[언택트 라이프] 언택트 시대, 업무 효율성을 높이는 네가지 방법

언택트 시대, 큰 비용과 시간을 들이지 않고도
글로벌 기업들은 어떻게 업무 효율화를 이뤄내고 있을까.

“저 이제 해외 생활 마무리하고 한국으로 들어가려고 합니다.”

영국에서 글로벌 리서치 회사를 다니는 지인으로부터 연락을 받았다. 지난달 31일 영국은 잉글랜드 전역에 대해 11월 5일부터 4주간 이동 금지령을 선포했다. 재택 근무가 원칙이며 정부가 인정하는 특별한 사유가 없는 한 집에 머물러야 한다. 필수 업종이 아닌 상점들은 모두 문을 닫아야 하고 식당, 술집은 모두 홀 영업을 중단했다.

최근 들어 해외에서 일하던 지인들이 한국으로 귀국하는 경우가 많아졌다. 물론 잠시 들어와 가족과 시간을 보내며 원격 근무하는 사람도 있지만, 아예 한국으로 귀국해 직장을 알아보는 경우도 적지 않다.

한국은 코로나 재확산 이후에도 발 빠른 통제와 대응을 통해 비교적 기업 및 개인의 활동 제한이 심하지 않은 편이다. 그래서인지 국내 기업의 디지털 업무수행 능력은 오히려 글로벌 기준에 한참 못 미치는 수준이다. 대기업 일부가 디지털 업무 전환의 필요성을 인지하여 투자하고 있는 편이고 중소, 중견기업은 여전히 먼 미래의 일로 여기는 경향이 크다. 언택트 시대, 큰 비용과 시간을 들이지 않고도 글로벌 기업들은 어떻게 업무 효율화를 이뤄내고 있을까.

첫째, 공유를 생활화한다. 언택트 업무 환경에서는 서로 간의 불필요한 오해를 쉽게 살 수 있기 때문에 더 적극적인 공유가 이루어져야 한다. 팀 캘린더를 활용하여 구성원들의 일정을 투명하게 공유해야 한다. 여기서 중요한 것은 팀원뿐만 아니라 팀 리더들도 투명한 일정 공유를 통해 모두가 신뢰할 수 있는 환경을 만들어야 한다.

모두의 일정이 공유된다면 기존 팀 회의 하나를 잡기 위해 반나절에 걸쳐 수차례 이메일을 교환하며 낭비했던 시간을 절약할 수 있다. 그 외에도 주간회의 및 월간 타운홀 등 온라인 참여 기회를 만들어 꾸준히 구성원과 공유하고 소통할 필요가 있다.

둘째, 형식을 없앤다. 사내 공유를 늘리기 위해 가장 쉬운 방법은 형식을 없애는 것이다. 조직 구성원 각자가 선호하는 공유 또는 보고의 방식을 인정하는 것이다. 협업툴 노션을 통해 페이지 기반으로 정리하고 링크만 공유하는 트렌디한 최사원부터, 실시간 협업이 잦아 구글 스프레드시트로 작성하는 김대리, 증권사 출신으로 단축키와 피벗테이블이 익숙해 Excel을 잘 다루는 양과장 등. 공통 형식을 없애고 자율성을 부여하는 것만으로도 개개인의 업무 효율을 높이고 조직 내 공유가 활발해지는 효과를 누릴 수 있다.

셋째, 비대면 경험을 늘린다. 매일 5~10분 정도 짧은 데일리 스크럼 화상 회의를 진행해 각자의 업무 진행 현황을 공유한다. 프로젝트와 부서별 업무는 협업툴을 활용하여 업무 주제별 대화방을 개설한다. 리더는 별도의 보고 없이도 업무 현황을 파악하고 실시간 피드백을 전달할 수 있으며, 팀원들은 업무 요청 배경을 이해하기 쉽다. 기존의 영업과 마케팅 방식 또한 전면 수정해야 한다. 대면 영업에서 화상을 통한 비대면 영업으로, 오프라인 위주의 마케팅 행사에서 온라인 컨퍼런스, 세미나로 전환 시키고 비대면 방식에 맞는 새로운 콘텐츠를 준비해야 한다.

넷째, 제도를 마련한다. 더 이상 회사로 출근하지 않기 때문에 구내식당, 휴게실, 간식 등의 사내 시설 복지는 필요가 없어졌다. 언제 어디서나 일하기 수월하고 공유가 활발히 이뤄지는 회사가 글로벌 채용시장에서 경쟁력 있게 어필되고 있다. 최근 들어서는 재택근무와 유연근무 제도가 합쳐진 ‘유연재택근무제’ 등 구성원 각자가 집중하기 편한 곳에서 원하는 시간에 업무를 볼 수 있도록 지원하는 새로운 형태의 비대면 관련 제도들이 나오고 있다.

“회사에 없어서 몰랐습니다.”, “회사에 없어서 못했습니다.”라는 말은 곧 “라떼는 말이야~”처럼 들리게 될 것이다. 언택트 시대, 업무 효율을 높이기 위한 4가지 방법 모두 어려운 것들이 아니다. 큰 비용과 시간이 들지 않고, 규모와도 관계가 없다. 빠르게 실행해보는 것을 추천한다.

본 글은 양진호 토스랩(잔디) 이사의 기고로 어패럴뉴스에 작성되었습니다.