생산성을 높이고 싶은 우리 팀에 딱 맞는 협업툴은?
공간(空間, Space)은 어떤 물질·물체가 존재할 수 있거나 어떤 일이 일어날 수 있는 장소를 뜻합니다. 그 공간이 업무로 채워지면 업무공간이 되겠죠? 회사라는 장소(Place)만이 업무 영역이었던 이전과 달리 디지털 트랜스포메이션을 통해 그 정의가 공간(Space)로 바뀌고 있습니다. 일하는 곳이 업무 공간이 되는 하이브리드 시대, 하지만 물리적 제한이 있기 마련인데요, 다양한 디지털 협업 서비스, 즉 업무·협업 도구를 통해 시간과 장소 구애받지 않고 함께 일하는 것이 가능하며 높은 업무 효율도 가능해졌습니다.
가장 대중적으로 알려진 다양한 업무 캔버스를 제공하는구글 워크스페이스(Google Workspace), 실리콘밸리에 돌풍을 가져온 메모 형태의 협업공간 노션(Notion), 소통 기반으로 개발된 협업툴잔디(JANDI) 그리고 프로젝트 관리 대장 툴 먼데이닷컴(Monday.com)에 대해 소개하고자 합니다. 이 4개의 서비스는 서로 다른 성격을 갖고 있는데요, 그렇다면 우리 조직 업무 방식을 위한 협업공간 서비스는 무엇일까요?
업무를 위한 캔버스 ‘구글 워크스페이스’
그림을 그릴 때 어떤 캔버스를 선택하느냐에 따라 그 분위기가 달라지듯, 업무에서 새로운 작업을 시작할 때 원하는 업무 결과물을 위해 가장 적절한 업무툴을 선택합니다. 구글은 업무를 위한 캔버스를 제공하죠. 최근 구글의 온라인 업무 도구 서비스 지스윗(G-Suite)에서 협업을 강조한 서비스 구글 워크스페이스로 리브랜딩 했습니다.
개인 업무에 중점뒀던 온라인 업무툴 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션과 같은 기존 서비스에 스마트 칩을 탑재해 멘션 기능을 강화하여 공유가 편이해졌죠. 그리고 지메일(Gmail)이 업무 알림과 소통 역할로 협업 공간의 메인 프레임 역할로 강화됐고, 캘린더(Calendar), 드라이브(Drive), 문서(Docs), 스프레드시트(Sheets), 프레젠테이션(Slides), 밋(Meet), 챗(Chat)이 하나의 공간 안에 통합됐습니다.
개인 작업 위주의 업무 수행 방식을 가진 조직이라면 구글 워크스페이스 활용성이 높을 것입니다. 하지만 국내에서는 익숙치 않은 채팅 UI와 비동기성 메일로 인해 구글 스프레드시트, 프레젠테이션, 문서와 같은 업무툴만 사용되고 실시간 소통이 가능한 협업 메신저 잔디나 개인 메신저 카카오톡, 네이트온과 같은 타 서비스를 추가 사용하는 조직이 많은 편입니다.
업무 생산성을 위한 노트 ‘노션’
‘모든 사람이 기본으로 쓰는 노트 앱’이라는 컨셉으로 서비스화된 노션은 다양한 업무 도구들을 노션 페이지에 구현하며 작업할 수 있습니다. 개인 업무 관리를 위해 노트 작성을 할 수 있지만, 협업을 위한 노트 공간도 구성할 수 있습니다. 공유된 노트에 카드를 형성하여 프로젝트 관리가 가능하고, ‘블록’ 단위로 구성되는 ‘텍스트’를 통해 업무 기록을 할 수 있습니다. 단일화되지 않는 노트의 형태로 개인·팀의 업무 성향에 따라 꾸밀 수 있어 활용성을 높일 수 있습니다. 채워진 노트 페이지는 웹페이지 화가 가능하여 개발자가 아니더라도 노션을 활용해 웹페이지를 만들 수 있습니다.
노트 개념의 업무공간으로 업무 생산성을 높일 수 있는 장점이 있으나, 원활한 소통이 필요한 협업 문화를 가지고 있는 조직이라면 불편할 수 있습니다. 채팅 기능을 담고 있지 않아 작업물에 댓글로만 소통이 가능하기 때문이죠. html 코드를 임베드링크를 통해 챗을 만들어 커뮤니케이션할 수 있지만 이는 개발자가 아니라면 어렵습니다. 이에 노션을 사용하는 조직은 대체로 소통 기반의 협업툴 잔디나 개인 메신저 카카오톡와 같은 외부 소통 서비스를 함께 사용합니다.
빠르고 원활한 업무 소통 ‘잔디’
소통하는 곳이 업무공간이 되는 잔디는 한국에서 개발된 협업 서비스로 현재 70개국에 서비스 되고 있습니다. 앞서 소개한 구글 워크스페이스, 노션처럼 개인 업무에 중점을 둔 서비스와 달리 ‘Seamless communication(끊김없는 원활한 소통)이 업무 효율성을 높인다’는 핵심 컨셉하에 메신저 형태로 디자인된 협업공간 서비스입니다. 미팅, 전화, 메일, 채팅과 소통 방식을 위해 다수의 툴을 사용하여 업무 단절을 방지하고 하나의 플랫폼 잔디에서 원활한 소통으로 높은 업무 효율성을 이끌어 냅니다. 개인·팀에 맞는 업무 도구 서비스(구글 워크스페이스, 노션, 트렐로, 지라 등)을 활용하고 작업물을 잔디 위에서 공유하고 의견을 나눌 수 있습니다.
타 서비스를 활용하더라도 ‘잔디 커넥트’라는 연동 서비스를 통해 메일, 뉴스, 타 업무툴 서비스 알림 등을 받아 볼 수 있어 반복적인 업무를 자동화가 가능합니다. 일에 더 집중할 수 있는 시간과 에너지를 아낄 수 있죠. 잔디 서비스팀에서도 고객을 위한 문의나 이슈 등을 자동화 알림으로 받아 해외 업무 툴 제공사보다 빠른 대응과 조치가 가능하여 높은 서비스를 제공합니다. 공간의 제약을 허물기 위해 툴 내에 ‘미리보기’ 기능이 있어 언제 어디서나 별도 파일 다운로드 없이 확인이 가능하여 장소와 기기의 제한으로부터 자유롭습니다. 이처럼 잔디는 빠르고 원활한 소통을 통해 업무 속도를 높이고, 연동 서비스로 다양한 외부 업무툴을 함께 사용하여 높은 업무 효율성을 원하는 조직에 적합합니다.
프로젝트 관리 ‘먼데이닷컴’
먼데이닷컴은 사무실에서 사용하던 이메일 또는 게시판을 이용한 업무 지시, 일정 관리, 업무 현황 파악을 온라인에서 가능케 한 관리 대장 서비스입니다. 영업&CRM, 마케팅, 소프트웨어 개발과 같은 다양한 직무의 업무를 위한 대지가 기본 셋팅 되어 있어 원하는 것을 적절히 택하여 사용할 수 있으며, 만들어진 대지를 경영진이 확인하여 부서별 프로젝트 현황을 쉽게 파악할 수 있습니다. 잔디처럼 구글 워크스페이스나 트렐로 지라 등 여타 서비스를 연동할 수 있는 서비스도 가능해 개방성도 넓은 편입니다.
업무 자동화에 있어서도 큰 장점을 갖고 있습니다. ‘어떤 상태(A) 항목이 무언가(B)라도 변하면, 이 행동(C)을 해라’와 같은 업무를 자동화할 수 있따. 예를 들어 ‘상담 요청(A)에 전화 요청(B)이 들어오면, 자동 이메일(C)가 발송이 된다’가 가능하죠. 이처럼 프로젝트 운영 시 다소 많은 반복적인 업무가 요구된다면 먼데이 닷컴을 활용해 업무 효율을 높일 수 있으나, 강력한 대시보드 형태의 툴 디자인 안에서 원활한 소통 면에서 아쉬움을 느낄 수 있습니다.
개인 성향이 다른 것처럼 팀과 조직의 업무 성향과 방식도 다릅니다. 아무리 좋은 업무툴이여도 우리팀·조직에 맞지 않는다면 오히려 업무 효율을 떨어뜨릴 수 있죠. 그리고 시대의 흐름이나 예기치 못한 갑작스러운 환경 변화에 따라서도 이전에 잘 맞던 툴이 더 이상 맞지 않을 때도 있습니다. 역으로 변하지 않는 업무 환경 조건은 무엇일까요? 만약 원활한 소통을 기반으로 협업 환경이 조성된다면 업무 환경의 변화에도 큰 영향을 받지 않고 빠르게 대응할 수 있지 않을까요?
