[서비스] 기업들과 협업하는 한국경영인증원이 잔디를 선택한 이유
종합 지식 서비스 기관, 한국경영인증원
안녕하세요. 한국경영인증원 경영기획팀 김훈 선임연구원입니다. 한국경영인증원은 고객에게 신뢰와 가치를 서비스하는 종합 지식 서비스 기관으로서 국제표준인증을 선도적으로 보급하고 지원기술을 확산하고 있습니다.
한국경영인증원은 현재 ISO 9001과 같은 품질인증을 비롯해 환경, 안전분야를 비롯한 다수의 경영시스템인증을 운영하고 있으며, 제품인증, 경영평가, 온실가스 검증, 경영시스템 종합시상제도 및 혁신 지원 교육훈련 프로그램 등의 다양한 지식서비스를 종합적으로 제공하고 있습니다.
저희는 지식서비스를 기업들에 제공하는 서비스 기관인 만큼 아무래도 외부 인원과 소통할 일이 많습니다. 기업에 방문해 심사를 진행하는 심사원분들과 교육훈련 프로그램을 듣는 수강생분들의 경우 준회원으로 초대해 잔디 위에서 소통하며 협업하고 있습니다.
코로나가 가져온 변화
잔디를 도입하기 전에도 한국경영인증원에는 지정된 사내 메신저가 있었습니다. 해당 메신저의 경우 자료 정리나 공유가 쉽지 않았고, 외부에서 사용하기가 어려워 구성원들이 늘 불편함을 토로해 왔습니다. 어느 정도 불편함이 있어도 비용을 들여서 새롭게 업무용 메신저를 도입하는 것은 어떻게 보면 기관 입장에서는 쉽지 않은 일일 수 있습니다. 그러나 코로나19 이후 비대면으로 업무를 요청해야 하는 일이 늘었고 사업과 인원도 증가하여 언제 어디서나 소통할 수 있는 공간이 이전보다 더욱 필요해졌습니다.
업무 소통을 위해 개인용 메신저를 사용하자니 기능적인 측면이나 보안적인 부분에서 한계가 많아 보였고 업무적으로 구성원들이 필요로 하는 것들을 충족시킬 수 없었기 때문에, SaaS 기반의 업무용 협업툴 도입을 결정하게 되었습니다. 협업툴 도입을 결정하고 나서도 여러 협업툴 중에 하나를 선택하기가 쉽지 않았으나 오프라인에서 온라인으로 업무의 트렌드가 변화하는 상황에서 소통에 특화된 잔디를 2020년 4월에 도입했습니다.
담당자의 열정적인 서포트로 선택한 잔디
앞서 말했듯 시장에 다양한 협업툴이 이미 존재하여 처음에 협업툴 도입을 결정했을 때는 어떤 툴을 선택해야 할지 조금 막막했습니다. 그러나 다양한 협업툴들을 모두 도입 고려 대상으로 생각한 다음, 우리 기관의 업무 니즈와 잘 맞는 툴을 선택하고자 하나씩 추려 나갔습니다. 우선 해외 협업툴의 경우 우리나라의 업무 문화와 조금 거리가 있는 것 같아 제외하여 국내 협업툴을 선택하게 되었고, 도입한 뒤에 구성원들이 어색함 없이 바로 적응할 수 있게 사용성이 쉬운 툴을 선택해야겠다는 생각도 하게 되었습니다.
그다음으로는 강사분들과 심사원분들과 같은 외부 인원과 소통하고 협업하는 일 많은 기관으로서 준회원 초대 기능이 잘 되어 있는 툴을 꼽았습니다. 그렇게 마지막 선택의 순간에 남은 협업툴 중 잔디를 선택한 가장 큰 이유는 바로 도입 담당자님의 서포트가 그 어떤 협업툴보다 좋았기 때문입니다. 도입 전 일정 기간 무료로 체험할 때 우리 기관 업무에 잘 맞는 기능을 소개해주는 것에 그치지 않고 잔디에 ‘잔디 시작하기’라는 대화방을 만들어 사용법을 적극적으로 알려주신 담당자님의 서포트에, 실제로 도입하고 난 뒤에도 어려움이 있으면 잔디에서 서포트를 잘해주겠다는 확신이 들어 잔디를 도입하게 되었습니다.
소통을 편하게 해주는 협업툴 잔디
내부 공지가 쉬워졌습니다.
잔디를 도입하고 개인적으로 가장 달라진 점은 내부 공지가 편해졌다는 점입니다. 경영기획 부서에서 일하며 가장 어려운 점은 내부 구성원들에게 공지하는 일입니다. 이전에 사용하던 사내 메신저의 경우 가장 중요한 기능인 메시지 전달이 잘 안되는 메신저이다 보니 여러모로 소통이 참 어려웠습니다. 공지를 올려도 구성원들이 확인하지 않아 직접 돌아다니며 확인을 해달라고 한 번 더 말하는 경우도 있었습니다.
그러나 이제 잔디에서 공지를 올리면 구성원들이 빠르게 확인을 할 수 있고, 저는 ‘읽음’ 표시를 통해 읽지 않은 구성원을 확인하여 메시지를 따로 발송할 수 있으니 몸과 마음이 모두 편해졌습니다. 더불어 사무실에 있지 않아도 핸드폰 하나로 업무를 공유하고 확인하는 것이 모두 되니 구성원들도 긴급한 공지를 언제 어디서나 확인할 수 있게 되어 공지 확인에 대한 우려가 줄었습니다.
내부 소통이 유해졌습니다.
잔디를 도입한 뒤 또 달라진 점은 단순히 공지가 쉬워지는 것에 그치지 않고 내부 쌍방향 소통이 훨씬 활발해지고 수월해졌다는 것입니다. 업무적으로도 잔디에 포함되어있는 자체 화상회의 기능을 통해서 비대면 환경에서도 소통을 할 수 있게 되었고 ‘통통통’이라고 불리는 주제별 대화방을 구성해놓으니 업무 외적으로 구성원들이 서로 더 가까워질 수 있는 계기를 만들어졌습니다. 중고 물품을 내부에서 판매하는 ‘오이마켓’이나 ‘맛집소개’ 대화방 등에서 서로 유용한 정보를 공유하게 되었고, ‘커뮤니티’ 대화방에서는 서로의 생일을 축하하고 새롭게 합류한 구성원 소개도 하며 각종 이벤트의 장으로 활용하고 있습니다.
또, 구성원들 모두 잔디에서 이모티콘을 즐겨 사용하고 있는데 내부 소통을 유하게 해주는 이러한 잔디만의 기능이 이전 메신저에는 없었기 때문에 더욱 큰 변화로 다가왔습니다. 아무래도 업무용 메신저는 딱딱해지게 마련인데 단순히 ‘알겠다’는 메시지를 보낼 때도 업무와 연관된 귀여운 이모티콘을 함께 보내니 내부 소통 시 분위기가 좋아진 것 같습니다. 카카오톡과 같은 메신저로 이모티콘을 보내는 것이 익숙해진 문화가 이미 국내에 있어, 따로 권장하지 않아도 모두 자연스럽게 활용하게 되어 잔디 도입을 주도한 경영기획 부서의 입장에서 더욱더 좋습니다.
서비스 기관에 딱 맞는 협업툴
외부 심사원들과 잔디에서 소통합니다.
한국경영인증원의 주요 업무 중 하나는 품질, 환경, 안전분야 등 다수의 경영시스템인증을 진행하는 것입니다. 따라서 각 기업에 직접 방문해 인증을 진행하고 심사 보고서를 쓰는 심사원분들과 소통하고 협업해야 하는 일이 많습니다. 기존에 심사원분들은 아무래도 연세가 있으신 경우가 많아 PC 카톡 같은 메신저도 잘 활용하시지 않고 보통 전화로만 소통하는 경우가 대부분이었습니다.
그러나 잔디를 도입한 이후 여러 심사원분들이 협업툴 잔디에 빠르게 적응하셔서 외부로 이동하면서도 잔디 드라이브에 파일을 올리고, 담당자에게 업무 메시지를 보내게 되었습니다. 이렇게 소통 채널이 통일되어 심사원분들과 본부가 잔디로 소통하다 보니 업무 히스토리가 남고 소통 시간이 빨라져 인증 업무가 더욱 효율적으로 진행되고 있습니다.
교육 프로그램도 잔디에서 진행합니다.
한국경영인증원의 또 다른 주요한 업무는 기업이 발전하는 데 도움이 되는 교육 프로그램을 운영하는 것입니다. 저희는 이런 교육 프로그램의 경우도 참여자 모집부터 프로그램 종료까지 모든 과정을 잔디에서 진행합니다. 잔디가 없었을 때는 강사, 멘토, 참여 학생 모두와 실시간으로 소통하는 것이 어려웠는데 이제는 연락처를 따로 알지 않더라도 이메일 주소만 알고 있으면 잔디에 초대해 모두가 함께 소통할 수 있어 담당자의 입장에서도 참여자의 입장에서도 편리해졌습니다.
저희의 교육 프로그램은 참여 인원 모집 공지를 올린 후 신청자를 잔디에서 확인하는 것에서부터 시작됩니다. 프로그램 담당자는 따로 개발자의 도움 없이도 ‘웹훅(Webhook)’ 기능을 활용해 매번 프로그램 신청서를 잔디에 연결해 놓아 신청이 들어올 때마다 메시지로 확인한 뒤 빠르게 전화로 소통하고 있습니다.
참여 인원 모집이 끝나면 준회원으로 초대한 인원들을 프로그램 주제별 대화방에 초대합니다. 공지방에서는 전체적인 공지를 공유하고, 조별로 만들어진 대화방에서는 강사님과 참여 학생이 포트폴리오 리뷰 등을 잔디에서 진행합니다. 이렇게 모든 교육 프로그램 과정이 잔디 위에서 진행이 되니 학생과 강사, 멘토도 프로그램 중 빠지는 것 없이 잘 참여할 수 있게 되었고, 담당자도 모든 프로그램 기록을 잔디에 남겨놓을 수 있어 이후에 또 다른 프로그램을 진행할 때 참고할 수 있게 되었습니다.
이후에는 잔디에 최근 추가된 ‘선물하기’ 기능을 통해서 학생들에게 기프티콘을 발송하는 것도 생각해보고 있습니다. 카카오톡의 경우 기업용으로 ‘선물하기’를 사용할 수 없어 업무를 하다가 기프티콘을 발송하는 데에 불편함이 컸습니다. 이제 업무에서 활용하는 잔디에서 선물을 보낼 수 있고, 유효기간이 얼마 남지 않았을 때도 잔디에서 확인 메시지가 가니 교육 프로그램을 진행하며 유용하게 사용할 수 있을 것 같습니다.
외부 소통이 많은 기업에 잔디를 추천합니다
잔디는 업무에 있어 모든 것을 도와주는 협업툴입니다.
잔디를 도입하고 업무적으로 정말 많은 부분이 편리해졌습니다. 매일 RSS 기능으로 회사에 대한 소식이나 업무에 필요한 정보를 받아보고, 회사 소개서와 같은 파일도 잔디 드라이브에 올려놔 언제든 활용할 수 있으며, ‘나와의 대화’ 기능을 통해 여러 파일을 공유해놓은 뒤 다른 PC에서도 연속해서 업무를 진행할 수 있습니다. 또한 기억이 나지 않는 업무 히스토리나 급하게 필요한 파일도 흐릿한 기억 속에서 생각나는 한 단어만 입력해도 빠르게 검색이 되니 마치 ‘은인’을 만난 것 같습니다.
저희 한국경영인증원이 기업이 발전할 수 있는 모든 것을 도와주는 기관인 것처럼 저희에게 잔디도 업무의 시작부터 끝까지 업무에 있어 모든 것을 도와주는 협업툴인 것 같습니다. 협업툴 도입을 고민하고 있는 기업들 중에서도 특히 저희와 같이 외부 인원들과 소통을 하고 프로젝트를 해야하는 일이 많은 회사들에 잔디를 강력하게 추천하고 싶습니다.
