위드코로나 시대, 당신이 협업툴 도입을 고민해야 하는 이유

2021년 4분기도 어느덧 한 달이 다 지나고 11월이 왔습니다. 갑작스럽게 추워진 날씨로 겨울옷과 난방용품을 꺼내 든 지도 꽤 시간이 흐른 요즘, 올해도 이제 얼마 남지 않았다는 실감이 듭니다. 이렇게 계절이 바뀌며 연말이 오면 자연스레 지난 한 해를 돌아보고 내년은 또 어떻게 보낼지 생각하게 되는 것 같습니다.

코로나19와 함께한 지도 벌써 2년…. 우리의 삶은 일상에서도 업무에서도 많이 변화했습니다. 올해 여러분의 업무는 어떠셨나요? 건강과 안전이 걱정되는데 ‘재택근무하면 일이 안된다’는 이유로 회사에서 사무실 근무만 허용해 답답하셨나요? 아니면 거리두기 단계에 맞춰 재택근무를 한 지도 꽤 된 것 같은데, 집에서 일할 때마다 늘어나는 카카오톡 대화방과 자료 요청 메시지에 스트레스만 더 받으셨나요? 또는 비대면 근무가 늘어나는데 기존에 회사에서 사용하는 업무 도구가 생각보다 불편하다는 생각이 자꾸 드셨을지도 모르겠습니다.

회사에서는 나와 우리 팀에게 할당된 과업을 잘 처리해야 하는 것이 그 무엇보다 우선순위일 것입니다. 그러나 업무 집중도와 생산성을 저하하는 다양한 요소들이 있습니다. 단절된 소통이나 번거로운 자료 공유 그리고 보안 위협 같은 것들이 대표적인 예일 것입니다. 이제 다가올 2022년 새해를 준비하며 새로운 일하는 방식이 간절하지 않으신가요? 스트레스는 줄이고, 언제 어디서라도 일을 잘하고 싶은 당신이 지금 우리 팀의 협업툴 도입을 고민해야 합니다.

협업툴을 지금 도입해야 하는 이유

업무용 협업툴이란 말 그대로 일을 할 때 협업을 잘할 수 있게 도와주는 업무 도구 혹은 플랫폼을 뜻합니다. 간단하게는 이메일부터, 예전부터 많이 써왔던 전자결재를 포함한 그룹웨어, 업무용 메신저 등의 모든 서비스가 포괄적으로 ‘협업툴’의 카테고리에 포함됩니다. 협업툴은 서비스로서의 소프트웨어(Software-as-a-Service, SaaS) 등장 이후 세계적인 관심을 받으며 현재 빠르게 성장하고 있는 시장으로 주목받고 있습니다.

세계적으로는 슬랙(Slack)의 성공과 함께 협업툴의 개념이 자리 잡기 시작했다면, 국내에서는 메신저형 협업툴 잔디가 2015년 서비스를 런칭하면서 협업툴 시장을 최초로 개척해 나갔습니다. 이전에는 스타트업과 같이 IT 서비스에 관심이 많거나 젊은 기업에서만 협업툴을 사용한다는 인식이 있었다면 주52시간 근무제의 시작과 코로나19 유행 이후 비대면 근무와 같이 다양한 형태의 업무 방식을 기업들이 필요로 하게 되면서 한샘, 유니드와 같은 중견 기업도 협업툴을 적극적으로 도입하여 사용하고 있습니다.

코로나19 이후의 협업툴은 단순히 업무를 도와주는 ‘도구’에 그치지 않습니다. 재택근무 때 없으면 안 될 도구일 뿐만 아니라 팀의 소통, 할 일 및 프로젝트 관리, 문서 및 파일 공유 등 업무에 관한 모든 것을 다루는 ‘공간’이 되었습니다. 이제 협업툴을 사용하는 것은 선택의 문제가 아니라 일종의 ‘뉴노멀’로서 개인과 팀 모두를 위해서 반드시 도입해야 하는 필수 사항이 되었습니다.

지금 협업툴을 도입해야 하는 이유

코로나 시대, 기업들이 가장 크게 느낀 것은 바로 어떠한 위기에도 대응할 준비가 되어 있어야 한다는 점일 것입니다. 그리고 많은 기업들이 코로나19와 같은 위기는 언제든 다시 올 수 있다는 점을 인식하고 있습니다. 소위 ‘위드코로나’로 불리는 단계적 일상회복이 시작되며 언제 또 코로나 확진 추세가 증가하여 전사 인원이 재택근무를 해야 할 지는 아무도 알 수 없습니다. 단계적 일상회복과 함께 확진자 수는 증가할 수밖에 없다는 분석이 나오는 만큼, 우리 팀 구성원 중 한 명이 코로나19에 감염되는 상황도 언제나 생각해 두어야 합니다.

이러한 상황에서 2022년은 같지만 또 다를 것입니다. 재택근무와 사무실 근무를 함께 진행하는 ‘하이브리드 근무(Hybrid Work)’가 증가할 것이고, 기존에 진행하지 못했던 각종 출장도 이제는 가게 될 것입니다. 따라서 우리는 단순히 재택근무만을 상정하지 않고 언제 어디서나 빠르게 소통하고 효율적으로 협업할 수 있는 방법을 생각해야 합니다. 그리고 그 방법은 지난 2년간 우리가 배운 교훈에 따르면 우리 기업에 꼭 맞는 협업툴을 도입하고 빠르게 적용하는 것입니다.

더불어 우리는 MZ세대가 업무 문화에 가져오는 새로운 시대적 흐름도 생각해야 합니다. 개인의 사생활과 업무를 확실히 구분하고 싶어 하는 MZ세대에게 급하지 않음에도 퇴근 후 개인용 메신저로 메시지를 보내거나 휴가 중에 연락을 하는 회사는 전혀 매력적이지 않습니다. 이러한 세대에게 매력적인 회사로서 다가가고 여러 세대가 함께 커뮤니케이션 갭(Communication Gap)이나 오해 없이 일하려면 지금이라도 업무용 협업툴을 도입해야 합니다.다양한 협업툴 중에서도 업무 시간 외에는 알림을 끌 수 있고, 휴가 중에는 ‘부재중 설정’을 해놓을 수 있으며 이모티콘 등으로 더 수평하게 소통할 수 있는 협업툴 도입을 고려해보세요.

당신이 적극적으로 협업툴을 도입해야 하는 이유

세상에는 다양한 업무용 협업툴이 존재합니다. 메신저형 협업툴부터 원페이지 협업툴까지 다양한 형식의 협업툴이 있으며, 서비스하는 곳이 국내 기업인지 해외 기업인지에 따라서도 형태가 조금씩 바뀝니다. 여기서 우리는 협업툴을 도입하는 목적을 다시 한번 생각해 봐야 합니다. 왜 우리는 협업툴을 도입할까요? 뭐니 뭐니 해도 바로 일을 잘하기 위해서입니다.

협업툴로 일을 잘하려면 우리 회사에 협업툴이 왜 필요한지를 고민해봐야 합니다. 우리 팀의 문화도 생각해보고 구성원들이 새로운 서비스에 적응하는데 어떤 양상을 보이는지도 고려해야 하죠. 도입하려 하는 협업툴의 고객센터가 해외에 있어 업무시간 중에 연락이 안 되거나, 연락이 되더라도 영어로만 소통해야 한다면 커뮤니케이션에 많은 리소스를 써야 하니 귀중한 업무시간을 비효율적으로 사용해야 할 것입니다. 또, 팀 내에 많은 조직이 있는데 조직도가 지원되지 않는다면 빠르게 소통하는 데에 어려움이 있을 테죠. 따라서 다양한 협업툴을 비교하고 각각의 툴이 우리 회사에 잘 맞을지 알아봐야만 성공적으로 협업툴을 도입할 수 있습니다. 

이러한 일을 할 수 있는 것은 누구일까요? 탑다운(Top-down) 형식으로 회사에서 정해주는 협업툴을 기다릴 것이 아니라 우리 회사의 니즈와 문화를 가장 잘 아는 실무자가 먼저 알아보고 적절한 협업툴을 추천할 때 진정한 ‘스마트워크’가 가능하지 않을까요? 어떤 협업툴이 가장 많은 고객 레퍼런스를 가지고 있는지, 또 어떤 서비스가 가장 고객의 스마트워크 실현과 성공에 관심이 있는지 직접 알아보세요. 위드 코로나 시대, 바로 당신이 협업툴 도입을 고민해야만 합니다.