[인터뷰] 언택트 시대, 업무 효율을 높이는 5가지 방법
코로나19 이후 성큼 우리 곁에 찾아온 비대면 근무환경,
업무용 협업툴 잔디를 만드는 토스랩 양진호 이사를 만나
‘언택트 시대, 업무 효율을 높이는 방법’을 물어봤습니다.
간단한 자기소개를 부탁드립니다.
업무용 협업툴 잔디를 서비스하고 있는 토스랩에서 사업총괄을 담당하고 있는 양진호라고 합니다. 저는 지금까지 늘 ‘효율’을 고민해왔고 항상 ‘어떻게 하면 내가 이 일을 조금 더 빠르게 혹은 효율적으로 할 수 있을까’에 대한 고민을 했었습니다. 그러던 차에 좋은 기회를 통해 효율성을 고민하는 ‘토스랩’에 들어오게 되었습니다. 현재는 영업과 마케팅 그리고 고객관리를 담당하는 비즈니스팀을 총괄하고 있습니다.
협업툴 잔디에 대해 간략히 설명해주세요.
메신저 기반의 업무용 협업툴 잔디는 한국에 본사가 두고 대만, 일본, 베트남, 말레이시아, UAE 등지에서 약 40명의 구성원과 함께 사업을 진행하고 있습니다. ‘협업툴’ 업계에서 가장 오래 일해온 잔디는 열심히 협업해온 결과 현재 시장에서 가장 많은 고객사를 보유해서 높은 시장 점유율을 확보했고, 건강한 성과 지표도 이루어냈습니다.
이러한 성과를 바탕으로 토스랩 잔디는 2020년 9월, 시리즈 B 투자유치를 성공적으로 이뤄냈습니다. 소프트뱅크를 비롯한 주요 투자자들이 이번 기회에 투자에 참여해 주셨고 이번 투자를 기반으로 스타트업계에 계신 선배님과 B2B 소프트웨어 사업에 영향력 있는 분들을 저희 자문단 혹은 사외 이사로 모실 수 있게 되었습니다. 이를 통해 향후 잔디의 성장에 더욱 큰 도움을 받을 수 있을 것이라고 생각됩니다.
‘언택트’ 시대, 업무 효율성에 대한 고민이 많습니다. 잔디와 같이 성장하는 기업들은 어떻게 일하고 있나요?
저는 스타트업계에 있는 사람으로서 빠르게 성장하는 로켓들이 일하는 방법에 대해서 말씀을 드리고 싶습니다. 한국의 유니콘 기업, 즉 시가 총액 기준으로 1조 원이 넘는 기업들은 대부분 스타트업으로 이루어져 있습니다. 이러한 스타트업 유니콘 기업들은 일을 하는 방식과 일을 할 때 쓰는 도구가 다릅니다. 어떤 ‘그룹웨어’나 기존의 전통적인 ‘올인원 솔루션’을 사용하는 것이 아니라 업무의 니즈에 맞는 가장 효과적인 도구를 씀으로써 각 영역의 버티컬 플랫폼을 기업에 최적화해서 사용하고 있습니다.
저희 토스랩 잔디에서 일하는 방법을 간략히 공유해 드리면 먼저 저희는 ‘잔디가 잘 자라는 법’이라는 총 9가지 원칙을 정해놓고 그에 따라서 일을 하고 있습니다. 해당 원칙의 주요 키워드를 꼽아보면 ‘공유’와 ‘협업’이라고 볼 수 있는데요, 토스랩은 아무래도 ‘일을 잘하게 도와주는 도구’인 협업툴을 만드는 회사다 보니 ‘우리가 정말 공유와 협업을 잘하고 있는지’를 매 순간 고민하고 서로 리마인드 해주면서 우리가 가장 일을 잘해야 한다는 생각으로 업무에 임하고 있습니다.
다들 공유의 중요성은 알고 있지만, 막상 실천하긴 어려운데요, 어떻게 하면 공유를 ‘잘’ 할 수 있을까요?
무엇보다 공유를 ‘생활화’해야 합니다. 현장에서 만나보면 직원분들도, 임원분들도 모두 ‘우리 회사는 정보를 공유하지 않는다’고 많이들 말씀하십니다. 직원분들 입장에서는 회사 중대 상황과 같은 것들을 경영진들이 공유해주지 않아서 실무하는 데 어려움이 있다고 말씀하시고, 경영진분들은 실무단에서 얻어진 정보들이 임원진에 잘 전달되지 않는다는 말씀을 많이 해 주십니다.
공유를 생활화하기 위해서는 우선 가장 손쉽게 할 수 있는 ‘일정 공유’를 시작해야 합니다. 토스랩에서는 기본적으로 구글 워크플레이스(이전 명칭 G Suite)를 전사가 사용하고 그중에서도 특히 팀 캘린더를 활용해 모든 구성원이 자기의 일정을 등록하고 공유할 수 있게 설정했습니다. 그래서 제가 팀 구성원 중 어떤 사람의 일정을 보고 싶으면 투명하게 그 일정을 보고 파악할 수 있습니다.
특히나 지금처럼 언택트 시대에 옆자리에 앉아서 일하고 있지 않은 경우가 많은 상황에서 각각의 구성원들이 현재 어떤 업무를 하고 있는지를 많이들 궁금해하십니다. 이럴 때 팀 캘린더를 활용해 일정을 서로 공유한다면 팀 매니저나 팀장의 입장에서 팀원들의 업무를 파악하기가 굉장히 수월해집니다. 그리고 화상회의나 미팅을 잡을 때 가장 번거로운 부분 또한 이렇게 일정 공유를 생활화하면 해결됩니다. 예를 들어 10명이 함께 하는 미팅을 잡을 때, 그 미팅을 위해 보통 수많은 이메일이 오가며 거의 반나절이라는 시간을 소비해야 합니다. 정말 그렇게 불필요한 이메일이 오고 갈 필요가 있을까요?
모두의 구성원의 스케줄이 명확하게 투명하게 공유되어 있으면 미팅을 잡을 때 언제 시간이 되는지 물어볼 필요 없이 캘린더를 보고 미팅에 초대하고자 하는 참여자의 비어있는 일정에 그냥 미팅을 신청하면 됩니다. 이렇게 미팅을 잡는데 번거로움을 줄이면 일정 조율은 훨씬 수월해지고, 그 시간을 아껴서 또 다른 업무에 집중할 수 있습니다.
그러면 업무 내용은 어떻게 공유하면 좋을까요?
‘업무 내용 공유’는 일정 공유보다 어떻게 보면 기업에서 훨씬 중요한 문제입니다. 토스랩의 경우 협업툴 잔디로 업무와 관련된 모든 소통과 업무 내용 공유를 하고 있습니다. 잔디에는 ‘토픽’이라고 불리는 업무 주제별 대화방이 존재하는데 토스랩에서는 ‘Talk to OOO’과 같이 각각의 부서에 말을 거는 대화방을 만들어 두었습니다. 그러면 내가 어떤 업무의 담당자를 모르더라도 개발팀이든, 마케팅팀이든 해당 대화방에 메시지를 남김으로서 팀 내에서도 공유가 되고, 팀 간 협업 및 양방향 소통 속도가 빨라집니다.
더불어 저희는 구성원들이 일하는 데 있어서 좀 더 개선할 점이 없는지, 스스로 정한 9가지 원칙을 잘 따르고 있는지 매달 1회 익명 설문조사를 통해 수집한 뒤에 전사공유하는 등 내부적으로 뭔가를 공유하는 기회를 많이 만드는 편입니다. 매주 월요일 아침, 10~15분 간 잔디 서비스 전반에 일어나는 일들을 저희 CTO님이 직접 공유하는 ‘브리핑 세션’를 갖고, 한 달에 한 번은 ‘타운홀 미팅’을 열어 모든 구성원이 있는 곳에서 회사가 지난 한 달 동안 어떤 일을 했고, 앞으로 어떤 계획을 가지고 있는지 공유하는 자리를 가집니다.
저희 타운홀 미팅의 한 가지 특징은 ‘타운홀 미팅’에서 슬라이도(Slido)라는 무료 플랫폼을 활용해 현장에서 실시간 익명 질문을 받은 뒤 대표님이 미팅 마지막 15분 동안 남겨진 모든 질문에 답변을 해준다는 점입니다. 이와 같이 단순히 업무용 협업툴을 사용하는 것에 그치지 않고 소소하더라도 다양한 소통 창구를 여러 곳에 마련해 구성원들과 최대한 많은 것을 공유하려고 노력하고 있습니다.
많은 것들을 공유하려 하다 보면 아무래도 공유를 위해 문서를 작성하는 데 많은 시간이 들곤 합니다. 이럴 땐 어떻게 해야 할까요?
공유할 때는 반드시 형식을 없애야 합니다. 보통 공유의 중요성을 생각하면서 일을 하다 보면 ‘일을 위한 일’이 많이 생기게 마련입니다. 그러면 정말 필요한 일을 못 하게 되는 경우들이 있는 것 같습니다. 이건 제가 최근 지인한테 들었던 실제 사례인데요, 한 스포츠 브랜드에서 마케팅 캠페인을 진행했습니다. 그 캠페인의 성과가 좋아 캠페인 기간을 조금만 더 연장하고, 더 많은 플랫폼에 광고를 집행하면 그 주에만 수십억 원의 매출을 일으킬 수 있는 상황에서 추가 예산 배정을 받고 보고서를 작성해 최소 4단계의 결재라인을 거쳐야 하는 어려움 때문에 캠페인을 추가로 진행하지 못했다고 합니다.
이 사례는 성과를 중시하는 스타트업에 다니는 제게 굉장히 충격적이었습니다. 일주일에 회사 매출에 몇십억을 기여할 수 있는데 보고의 어려움으로 진행이 안 된다는 것이 큰 기업에선 빈번하게 일어난다는 사실이 말이죠. 저희 토스랩에서는 ‘보고’라는 단어를 웬만하면 사용하지 않습니다. 보고가 아니라 ‘공유’라는 말로 어떤 내용을 공유해달라고 요청하고 있습니다.
그런데 단지 단어를 ‘보고’에서 ‘공유’로 바꾸는 것에 그쳐선 안 됩니다. 저희 토스랩의 사례가 각 기업의 담당자분들께 혁신 사례로 느껴질 수 있는 부분은 저희는 페어피리스(Paperless)로 일하는 데 그치지 않고 각자가 편한 형식에 맞춰 공유한다는 것입니다. 모두의 업무 배경이 다르고, 각자 업무를 하면서 익숙한 형식의 툴이 있을 것이기 때문에 보고서의 정해진 형식에 맞추기 위해 일을 하는 것이 아니라 본인이 편한 대로 공유할 수 있게 독려합니다.
그래서 저희 토스랩의 구성원분들은 협업툴 잔디에 텍스트로 정리를 해서 공유를 하는 분도 계시고, 노션과 같은 외부 툴을 사용해서 링크를 공유해주시기도 합니다. 물론 기존에 많이 사용되던 엑셀이나 파워포인트, 한글 등을 이용해 공유해주시는 분들도 계시고요. 예를 들어 회사에서 스타트업에 새롭게 투자하려고 할 때 결정권자 입장에서 1차로 검토하는 수준에서는 긴 보고서보다 ‘EO’와 같은 유튜브 채널에 올라온 5~10분짜리 영상을 보는 게 훨씬 더 많은 정보를 빠르게 파악할 수 있다는 점을 생각해보세요. 형식을 없애는 것만으로도 업무의 효율성을 높이고 속도 면에서도 효과를 많이 보실 수 있다고 말씀드리고 싶습니다.
공유를 잘하려고 해도 코로나19 팬데믹과 함께 찾아온 ‘언택트’ 시대에서 동료들과 함께 협업하기가 쉽지 않습니다. 어떻게 비대면으로 잘 일할 수 있을까요?
아마 코로나19 이후 언택트 시대에 많은 분들이 어려움을 겪고 나름의 해결방안을 찾으셨을 것 같습니다. 앞으로 ‘비대면 업무’는 선택이 아닌 필수가 되었고, 급변하는 상황 속에서 비대면 업무를 활성화해야 합니다. 기존의 대면 업무에서는 회의에 드는 시간도 많았고 옆에 사람이 있다보니 일을 하고 있을 때 ‘이것 좀 확인해달라’며 업무의 흐름이 끊기면 다시 그 업무에 몰입하는데 통상적으로 최소 10분에서 15분이 걸립니다. 그러면 자연히 야근하는 경우도 늘어나게 됩니다.
이런 부분을 비대면으로 옮기면 업무의 흐름이 끊기는 일이 상대적으로 많이 줄어듭니다. 토스랩은 사회적 거리두기로 인해 재택근무를 시행할 때 업무용 협업툴을 통해서 모든 소통을 하고, 주간 부서별 회의나 타운홀 미팅까지 모두 화상회의로 진행했습니다. 영업팀의 고객 미팅이나 채용 인터뷰의 경우에도 화상으로 진행하며 서로의 시간을 아낄 수 있었습니다.
이렇게 비대면으로 일하는 이야기를 하면 많은 분들이 성과 관리를 어떻게 해야하는 지를 물어보십니다. 저희는 비대면 환경에서도 성과 관리에 크게 어려움을 느끼지 않았는데, 기존에 대면으로 일을 할 때도 모든 것들을 프로젝트별 아웃풋 단위로 관리를 했기 때문입니다.
저희 토스랩 비즈니스 팀에서는 간트 차트 형태로 되어있는 ‘트렐로’라는 무료 프로젝트 관리툴을 이용하고 있습니다. 각 팀별 보드를 ‘할 일’, ‘진행 중’, ‘완료’ 이렇게 세 가지로 구성을 해놓고 각자 할 일을 카드로 만들고 담당자를 색깔로 표시해둡니다. 이렇게 해두면 해당 트렐로 보드만 보면 구성원이 지금 어떤 업무를 하고 있고, 업무 진행 현황이 어떤지 한 눈에 파악할 수 있습니다. 비대면으로 일할 때는 매일 아침 5분에서 10분 정도 짧은 데일리 화상회의을 트렐로 보드를 활용해 진행해 매일매일 업무의 진척도를 확인하면서 팀원간 피드백을 주고 받습니다.
재택근무 이야기를 해주셨는데, 토스랩과 같이 성장하는 스타트업들은 어떻게 유연하게 근무하고 있나요?
언택트 시대, 업무 효율을 높이기 위해서는 내부적으로 제도를 마련해야 합니다. 저는 인기 있는 제도가 절대적으로 좋은 제도라고는 생각하지 않습니다. 많은 채용 공고들을 보면 ‘무기한 휴가’와 같이 직원들의 복지를 위한 부분이 많은데 그런 부분이 좋은 점도 있지만, 기업의 ‘인기몰이 싸움’ 같은 면도 있다고 생각합니다.
저희 토스랩은 제도를 마련할 때 이 제도가 정말 각 구성원이 일에 집중하는 데 도움이 되는 제도인지를 고민합니다. 현재는 시차출퇴근제를 도입해 오전 8시부터 11시 사이 본인이 원하는 시간에 출근을 할 수 있게 하고, 한 달에 한 번은 원격으로 원하는 곳에서 일을 할 수 있는 플렉시모트(Fleximote: Flexible + Remote) 데이를 실시해 두 시간 늦게 출근하거나 일찍 퇴근할 수 있도록 장려해 실제로 중요한 일에 더 집중할 수 있는 기회를 마련하고 있습니다.
유연하게 시간을 활용해 업무를 하려면 효율적으로 일하는 것이 중요할 것 같습니다. 업무에 드는 시간을 어떻게 하면 아낄 수 있을까요?
이제 기업에서는 업무의 자동화를 생각해야만 합니다. 구성원들의 업무를 찬찬히 살펴보면 뉴스클리핑이나 동일한 자료를 매번 공유하는 것과 같이 반복적인 업무에 우리가 낭비하는 시간이 너무도 많습니다. 이러한 일들을 하면 실제로 중요한 나의 업무가 아닌 다른 업무에 더 많은 시간을 소모하게 됩니다. 내부 시스템을 서로 연동시키고 업무를 자동화하면 이러한 시간을 줄이고 효율적으로 일할 수 있습니다.
기존에 이미 가지고 있는 그룹웨어, HR 시스템, ERP 등 내부 시스템을 협업툴에 연동하면 매번 어떤 자료나 데이터, 매출 등을 누군가에게 물어보지 않아도 데이터를 가지고 있는 곳에서 자동으로 끌고 옴으로써 반복적으로 해당 정보를 수집할 수 있습니다. 전자결재 상신이 올라왔을 때도 연동을 해 두면 알림을 받아 굳이 자리에 가지 않아도 결제 내용을 확인할 수 있습니다.
일정의 경우에도 구글 캘린더와 잔디를 연동해두면 매일 아침 그날의 일정을 마치 비서가 요약해서 알려주는 것처럼 받을 수 있습니다. 관심 있는 키워드의 경우에는 RSS 연동을 해두면 뉴스클리핑을 할 필요 없이 필요한 정보를 받을 수 있고, 급하게 번역이 필요할 때는 잔디 안에서 바로 봇 형태로 원하는 문장을 번역할 수 있습니다.
이렇게 반복적으로 하는 업무의 한, 두 개 스텝만 줄여도 나뿐만 아니라 실제로 업무를 처리하는 동료들의 업무 흐름을 깨지 않을 수 있어 구성원 모두의 업무 효율을 높일 수 있습니다.
마지막으로 업무 효율을 높이고자 하는 리더들에게 한마디 해주신다면?
‘앞으로 어떻게 일할 것인가’를 생각하고
공유와 소통의 중요성을 기억해주세요.
이번 인터뷰에서 ‘공유를 생활화하기’, ‘형식 없애기’, ‘비대면 활성화하기’, ‘제도 마련하기’, ‘업무 자동화하기’로 총 다섯 가지 비대면 시대에 업무 효율을 높이는 방법을 말씀드렸습니다. 이 모든 방법을 실천하시면 가장 좋겠으나, 이 중에서 두세 가지만 실천해도 최소 업무 효율이 20% 이상 향상될 수 있다고 저는 확실하게 말씀드릴 수 있습니다.
사실 이 방법 중에 어려운 건 없습니다. 다 정말 쉽고 회사에서 문화적으로 쉽게 실천해 볼 수 있는 방법들입니다. 그래도 한 가지, 어렵게 생각하실 점을 꼽아보자면 ‘디지털 전환’ 노력이 필요한 방법들일 것입니다. 어쩌면 스타트업이나 IT기업이니까 쉽게 말한다고 생각하실 수 있을 것 같습니다. 그러나 요즘은 넥센타이어, 보성그룹과 같이 전통적인 중견 혹은 대기업까지도 디지털 전환을 고려하며 전사적으로 효율적으로 협업하며 생산성을 높이려고 고민을 하고 있습니다.
제가 말씀드리고 싶은 것은 ‘앞으로 어떻게 일할 것인가’를 생각해야 한다는 것입니다. 처음에 답변드렸던 것처럼 유니콘 기업이 유니콘이 되는 이유는 분명히 있습니다. 일하는 방법이 다르고, 더 좋은 문화를 가지고 있기에 빨리 성장합니다. 답변 드린 방법 중 우리 조직에 맞는 한 가지라도 작게 실천해보세요. 조직이 갖고 있던 공유와 소통에 대한 문제를 해결할 때, 업무의 효율도 오르고 의사 결정도 빨라진다는 점을 꼭 기억해주시기 바랍니다. 감사합니다.
이 콘텐츠는 지난 1월 한국무역협회에서 주최한 ‘글로벌 일잘러의 일하는 방법’ 웨비나 내용을 바탕으로 작성되었습니다. 위 인터뷰 내용을 토스랩 양진호 이사의 생생한 목소리로 듣고 싶으시다면 지난 1월 13일 진행된 ‘언택트 시대, 업무 효율을 높이는 5가지 방법’ 웨비나 영상을 시청해보세요!
