
- How? 잔디 결제를 통한 사용
- 기대 효과?
- 자료 무제한 저장 공간 확보(쉽고 편하게 자료 공유 및 확인)
- 모든 부서를 초월해서 업무 공유 가능(라인의 경우 대화방에 없으면 내용 확인 불가)
- 화상회의를 통해 시간과 공간의 제한 극복
도입을 위해 크게 세 가지 측면에서 회사에 어필을 했습니다.
첫째, 업로드한 자료가 다운로드 기간 제한이 없다는 점입니다.(데이터 유실 방지)
당시 저희 팀은 파일 저장 공간을 중점적으로 고려하여 유료 플랜 중에서도 최상위인 엔터프라이즈 플랜의 도입을 고민했었는데요, 여러 개의 자료를 드래그해서 업로드하면 클라우드에 저장이 된다는 점이 매력적이라고 생각했습니다.
두 번째로는 비용적인 측면인데요, 합리적인 가격으로 이용이 가능하다는 점이었습니다.
마지막으로 미리 한만두 팀의 토픽 리스트를 세팅해서 폴더링된 이미지를 캡처했고 시각적으로 잔디를 어떻게 쓸수 있는지에 대해서 대표님이 볼 수 있게 했습니다.
< 폴더로 잘 정리된 토픽 리스트 >
ㅣ오프라인 미팅을 온라인 미팅으로 대체했습니다.
코로나 19로 인해 한만두에서도 일하는 방식의 변화가 있었습니다. 기존에는 서울, 양주 센터 인원들이 함께 모여 주 1회 오프라인 미팅을 진행했었습니다. 하지만 당시 서울 지역에서 코로나 19의 문제가 심각했고, 양주 지역은 지역 전파가 없었기 때문에 안전성을 고려하여 모두 온라인 미팅으로 대체했습니다.
온라인 미팅 방식으로는 화상 회의에 안정적인 Zoom을 잔디에서 연동해서 이용하고 있습니다.
< Zoom 미팅 참여 화면 – 미팅룸 참여 링크를 전달 >
40대 이상의 직원들도 모두 실무를 하고 계신 분들이라 잔디를 이용하고 화상 미팅을 실행하는 것에 큰 어려움은 없었습니다. 물론 기본적인 프로그램 설치와 간단한 사용법에 대한 세팅 등 도움을 드리는 것은 필수입니다.
참고1) 잔디에서 Zoom으로 영상통화하기
참고2) 잔디 세미나 교육 신청링크 ☞
ㅣ파일 공유와 확인은 모두 잔디로 !
잔디를 도입 이전에는 카톡과 라인을 병행해서 사내 소통을 했습니다. 카톡이나 라인에서는 파일을 주고 받으면 파일 다운로드 기간이 만료해 관리 측면에서 문제가 발생했습니다. 그 후에 NAS를 이용해서 파일 저장 및 보관 용도로 사용하고 있었는데 NAS만 사용하다 보니 메신저랑 연결이 안돼서 메신저 소통 따로, 연락 따로 해야 하는 불편한 상황이 발생하더라구요.
그래서 현재는 잔디가 하드 드라이브의 역할을 하고 있습니다. 저희 팀은 영상 작업도 많이 하고 있는데 영상 파일이나 실무에 필요한 이미지 파일, 문서 파일 등은 모두 잔디에 올려놓고 소통합니다. 파일을 공유하고 확인하라고 담당자에게 @멘션 하는 방식입니다.
< 주간, 월간 피드백 미팅 자료 공유 토픽에서의 파일 공유 현황 >
ㅣ소통이 빨라졌어요.
잔디를 도입하기 전에는 프로젝트 현황을 보고할 때 라인 또는 카톡으로 먼저 자료를 공유하고 오프라인을 미팅을 했습니다. 잔디를 사용하고 나서는 파일을 업로드하고 댓글로 대화를 나눌 수 있어 파일 댓글만으로도 충분히 논의가 되었고 이전보다 소통이 빨라졌습니다. 편리해진건 덤이구요.
잔디 사용한지는 1년이 좀 넘었는데 당시만 해도 라인이나 카톡에 메시지 댓글, 파일 댓글 기능이 없었거든요. 그래서 업무 파일을 업로드하고 댓글로 효율적으로 의견 모을 수 있어서 협업이 편해졌습니다.
또한, 파일이 클라우드로 저장되니 좋습니다. 중소기업의 경우 파일을 관리하기 어려운 부분이 있습니다. 아무래도 ERP 시스템이 구축되어 있지 않고, 구축비가 굉장히 비싸기 때문이에요. 저희는 영상파일 같은 용량이 큰 파일의 경우 NAS에 데이터를 저장하고 링크를 따서 잔디에 올립니다. 잔디에 메시지를 작성하면 알림이 뜨니까 담당자들이 바로 확인할 수 있고 언제 어디서나 쉽게 내용을 확인할 수 있습니다.
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품의서 토픽
품의서, 지출결의서와 같은 서류들은 잔디에 간단하게 이미지로 업로드하는 방식이라 이전보다 편해졌습니다. 파일로 별도 제작하지 않고 인쇄해서 사진 찍어서 업로드합니다. 그럼 중간 관리자가 진행 여부를 확인하여 빠르게 소통 및 결재가 이뤄집니다.
< 간단하게 이미지로 대체하는 품의서 토픽 >
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마케팅 토픽 – 굿즈 제작 확인
최근 캠핑 시즌이라 캠핑족을 타깃으로 선물 세트, 굿즈 등을 제작하고 있습니다. 이런 굿즈들은 고객에게 사은품으로 배송되고 있습니다. 최종 완성품 굿즈, 촬영용 굿즈의 개수, 제작 상태 등을 사진 찍어 멤버들에게 공유하는 모습입니다.
< 새로 출시될 굿즈를 확인하는 마케팅 토픽 >
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마케팅 토픽 – 광고 워딩 확인
고객에게 광고 문자를 발송하기 전 토픽에서 미리 확인하고 있습니다. 광고 문자 화면 캡처 그리고 문자 워딩을 적어서 토픽에 공유하고 담당 팀 멤버를 멘션하여 피드백을 요청합니다.
< 마케팅 토픽의 광고 문자 예시 >
ㅣ잔디를 조직에 맞게 잘 활용합니다!
각 부서와 협업을 하니 부서 성격에 맞게 토픽을 만들고, 파일을 공유하고 있습니다. 또한 폴더링 기능이 가장 애착 가는 기능입니다.
많은 토픽에 참여하고 있다 보니 정돈된 업무환경이 굉장히 중요합니다. 여러 토픽을 갖고 있지만, 폴더로 정리하면 깔끔하게 정리가 됩니다. 또한, 한만두의 새 입사자가 잔디에 가입하면 필요한 토픽과 폴더 환경을 동일하게 세팅해 줍니다.
< 프로젝트 별, 부서 별로 나눈 폴더 리스트 >
ㅣ잔디를 추천합니다.
잔디는 편리하게 자료를 공유할 수 있고 전사적으로 파일을 관리하기 쉬워 파일을 통해 부서 간 의사소통이 많은 기업에 잔디를 추천합니다.
