[IT] 안전한 바로보기를 제공하는 사이냅소프트가 선택한 협업툴은?
안녕하세요. 인공지능·전자문서 전문기업 사이냅소프트 마케팅팀 어현선 팀장입니다. 사이냅소프트는 2000년 설립된 대한민국 대표 전자문서 처리기업으로 잘 알려져 있습니다. 웹오피스 스위트를 공급할 수 있는 몇 안 되는 SW회사로, 국내 6600+ 기업/공공기관에서 사용중인 사이냅 문서뷰어와 HTML5 웹에디터의 패러다임을 바꾼 사이냅 에디터, 국내 대형포털과 검색엔진에서 사용중인 사이냅 문서필터를 제공하고 있습니다. 20여 년간 축적된 전자문서 처리 기술력을 기반한 인공지능기술을 통해 인공지능 전자문서 전문기업으로 새로운 도약을 준비하고 있습니다.
마케팅팀에서는 제품의 가치를 고객에게 알리는 활동과 함께 고객의 니즈를 충족해 줄 수 있는 제품 개발 및 개선을 위한 기획 업무를 하고 있습니다. 현재 사이냅소프트의 전사 구성원은 잔디 위에서 활발히 협업하고 있습니다.
ㅣ제품별 토픽방에서 협업
잔디에서 경험할 수 있는 ‘문서 미리보기’는 사이냅소프트의 사이냅 문서뷰어로 서비스 되고 있습니다. 잔디 뿐만 아니라, 네이버, 네이트, 다음과 같은 국내 3대 포털이 제공하는 이메일 및 드라이브에 바로보기를 제공하고 있으며 공공기관 홈페이지의 대부분이 사이냅 문서뷰어를 활용하여 문서 미리보기를 제공하고 있습니다.
대한민국 국민이라면 누구나 한 번쯤은 경험한 사이냅 문서뷰어뿐만 아니라 사이냅소프트는 전자문서를 기반한 다양한 제품을 공급하고 있습니다. 여섯개의 제품 라인업 별로 제품을 개선하기 위해서는 개발, 지원, 영업팀 등과 끊임없이 소통하며 솔루션 개선 방향성을 수립하고 제품에 반영합니다. 효과적인 마케팅 방안과 고객·시장의 니즈를 반영한 기능 추가에 대해 다음의 제품별 토픽에서 개발, 영업, 마케팅 등 다양한 팀 구성원이 활발히 논의합니다. 
ㅣ전사에 잔디 깔기
잔디는 마케팅팀이 먼저 활용하고 그 가치를 사내에 전파하여 전사에 확산시켰습니다. 당시 신제품 출시를 준비하고 있었는데 짧은 기간에 효율적으로 다양한 시안에 대하여 논의하고 결정해야 했어요. 잔디에 있는 문서 미리보기로 프로젝트에 관련된 문서나 이미지에 대하여 즉각적으로 논의하고 결정해서 짧은 시간에 성공적으로 프로젝트를 마무리한 경험이 있었습니다.
프로젝트 후, 마케팅팀 내 소통 툴로 활용하는 것보다 전사 협업툴로 활용하는 것이 잔디에 대한 효용을 제대로 활용할 수 있다고 생각하여 적극적으로 전사에 전파했습니다. 결국, JIRA, GitHub, 인트라넷 등 기존 서비스와 시너지를 내며 잔디는 전사 협업툴로 자리 잡게 되었습니다.
잔디 도입 후 업무 공간이 분리된 개발본부 및 사업본부의 소통량이 증가했고, 이메일 소통보다 즉각적으로 커뮤니케이션이 가능하여 협업 속도가 눈에 띄게 향상되었습니다.
ㅣ향상된 피드백 속도
마케팅팀에서는 이미지나 문서 등 다양한 파일을 주고 받는 일이 많습니다. 기존에는 간단한 이미지 제작이라도 메일에 이미지를 첨부하고 확인해달라는 메일을 보내고, 피드백을 받으면 재작업을 한 후, 재확인 메일을 보내야 했습니다. 텍스트 위주로 의사소통을 하다보니 내용을 맞게 수정했는지도 확실치 않았습니다. 하지만 잔디를 도입한 이후에는 이미지나 파일을 바로 확인 하고 댓글로 피드백을 전달 할 수 있어서 디자인 결과물에 대한 업무 효율이 크게 향상되었습니다.
ㅣ전사의 업무 효율을 향상 시키는 잔디 활용 Tip!
멘션을 활용한 메모남기기
담당자가 부재중인 경우, 수기로 메모를 남기는 것보다 유연하게 대응할 수 있습니다. 고객문의가 들어오면 해당 토픽에 @멘션을 활용하여 담당자에게 전달합니다. 잔디를 활용하여 비즈니스 찬스를 놓치지 않고 빠르게 고객 대응이 가능합니다.
지식공유방
급변하는 IT 환경에 발맞추어 나가기 위해 지식공유방이라는 토픽을 만들고 회사 솔루션과 연관된 기술정보, 영업정보, 시장트렌드를 공유하고 있습니다. 해당 토픽에서 지식 및 트렌드를 한 눈에 파악할 수 있습니다.
영업활동에 꼭 필요한 Sales Kit 관리
잔디는 언제 어디서나 접속이 가능하고 문서바로보기가 지원되기 때문에 각각의 솔루션 소개자료, 브로슈어, 회사소개서를 토픽을 만들어 최신 문서를 지속적으로 업로드하고 있습니다. 구버전부터 최신 소개서까지 문서의 모든 히스토리를 파악할 수 있으며, 언제나 어떤 기기로도 최신 자료에 빠르게 접근 가능하여 영업활동에 큰 도움이 됩니다.
구글 캘린더 연동
구글 캘린더와 연동하여 팀 일정을 관리하고, 일정 리마인드를 통해 놓치지 않고 일정을 소화하고 있습니다. 팀원의 일정을 확인할 수 있어 협업에도 도움이 됩니다. 
JIRA 연동으로 실시간 이슈 파악
사이냅소프트는 JIRA를 활용하여 이슈를 관리하고 있습니다. 잔디 커넥트를 활용하여 쉽게 JIRA와 연동했고 토픽 알림을 통해 실시간 이슈 처리 과정을 확인할 수 있습니다.
ㅣ사내 소통을 향상시키는 잔디
사이냅소프트는 자체 개발한 인트라넷을 통하여 회사 및 업무에 필요한 내용을 게시하고, 구성원 개인의 일정을 관리할 수 있습니다. 하지만 공지가 게시되더라도 구성원이 인트라넷에서 게시글을 확인하지 않으면 중요한 공지를 놓칠 수도 있습니다. 잔디 도입 이후에는 주요공지를 인트라넷뿐만 아니라 잔디 내 공지사항 토픽(모든 구성원이 있는 토픽)에 게시함으로써 구성원 모두에게 알림으로 공유되고 주요 공지를 빠르게 배포할 수 있습니다.
‘읽음 기능’을 통하여 주요한 공지가 모두에게 도달했는지 확인이 가능합니다. 잔디가 기업의 내부 주요 콘텐츠 확산에도 기여하고 있습니다.
ㅣ잔디를 추천합니다.
안전하게 문서 콘텐츠를 공유하고 활용하는 기업에게 추천합니다.
기업의 주요한 정보와 자산은 대부분 문서 등의 다양한 콘텐츠 형태로 남기 마련입니다. 이러한 콘텐츠가 체계적으로 관리되고, 언제 어디서나 필요할 때 접근이 가능하며, 구성원들이 해당 문서에 대하여 의견을 나누고 함께 발전시키는 곳이라면 잔디를 추천합니다. 또한, 기업의 정보 자산이 모바일 기기에 다운로드 되어 유출 될 위험으로부터 보다 안전하게 기업 정보를 지키면서 효율적으로 협업하고자 하는 기업에게 추천합니다.
ㅣ사이냅소프트에게 잔디란?
기업에게 가장 중요한 ‘보안’ 가치를 함께 전달합니다.
잔디는 지난 2017년부터 사이냅소프트의 문서 바로보기 솔루션을 잔디의 기본기능으로 제공하고 있습니다. 잔디는 기업에게 보다 안전한 문서 공유 방법을 제공하기 위해 끊임없이 고민했고, 사이냅소프트와 협업하여 안전한 문서 바로보기를 사용자에게 전달하고 있습니다.
잔디는 사이냅소프트가 전달하는 ‘안전한 문서 바로보기’가치가 가장 활발히 생동하는 협업툴로, 기업에게 보다 안전한 협업을 제공하기 위해 양사 함께 힘을 모으고 있습니다. 앞으로도 잔디 내 미리보기로 안전한 문서 공유 및 활용에 대해 더 많은 기업이 경험하고 공감하기를 바랍니다.
