[교육] 지점 간 유연한 소통이 가능한 젠요가의 업무 비법
몸과 마음의 건강을 찾는 도심 속 명상 공간
안녕하세요. 젠요가에서 마케터로 일하고 있는 황정원입니다. 젠요가를 알리는 일부터 센터에서 진행되는 이벤트 그리고 브랜딩과 관련한 업무를 총괄하고 있습니다. 젠요가는 서울, 경기 주요 지역에 15개의 센터를 보유한 요가 브랜드입니다. 우리는 11년 간의 노하우를 바탕으로 건강관리 철학을 지키며 몸과 마음의 건강을 통해 삶에 활력을 되찾고, 더 나은 삶을 만들어가고자 하는 분들을 위한 공간으로 자리매김하고 있습니다. 특히 2020년에는 강서구 마곡에 젠요가 최대 규모의 요가센터를 오픈했습니다. 이 공간은 요가 스튜디오뿐 아니라 북카페까지 함께하는 멀티 커뮤니티 공간으로, ‘또 다른 여행’이라는 의미를 담은 복합 문화공간입니다. 또한 최근에는 국제요가&명상센터 오픈을 준비하고 있습니다.
젠요가는 몸과 마음의 건강을 통해,
더 나은 삶을 꿈꾸고자 하는 분들을 위한 도심 속 명상 공간을 만들어갑니다.
카톡 공해에서 벗어나 업무의 평화를 찾다
15개의 센터를 운영하고 있는 젠요가는 각 센터의 선생님들 간 소통이 매우 중요합니다. 잔디를 도입하기 전에는 모든 센터의 선생님들과 한 공간에서 만나서 대화를 나누기는 쉽지 않았습니다. 그래서 카카오톡을 활용해 주로 소통을 했는데, 센터가 많아지다 보니 관리해야 하는 카톡방이 많고, 대화 내용을 찾거나 파일을 확인하기가 힘들었습니다. 그리고 회원들과 선생님들 간의 모든 소통을 카카오톡으로 진행할 때 인간적인 실수가 생길 수 있어 분리된 채널을 이용해야만 했습니다. 여러 가지 소통 툴을 알아보았지만, 우리 특성에 맞는 프로그램은 잔디밖에 없었어요. 보고서 형태보다는 채팅으로 대화하면서 일하는 우리의 업무 문화에 잘 맞고, 물리적으로 흩어져 있지만 마치 한 공간에 있는 것처럼 바로 소통하며 일을 해야하므로 잔디와 같은 메시지 기반의 협업툴이 적격이었습니다.
젠요가가 잔디 위에서 유연하게 협업하는 방법
잔디 도입 전에는 카카오톡에서 대화 히스토리를 찾는데도 시간이 걸리고, 해당 채팅방을 찾는 것도 힘들었습니다. 같은 목적의 단톡방이 중첩되는 경우도 많았고요. 잔디로 일하면 업무 주제별로 대화방을 만들어 목적에 맞는 소통만 할 수 있어 업무 구분이 편해졌습니다. 또 대화방에 새로 초대된 멤버도 히스토리를 쉽게 확인할 수 있기 때문에 담당자가 바뀌어도 업무 흐름을 빠르게 이해할 수 있어 인수인계가 쉬워졌습니다.
특히 담당업무별로 각 센터에 연락할 일이 많은데, 토픽 이름을 ‘업무 – 센터’로 규칙을 정해두어서 센터별로 각 업무에 대한 데이터가 쌓이게 되어 관리가 용이했습니다. 센터 담당자에게 일일이 개별로 연락하는 번거로움을 줄였을 뿐 아니라, 센터별 토픽을 만들어두는 것만으로 정보 구분이 되고, 히스토리가 관리됩니다.
정보의 허브 잔디
정보가 한곳에 모이자 젠요가에 큰 변화가 생겼습니다.
15개의 젠요가 지점은 물리적으로 떨어져 있기에 담당자를 혼동할 때도 있고 정보가 공유되어도 묻히기 쉬운데 잔디로 소통 채널이 일원화되니 언제 언제든 정보를 쉽게 검색해서 찾을 수 있게 되었어요. 서로 공유하고 싶은 데이터, 정보 등을 보드형 토픽(게시판 형태)을 활용하여 게시하니 잔디가 젠요가의 정보 허브가 되었습니다.
카카오톡을 사용하며 가장 불편했던 점이 파일 저장 유효기간 만료였습니다. 중요한 자료도 바로바로 저장하지 못하는 경우가 잦은데, 카카오톡은 자료를 공유한 방을 다시 찾기도 어렵고, 찾은 후에도 유효기간이 만료되어서 파일을 확인할 수 없었어요. 하지만 잔디에서는 자료가 영구 보존되니 시간도 자료도 모두 세이브할 수 있게 되었어요.
스마트 검색과 드라이브도 유용하게 활용하고 있습니다. 잔디의 검색 기능을 활용하면 유형별, 멤버별, 기간별로 메시지 및 파일이 검색되기 때문에 빠르고 쉽게 원하는 정보를 파악할 수 있습니다.
젠요가에서 발행하는 콘텐츠를 잔디 커넥트를 통해 RSS피드로 한 토픽에 모두 확인할 수 있습니다. 바빠서 놓친 콘텐츠도 자동으로 알림이 뜨니 소식 확인을 쉽게 할 수 있고, 지점의 선생님들도 젠요가에 대해 더욱 큰 관심을 가지게 되었습니다. 예전에는 센터별로 따로 일했던 느낌이 들었다면, 지금은 떨어져 있어도 함께 일하는 느낌이 듭니다.
요가원에 업무용 협업툴이 필요한 이유
15개나 되는 센터를 운영하다 보니 브랜드의 일관성 있는 운영이 중요합니다. 잔디를 도입하고 각 센터와 함께 공유되어야 하는 주요 정보들은 잔디 드라이브에 저장하고 이를 활용해 각 센터는 업무를 처리하고 있습니다. 그리고 공지 토픽에서 젠요가의 운영 정책을 상시 게시하고 있으며, 이는 각 센터를 운영하는데 기본이 됩니다.
또한, 저희는 선생님들께서 강습 이외에 여러 가지 업무를 맡아 수행하시고 있는데 잔디를 통해 소통하고 업무를 진행하니 업무의 효율이 올라갔습니다. 한 예로 각 센터의 선생님들과 함께 요가 매트를 개발한 적이 있는데, 개발과정에서 요가 매트에 대한 의견을 대화방에서 나누기도 했습니다. 강습, 이벤트, 매트 개발 등과 같이 업무별로 소통공간을 구분하고 업무를 진행하니 생산성이 크게 향상되었습니다.
잔디를 추천합니다.
소통이 중요하고 지점이 많은 기업에 잔디를 추천합니다.
젠요가 같이 여러 센터를 운영하는 경우 일관성이 참 중요합니다. 카카오톡과 같은 개인용 메신저로 일일이 소통하다 보면 메시지의 누락이나 혼선이 발생하고 무엇보다 소통의 일관성을 유지하기 어렵습니다. 효율적으로 소통하고 지점과 함께 꾸준히 성장해야 하는 기업에 잔디를 추천합니다.
나에게 잔디란?
여러번 걸쳐하던 일을 한번에 정리해준 고마운 업무 동반자
어려운 말로 포장할 수도 있지만, 직관적으로 말하자면 잔디는 제 업무의 중심입니다. 잔디로 각 지점과 효율적으로 소통하고 효과적으로 업무를 진행할 수 있습니다. 빠르게 돌아가는 조직에 진정으로 필요한 것은 기능이 복잡한 툴보다 잔디처럼 쉽지만 확실한 가치를 제공하는 협업툴이라고 생각합니다. 요가 수련을 통해 심신을 단련하는 것처럼 젠요가는 잔디 위에서 15개의 센터를 단단하게 운영하고 있습니다.
