[제조] 해양 산업 플랫폼 씨넷이 빠른 협업으로 고객 가치를 실현하는 노하우는?
바다 땅 하늘을 하나로 이어주는 씨넷
안녕하세요. 해양 산업의 새로운 플랫폼을 제시하는 씨넷(SeaNet) 경영지원팀 이주은입니다. 씨넷은 세계 최고의 R&D와 엔지니어링 역량을 갖춘 4차 산업 기술 중심의 항해 통신 시스템 전문 기업입니다. 우리는 선박의 안전하고 순탄한 항해를 위해 통신 장비 제조부터 네트워크 공급과 스마트십 솔루션까지 제공하고 있습니다. 또한, 최첨단 조선∙해양 시스템 구축을 통해 시장에서 저변을 넓혀가고 있습니다.
씨넷은 부산광역시 영도구에 위치한 본사와 1공장, 청학에 있는 2공장, 서울특별시와 경상남도 거제시에 사무소를 운영하고 있습니다. 회사가 성장하면서 전국으로 뻗어 나가고 있는 씨넷은 잔디로 물리적으로 떨어져 있는 환경에서도 실시간으로 협업합니다. 씨넷은 고객의 요구사항을 잔디를 통해 피드백을 빠르게 반영하고 있으며 이를 통해 고객이 만족할 수 있는 가치를 제공하고 있습니다. 우리가 잔디 위에서 개발한 통합 시스템 솔루션 SEES(Smart Environmental Economic System)는 운항 중인 선박의 장비 상태와 항로, 속도 등 운항 상황, 해양 기상 정보 등을 육상과 실시간으로 공유하고, 이를 분석한 데이터를 토대로 안전하고 경제적인 운항을 지원합니다.
실시간 소통과 프로젝트 관리 다 되는 협업툴
씨넷은 장기간 진행하는 프로젝트 단위의 업무가 많습니다. 프로젝트는 선박 수주부터 인도가 완료될 때까지 길면 2~3년 간 진행됩니다. 서로 다른 지역에 있는 담당자들이 원활하게 소통해야 하고 중간에 담당자가 바뀌는 경우도 많습니다. 잔디를 도입하기 전에는 긴급한 소통은 카카오톡, 일상적인 업무는 그룹웨어 자체 메신저를 사용했습니다. 두 가지 메신저를 이용하니 업무의 연속성을 유지하기 힘들고 정보 보호를 위해 추가적인 노력을 해야 했습니다. 그룹웨어 메신저는 PC와 모바일 연동이 불안정했고, 카카오톡은 파일 관리가 안 되고 일과 일상을 구분하기 힘들었습니다.
정보를 보호하며 프로젝트 단위 업무 효율성을 높여줄 협업툴이 필요했습니다. 여러 협업툴을 일정 기간 직접 사용해봤는데요. 잔디만 실시간 소통이 가능한 메신저를 기반으로 효율적인 프로젝트 관리를 지원해줘 업무 흐름을 한눈에 읽을 수 있었습니다. 주제별로 대화방을 나눠주는 잔디의 ‘토픽’은 프로젝트별로 업무를 구분해 진행하고 업무 히스토리를 영구적으로 보존해 줍니다. 담당자가 변경되어도 이전 업무 기록을 모두 볼 수 있고 스마트 검색 기능으로 빠르게 자료를 찾아 업무 흐름을 파악할 수 있습니다. 또한, 메일을 이용해 업무 일할 때보다 잔디로 일하고 나서 직원 간의 피드백이 눈에 띌 정도로 빨라졌습니다. 여기에 효율적인 업무 문화를 만들기 위한 경영진의 의지가 더해져 잔디를 전사 협업 채널로 결정했습니다.
그룹웨어∙전자결재 그대로 연동 가능한 업무 플랫폼
잔디는 기존 업무 툴과 연동해 모든 일의 진행 상황을 확인할 수 있는 업무 플랫폼입니다. 일하는 방법을 크게 바꾸지 않아도 업무 효율성 향상을 경험할 수 있습니다. 씨넷은 조선해양 프로젝트를 수행하기 위해 그룹웨어 시스템에서 최적화해 개발한 프로젝트 관리툴과 잔디를 연동해 실시간으로 프로젝트 단위 업무 현황을 파악하고 피드백을 진행하고 있습니다. 우리 회사 프로젝트 관리에 최적화된 플랫폼을 계속 사용하면서 일이 진행될 때마다 잔디에서 알람과 내용을 확인할 수 있어 그룹웨어 내에서 프로젝트를 활용하는 시간을 단축시킬 수 있게 됐습니다.
그룹웨어의 전자결재 시스템도 잔디와 연동해 신속한 결재 프로세스를 만들었습니다. 씨넷은 전자결재를 통해 지출품의서, 기안서, 회의록, 출장보고서 등을 작성해 각 전결 규정에 따라 결재를 진행하고 있습니다. 잔디와의 연동으로 그룹웨어에 접속하지 않고도 신속하게 결재 현황을 확인할 수 있게 되었습니다. 전자결재의 신속한 확인 및 피드백으로 업무 효율성을 높이고 있습니다.
토픽을 정리해 주는 씨넷 루팡!
씨넷의 잔디 토픽은 전사 공지 토픽, 팀별 토픽, 프로젝트별 토픽으로 구성돼 있습니다. 씨넷은 ‘잔디 토픽 지침서’와 ‘씨넷 루팡’을 바탕으로 구성원들이 잔디를 효율적으로 사용하도록 규정하고 있습니다. 전사 공지 토픽을 통해 주요 공지 내용을 직원들에게 한 번에 쉽게 공유할 수 있고 긴급 상황 시에 미확인 멤버를 확인해 다시 한번 공지 내용을 전달하고 있습니다. 또한 팀별, 프로젝트별로 토픽을 나눠 업무를 구분하고 있습니다. 각 토픽에 업무 히스토리가 기록되어 있으니 업무 흐름을 파악하고 자료를 빠르게 찾을 수 있습니다.
토픽 삭제는 씨넷 루팡이 3개월 이상 대화가 없거나 자료가 공유되지 않는 경우 진행합니다. 씨넷 루팡은 오래된 토픽을 정리하고 신규 토픽에 집중하기 위해 개설된 관리자입니다. 잔디 블로그 GC녹십자지놈 고객사례 ‘홍길동’1[연구소] GC녹십자지놈이 잔디의 무한한 가능성을 실현하는 비법은?을 보고 착안했습니다. 씨넷 루팡은 해당 토픽의 담당자 및 구성원의 초대로 참여해 관리자 권한을 부여받고 해당 토픽의 담당자들을 방에서 내보내는 역할을 하고 자료 보관을 목적으로 활동합니다. 토픽을 먼저 나가기 힘들었던 직원들도 씨넷 루팡을 초대해 눈치를 보지 않고 토픽을 나갈 수 있어 불필요한 토픽을 쉽게 정리할 수 있는 계기가 됐습니다.
보드뷰로 훨씬 간결해진 업무 처리 과정
잔디는 실시간 소통에 적합한 실시간 대화방 형태 챗뷰와 전사 공지를 위한 게시글 형태 보드뷰를 제공해 업무 용도에 맞는 소통 방식을 지원합니다. 씨넷은 보드뷰 토픽을 활용해 일하는 방식을 간결하게 바꿨습니다.
일정 공유
팀별로 보드뷰 토픽을 개설해 팀원의 근태와 휴가 일정을 공유하고 있습니다. 매달 게시글에 개인의 연차, 반차, 조퇴 일정을 댓글로 공유하고 있습니다. 팀원들의 휴가 일정을 확인해 업무 공백이 발생하지 않게 서로 일정을 조율하고 팀원 간의 의사소통도 더욱 활성화됐습니다.
사무용품 신청
사무용품 신청 과정도 잔디로 일하고 효율적으로 변했습니다. 이전에는 이메일을 통해 사무용품 신청을 접수 받았습니다. 여러 구성원이 보낸 이메일을 개별적으로 확인하는 데 많은 시간이 걸렸습니다. 잔디 도입 후, 월별로 게시글을 등록해 기간 내에 댓글을 등록한 신청자만 사무용품 주문을 하고 있습니다. 신청하는 직원도 간편하고 관리해야 하는 담당자도 더욱더 빠르게 업무를 진행할 수 있게 됐습니다.
간단하지만 확실한 업무 진행률 관리
씨넷의 모든 구성원은 잔디의 할 일 기능을 통해 일일 업무를 기록하고 공유합니다. 매일 아침 할 일 목록 캡처본을 팀별 업무 공유 토픽에 업로드합니다. 할 일은 마감 기간과 총 4단계로 구분된 업무 진행률을 설정할 수 있어 업무가 진행되는 정도를 시각적으로 확인할 수 있습니다. 퇴근 시간에 맞춰 할 일 리스트를 다시 캡처해 토픽에 공유하는데요. 리더는 팀원의 일일 업무를 확인할 수 있고 팀원들은 본인의 업무를 누락하지 않고 실행할 수 있습니다. 또한, 채팅 메시지를 바로 할 일로 등록해 업무를 놓치지 않고 진행 상태를 계속해서 확인할 수 있어 일의 진행률을 편리하게 관리합니다. 잔디로 일하기 전에는 그룹웨어의 전자결재로 퇴근 시간 전까지 업무일지를 결재받아야 했어요. 지금은 잔디에서 간단하지만 확실하게 업무 진행률을 관리하고 있습니다.
조직도 내선 번호 확인
아날로그로 관리하던 내선 번호를 잔디의 조직도와 프로필 기능을 활용해 디지털화해 업무 생산성을 높였습니다. 잔디로 일하기 전에는 표로 만든 각 팀원의 연락처와 내선 번호를 프린트해 책상 주변에 붙여 확인했습니다. 직원 수가 매년 증가하면서 내선 번호를 찾고 전화를 연결하는 시간이 길어졌는데요. 이를 해결하고 고객들에게 빠르게 피드백을 하기 위해 잔디의 조직도를 활용하고 있습니다. 잔디의 조직도나 검색창에서 구성원의 이름을 검색해 클릭하면 프로필에 담당자의 전화번호, 휴대전화, 메일 등의 정보를 확인할 수 있습니다. 씨넷은 담당자 전화번호 칸에 따로 내선 번호를 표기해 필요한 담당자 연락처를 신속하게 찾아 연결합니다. 이제 상대방이 담당자를 기다리는 시간을 줄일 수 있게 됐습니다.
잔디로 일 잘하는 방법을 꾸준히 탐구
잔디를 씨넷 현황에 맞게 사용할 수 있도록 사내에서 꾸준한 노력을 하고 있습니다. 씨넷은 매월 팀 단위의 학습조를 운영합니다. 학습조란 ‘소통하는 구성원들이 원하는 성과를 달성하기 위해 팀 단위 학습 방법을 서로 공유하면서 끊임없이 배우는 조직’을 뜻합니다. 지난 6월에는 학습조 주제로 ‘잔디 기능 활성화’를 채택해 각 팀에서 잔디 기능을 이용해 활용 방안들을 여러 가지 제안했습니다. 그중 전사적으로 실행된 사항이 ‘씨넷 루팡’과 경조사 공유 및 사내 전체 공지 토픽 생성입니다. 학습조 이후 직원들에게 생소했던 잔디의 기능(즐겨찾기, 부재중, 글자 효과, 할 일 기능 등)도 공유되어 더욱 많은 기능들을 사용할 수 있게 됐습니다.
커뮤니케이션 병목 현상을 해결해준 잔디 활용법
댓글 기능
각 토픽에서 자료를 공유할 때 댓글 기능을 이용해 피드백을 주고 받거나 감사의 인사를 전하고 있습니다. 휘발성이 강한 개인용 메신저로 소통할 때보다 정확한 피드백이 가능하고 다양한 이모티콘으로 감정을 표현 할 수 있어서 사내 분위기가 한층 밝아졌습니다.
준회원 초대
외부 업체와 지속적인 협업이 필요할 경우, 준회원으로 초대해 잔디에서 일합니다. 이메일로 소통할 때 보다 관용적인 인사치레를 하지 않아도 되고 피드백이 빠르게 이뤄져 업무 진행 속도가 매우 신속해졌습니다.
드라이브
잔디 드라이브를 통해 파일을 전사에 공유하고 있습니다. 예를 들어 새로 도입된 프로그램의 사용 방법 등 직원들이 궁금해할 사항들을 문서로 정리해 수시로 직원들이 볼 수 있도록 잔디 드라이브에 업로드해 공유하고 있습니다. 이를 통해 개별적인 질문이 감소되어 업무 효율성을 또 한번 올릴 수 있게 됐습니다.
투표 기능
잔디 투표 기능을 활용해 구성원들의 여러 의견을 수렴하고 있습니다. 간단한 점심 식사메뉴부터 포상금 활용 방안 등을 기간 내에 투표해 의견을 보다 빠르게 받을 수 있게 됐습니다. 기존에는 담당자가 개별적으로 이메일 보내고 회신을 받았는데요. 이메일 회신 속도도 느리고 회신을 주지 않는 직원들도 있었습니다. 이제는 잔디 투표 기능을 통해 회신 속도가 배로 빨라졌으며 의견 수렴도 보다 활성화됐습니다.
잔디를 추천합니다
프로젝트 단위 업무가 많은 기업에 잔디를 추천합니다.
씨넷은 프로젝트 단위 업무가 많은 회사입니다. 프로젝트가 시작되면 회사 내 임직원뿐만 아니라 전문 엔지니어와 협력사 직원 등을 잔디로 초대해 빠르게 의견을 공유하고 피드백을 반영해 고객의 만족도를 높입니다. 씨넷과 같이 프로젝트 단위 업무를 진행하며 고객이 만족하는 가치를 만들고 싶은 회사에 잔디를 추천합니다.
우리 회사에게 잔디란?
대화를 요청하면 바로 응답해주는 무전기입니다.
현대전에서는 전투가 벌어지면 특정 부대에 명령하거나 필요한 곳에 지원하고 전황을 모니터링하는 것이 모두 통신 장비를 통해서 이루어집니다. 통신 기기 덕분에 병사들은 전투 중에 지휘를 받으러 작전 본부까지 직접 이동하지 않아도 됩니다. 잔디도 마찬가지입니다. 잔디를 통해 전체 조직이 하나가 되며 업무를 공유하고 유연성 있게 협업을 요청하고 있습니다. 잔디를 씨넷이 공급하는 제품으로 비유하자면 선박에 공급하는 무전기와 같이 꼭 필요한 협업툴입니다.
