[커머스] 단순생활이 소통은 심플하게, 업무는 충실하게 할 수 있는 이유
ㅣ심플 라이프 스타일 브랜드 단순생활
안녕하세요, 심플 라이프 스타일 브랜드 ‘단순생활’ 정연일 이사입니다. 단순생활은 생활문구 브랜드 ‘프린텍’, 프리미엄 가전 브랜드 ‘도깨비 방망이’와 함께 프린텍 주식회사에 속한 라이프 스타일 브랜드로 심플한 디자인을 통해 소비자들이 합리적인 소비를 할 수 있도록 본래의 기능에 충실한 제품을 만들고 있습니다. 저희 본사는 대구에 있고 서울 지사 인원을 포함한 약 70명이 협업툴 잔디를 사용하고 있습니다.
저는 기존에 마케팅부에서 단순생활, 프린텍, 도깨비방망이 3개 브랜드에 대한 상품 기획 및 상품개발, 마케팅을 담당했습니다. 저희 단순생활에서는 3개의 각기 다른 브랜드를 운영하고 있다 보니 브랜드별로 제품개발부터 영업, 마케팅까지 구분하여 잔디를 통해 업무를 관리하며 협업하고 있습니다. 대표적인 예로 저희는 각 브랜드별 경쟁사 소식, 트렌드, 신제품 정보, 프로모션 등의 다양한 시장 정보를 잔디 커넥트의 ‘RSS 구독’ 기능을 활용해 자동으로 수집하고 전체 직원이 볼 수 있게 공유하고 있습니다.
ㅣ책임 회피용 도구 vs. 소통의 도구
잔디를 도입하기 전에는 주로 이메일로 내부 소통을 했습니다. 그러나 ‘내부 소통’이라는 말이 무색하게 이메일은 소통 도구로서 효용성이 떨어졌습니다. 업무 담당자들끼리 이메일로만 의견을 주고받다 보니 구성원들은 이메일 참조에 최대한 많은 사람을 넣었고, 이에 하루에 확인해야 하는 이메일은 너무 많이 늘어나게 마련이었습니다. 그러다 보니 ‘꼭 확인해야 하는 사항’, ‘의사결정을 해야 하는 사항’, ‘참조만 해야 하는 사항’이 구분 없이 쏟아져 놓치는 업무도 발생했고, 사내 이메일은 소통의 도구가 아닌 책임 회피용 도구로 전락했습니다.
기업의 경쟁력을 키우기 위해 구성원 간 협업하고 업무를 진행하는 데 있어서 빠른 결정들을 내려야만 했는데 기존의 이메일은 한계가 있다고 판단하게 되었습니다. 이런 이메일의 한계성 때문에 작은 사항에 대한 결정도 매번 오프라인 회의를 통해야 했고, 반복되는 회의들 마저도 발전적인 논의를 하는 것이 아니라 대표님이나 임원분들에게 보고 위주의 회의가 진행될 수밖에 없었습니다.
ㅣ잔디 하나를 도입하니 모든게 해결되었습니다.
이러한 문제를 해결하고자 그룹웨어 메신저를 사용해 보았지만, 파일이나 이미지 전달 등이 어렵고 인터페이스가 좋지 않아 다시 이메일로 돌아오게 되었고, 개인용 카카오톡 메신저를 사용하는 부서들이 늘어나기 시작했습니다. 그러나 카카오톡에서 공유한 자료가 오래 남지 않고, 전사에 내용을 공유하는 것이 어려운 데다가 개인용 메신저를 업무용으로 쓰는 것이 맞지 않는다는 생각에 새로운 협업툴 도입이라는 전사적인 결정을 내리게 되었습니다.
이때, 잔디를 알게 되어 내부적으로 테스트만 세 번을 진행한 뒤 고심 끝에 여러 협업 도구 중 잔디를 선택했습니다. 결정에 가장 중요한 부분은 비용적인 부분이었습니다. 잔디 하나를 도입하면 내부적으로 따로 운영하던 화상회의 시스템, 문서 및 파일 공유 시스템, 메신저 등의 기능을 통합해 모든 것이 해결된다는 점이 임원진을 설득하는 데 큰 도움이 되었습니다. 잔디 드라이브에 파일을 공유하고, 잔디에서 바로 화상회의를 시작하니 흩어져있던 업무 시스템이 중심을 찾게 되었습니다.
처음 도입하고는 잔디의 빠른 정착을 위해 초기 매뉴얼을 만들어 공유했습니다. 특히, ‘내부에서 이뤄지는 모든 것은 이메일이 아니라 잔디만 이용하자’라는 메시지를 전사에 전달했고, 예전에 비해 이메일 사용량이 80%나 감소했습니다. 비록 처음에 적응을 못 하는 구성원도 있었으나, 내부 소통 과정에서 이메일을 쓸 때마다 ‘잔디’ 사용의 의의를 리마인드한 결과, 이제는 자연스럽게 ‘내부 공유는 잔디, 외부는 이메일’이라는 원칙이 자리 잡았습니다. 이에 정기적으로 꼭 필요한 회의를 제외한 내부 회의의 숫자도 자연히 감소했습니다.
ㅣ업무 ‘보고’에서 ‘협의’로
잔디를 도입하고 가장 인상적인 변화는 제조기업 특유의 폐쇄된 업무 문화가 소통하고 열린 문화로 바뀌었다는 점입니다. 기존에는 서울 지사와 대구 본사 간의 커뮤니케이션뿐만 아니라 같은 사무실 내에서도 상호 간 커뮤니케이션이 적은 편이었습니다. 대부분의 의사결정이 경영진에 달려 있었고, 구성원들은 품의서 등을 통해 보고하는 데 그쳤습니다. 그러나 이제는 업무를 ‘보고’하는 것이 아니라 서로 ‘협의’하고 ‘논의’합니다.
잔디를 쓰면서 업무상 필요한 부분에 대해 대화방을 만들어 즉각적으로 소통하고 논의해 투명하게 결론을 내는 모습을 경영진이 본 뒤로 실무자들이 좀 더 많은 의사 결정을 할 수 있게 되었습니다. 의사 결정에 대한 권한을 구성원들이 더 가지게 되니 자연히 업무에 있어 더 깊이 논의해 발전된 결론을 내릴 수 있게 되었습니다. 또한, 이전과 달리 꼭 필요한 경우에만 잔디 대화방에 경영진을 초대해 업무 방향성에 대한 간단한 피드백을 받기 때문에 의사결정과 업무 진행 속도도 훨씬 빨라졌습니다.
ㅣ잔디와 함께 찾아온 유연한 기업문화
일하는 방식이 바뀌자 제조업의 특성상 전반적으로 경직되어있던 기업문화 또한 유연하게 바뀌었습니다. 잔디를 도입하기 전에는 개인적으로 사용하는 카카오톡 메신저를 어쩔 수 없이 업무에 사용했지만, 잔디를 도입하고 카톡을 통한 업무 요청이나 협의가 완전히 사라져 업무와 일상의 구분이 가능해졌습니다. 퇴근 시간 이후에는 메시지를 보내거나 전화를 하면 안 된다는 인식도 잔디를 쓰면서 완전히 정착하게 되었습니다.
더불어 이전에는 임원진이나 대표님에게 이모티콘을 쓰는 건 상상하기 어려운 문화가 있었습니다. 그러나 이제 잔디에 새 이모티콘이 나오면 구성원들과 경영진 모두 적극적으로 사용하며 수평적인 소통 문화를 만들어 갑니다.
ㅣ고객이 원하는 제품을 만드는 ‘단순생활’의 잔디 활용법
제품의 처음부터 끝까지 잔디 위에서
제품을 만들 때 소싱, 개발, 마케팅, 구매까지 모든 것을 잔디 위에서 진행합니다. 저희는 총 3개의 브랜드를 운영하다 보니, 브랜드별로 대화방을 분리해서 운영합니다. 제품을 만드는 과정에서 가장 먼저 해외에서 제품 개발을 검토하는 경우가 많은데 그런 경우 잔디의 ‘샘플관리’ 대화방에서 논의를 진행합니다. 샘플이 서울 지사에 도착하면 해당 샘플 사진을 찍어 대화방에 올리면서 넘버링을 하고, 대구 본사에서 샘플 검토하는 팀을 비롯해 다양한 팀이 해당 샘플에 대한 진행 상항과 개선사항을 바로바로 공유합니다.
샘플 검토가 끝나고 개발 제품으로 확정이 되면 ‘신제품’ 대화방을 따로 만듭니다. 예를 들어 듀얼가습기 제품을 출시하면 ‘듀얼가습기 개발’ 방을 따로 생성해 그 안에 제품에 대한 자료를 모두 업로드합니다. 해당 대화방에서 유관부서 담당자들이 논의해 최종 개발을 끝냅니다. 그렇게 입고가 완료되면 해당 대화방은 잔디 관리자에게 위임한 뒤 나머지 인원들은 방에서 나가게 됩니다. 제품 개발 당시 자료나 논의 내용이 궁금하면 그 대화방에 다시 들어와서 확인하고, 제품을 판매하며 표시사항이나 포장재 등 개선이 필요한 내용은 ‘제품 개선’ 대화방에서 따로 논의하게 됩니다.
투표 기능으로 신제품 의견 취합
제조기업으로서 잔디에서 많이 사용하는 기능 중 하나가 바로 투표 기능입니다. 매번 수많은 신상품을 만들어야 하는 제조기업으로서, 새로운 제품이 나오면 컬러나 디자인을 결정해야 하는 경우가 아주 많은 편입니다. 이런 결정을 할 때 우선 구성원들을 대상으로 잔디에서 투표를 진행해 선호하는 옵션을 선택합니다. 무엇보다 쉽고 간단하게 구성원들이 바라보는 방향성을 모아서 경영진에 공유할 수 있다는 점이 장점이고, 이러한 기회를 통해 젊은 직원들의 아이디어를 내부적으로 공유할 수 있다는 것도 조직의 감각을 젊게 유지해 좋은 제품을 만들어 나가는 데 큰 도움이 됩니다.
외부 협력사, 대리점과도 잔디로 소통
매번 새로운 제품을 만들고 소비자를 대상으로 판매하다 보니 내부 구성원과 함께 협업하는 외부 인원도 많은 편입니다. 외부와 협업할 때는 같이 일한 이력과 자료를 내부 시스템에 남기는 것이 중요하다고 생각해 외부 인원을 잔디에 게스트(준회원)으로 초대합니다. 그렇게 하면 나중에 새롭게 합류해 일을 진행하는 외부 인원들도 과거 이력을 쉽게 파악할 수 있습니다. 또한, 외부 대리점의 경우 따로 잔디 팀을 만들어 초대하고 거기서 편하게 커뮤니케이션을 할 수 있게 세팅을 해두어 개인용 메신저가 아니라 업무용 메신저로 일상과 업무를 분리할 수 있게 합니다.
ㅣ아직도 이메일로 소통하는 기업에 잔디를 추천합니다.
내부 소통은 잔디로, 이메일은 외부 소통용으로 사용하면서
이메일이 현저하게 감소해 더욱 정확한 의사소통이 가능해졌습니다.
이메일과 개인용 메신저로 업무 진행을 하는 모든 기업에게 잔디를 추천합니다. 처음에는 내부에서 카카오톡과 그룹웨어 메신저, 잔디의 차이점을 잘 모르는 경우도 많아 협업툴을 선택과 도입을 하는 결정이 지지부진해질 수도 있습니다. 그러나 현재 업무를 진행하면서 구성원들이 느끼는 전반적인 문제점을 한 번 정리해 보면 업무만을 위한 협업툴이 반드시 필요하다는 것을 느끼게 됩니다.
내부 소통은 잔디로 이메일은 외부 소통용으로 사용하면 이메일이 현저하게 감소해 정확한 의사소통이 가능해지고, 효율적으로 협업이 가능해 업무 진행도 빨라집니다. 더불어 보통 이메일 용량이 제한적이라 별도로 파일을 저장하지 않으면 이후 매번 다시 자료를 요청해야만 하는 경우가 많은데, 잔디를 이용하면 업무 시스템이 하나로 통일되어 중복 지출되는 관리비도 절감할 수 있습니다.
ㅣ‘단순’한 협업 생활
잔디를 도입하고 저희 단순생활의 소통은 더욱 심플해졌고
구성원들은 본연의 할 일에 충실하게 집중할 수 있게 되었습니다.
‘단순생활’의 제품은 무엇보다 심플한 디자인과 본연에 충실한 기능을 자랑합니다. 이런 제품을 만들 수 있도록 업무의 모든 것을 해결해주는 잔디는 구성원 간의 시너지 만들어서 최대의 성과를 낼 수 있게 도와주는 윤활제와 같습니다. 잔디를 도입하고 저희 단순생활의 소통은 더욱 심플해졌고, 구성원들은 본연의 할 일에 충실하게 집중할 수 있게 되었습니다.
스마트한 검색기능으로 자료를 빠르게 찾고, 내외부에 자료를 쉽게 공유하고, 필요할 때 장벽 없이 소통하는 이 ‘단순’한 협업 생활은 더욱 유연해진 업무 문화 속에서 쑥쑥 자라날 것입니다.
