업무용 협업툴 잔디(JANDI)를 추천하지 않는 이유
업무용 협업툴이요?
아니, 또 언제 배워서 적응해요?
코로나19 이후 급작스러운 비대면 근무 때문이든, ‘주52시간 근무제’와 더불어 부상하는 디지털 전환이라는 ‘시대적 흐름’ 때문이든 여기저기서 업무용 협업툴 도입에 대한 이야기를 많이 듣게 됩니다. 이 회사는 이 툴을 도입했다고 하더라, 저 회사는 또 다른 툴로 ‘디지털 혁신’을 이룬다더라 하는 기사가 쏟아지는 와중에 우리 회사도 새롭게 뭔가를 도입해야 할 지 고민이 될 것입니다.
아무리 업무용 협업툴 도입이 ‘대세’라고 하나 사실 새로운 툴을 회사에 도입한다는 것은 쉬운 일이 아닙니다. 새롭게 배워야 할 것이 많고 복잡할 것 같다는 구성원들의 우려는 물론이고 기존에 사용하던 카톡과 같은 개인용 메신저로 연락이 충분히 가능하다는 생각을 타파해야만 합니다. 추가적으로 들 수 있는 비용에 대해 설득도 필요할 것이고 무엇보다 사내에서 전사적인 툴 도입에 총대를 멘다는 것, 부담스럽지 않을 수 없습니다.
그럼에도 협업툴 도입을 해봐야겠다고 하는 분들은 이제 가장 먼저 다양한 업무용 협업툴을 검색해보실 것 같습니다. 지인이나 주변 동종 업계에서 어떤 툴을 쓰는지도 물어보시겠죠. 그러면 업무용 협업툴 잔디를 자연히 알게 되실 것이라고 생각합니다. 다만, 협업툴 도입을 생각하시는 분들 중에 혹시나 빠르게 소통하며 효율적으로 협업하는 것이 부담스러운 분들께는 다음과 같은 이유로 잔디 도입을 추천하지 않습니다.
첫째, 일을 뭉갤 수 없습니다
업무용 협업툴, 그중에서도 메신저형 협업툴의 가장 큰 특징은 구성원 간 빠른 소통을 가능하게 한다는 것입니다. 잔디를 도입하고 나면 업무 시간에 있어서만큼은 빠르게 소통을 해야만 합니다. 이는 더는 답장을 미루거나 일을 뭉갤 수 없다는 것을 뜻합니다.
주로 이메일로 내부소통을 해온 경우에는 아무래도 업무 중간에 많은 버퍼가 있었을 것입니다. 이메일을 바로바로 확인하는 사람도 적고 이메일을 작성하는 데만도 시간이 걸리니 업무 요청을 받아도 하루 이상의 텀을 두고 답을 하는 경우도 왕왕 발생합니다. 개인용 메신저로 업무를 하는 경우도 크게 다르지 않습니다. 사내 단톡방의 잡담이나 개인 메시지에 밀려 중요한 메시지를 즉각 확인하지 못하는 경우가 발생하곤 하니까요.
그러나 협업툴 잔디를 도입하면 더이상 그런 일은 있을 수 없습니다. 주제별로 만들어진 대화방에 남겨진 질문이나 요청에 빠르게 답해야만 합니다. 중요한 메시지는 @멘션 기능으로 요청하고, 내가 지정된 메시지는 알림센터에서 확인할 수 있으니 답변을 미루거나 일을 마냥 뭉개고 있을 수 없습니다. 토스랩에서 발간한 ‘일하는 방식의 재발견’ 보고서에 따르면 대한민국 직장인 약 1,800명 중 약 50%는 이메일 대신 협업툴을 활용할 때 일주일간 약 5시간의 소통 시간이 절약된다고 답했습니다.
재택근무에서 소통에 특화된 업무용 협업툴 잔디의 단점은 더욱 강조됩니다. 다른 공간에서 각자 일을 하더라도 잔디라는 공간에서 상시 소통이 가능하고, 회의가 필요한 경우엔 자체 화상회의나 줌(Zoom) 연동으로 얼굴을 마주 보고 회의를 하기도 쉽습니다. 따라서 빠르게 소통하고 실시간으로 협업하는 것이 걱정되는 분께는 잔디를 추천하지 않습니다.
둘째, 더는 자료를 다시 보내 달라고 할 수 없습니다
사무직 업무를 할 때 가장 중요한 것 중 하나는 아마 업무 자료 관리일 것입니다. 보고를 할 때도 자료가 필요하고, 새로운 기획을 할 때도 이전 업무 자료들을 기반해야 하기 때문입니다. 그러나 업무 자료 정리는 마치 집안일과 같아서 조금이라도 미루기 시작하면 끝이 보이지 않습니다. 자료 관리를 체계화하지 않으면 수백 개 파일로 가득 찬 바탕화면, 파일 다운로드 기간이 만료된 이메일은 남의 이야기가 아닙니다.
사내 드라이브가 있더라도 상황은 크게 다르지 않습니다. 검색 기능이 잘 되어있지 않으면 수년간 쌓인 자료 더미에서 내가 필요한 자료를 빠르게 찾을 수 없습니다. 미처 인수인계를 받지 못한 자료의 경우에는 드라이브 하나하나 파일명을 뒤져야만 합니다. 그러다 보니 우리는 습관적으로 자료가 없다고 말하며 담당자에게 자료를 다시 요청하게 됩니다. 내가 정리하고 찾기는 귀찮으니까요.
업무용 협업툴 잔디를 도입하면 이제 더는 자료를 다시 보내 달라고 할 수 없습니다. ‘저번에 보내준 파일이 없어졌는데 다시 보내달라’ ‘작년 보고서 자료가 어딨는지 모르겠는데 공유 부탁해요’라는 말을 더는 꺼낼 수 없습니다. 잔디에는 기존에 나눴던 메시지와 파일이 모두 보관됩니다. 더불어 스마트한 검색 기능으로 쉽게 필요한 자료를 찾을 수 있습니다.
잔디 내에서 나눴던 메시지나 지정했던 할 일, 투표와 파일까지 모두 검색이 가능하고, 어떤 대화방에서 어떤 구성원이 공유한 파일인지를 지정해서 검색할 수도 있습니다. 특정 기간을 선정할 수도 있으니 이제 작년 어떤 프로젝트의 결과 보고서를 다시 공유해달라고 부하 직원이나 담당자에게 요청할 수 없습니다. 그러니 매번 ‘그 자료’를 다시 보내 달라고 요청하는 게 습관화된 분께는 잔디를 추천하지 않습니다.
셋째, 퇴근 후 또는 휴가 중에 모른 척 연락할 수 없습니다
일을 하다 보면 그럴 때가 있습니다. 분명 담당자의 퇴근 시간이 지난 것을 알고 있으나 내가 일을 하고 있으니 별 생각 없이 담당자에게 개인 메신저로 연락을 하는 경우 말입니다. 물론 긴급한 일이 발생하면 연락할 수 있지만 그렇다기보다는 내 일을 빨리 처리하고 싶으니 연락하는 경우가 대부분일 것입니다.
담당자가 휴가일 때도 비슷합니다. 휴가인 걸 몰라 메일을 보낸 뒤에 답장이 언제 올지 한참 기다리는 경우도 있지만, 보통 휴가인지 아닌지 긴가민가 한 상태에서 우선 연락부터 하고 보는 경우가 많습니다. 내 연락 한 번 쯤이야 하는 마음에 보낸 메시지에 많은 구성원들은 사실 스트레스를 받게 마련입니다. 내 사생활과 업무환경이 분리되지 않았다고 생각하게 되죠.
생각해보면 그렇게 급하지 않은 일, 내일 아침 출근 시간 후에 연락해도 됩니다. 담당자가 휴가면 그 담당자에게 모른 척 연락하는 것보다 인수인계를 받았을 다른 동료에게 연락하는 것이 더욱 빠르게 답을 찾는 방법일 수도 있습니다. 협업툴 잔디를 도입하면 이제 퇴근 후 혹은 휴가 중에 모른 척 연락할 수 없습니다.
잔디에서는 개인이 받고 싶은 알림 시간을 설정할 수 있고 휴가를 갈 때는 ‘부재중 설정’을 통해 다른 사람에게 현재 부재중임을 알려주고 모바일 앱의 푸시 알람을 끌 수 있습니다. 이러한 기능을 통해 나의 개인 시간은 물론 사내 구성원들의 사생활을 한 번 더 생각하게 되면 모른 척 연락하는 일은 줄어들게 됩니다. 따라서 회사 생활에 워라밸, 워라블이란 없고 밤 11시에도 연락을 받아야 한다고 생각하시는 분에겐 잔디를 추천하지 않습니다.
그럼에도 불구하고
디지털 전환과 업무용 협업툴 도입은
이제 선택이 아닌 필수입니다.
이처럼 협업툴 잔디를 도입하면 어쩌면 관성적으로 이어져 왔을 업무 습관들을 바꿔야만 합니다. 며칠 전에 온 업무 요청에 대해서 며칠을 뭉개다가 답할 수도 없고, 저번에 받았던 자료를 담당자에게 또다시 보내 달라고 할 수도 없고, 퇴근한 동료에게 슬쩍 연락할 수도 없습니다. 이러한 잔디의 단점에도 협업툴을 도입하고자 하는 분께는 30만 팀이 선택한 협업툴 잔디를 추천드립니다.
이미 성장하는 기업들은 업무의 디지털 전환에 힘쓰고 있습니다. 빠르게 성장한 가구 업계 1위 한샘부터 국내외를 달리는 넥센타이어까지 업종과 규모를 가리지 않고 잔디와 같은 협업툴을 도입해 효율적으로 일합니다. 디지털 전환과 업무용 협업툴 도입은 이제 선택이 아닌 필수입니다.
도입을 마음먹으셨다면 몇몇 구성원의 ‘언제 배워서 적응하냐’는 질문도, 추가적인 비용에 대한 내부 설득도 고민하지 않으셔도 됩니다. 한 설문조사에 따르면 기업이 팀즈(Teams)를 충분히 활용하는데 평균 6.2주, 슬랙(Slack)은 평균 3.5주의 기간이 필요했다고 합니다. 반면, 대다수의 잔디 사용자는 도입한 후 1주일 안에 쉽게 이용할 수 있었다고 응답했습니다.
더불어 중소기업의 경우 정부에서 지원하는 비대면서비스 바우처나 클라우드 바우처 등 다양한 바우처 혜택으로 쉽게 도입하고 테스트해 볼 수 있습니다. 전사 도입에 대한 부담은 팀과 같이 작은 단위부터 무료 사용을 하는 것에서 시작할 수도 있습니다. 도입문의를 남기면 협업툴 전문가들이 우리 조직에 어떻게 잔디를 도입하면 좋을지 컨설팅을 해주기도 하고 경우에 따라 직접 방문해서 설명도 해주니 걱정할 필요가 없습니다.
자, 이제 선택은 여러분의 몫입니다. 변화는 늘 두렵고 부담스럽습니다. 그러나 비대면 협업의 중요성이 부각되고 있는 지금, 구성원들이 바라는 점은 무엇일까요? 객관적인 시선으로 우리 팀을 바라봤을 때 사생활을 조금 더 보장하면서도 빠르고 효율적인 협업을 하는 업무 환경을 구성원들이 바라고 있다고 생각이 된다면, 업무용 협업툴 잔디 도입을 강력하게 추천해 드립니다.
