[헬스케어] 동행재활요양병원이 구성원과 환우 그리고 그 가족과 동행하는 법
- 주제별 대화방을 통해 개인 정보 누출 걱정이 없어졌습니다.
- 업무상 필요한 파일과 자료를 잔디로 안전하게 공유하고 관리합니다.
- 언제 어디서나 잔디로 빠르게 소통합니다.
안심이 되는 동행재활요양병원
안녕하세요, 동행재활요양병원 총무과의 이효찬 사원입니다. 광주광역시에 위치한 저희 동행재활요양병원은 2019년에 개원해 ‘환우(患友)’의 시선으로 바라보고 가족의 마음으로 함께하는 병원으로서 양·한방 협업을 통해 질 좋은 의료 서비스를 제공하고 있습니다. 저희 병원은 광주 지역사회에서 꽤나 큰 규모의 병원인데요, 넓고 깨끗한 시설에서 환우 약 400여 분의 재활치료부터 요양까지 책임지고 있습니다.
저희 병원은 지하 5층부터 지상 7층까지 공간이 나눠져 있는데요, 총 12층으로 나뉜 공간에서 각자의 업무를 맡고 있어 아무래도 직접 대면하지 못한 채 의견을 나눠야 하는 경우가 많습니다. 더불어 병원의 특성상 급작스러운 사건에 대응해 빠르게 소통해야 하는 경우도 많아 부서장을 포함해 약 70명 정도의 구성원이 잔디를 정회원으로 사용하며 사내 소통을 하고 있습니다.
병원에서 업무용 협업툴을 도입한 이유
잔디를 도입하기 전에는 사내에 ‘K-메시지’라는 내부 메신저가 있었음에도 주로 개인용 메신저인 카카오톡으로 업무 소통을 했습니다. 그런데 카카오톡도 계속 사용을 하다 보니 업무에 쓰기엔 여러 한계가 있었습니다. 총무과에서 일하는 저를 비롯해 병원의 많은 행정직의 경우 업무 중에 파일을 주고받는 경우가 많습니다. 어떤 사람이 신청한 서류를 파일로 만들어서 전달하거나, 보건소와 협업할 때 필요한 문서도 내부에서 많이 주고받죠. 그런데 카카오톡에서는 아무래도 파일을 공유한 다음에 파일을 찾기도 어려웠고, 일정 기간이 지나면 파일을 받을 수가 없어 소중한 업무 자료를 자산화할 필요가 있다고 생각이 들었습니다.
게다가 아무래도 카카오톡은 개인용 메신저이다 보니 환우분들의 정보 보호가 중요한 병원에서 쓰기엔 보안적으로 우려되는 점이 많았습니다. 이러한 문제를 바탕으로 총괄 이사님께서 보안적으로도 믿을 수 있으면서 업무 자료를 기한에 상관없이 저장할 수 있는 협업툴 도입을 적극적으로 결정했고, 업무 효율성을 높이고 부서·인원 간에 있었던 소통의 벽을 무너뜨릴 수 있도록 여러 협업툴 중 잔디를 선택하게 되었습니다.
병원이기에 더 중요한 잔디의 주제별 대화방
앞서 말했듯 병원은 업무 특성상 환우분들의 개인 정보를 다루는 일이 많습니다. 따라서 어떤 정보나 특정 정보가 포함된 파일을 제한된 인원에게만 공유하는 것이 보안에 있어 가장 중요합니다. 이러한 개인 정보 이슈는 개인용 메신저를 업무에 사용할 때는 아무래도 문제가 있을 수밖에 없습니다. 모든 구성원이 들어가 있는 단체 톡방에 개인 정보가 포함된 파일을 공유하면 안 되니 매번 필요한 사람과 새로운 창을 만들어 파일을 공유하게 되고 더욱 정보와 자료 관리가 어려워지기 때문입니다.
이러한 문제를 해결해 준 것이 바로 잔디의 주제별 대화방, 토픽이었습니다. 주제에 맞게 비공개 토픽을 만들어 관련 인원만 초대해서 중요한 파일을 공유하니 혹시 관련되지 않은 사람에게 정보가 노출될까 노심초사할 일이 없어졌습니다. 어떤 파일이 공유되었는지도 파일 탭을 통해서 쉽게 확인이 가능하고, 중요한 문서의 경우 워터마크 기능도 사용할 수 있어서 더욱 개인 정보 걱정도 사라졌죠. 이렇게 잔디의 가장 기본적인 토픽과 메시지 기능만으로 업무의 가장 중요한 부분이 해결되어 업무 효율이 크게 올랐습니다.
언제 어디서 누구나 쉽게 사용이 가능한 협업툴
병원은 다양한 연령대, 다양한 직무의 구성원들이 함께 협업하는 공간입니다. 저희 동행재활요양병원에도 다양한 연령대의 분들이 많으십니다. 특히 간호사 선생님들이나 간호조무사 선생님들은 연세가 좀 있으신 편입니다. 그래서 업무용 협업 도구를 도입할 때 누구나 쉽게 사용할 수 있는 점이 중요하죠. 잔디의 경우 저희 총무과에서 이메일을 받아서 잔디 가입과 설치만 도와드리면 빠르게 적응하셔서 파일 공유나 @멘션도 쉽게 하셨습니다. 시간으로 따지면 30분에서 1시간 안에 숙달하실 만큼 잔디가 직관적인 것 같습니다.
잔디의 또 다른 장점은 다양한 디바이스에서 쓸 수 있다는 점인 것 같습니다. 환우분들과 직접 마주하고 업무하시는 분들, 그러니까 간호사 선생님 같은 분들은 일반적인 기업의 구성원과 달리 개인 노트북을 사용하지 않으십니다. 공간마다 함께 사용하는 PC가 두 대 정도 있는 정도인데, 잔디는 핸드폰에서 메시지 확인이 가능해 다들 만족해하십니다. 최근에도 재활 치료를 담당하시는 분이 치료 중이라 바쁘신 와중에 급한 건에 대해 확인이 필요했는데, 잔디 덕분에 사무실로 따로 들어가서 확인할 필요 없이 모바일 확인을 해주셔서 편리했던 기억이 있습니다.
저 같은 경우에도 비품 구매 등의 목적으로 여러모로 외부로 이동하는 일이 많은데 잔디에서 엑셀과 같은 업무 파일을 이동 중에 전화 통화를 하면서도 확인이 가능해 언제 어디서나 업무의 연속성을 이어나갈 수 있게 되었습니다. 이 외에도 저희 병원은 조직도 기능 등 다양한 잔디의 기본적인 기능으로 업무에 도움을 받고 있습니다.
협업툴 잔디를 추천합니다
어떤 분들은 병원에 왜 협업툴 도입이 필요한 지 의문을 가지실 수도 있습니다. 개인용 메신저로도 충분하다고 느끼는 분들도 계실 수 있죠. 그러나 병원과 같이 단발적인 사건이나 이벤트가 많은 곳일수록 잔디 도입을 추천합니다. 병원은 어떤 환우분이 다치는 경우부터 보건소에서 급작스럽게 업무를 요청하는 것까지 많은 일이 매번 단발적으로 일어납니다. 이런 경우 잔디와 같은 업무용 협업툴이 준비되어 있지 않으면 해당 업무를 처리하거나 중요한 소통을 하는데 시간이 오래 걸릴 수밖에 없습니다.
따라서 하루하루의 반복적인 업무 일정이 정해지지 않은 기업, 현장에 나가야 하거나 영업을 위해 외부 일정이 많은 곳이라면 잔디를 쓰면 좋을 것 같습니다. 사무실에 있지 않더라도 언제든 특정 주제별 대화방에 담당할 수 있는 동료를 초대할 수도 있고, 잔디 위에 쌓여 있는 업무 히스토리를 필요할 때 바로바로 찾아보고 참고할 수 있어서 이러한 단발적인 업무를 신속하게 해결하는 데 있어 잔디는 정말 좋은 해결책입니다.
안심이 되는 협업툴, 잔디
잔디는 업무에 있어서 항상 안심이 되는 협업툴입니다.
환자가 더 나은 삶을 지낼 수 있게 돕는 저희 동행재활요양병원은 부모님을 모셔도 당당하고 안심이 되는 병원이 되기 위해 늘 노력하고 있습니다. 그리고 협업툴 잔디가 저희 병원이 믿을 수 있는 병원이 되는 데에 큰 도움이 되고 있습니다. 잔디를 통한 빠른 소통 덕분에 어떤 급박한 일도 언제 어디서나 빠르게 처리할 수 있게 되었고, 환우분들의 소중한 개인 정보도 더는 걱정할 필요가 없어졌습니다.
여기서 그치지 않습니다. 늘 걱정이 많으실 환우분들의 가족분들과 소통하는 다양한 콘텐츠도 잔디 위에서 공유하고 있으며, 구성원과의 내부 소통도 잔디의 이모티콘을 활용하며 서로 더 친근하고 부드럽게 할 수 있게 되었습니다. 이처럼 잔디는 동행재활요양병원이 구성원과 환우 그리고 그 가족과 동행하기 위한 업무를 하는 데 있어 항상 안심이 되는 협업툴입니다. 앞으로도 잔디를 통해 더 나은 소통을 진행하고 업무의 효율이 더 높아질 것을 기대합니다.
