아직도 재택근무가 어렵다면? 일 잘하는 팀을 위한 재택근무 가이드

🕑 리딩타임: 6 분

코로나19가 앞당긴 재택근무 환경에서 비대면 근무는 뉴노멀이 됐습니다. 하지만 아직 활성화된 지 1년밖에 되지 않은 재택근무에 많은 팀과 회사들은 어려움을 겪고 있습니다. 내 옆자리 동료에게 바로 얘기할 수 있던 일을 전화나 메신저 혹은 화상회의를 통해 얘기해야 하고 회사 안에서 유지되던 보안은 온전히 내가 주의해야 하는 것이 되었습니다. 그리고 일상의 공간에 업무가 들어오게 되면서 생산성도 떨어지고 일과 생활의 밸런스까지 무너지게 되었습니다. 이러한 문제를 극복하기 위해 여러 글을 읽고서 자리를 옮겨가며 일을 해보고 회의를 줄이기도, 늘리기도 해보지만 모호함만 더 커집니다. 이러한 모호함을 줄일수 있도록 잔디가 생산적으로 소통하고, 집에서도 보안을 유지하며, 업무와 일상의 균형을 지키면서도 생산성을 유지하는 방법을 제안합니다. 

재택근무에 어려움을 호소하는 많은 기업을 위한 실용적인 가이드입니다.

 

🗣생산적으로 소통하기

일을 잘한다는 것은 조직이 원하는 목표를 얼마나 빠르게, 얼마나 잘 달성하는가를 말합니다. 혼자 일하는 프리랜서에게도 클라이언트와의 적절한 커뮤니케이션은 필수적이죠. 하물며 팀이 목표를 달성하기 위해서는 더 설명할 필요 없이 커뮤니케이션이 중요합니다. 재택근무의 시대를 맞이하며 우리의 커뮤니케이션 채널은 더욱 다양해지고 이용 빈도 또한 더욱 늘어나게 되었습니다. 커뮤니케이션은 크게 세 가지로 나눌 수 있습니다. 비록 몸은 멀어졌지만, 서로의 얼굴을 보고하는 화상회의, 음성으로 소통하는 전화, 그리고 텍스트를 기반으로 하는 사내 메신저나 메신저형 협업툴입니다.

이처럼 비대면 환경에 따라 커뮤니케이션은 빈번해지고 채널은 다양해졌습니다. 그러나 이로 인해 오히려 협업에 방해가 되기도 합니다. 무분별하게 열리는 화상회의나 시도 때도 없이 울리는 전화와 메신저는 생산성을 저하시킵니다. 또한 재택근무로 인해 고립감을 호소하거나 창의성을 상승시키는 스몰토크가 줄어든다는 위협이 생겨났습니다. 우리는 “따로 또 같이”라고 말하지만 “따로 또 따로”가 되어버립니다.

그러나 다양해진 채널을 적절히 잘 사용하기만 한다면 생산성은 올리고 고립감은 줄이고 창의성을 향상시킬 수 있는 기회가 될 수 있습니다. 적절한 소통을 통해 의사결정의 효율성을 올리고 소통 히스토리를 남겨 업무 자산으로 활용한다면 “따로 또 같이”가 될 수 있습니다.

 

| 화상회의

  1. 늘어지는 회의는 지양하고 결론을 낼 준비된 회의만 진행한다.
  2. 화상회의는 정기적인 시간에 정기적인 목적으로 이루어져야 한다.
  3. 화상회의 전 어젠다를 공유하고 역할을 명확히 한다.
  4. 긴급한 회의의 경우 시간제한을 두고 의사결정한다.(Zoom 기본 사용시간 40분)
  5. 참여인원을 필수적인 인원으로 제한한다.

| 메신저

  1. 주제에 맞는 채팅 공간(토픽)을 생성하고 관련된 멤버와 소통하며 업무를 진행한다.

  2. 전체 공유가 필요한 경우 전체 공유용 채널이나 토픽을 통해 히스토리를 남긴다.
  3. 자료를 공유하되 이것이 커뮤니케이션의 방해를 받지 않게 한다.
  4. 긴급한 내용은 메신저의 지정 호출 기능을 활용해 전달한다.
  5. 메신저 히스토리 또한 업무 자산이므로, 필요한 인원에게 제공하여 업무 연속성을 높인다.

  6. 드라이브와 연계해 파일 공유 및 검색을 용이하게 한다. 

| 전화

  1. 잦은 통화는 피로감을 유발하고 업무 효율을 떨어트리므로 긴급하게 의사결정이 필요할 때만 활용한다.
  2. 전화가 필요한 순간에는 기록하며 통화하고 통화가 끝난 뒤 이를 공유한다.
  3. 사정이나 히스토리보다는 용건을 중심으로 전한다.
  4. 요청 시 명확한 기한을 정해 전달한다.
  5. 청자는 통화 종료 전 상대의 말을 정리하여 재질문하고 상호 확인한다.

 

💡재택근무 중에도 지치지 않는 Tips

재택근무가 길어지며 우울감을 호소하는 사람들이 늘어났습니다. 동료들과 만나지 못하고 온종일 집에서 업무를 수행하다 보니 고립감이 늘어난 것입니다. 재택근무 중에도 지치지 않고 고립감과 외로움을 이길 수 있는 꿀팁은 뭐가 있을까요?

  • 업무 외에 팀원들이 자유롭게 드나들 수 있는 커피타임 화상 회의실을 만들어 활용해봅시다.

  • 일주일에 1회 정도 화상 점심시간을 가져봅시다. 평소 못했던 이야기도 나누고 단절감도 극복할 수 있습니다.

  • 랜선 집들이나 데스크 셋업 소개를 통해 우리가 어떤 환경에서 일하는지 공유해 서로가 어떤 환경에서 일하는지 알게 되면 서로에 대한 이해도가 올라갈 것입니다.

  • 반려동물과 함께 일해 보는 건 어떨까요? 팀원들에게도 소개하면 힐링은 덤!

 

🔐 안전하게 업무하기

재택근무가 늘어나며 기업 내부에 있던 디바이스나 문서들이 각자의 집으로 향하기 시작했습니다. 또한 커뮤니케이션 채널이 다양해지며 정보 자산의 중요도와 반비례하여 보안 위협은 늘어나고 있습니다. 일 잘하는 팀을 위한 재택근무 가이드에서는 재택근무에서 최소한으로 지켜야 할 보안 체크리스트를 제시합니다. 여러분께서도 재택근무를 위한 보안 사항을 잘 지키고 있는지 우리 팀의 보안은 안전할지 함께 체크해 보세요.

| PC/Mobile 보안

  • 백신 프로그램을 설치 및 실행한다.
  • 가능한 안전한 운영체제(Windows 10 이상, mac OS Big Sur 이상)를 사용한다.(Windows 7 등 기술 지원이 종료된 운영체제 사용 금지)
  • 로그인 비밀번호와 화면보호기를 설정한다.
  • 공공장소 등 비밀번호가 없는 Wi-Fi 연결을 하지 않는다.
  • 불법, 비인가 프로그램 설치 및 사용하지 않는다.

| 근무 시 보안

  • 주요 사이트(관리자 사이트 등) 접속 시 안전한 접속방식(SSL, VPN 등)을 사용한다.
  • 도박, 음란 사이트 등 불법 비인가 사이트에 접속하지 않는다.
  • 업무 자료는 개인용 메신저(카카오톡 등)와 같이 보안이 확보되지 않은 메신저를 사용하지 않는다.
  • 업무 종료 시 업무 프로그램과 PC를 완전하게 종료한다.

 

📈 생산성 유지하기

회사 내에서의 업무는 크게 두 가지로 나눌 수 있습니다. 내 일이거나 우리 일이거나. 업무에 네 일 내 일이 어디 있겠냐만 내가 처리해야 하는 업무와 다 같이 처리할 업무는 명확히 다릅니다. 또한 하나의 일이더라도 내가 처리하는 영역과 팀원들과 처리할 업무 또한 다릅니다.

그러나 재택근무가 시작되고 그 경계가 모호해진 경우가 비일비재해졌습니다. 어떨 때는 지속해서 울리는 알람과 요청받은 업무들로 인해 정작 ‘내가’ 해야 하는 업무를 하지 못 하는 일 도 생기고 집이라는 공간에서 일하다 보니 때로는 느슨해지기도 하며, 워크와 라이프의 밸런스가 무너지기도 합니다. 일도 생활도 잘 해내고 싶은 우리기에, 재택근무의 시대에서 우리에게는 효율적으로 재택근무를 할 수 있는 리모트 환경에서 함께 잘 일 하는 방법을 소개합니다.

| 리모트 환경에서 함께 잘 일하기

  1. 업무 프로세스를 공식화하고 누가 어떤 진행 상태에 있는지 공유한다.
  2. 각자가 입맛에 맞는 툴을 쓴다면 공유 과정의 누락과 시간 낭비가 발생하므로 용도에 맞는 적절한 협업툴을 지정한다.
  3. 업무는 업무용 메신저를 활용해 소통하고 기록한다.
  4. 모든 업무는 담당자를 지정하고 이를 공지하여 누가 무슨 일을 하는 중인지 알 수 있게 한다.
  5. 전체를 한눈에 볼 수 있도록 칸반보드나 간트차트 등을 활용해 To-Do, In Progress, Completed로 구분해서 공유한다.
  6. 피드백은 최대한 구체적으로 한 화면, 한 채널 내에서 진행한다.

상황에 맞게 협업툴을 선택해서 재택근무 환경에서도 생산성을 유지하세요.

 

 

 

💡 재택근무 시 생산성 유지하는 Tips

재택근무가 적성에 맞는 분들도 계시겠지만 재택근무로 인해 생산성이 떨어지는 분들도 많습니다. 그래서 자주 소개되는 재택근무 시 생산성을 유지하는 꿀팁들을 모아봤습니다.

환경 조성하기
  • 업무와 일상의 구분을 위해 위치를 바꿔가며 일해보세요.(ex. 업무용 책상과 식탁을 구분)

  • 업무도 장비빨! 대형 모니터, 의자, 시력보호기 등 생산성 유지에 도움이 되는 장비를 마련해 보세요.

컨디션 유지하기
  • 마라톤은 전력 질주할 수 없다! 루틴한 일과 루틴 하지 않은 일을 구분하여 업무를 배치해보세요.
  • 메일이나 메신저 확인 시간을 정해놓으면 알림으로 인한 스트레스를 줄일 수 있습니다.

집중도 올리기

  • 뽀모도로 테크닉이나 구글 타이머 등 나만의 업무 집중 방법을 찾아보세요.
  • 나의 업무 순서와 집중 시간을 팀원들과 공유하고, 서로의 집중 시간을 배려해보세요.

잔디가 제안하는 재택근무 가이드를 바탕으로
우리 팀만의 가이드를 만들어보는 건 어떨까요?

코로나19 장기화에 따라 재택근무는 더욱 확대될 것으로 전망되며 코로나 이후에도 재택근무 체제를 유지하겠다고 선언한 회사들이 늘어나는 추세입니다. 페이스북의 CEO 마크 저커버그는 희망 시 풀타임 원격근무 제도를 사용할 수 있다고 발표하기도 했습니다.

이렇게 일상으로 다가온 재택근무, 생활과 업무도 언택트로 전환된 상황에서 어떻게 하면 더 일을 잘할 수 있을지에 대한 고민으로부터 잔디의 재택근무 가이드라인은 시작되었습니다. 어떤 변화 속에서도 잘 적응했던 일잘러들인 여러분이기에 잔디의 재택근무 가이드와 기업 고유의 업무 문화를 녹여 우리 회사만의 가이드라인을 만든다면 비대면 환경에서도 기업의 생산성 유지하고 효율을 높일 수 있을 것입니다.

 

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