[커머스] 알림봇을 구현해 업무 자동화를 실현한 텐바이텐
- 부서 간 활발한 소통의 중심에는 잔디가 있습니다.
- 잔디 커넥트로 매출 보고 알림 등 업무 자동화를 실현했습니다.
- 효율성과 비용 문제를 한 번에 해결했습니다.
국내 1위 디자인 감성채널 텐바이텐
텐바이텐(10×10)은 다섯 명의 92학번 건축학과 동기들이 모여 창업한 디자인 감성 쇼핑몰입니다. 저희는 디자인 쇼핑몰이라는 개념이 생소하던 2001년부터 지금까지 20년이 넘도록 디자인과 감성이라는 키워드를 가지고 고객들에게 차별화된 감성과 경험을 제공해왔습니다.
온라인과 오프라인에서 트렌드를 반영한 다양한 상품들을 판매하고 있는 텐바이텐은 런칭 당시부터 디자인 문구 영역에서 개척자 역할을 해왔는데요, 이제는 단순한 디자인 쇼핑몰을 넘어 디즈니와 스누피 캐릭터 상품 등 다양한 PB 상품을 기획, 판매하고 있습니다. 이렇게 저희는 “You’re already different”라는 슬로건을 바탕으로 텐바이텐을 이용하는 모든 고객이 자부심을 가질 수 있도록 고객과의 공감을 가장 중요하게 생각하며 늘 새로운 것을 시도하고 있습니다.
유닛 간 커뮤니케이션이 활발한 텐바이텐
텐바이텐은 업무가 매우 세분화되어 있고, 커뮤니케이션이 활발한 조직입니다. 부서는 16개의 유닛으로 구성되어 있고, 150명의 정규직원과 50명의 계약직원, 아르바이트생이 함께 일하고 있습니다. 주요 커뮤니케이션 수단은 잔디(JANDI)이며 컨플루언스(Confluence), 지라(JIRA) 등의 협업툴도 잔디 커넥트로 연동해 사용하고 있습니다.
< 텐바이텐이 사용하는 협업툴 >
- 잔디 : 업무 커뮤니케이션 및 파일, 링크 공유
- 지라 : 이슈 트래킹
- 컨플루언스 : 사내 위키(wiki) 및 업무 기록 문서화
- 구글 캘린더 : 팀별 일정 관리
16개의 유닛이 서로 소통을 하다 보니 텐바이텐의 커뮤니케이션은 마치 그물망 같습니다. 예를 들어, 수입 부서를 통해 수입상품이 들어온다고 하면 콘텐츠팀에서는 촬영 등 콘텐츠 제작을 위한 자료와 샘플을 요청합니다. 회계팀과 물류팀에서는 결제 및 재고 파악을 위해 수량과 가격 정보를 요청하죠. 디자인팀에서는 상품 노출 페이지를 만드는 디자인 작업을 하고, 채널운영팀에서는 상품 노출 시기와 구좌를 검토하는 등 여러 부서들이 서로 협업해 세분화된 업무를 진행하게 됩니다.
이런 식으로 수입팀, MD팀 등 여러 유닛에서 각자 필요한 내용을 서로 요청하고 공유하다 보니 유닛 간 대화하는 잔디 토픽(대화방)이 정말 많이 생성되었습니다. 처음 잔디를 도입했을 때 관리자가 토픽을 세팅해 주지 않았는데도, 부서끼리 필요한 대화방을 직원들이 자발적으로 만들다 보니 지금과 같은 다양한 형태의 부서 간 토픽들을 사용하고 있습니다.
개인용 메신저의 문제점
잔디를 도입하기 전에는 주로 네이트온과 카카오톡을 사용했습니다. 그러나 개인 메신저를 업무에 사용하다 보니 사적인 일과 공적인 일이 혼재되어 관리상의 어려움이 발생하기 시작했습니다. 또, 사내 보안망 이슈로 첨부파일의 전송도 불가능했고 새로운 멤버가 들어올 때마다 이전 히스토리를 공유하는 일도 어려웠습니다. 기업 규모가 커지고 인원이 증가할수록 회사 업무만을 위한 효과적인 커뮤니케이션 툴의 필요성이 커지게 된 것입니다.
이전에는 사고 방지나 이슈 대응을 위해 판매 상품에 문제가 있을 경우 직원들에게 알림 메시지를 문자로 보내고 있었습니다. 예를 들어, 상품 마진이 비정상적으로 계산된다거나, 주문이 급증한다거나 하는 것들이죠. 혹시 모를 경우에 대비해 전 직원에게 항상 문자를 발송하다 보니 비용이 많이 들어서 전사 공유가 아닌 일부 직원들에게만 문자를 보내곤 했습니다.
처음에는 위 문제들을 해결하기 위해 서버 구축형 메신저를 도입해 사용하기도 했습니다. 하지만 구축형 메신저는 모바일에서 사용이 불가능 했고 내부 구성원 간 커뮤니케이션도 제대로 이루어지지 않아 2018년에 잔디를 정식으로 도입하게 되었습니다.
잔디를 선택한 가장 큰 이유 중 하나는 바로 웹훅 기능이었습니다. 웹훅을 이용하면 원래 일부 직원들만 문자로 받아보던 이슈 알림을 모든 직원들이 참여하는 잔디 대화방에서 볼 수 있기 때문입니다. 비용이 절약될 뿐 아니라 더 효율적이었습니다.
텐바이텐이 잔디 사용하는 법
1. 잔디 커넥트 활용하기
잔디 커넥트의 인커밍 웹훅을 이용해 매출 보고부터 주문 급증 상품, 급상승 검색어, 판매내역 체크 등 서비스 판매 현황을 전사적으로 공유하고 있습니다. 웹훅은 처음엔 사고 방지나 이슈 대응을 위한 알림을 받기 위해 만들었습니다. 잔디를 도입하기 이전에는 이전에는 알림을 SMS 문자로 발송했기 때문에 문자를 받아보는 직원 수만큼 비용이 지출되었습니다.
하지만 잔디를 도입하고 나서는, 토픽에 무료로 웹훅을 연동하기만 하면 되기 때문에 기존에 나가던 문자 비용이 사실상 없어졌고, 오히려 더 많은 직원들에게 이슈를 공유할 수 있게 되었습니다. 문자 알림을 받지 않아도 되니 직원들의 만족도도 높아졌습니다.
이 밖에도 잔디 커넥트로 다양한 업무 자동화를 진행하고 있는데요, 컨플루언스나 지라, 구글 캘린더 등 외부 서비스와의 연동을 통해 프로젝트 진행 상황을 잔디에서 한 번에 확인하고 있습니다. 이곳저곳에서 확인할 필요가 없어 정말 편리합니다.
1) 매출 보고
2) 서비스 상태 체크
3) 급상승 검색어 알림
4) 외부 서비스 연동
2. 파일과 링크 공유하기
잔디를 도입하고 문서나 링크 공유가 정말 편해졌습니다. 토픽별로 필요한 내용을 바로 공유할 수 있고, 한 번 공유된 파일과 메시지 내용은 영구 보관되기 때문에 히스토리가 남아 좋습니다. 그래서 사내 위키와 업무에 관한 기록을 컨플루언스를 활용하고 해당 문서의 링크는 잔디로 공유하고 있습니다. 또한 커머스 특성상 디자인 작업이 많은데 디자인 시안이나 기획안을 잔디로 공유해 피드백을 주고받습니다.
3. 커뮤니케이션 채널 일원화하기
텐바이텐은 정규직이든 아르바이트생이든 커뮤니케이션이 필요한 직무라면 잔디에 정회원으로 초대해 사용하고 있습니다. 또한 자주 소통하는 외부 업체라면 아예 잔디에 준회원으로 초대를 해 사용하고 있습니다. 전 직원이 사용하는 커뮤니케이션 채널이 잔디로 단일화되었습니다.
또한 토픽 성격에 맞게 챗뷰와 보드뷰를 사용하고 있습니다. 전사 공지나 데일리 스크럼의 경우 보드뷰를 활용해 게시글 형태로 내용을 공유합니다.
저희 팀에서는 또한 장애나 빨리 확인해야하는 이슈라고 생각되면 ‘도와줘! 장애다! 매출이 떨어지고 있어!!’ 라는 토픽에 문의 메시지를 남깁니다. 한 토픽에 담당자들이 모두 참여하고 있기 때문에, 공유한 이미지나 링크들을 보고 담당자가 빠르게 확인이 가능하기에 안정적으로 서비스 운영이 가능합니다. 잔디에 이런 비상 연락망 같은 토픽 하나쯤은 만들어서 활용하시기를 추천합니다.
커뮤니케이션이 많다면 잔디를 추천합니다!
텐바이텐이 고객과의 공감을 중요시하는 색다른 경험을 주는 디자인 전문 쇼핑몰이듯
잔디는 구성원에게 색다른 일하는 경험을 제공하는 업무의 허브입니다.
토픽 중심의 잔디를 도입하고 난 후 텐바이텐의 대면 회의가 많이 줄어들었고, TF 팀 단위로 업무를 공유해 업무처리와 의사결정이 훨씬 빨라졌습니다. 그리고 본격적으로 PB 상품을 기획하고 판매하면서 IP 본사 및 제조 협력 업체와 소통할 일이 많아졌는데 국내 업체 뿐 아니라 중국, 대만과 같이 해외에 위치한 협력 업체까지 모두 잔디에 준회원으로 초대해 실시간으로 소통하고 있습니다. 이렇게 잔디에서 나눈 업무 대화와 견적서를 비롯한 자료는 모두 토픽에 남아서 필요할 때면 언제든지 검색하고 확인할 수 있습니다. 부서 간 커뮤니케이션을 비롯해 팀 안팎으로 커뮤니케이션이 많이 일어나는 기업이라면 잔디를 추천합니다!
잔디 위에서 효율적으로 소통하는 텐바이텐의 협업 방식을 영상으로 확인해 보세요!
