[공공기관] 업무 효율 극대화를 이뤄줄 협업툴 활용법
인천 관광의 중심 인천관광기업지원센터
안녕하세요. 인천관광기업지원센터의 박준상 대리입니다. 인천관광기업지원센터는 문화체육관광부, 인천시, 한국관광공사, 인천관광공사가 인천 지역의 관광산업 활성화 및 지역관광일자리 창출을 위해 설립한 센터입니다. 우리는 인천관광산업 경쟁력 강화를 위해 지역의 새로운 관광수요를 만들어 내고, 관광 일자리 창출에 기여할 수 있는 기업 및 예비창업자를 지원하고 있습니다.
2020년 9월 개소한 인천관광기업지원센터는 15곳의 스타트업이 입주해있고, 15곳의 기업이 네트워킹 지원 사업에 참여하고 있습니다. 이 외에도 인천관광공사, 여러 사업을 함께 진행하는 여러 외부 협력사, 내부 업무 진행까지 수많은 기업의 100여 명 이상이 잔디 위에서 협업하고 있습니다.
SaaS 협업툴 잔디를 도입한 이유
인천관광기업지원센터는 효율적으로 입주 기업들을 관리하고 입주 기업 간 소통을 지원하고자 협업툴을 도입했습니다. 여러 협업툴 중 입주사 관리를 위해 책정된 한정된 예산 안에서 가장 효율적으로 도입할 수 있는 방식은 소프트웨어 서비스(SaaS, Software as a Service)라고 판단했습니다. SaaS는 월 단위로 비용이 책정되어 부담이 크지 않은 반면, 사내에 시스템을 구축해 직접 운영하는 온 프레미스(On-Premises) 방식은 초기 도입 비용이 많이 들어 정해진 예산안에서 진행할 수 없었습니다. 또한, 큰 비용을 지불하고 협업툴을 구축을 했는데 협업툴의 사용성이 너무 좋지 않거나 활용도가 떨어지는 등 여러 변수가 발생해도 어쩔 수 없이 계속 사용해야 한다는 문제가 있습니다.
업무 도구 추가가 아닌 통합
잔디를 도입한 목표는 입주 기업과의 소통과 지원 기업들 간 네트워킹을 지원하기 위해서였습니다. 그런데 인천관광기업지원센터 내부 협업 도구로도 아주 잘 활용하고 있습니다. 인천관광기업센터가 잔디로 일하기 전에는 인천관광공사 그룹웨어에 접속해야만 사용할 수 있는 내부 이메일, 외부인과 소통하기 위해 추가로 쓰는 외부 이메일, 빠른 소통을 위한 카카오톡 등 3개 이상의 도구들로 소통했습니다. 직원마다 선호하는 채널이 달라서 어떤 채널로 파일을 공유했는지 확인하는 과정이 꼭 필요했습니다.
협업툴을 처음 도입하려고 했을 때 팀원들의 반대가 있었습니다. 여러 가지 도구로 소통을 하다 보니 다른 팀원들은 또 다른 하나의 수단이 추가되는 거라는 오해가 있었어요. 외부 메일, 내부 메일, 개인용 메신저가 잔디 하나로 합쳐진다는 생각하지 못 한 거죠. 처음에는 오해가 있었으나 잔디로 일하면서 업무 소통 채널의 ‘추가’가 아닌 ‘통합’임을 몸소 느끼고 있습니다.
잔디에서 전방위 협업이 진행된다
인천관광기업지원센터의 내부 소통은 물론 센터 내 입주 기업, 지원 기업, 여러 사업을 진행하는 협력사가 잔디에서 일하고 있습니다. 잔디는 업무 주제별로 대화방을 만들어 업무 목적에 맞는 대화만 나눌 수 있습니다. 인천관광기업지원센터는 기업 내부의 소통은 물론 기업 단위로 협업을 하는 만큼 체계적인 대화방 구성이 중요한데요. 우리 기관은 협업 대상에 따라 크게 4가지 폴더로 나눠 아래 세부 대화방을 만들어 업무를 관리하고 있습니다.
지원 기업과의 협업
첫 번째 폴더는 인천관광기업지원센터가 관리하고 지원하는 기업들과 관련된 대화방들을 모아뒀습니다. 사업 관련 공고, 공사, 청소 등 공지사항을 알리는 대화방과 입주 기업 간 네트워킹이 이뤄지는 대화방들로 구성됐습니다. 우리 기관은 기업들에게 업무 공간, 교육, 사업 지원과 함께 잔디도 함께 제공하고 있습니다. 비공개 대화방은 관리자도 항목과 세부 내용을 확인할 수 없어 구체적인 내용은 모르지만, 여러 기업이 기관과의 협업뿐만 아니라 내부 소통을 위해 잔디를 활용하고 있습니다.
인천관광공사와의 협업
두 번째 폴더는 인천관광공사와의 협업을 위한 대화방들로 구성했습니다. 인천관광공사에서 교육 일정이나 자료 제출 일정이 공지되면 담당 직원이 확인해 잔디에 공유합니다. 다른 직원들은 내외부 이메일을 확인하지 않아도 업무를 파악할 수 있습니다. 여러 담당자의 취합이 필요한 업무는 잔디 대화방에 기한에 맞춰 제출하고, 한 번에 취합해서 공유하는 방식으로 업무를 진행하고 있습니다. 인천관광공사와 협업할 때는 여전히 내외부 이메일을 사용하고 있기는 하지만, 오랜 기간 협업해야 하는 상황이고 툴 사용에 익숙한 인천관광공사 직원이라면 잔디 준회원으로 초대해 효율적으로 업무를 진행하는 경우도 있습니다.
우리끼리의 협업
세 번째 폴더는 인천관광기업지원센터 내 사업을 관리하기 위한 대화방들로 묶었습니다. 인천관광기업지원센터는 스타트업 육성 관련 사업, 일자리 지원 사업, 네트워킹 지원 등 업무 주제별로 대화방을 나눠 체계적으로 업무를 진행합니다. 주제별 대화방에서 업무 목적에 맞는 대화가 실시간으로 이뤄지기 때문에 빠르게 소통할 수 있고 업무 히스토리를 관리하기 편합니다.
협력사와의 협업
네 번째 폴더는 협력사와 소통을 위한 대화방 모음입니다. 잔디를 도입하기 전에는 이메일, 전화, 문자 등 여러 소통 도구로 협업을 했었습니다. 이제는 협력사가 정해지면 무조건 잔디에 초대합니다. 전용 대화방에서 업무 사항과 자료를 공유합니다. 협력사 중 한 곳인 한국경영인증원도 잔디를 내부 협업툴로 사용하고 있는데요. 잔디로 일하는 기업과 협업하니 소통 속도가 더 빠르고 전반적인 기능을 설명하지 않아도 되기 때문에 원활하게 협업을 진행하고 있습니다. 더 많은 회사가 잔디를 도입해서 함께 효율적으로 일했으면 좋겠습니다.
잔디와 개인용 메신저의 차이점
협업의 기반은 대화라고 생각합니다. 잔디는 챗뷰(대화형)와 보드뷰(게시판형)의 소통 형식을 지원합니다. 챗뷰에서는 한글, 워드, 엑셀, 파워포인트, 이미지 등 공유한 파일을 미리보기로 잔디 내에서 빠르게 확인하고 댓글로 피드백을 바로 전달할 수 있어 협업 속도가 향상됩니다. 또한 특정 구성원을 지정해서 알림을 줄 수 있는 @멘션 기능을 활용해 꼭 인지해야 할 정보를 놓치지 않게 합니다. 3초 이내에 문서나 대화 내용을 찾을 수 있어 참여한 대화방별, 멤버별, 기간별로 세세한 설정이 가능해 누구랑 소통했는지만 기억하면 필요한 자료를 금방 찾을 수 있어 업무 히스토리를 쉽게 파악할 수 있습니다. 보드뷰에서는 게시글을 고정 형태로 전달에 공지사항을 전달에 유용하고 구성원별 수신 확인 기능으로 메시지 전달 정도를 파악할 수 있습니다. 이제 여러 명에게 받는 의례적인 메시지인 “확인했습니다”로 대화방이 도배되는 일은 사라졌습니다.
비효율을 효율로 바꾸는 잔디 활용 방법
자료 아카이브 자동 프로세스 만들기
외부 협력사와 협업한 결과물을 정리하는 방식도 효율적으로 변화했습니다. 인천관광기업지원센터는 협력사와 사업, 교육, 컨설팅 등 프로젝트를 진행하기 때문에 계속 업데이트 되는 파일을 공유해야 하는데요. 이메일로 일할 때는 PC 따로 파일들을 저장해 이름으로 구분했었습니다. 지금은 잔디 드라이브 기능을 이용해 자동으로 자료 아카이브를 할 수 있는 업무 프로세스를 만들었습니다. 협력사는 드라이브에 해당 프로젝트 지정 폴더에 최신 버전 파일을 계속 업데이트해두고, 인천관광기업지원 센터는 최종 파일만 확인하는 방식입니다.
실시간으로 문서 확인하기
실시간 확인이 필요한 문서들은 공지사항 기능을 활용해 빠르게 찾아보고 있습니다. 공공기관은 사업마다 할당된 예산 관리가 중요합니다. 인천관광기업지원센터는 해당 사업의 예산을 정리하는 구글 스프레드에 그 사업을 관리하는 대화방 공지사항에 등록해두고 필요할 때마다 신속하게 확인합니다. 잔디 도입 전에는 엑셀 파일 하나에 각 담당자가 예산을 사용할 때마다 내역을 업데이트하고 업데이트한 날짜와 시간을 파일과 함께 모든 담당자에게 메일로 공유했습니다. 월말에는 중간에 누락된 부분이 없는지 모든 이메일을 확인하고 엑셀 파일을 점검하는 업무도 진행했습니다. 잔디 주제별 대화방에 실시간으로 필요한 고정적인 정보를 연동해서 사용하면 비효율적인 업무 방식에서 벗어날 수 있습니다.
빼곡한 일정도 꼼꼼하게 관리하기
공공기관은 진행하는 사업과 교육이 많아 꼼꼼한 일정을 관리가 필요합니다. 이전에는 사무실에 큰 종이 달력을 하나 붙여놓고 수기로 일정 관리를 진행했습니다. 잔디로 일하는 지금은 구글 캘린더와 일정 관리 대화방을 연동시켜서 변경된 일정 정보를 실시간으로 파악할 수 있습니다. 또한, 업무가 시작되는 아침 9시에 매일 일정을 알림으로 받아 보고 있어 빠듯한 일정을 효율적으로 관리합니다. 주간 업무 일정을 확인할 수 있는 알람도 설정해 둬 교육, 공무, 지원 사업, 심사 일정 등 있어 깜빡하는 일정 없이 업무 스케줄 관리를 효율적으로 하고 있습니다.
잔디를 추천합니다
외부기관 및 기업과 협업이 많은 공공기관에 잔디를 추천합니다.
인천관광기업지원센터는 인천관광산업 경쟁력 강화를 위해 입주 기업, 인천관광공사, 다양한 사업 협력사와 수많은 프로젝트를 진행하고 있습니다. 그만큼 여러 소통 도구로 커뮤니케이션을 진행했는데요. 지금은 모든 협업이 주제별 대화방을 체계적으로 구성한 잔디를 중심으로 이뤄집니다. 업무 비효율이 사라지는 경험을 하고 싶은 모든 공공기관에 잔디를 추천합니다.
나에게 잔디란
잔디는 ‘이음’ 협업툴입니다.
