비대면 환경에서 협업툴이 유용한 5가지 이유
2021년 7월부터 본격 시행된 주52시간 근무제와 코로나19로 인해 업무 환경이 한층 다양해지고 있습니다. 이런 다양한 환경에 대응하게 위해 많은 기업들은 업종에 맞게 비대면 근무제도를 시행하고 있습니다. ‘비대면 근무’란 사무실이 아닌 공간에서 업무를 진행하는 근무 형태를 말합니다. 디지털 전환을 통해 많은 기업들은 언제 어디서나 일할 수 있는 효과적인 업무 환경을 구현하는데 힘을 쏟고 있습니다.
업무용 협업툴, 화상회의와 같은 솔루션들은 기업의 성공적인 비대면 근무 환경 구축에 기여하고 있습니다. 그리고 이 솔루션을 제공하는 공급 기업들은 무료 사용 용량이나 사용 기간을 제공하는 등 기업이 보다 빠르고 쉽게 비대면 근무환경을 마련할 수 있도록 지원하고 있습니다. 하지만 무엇보다도 성공적인 비대면 근무를 위해서는 ‘일하는 방식’을 새롭게 바꿔야 합니다. 즉, 보다 효율적이고 더 나은 업무 성과를 창출할 수 있는 새로운 방법이 필요합니다.
비대면 환경에서 성과를 창출하는 ‘일하는 방식’을 파악하기 위해 토스랩 잔디는 20~60대 직장인 남녀를 대상으로 비대면 환경에서의 개인과 기업의 대응현황, 협업툴 이용 현황 및 만족도 그리고 앞으로의 일하는 방식에 대한 설문 조사를 진행했습니다. 그 결과 약 1,780 여 명의 응답자에게 비대면 업무에 대한 다양한 경험과 견해를 확인할 수 있었습니다.
‘일하는 방식의 재발견’ 리포트 전문 신청하기 코로나19 시대, 여러분의 업무 방식은 어떻게 달라졌을까요? 우리는 어떻게 내일을 준비하면 될까요? 개인용 메신저, 업무용 협업툴, 유용성, 지속 사용 의향에 대한 상관관계를 실증적으로 분석했습니다. 본 결과는 통계적으로 유의미한 분석 결과를 기반해 비대면 환경에서 협업툴 사용이 유용한 5가지 이유를 제시합니다.
첫째, 업무공간과 사생활 공간의 분리
‘협업툴이 업무공간과 사생활 공간을 분리시킨다’라는 가치에 공감한 직장인일수록 비대면 업무에서 협업툴이 유용하다고 답했습니다. 특히, 개인용 메신저가 업무공간과 사생활의 경계가 불분명하다고 공감한 사용자일수록 ‘협업툴이 업무공간과 사생활 공간을 분리한다’라는 가치에 강한 공감을 표현했습니다. 사적인 메시지와 업무 메시지가 혼재되어있는 개인용 메신저의 문제점을 협업툴이 해결하고 있다는 것을 방증합니다.
협업툴 잔디는 주제별 대화방을 통해 조직 구성과 업무 문화에 맞게 대화방을 개설해 효율적으로 소통할 수 있습니다. 대화방은 업무 주제별로 세분화하여 해당 주제에 맞는 메시지, 파일, 자료가 보관됩니다.
둘째, 업무자료 영구보존
‘협업툴이 업무자료를 영구보존 한다’는 가치에 공감한 직장인일수록 비대면 업무 시 협업툴이 유용하다고 답했습니다. 개인용 메신저 내에서 프로젝트를 진행하다보면 체크해야 할 메시지와 파일 들이 혼재되기 쉬워 업무자료를 관리하기 어려울뿐만 아니라 파일 보관기간이 정해져 있어 자료를 자산화할 수 없습니다. 개인용 메신저의 이러한 한계를 몸소 느낀 직장인들은 이를 협업툴에서 해소할 수 있습니다.
협업툴 잔디에서 자체 제공하는 드라이브를 통해 주요 문서와 파일을 안전하게 보관할 수 있습니다. 드라이브 내에 폴더를 만들어 파일을 체계적으로 관리할 수 있고 드라이브 내 자산화된 자료를 대화 방으로 손쉽게 공유가 가능합니다. 또한, 멤버·기간별 다운로드 기록을 확인하거나 다운로드 제한 이 가능해 안전한 파일 관리도 가능합니다.
셋째, 필요한 정보 빠르게 검색
‘협업툴로 필요한 정보를 빠르게 검색할 수 있다’는 가치에 공감한 직장인들일수록 비대면 업무 시 협업툴이 유용하다고 답했습니다. 직장인이라면 업무를 진행하다 산재한 문서를 찾을 때 업무의 흐름이 끊기거나 불필요한 에너지를 낭비했던 경험이 누구나 있을 것입니다. 하지만 협업툴 도입 후 검색을 통해 필요한 파일, 메시지, 자료를 빠르게 검색하면서 업무를 보다 속도감있게 진행할 수 있습니다.
협업툴 잔디에서는 스마트 검색 기능으로 3초 이내에 문서나 대화 내용을 찾을 수 있습니다. 참여한 대화방별, 멤버별, 기간별로 세세한 설정이 가능해 필요한 자료를 쉽고 빠르게 검색할 수 있습니다.
넷째, 업무 히스토리 파악
‘협업툴로 업무 히스토리를 파악이 가능하다’는 가치에 공감한 직장인들일수록 비대면 업무 시 협업툴이 유용하다고 답했습니다. 내용이 흩어져 보관되어있는 개인용 메신저와는 달리, 협업툴에서는 하나의 주제에 대한 대화방 속에서 메시지와 파일을 공유하며 소통할 수 있습니다. 따라서 협업툴에 남겨지는 모든 업무 정보들은 그 자체로 업무 히스토리가 되기에 효율적으로 업무 인수인계가 가능합니다.
협업툴 잔디는 메시지를 영구보존합니다. 잔디에서 공유하는 모든 메시지와 파일은 암호화되어 서버에 저장되며, 직접 삭제하지 않는 한 영구적으로 보존됩니다. 영구보존된 메시지를 통해 이전 대화 내역을 볼 수 있어 업무 히스토리 파악과 인수인계가 쉬워집니다.
다섯째, 이메일 대비 소통시간 절약
‘협업툴이 이메일보다 많은 시간을 절약한다’는 가치에 공감한 직장인일수록 협업툴이 유용하다고 답했습니다. 이메일은 양식을 작성하고 답변을 기다리는 시간이 필요해 실시간 커뮤니케이션이 어렵습니다. 또한, 받은 메일함으로 들어오는 스팸, 참조 메일과 같이 업무 관련성이 낮은 정보가 모두 한곳에 있기 때문에 중요도를 파악하기 어려워 소통을 비효율적으로 만듭니다. 보다 나은 사내 소통 및 협업을 위해 많은 기업이 주요 사내 소통채널로 협업툴을 채택하고 있습니다.
협업툴 잔디에서는 이메일과 같이 별도의 불필요한 인사말, 맺음말 등의 형식을 갖추지 않기 때문에 신속한 확인과 협업이 가능합니다. 또한, 이메일에서는 길어진 스레드 사이에서 원하는 정보를 쉽게 찾고 관리할 수 없지만, 협업툴 잔디에서는 주제별 대화방을 통해 관련된 모든 대화와 파일, 그리고 맥락 정보를 찾고 관리할 수 있습니다.
일상이 되어버린 비대면 근무를 대비해 기업은 구성원 간의 빠른 소통 채널 구축에 힘썼으며, 이에 협업툴은 비대면 근무의 핵심이 됐습니다. 개인적인 대화와 업무 대화가 혼재되어 있고 주요 문서 관리가 불가능한 카카오톡과 같은 개인용 메신저의 불편함을 협업툴이 해소했습니다. 특히 협업툴 ‘잔디’는 도입 후로부터 1주일이라는 짧은 기간내에 익숙하게 활용할 수 있으며, 다수의 직장인들은 이메일 사용 대비 일주일간 315분, 약 5시간 15분의 소통 시간을 절약할 수 있었습니다.
이러한 이점으로 포스트 코로나 국면에서도 93.4%의 직장인들은 지속적으로 협업툴을 사용할 의향이 있다고 답했습니다. 이는 하이브리드 워커, 즉 언제 어디서나 유연하게 근무하는 구성원이 개인의 업무 혁신을 위해 협업툴의 중요성을 인식하고 있다는 것으로 볼 수 있습니다. 코로나19 재확산으로 비대면 환경에서 일하는 것이 필수가 된 요즘, 업무용 협업툴 잔디를 지금 무료로 이용해 보세요.
