[제조] 휴테크가 쉬운 소통과 실시간 협업을 실현한 방법

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  • 본사 CS팀, AS팀과 현장에서 근무하는 설치, AS기사님이 실시간으로 소통합니다.
  • 수기 기록에서 벗어나 잔디 커넥트로 업무 자동화를 구현했습니다.
  • 모든 업무 기록이 잔디에 남아 있어 신규 멤버 온보딩 인수인계가 쉬워졌습니다.

 

휴식을 넘어 영감으로, 휴테크에 왔습니다


안녕하세요. 휴테크 산업(이하 휴테크)에서 전산 업무를 담당하고 있는 경영지원팀 이건중 주임입니다. 휴테크는 휴식을 연구하는 한국 헬스케어 전문 기업입니다. 휴식을 통한 삶의 질 향상이라는 기업 철학을 바탕으로 하이엔드 안마의자와 다양한 휴식 가전을 개발하고 있습니다. 또 휴테크의 대표 기술인 ‘음파진동 마사지 시스템’이 적용된 KAI GTS9 아트모션 안마의자로 CES 2022 혁신상을 받는 등 전 세계 마사지 기술을 선도하고 있습니다.

 

카카오톡, 네이트온, Synology chat?


잔디를 도입하기 전에는 편의와 업무에 따라 다른 소통 채널을 사용했습니다. 카카오톡, 네이트온과 같은 개인용 메신저를 사용했는데요. 각기 다른 툴을 사용하다 보니 개인이 관리하는 메신저와 대화방 수가 점점 증가했습니다. 이런 문제를 해결하고 소통 채널을 하나로 통합하기 위해 Synology chat을 활용하게 됐습니다. Synology chat은 NAS에서 제공하는 채팅 기능인데요. 네트워크 기반이다 보니까 속도가 보장되지 않는 경우가 대부분이었어요. UX가 사용자 친화적이지 않아 구성원 대부분이 로그인부터 어려워했어요. 별도의 앱을 설치를 하고 거기에 맞게 이제 내부에서 지정한 IP를 등록시켜 본인 확인을 거친 후 사용자 인증까지 하는 과정이 복잡했기 때문인데요. 그래서 초반에만 조금 사용하다가 다시 개인용 메신저로 돌아가야 했습니다. 시행착오를 겪는 와중에도 외부에서 업무를 진행하는 구성원과는 계속 개인용 메신저를 사용하고 있었습니다.
 

믿을 수 있는 협업툴 잔디를 선택했습니다


개인용 메신저로 협업을 진행하면 일과 일상을 구분하기 어렵고, 따로 아카이브 하지 않으면 업무 기록이 휘발됩니다. 인수인계를 할 때도 문제가 되고요. 휴테크는 잔디를 전사 협업툴로 도입해 이런 문제들을 해결했습니다. 잔디는 휴테크가 살펴본 여러 협업툴 중에서 가장 UI가 직관적이어서 구성원들이 사용하기 어렵지 않았습니다. 또 제품 특성상 외부 사용자와 협업이 많은데, 잔디는 준회원 기능을 제공해서 휴테크에 가장 적합한 협업툴이라고 판단했습니다.

 

무료로 사용할 수 있는 개인용 메신저가 있는데 왜 굳이 요금제가 부과되는 협업툴을 도입했는지 궁금한 분들도 많을 것 같아요. 휴테크는 현장에서 근무하는 설치, A/S 기사들님과 긴밀한 소통이 매우 중요합니다. 소통 내용에는 고객 정보나 제품 정도 등 보안이 중요한 정보들이 포함되어 있습니다. 이 정보들이 노출될 가능성과 서비스 장애로 실시간 협업이 어려워 현장에서 문제를 겪는 경우를 무시할 수 없습니다. 무료 서비스를 사용하면 이때 발생하는 피해에 대해서 책임질 만한 소재가 없잖아요. 잔디는 담당자가 실시간 1:1로 문의 사항에 지원도 해주기 때문에 기업에서는 유료 서비스를 도입하는 게 적합하다고 생각합니다.
 

본사와 현장을 실시간으로 연결합니다


휴테크의 대표 제품인 안마의자는 기술집약적인 제품 특성상 방문 서비스가 필수입니다. 따라서 CS팀, AS팀과 현장에서 근무하는 설치, AS기사님간의 실시간 소통이 필요합니다. 잔디는 PC와 모바일을 모두 지원하고 한 몸처럼 서비스되기 때문에 본사와 현장을 실시간으로 연결해 줍니다. 잔디 덕분에 배송이 지연되는 상황이나 고객 클레임이 발생한 경우에도 빠른 대응이 가능해요. 그룹웨어에 등록되지 않은 설치, AS기사님을 잔디 준회원으로 초대해 간편하면서도 빠르게 소통을 이어 나가고 있습니다. 
 
전국에 흩어져 있는 휴테크 직영점 점장님들과 같은 사무실에서 근무하지 않는 외부 협력사 담당자들과도 잔디에서 협업하고 있습니다. 외부에서 협업하고 있는 만큼 자체 ERP 시스템에서 지정된 권한 이외에 업무를 하기는 어렵거든요. 이때 잔디를 통해 본사 담당자나 담당 부서에 빠르게 필요한 사항을 요청하고 반영될 수 있도록 협업하고 있습니다.
 

잔디를 알고 스마트워크를 시작했습니다


협업툴을 잔디로 통합하면서 경영지원팀 업무도 효율적으로 진행하고 있습니다. 업무 특성상 구성원들에게 업무 요청을 많이 받습니다. 이전에는 개인용 메신저, 전화, 구두 등 여러 방식으로 요청을 받고 대응해야 했습니다. 제대로 기록이 남지 않기 때문에 서로 간에 무슨 일을 했는지 이제 나중에는 알기가 어렵고 책임 소재가 불분명해지는 경우도 발생했습니다. 이력 관리를 위해서 처음에는 엑셀에 요청사항과 답변 내용을 수기로 기록했습니다.
 
지금은 잔디 커넥트를 활용해 업무 요청을 스마트하게 관리하고 있습니다. 구글 설문지에 업무 요청 사항을 작성해 제출하면, 잔디 토픽으로 알림을 받습니다. 수시로 구글 설문지 답변을 확인하지 않아도 되니 신속하게 요청 사항에 대응하고 있습니다. 구글 설문지는 스프레드시트와 연동하면 손쉽게 업무 내용을 아카이브할 수 있습니다. 제품별 재고도 잔디에서 확인하고 있습니다. 잔디 토픽에서 ‘/제품명’을 검색하면 현재 판매할 수 있는 수량을 확인할 수 있습니다. 이 또한 잔디 커넥트로 스프레드시트와 연동해 구현했습니다. 잔디를 도입하고 나서 이런 스마트워크 방식을 알게되었고 업무 효율이 높아졌습니다.  
 

주기적, 단발적인 협업 모두 토픽에서 진행합니다


휴테크는 주기적으로 협업을 진행하는 부서, 팀별 토픽에서 평소에 협업을 하고, 단발적인 프로젝트를 진행할 때도 토픽을 활용합니다. 토픽을 만들면서 프로젝트가 시작됩니다. 토픽에 바로 각 부서의 담당자들을 초대해 협업합니다. 최근에는 개인 정보가 이슈였는데요. 이때 잔디에 빠르게 개인정보 관련 업무 토픽을 만들고 부서별 개인정보 담당자들을 초대해서 현재 이슈, 내부 관리 규정, 대응 방안을 공유했습니다. 따로 대면 회의를 하지 않아도 신속하게 이슈에 대응할 수 있습니다. 시무식, 종무식 등 행사 준비도 토픽을 만들어 각 부서 담당자끼리 의견을 나누고 있습니다.

 

보고서보다 잔디로 업무를 파악합니다


잔디를 사용하면서 가장 좋았던 점은 토픽에 기존 내역이 모두 남아 있어 신규 입사자도 업무 파악을 할 수 있다는 건데요. 이 장점을 신규 입사자 온보딩 프로세스에 녹여 활용합니다. 입사 초기에는 중요한 공지 사항을 확인할 수 있는 토픽에 먼저 초대한 후 순차적으로 다음 토픽에 초대해 원활한 온보딩을 진행하고 있습니다. 추후 비슷한 업무를 진행할 때도 토픽에 남아있는 업무 기록을 참고해 업무를 진행합니다. 기존 기안문이나 보고서를 참고하는 것보다 잔디 토픽에 아카이브된 업무 히스토리를 파악하기가 훨씬 빠르고 쉽습니다.
 

휴테크산업에게 잔디란?


잔디는 쉬운 소통입니다

예전에는 다른 부서 구성원과 협업하기 위해 연락처를 등록해서 개인용 메신저로 업무를 전달 하거나, 내선 번호표를 확인해서 전화로 소통해야 했습니다. 지금은 잔디에 전 구성원이 등록되어 있어 바로 소통을 진행할 수 있습니다. 부서, 팀 간의 협업과 담당자 간 소통이 쉬워졌습니다.