휴가 신청, 알림, 조회까지 잔디로 관리

게시일: 2024. 01. 09

🕑 리딩타임: 13 분

안녕하세요 잔디 CX(고객 경험) 팀입니다.
우리 멤버들의 휴가 신청과 관리, 알림, 조회 모두 어떻게 관리하고 계시나요?

잔디에서는 휴가 신청 양식의 구글 설문지 폼으로 [신청]만 하면, 구글 스프레드시트로 모든 멤버의 연차 신청을 [관리] 할 수 있어요!
또, 신청 후에는 바로 잔디로 휴가 신청 [알림]을 받아 볼 수 있고 멤버 모두 본인의 휴가를 [조회]할 수 있습니다.

휴가 신청부터 조회, 알림까지 잔디에서 모두 해결하는 잔디팀의 방법을 공개합니다.
콘텐츠가 조금 길지만, Step1~3만 활용하면 별도 휴가 시스템 없이 잔디로 해결할 수 있어요👍👍

[Step 1] 신청 / 관리 : 휴가 사용 신청서 양식 만들기

[Step 2] 알림 : 휴가 신청 토픽과 구글 스프레드시트 연동하기

[Step 3] 조회 : 멤버들이 직접 본인 휴가 조회하기

[Step 1] 휴가 사용 신청서 양식 만들기

1. 신청서 양식 만들기

1-1. 신청서 양식은 구글 설문지를 이용합니다. 각 팀에 맞춰서 필요한 항목들로 설문지를 만들어 주세요!

*개발자가 아닌 잔디 유저분들이 쉽게 따라 하실 수 있도록 설문지 양식을 공유합니다!

1-2. 휴가 신청서 항목들이 완성되었다면, [응답] 시트를 생성해요.

1-3. [설정]에서 이메일 주소 수집을 활성화하게 되면 휴가 응답 구글 시트에 이메일과 함께 수집됩니다.

1-4. [보내기]를 통해서 만들었던 설문지를 공유할 수 있습니다.

Tip : 회사에서 자주 사용하는 URL을 모아보는 잔디 북마크 기능을 활용해 보세요!
**팀 멤버들이 휴가 신청서를 찾아야 하는 번거로움을 줄일 수 있어요. (*유료 플랜에서 제공)**

2. 연차 관리를 위한 응답 스프레드시트 확인하기

휴가 신청서를 [신청]하면, 우리가 만들었던 응답 시트에서 바로 확인이 가능합니다.

*수식을 조금 더 쉽게 따라 하실 수 있도록 스프레드시트를 함께 공유해 드립니다
정상적으로 휴가 신청이 들어오는지 확인했다면..! Incoming Webhook을 위한 두 가지 설정이 필요해요!

3. Incoming Webhook으로 연동할 연차 관리 시트 설정하기

3-1. 팀 멤버들의 연차 현황 만들어주세요.

휴가 신청이 관리되는 휴가 신청서(응답) 스프레드시트 옆에, 새로운 시트를 생성해서 멤버들의 기본 인적 정보와 올해 연차 현황을 추가해 주세요. (i.e. 2023 Annual leaves 시트)
이름 / 이메일 / 입사 일자 / 해당년 발생 연차까지만 팀 멤버들의 연차 관리를 하는 팀의 HR 담당자께서 작성해 주시면 되고, 팀 규모에 따라 사번도 추가해 주시면 좋을 것 같아요😊

Tip : 사번이나 이메일로 팀 내에 동명이인을 구별할 수 있답니다.

2023 Annual leaves 시트의 사용 연차(누적)는 Sumifs 함수를 활용해서 입력할 수 있어요~!
=sumifs(‘[잔디] 휴가 사용 신청서(응답)’!$G:$G,‘[잔디] 휴가 사용 신청서(응답)’!$B:$B,E2)

2023 Annual leaves 시트의 잔여 연차일수는 =G2-I2 를 바탕으로 데이터에 맞게 수식을 만들어주세요!

3-2. Result for JANDI 시트에, 멤버의 발생 연차 / 사용 연차(누적) / 잔여 연차 정보 를 가져올게요.

Incoming Webhook에서 Zapier와 연동을 하기 위해서는 1개의 스프레드시트만 연결을 할 수 있기 때문에 꼭 필요한 설정이에요!
멤버들이 신청한 연차가 시트에 등록되면, 3-1에서 만들었던 ‘[잔디] 휴가 사용 신청서(응답)’과 2023 Annual leaves에서 수식을 사용해서 연차 정보를 가져올게요!

[신청일, 이름, 휴가사용 희망일, 휴가 유형, 휴가 사유, 이번 신청일수 수식]
={‘[잔디] 휴가 사용 신청서(응답)’!A2:A} 를 바탕으로 데이터에 맞게 수식을 만들어주세요!

Tip : 가장 맨 위 열인 신청일 / 이름 / 이메일 / 휴가사용 희망일 / 휴가 유형 / 휴가 사유 / 이번 신청일수에만 수식을 넣어주면 됩니다. 그 이후에는 데이터가 쌓이면 자동으로 계산이 되기 때문에 Drag 하지 않아도 됩니다!

[최초 부여일수, 누적 사용일, 남은 휴가일수 수식]

=ARRAYFORMULA(IF($B2:$B>0,VLOOKUP($B2:$B,‘2023 Annual leaves’!$E:$J,3,0),“”)) 를 바탕으로 데이터에 맞게 수식을 만들어주세요!

Tip : 가장 맨 위 열인 최초 부여일수 / 누적 사용일 / 남은 휴가일에 수식을 넣어주면 됩니다.
그 이후에는 데이터가 쌓이면 자동으로 계산이 되기 때문에 Drag 하지 않아도 됩니다!

[날짜(일수) 수식]

=D2&” “&“(“&G2&“)” 를 바탕으로 데이터에 맞게 수식을 만들어주세요!

Tip : 설문 응답 데이터를 확인 후 날짜(일수) 수식에 Drag 하여 수식을 넣어주세요!
수식을 미리 넣어주면, Step 2의 3-3에서 빈값 행으로 데이터가 연동되어 정상적으로 연동 여부를 확인할 수 없게 됩니다.

3-3. 휴가조회 시트를 통해 휴가 사용날짜를 확인할 수 있도록 정보를 가져올게요! 마지막 단계인 Team Outgoing Webhook 단계에서 필요합니다.

Result for JANDI에 기록된 멤버별 사용한 유급 휴가를 기록하는 수식은 아래와 같습니다.
=arrayformula(textjoin(” “,true,if((‘Result for JANDI’!$B$2:$B=D5)*(‘Result for JANDI’!$F$2:$F=$E$1),’Result for JANDI’!$L$2:$L,“”)))를 바탕으로 데이터에 맞게 수식을 만들어주세요!
이름 / 영문 / 이메일은 HR팀에서 2023 Annual leaves 시트를 바탕으로 미리 입력해주시면 됩니다.

이제 준비 끝! 잔디로 알림을 받을 수 있도록 잔디 커넥트 연결을 하러 가볼까요~??

[Step 2] 휴가 신청 토픽과 구글 스프레드시트 연동하기

1. 휴가 신청 알림을 받을 수 있는 토픽 생성, 잔디 커넥트 Incoming Webhook 연동하기

1-1. (Step 1에서 만든 구글 스프레드시트를 연동할) 토픽 우측 상단에 플러그 모양의 [잔디 커넥트] 버튼을 누른 후에 [연동하기]를 클릭해 주세요.

1-2. 잔디 커넥트 항목 중 하단에 있는 [Webhook 수신 (Incoming Webhook)] 의 [연동 항목 추가하기] 버튼을 클릭해 주세요.

커넥트 세부 사항을 설정해 주세요.
연동할 토픽이 제대로 설정되어 있는지 확인해 주세요.
웹훅의 프로필 사진과 이름을 설정해 주세요.

Webhook URL은 [복사하기] 버튼을 클릭해 클립보드에 저장합니다. (*Zapier 설정 시 Webhook url 필요)
연동할 토픽이 제대로 설정되어 있는지 확인해 주세요.

2. Zapier에서 JANDI 연동하기

Zapier는 구글 스프레드시트, 잔디, 지메일 등등 여러 서비스를 연결하도록 도와주는 웹 서비스 연동 플랫폼입니다. Zapier 페이지로 접속 및 계정을 만든 후, 아래의 방법을 따라 셋팅해주세요 :)
플랜에 따라 사용 기능이 상이하며 무료 플랜의 경우 Zap 5개, 한 달에 Task(알림) 50개까지 이용할 수 있습니다.

3. Zapier에서 Zap 만들기

3-1. 메인 화면 좌측 상단의 [Create Zap!] 버튼을 클릭해주세요

Zap은 Zapier 서비스의 연동 항목의 단위에요.
Zap은 이벤트가 발생하는 Trigger, 이벤트에 대한 알림을 발송하는 Action 두 단계로 구성되어 있어요.

3-2. Trigger 단계에서 구글 시트(Google Sheets) 앱을 선택해주세요

3-3. Trigger Event 설정해주세요

New Spreadsheet Row로 새로운 행 내용이 들어올 때마다 알림 받기로 선택할게요.
새로운 휴가 신청이 들어올 때마다 새로운 시트에 행이 입력되기 때문에 알림을 받는 형식이에요.
완료 후 [CONTINUE] 버튼을 클릭해 다음 단계로 넘어갈게요!

구글 계정을 로그인해서 연동해요

휴가 신청이 정리되고 있는 구글 스프레드시트(Spreadsheet)와 세부 워크시트(Worksheet) 항목을 선택해 주세요. 완료 후 [CONTINUE] 버튼을 클릭해 다음 단계로 넘어갈게요.

Test tigger 버튼을 눌러 정상적으로 데이터들이 연결되었는지 확인해 주세요. 테스트가 정상적으로 진행되지 않으면 연동이 잘되지 않고 에러가 나는 경우가 많아요.
테스트로 샘플 데이터까지 연결된 것을 확인되면 [Continue] 버튼을 클릭해 다음 단계로 넘어갈게요.

3-4. Action 단계에서 잔디(JANDI) 앱을 선택해주세요

Action Event는 자동으로 Send Incoming Webhook으로 선택되어요. 완료 후 [CONTINUE] 버튼을 클릭해 다음 단계로 넘어갈게요.

JANDI account를 선택해야 하고, 잔디 계정 로그인이 필요해요.

잔디로 알림을 받을 Webhook 정보를 설정해요!
Webhook URL 부분에는 위의 [Step 2] 1번 단계에서 복사해 놓은 잔디 웹훅 URL을 그대로 붙여 넣어요.

Messeage 항목이 잔디에서 알림 받게 될 템플릿이에요.
- 직접 키보드로 입력해 ‘휴가 신청자’, ‘휴가 사용 일자’ 등 원하는 글귀를 넣을 수도 있어요.
- ★oo의 연차 사용 현황★과같이 잔디 텍스트 효과를 추가해 연결 링크를 넣을 수도 있어요.
- 잔디 텍스트 효과 방법 알아보기 : 메시지에 연결 링크 추가하기

[TEST & CONTINUE] 버튼을 눌러 정상적으로 잔디 메시지가 들어오는지 테스트를 진행해요!

이제 마지막입니다~! [Turn on Zap] 을 클릭하게 되면 우측 상단이 On으로 변경된 걸 확인할 수 있어요.
그럼 설정해놓은 잔디 토픽으로 알림 설정까지 모두 완료👏👏

토픽에 연동된 웹훅은 언제든지 중단 / 수정 / 삭제도 가능해요!

[Step 3] 멤버들이 직접 본인 휴가 조회하기

잔디 멤버들은 HR팀의 문의 없이 본인의 휴가를 잔디 내에서 직접 조회할 수 있어요!

잔디팀은 Team incoming Webhook / Team Outgoing Webhook을 생성해서, JANDI (나와의 대화)로 개인별 휴가 조회 수신이 가능하도록 설정되어 있어요. (*유료 플랜에서 제공)

[Step 2] Incoming Webhook은 연동된 토픽방에서 알림 메시지를 보내서 개인을 타겟팅하지 않고 메시지가 전송되어요.
하지만 Team incoming Webhook / Team Outgoing Webhook으로 메시지를 개별 타겟팅해서 멤버의 개인 채팅 JANDI에 조회가 가능합니다. 즉, 본인 휴가를 언제든지 마음껏 조회할 수 있다는 뜻! 이 되겠죠? 😁

이제, Team incoming Webhook을 위한 Google Apps Script와 Outgoing Webhook 설정에 대해서 안내드릴게요!
개발자가 아닌 잔디 사용자분들도 쉽게따라 하실 수 있게 소개할 테니, 천천히 한 단계씩 함께해요!

1. Team incoming Webhook을 위한 Google Apps Script을 활용하기

Apps Sctipt를 실행하기 위해서는 팀 멤버들의 연차 정보가 정리된 스프레드시트가 필요해요
Step1에서 만들었던 Result for JANDI를 사용해 볼게요.

1-1. Google Apps Script 활용할게요!

Result for JANDI 시트에서 확장 프로그램 > Apps Script 메뉴를 클릭해 주세요
제목은 클릭하여 어떤 프로젝트인지 알 수 있도록 자유롭게 이름을 변경해 주세요

아래의 코드를 그대로 복사 후 편집기에 붙여 넣을게요
코드와 아래 이미지를 비교해서 입력하시면 쉽게 이해하실 수 있습니다 👇👇

[코드]

var SHEET_NAME = "2023 Annual leaves"; // 휴가 정보 시트
var SHEET_LIST = "휴가조회";
function doPost(e) {
  var jsonString = e.postData.getDataAsString();
  var jsonData = JSON.parse(jsonString);

  // JANDI Outgoing으로 받은 데이터
  var requestEmail = jsonData.writerEmail; // 실행자 email
  var requestToken = jsonData.token; // 실행한 Outgoing Token
  var requestParameter = jsonData.data; // 실행한 파라메터

  // 나와의 대화로 보내기
  _vacationinfo_by_email(requestEmail, requestParameter);
}
/**
 * 사용일수 조회
 */
function _get_myvinfo(email){
  // GET Vacation Information by email
  var vacation_sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName(SHEET_NAME); // 휴가 정보 시트

  var rangeVacation = vacation_sheet.getRange('B:J');
  var vvalues = rangeVacation.getValues();

  // 조회 정보
  var vname = "";
  var vtotal = 0;
  var vused = 0;
  var vrest = 0;
  for (var row in vvalues) {
    // E열 이메일이 똑같으면
    if(vvalues[row][3] == email){
      vname = vvalues[row][2]; // 영어 이름
      vtotal = vvalues[row][5]; // 총 휴일
      vused = vvalues[row][7]; // 사용(누적) 일
      vrest = vvalues[row][8]; // 남은 휴일
      break;
    }
  }

  // 조회 결과: 휴가 정보
  var vacation_info = "총 휴일 : " + vtotal +"n"
    + "사용(누적)일 : " + vused + "n"
    + "남은 휴일 : " + vrest;

  return {"title": vname, "description": vacation_info };
}
/**
 * 사용날짜 리스트 조회
 */
function _get_myvlist(email){
  // GET Vacation Information by email
  var vacation_sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName(SHEET_LIST); // 휴가 정보 시트

  var rangeVacation = vacation_sheet.getRange('B:E');
  var vvalues = rangeVacation.getValues();

  // 조회 정보
  var vname = "";
  var vlist = "";
  for (var row in vvalues) {
    // E열 이메일이 똑같으면
    if(vvalues[row][2] == email){
      vname = vvalues[row][1]; // 영어 이름
      vlist = vvalues[row][3]; // 사용 날짜 리스트트
      break;
    }
  }

  // 조회 결과: 휴가 정보
  var vacation_info = "사용날짜 : n" + vlist ;

  return {"title": vname, "description": vacation_info };
}
function _vacationinfo_by_email(email, parameter){

  // 혹시라도 email 없으면 종료
  if(email == ""){
     return;
  }

  // 조회 결과: 휴가 정보
  var vacation_info;

  if(parameter == "사용날짜"){
    vacation_info = _get_myvlist(email);
  }else{
    vacation_info = _get_myvinfo(email);
  }

  // SEND TO JANDI(나와의 대화)
  var jandi_incoming_url = "https://wh.jandi.com/connect-api/team-webhook/279/00a078ae1e855da206fb98be780f999f"; 

  // JANDI MESSAGE(나와의 대화)
  var jandi_headers = {
      "Accept": "application/vnd.tosslab.jandi-v2+json",
      "Content-type": "application/json",
  };
  var jandi_formData = {
      "temaId" : 279, // Toss Lab, Inc.
      "WebhookToken": "00a078ae1e855da206fb98be780f999f",
      "email": email, // 받는 사람 email
      "body": "2023 휴가 조회", 
      "connectColor":"#00C473",
      "connectInfo": [vacation_info],// 조회 결과
  };
  var jandi_options = {
    "method": "POST",
    "contentType" : "application/json",
    "headers": {
      "Accept": "application/vnd.tosslab.jandi-v2+json",
    },
    "payload": JSON.stringify(jandi_formData),
    "followRedirects": true,
    "muteHttpExceptions": true
  };

  response = UrlFetchApp.fetch(jandi_incoming_url, jandi_options);
}

📍 간혹 위 코드 복사 후에 오류메시지가 보이는 경우가 있습니다. 아래 링크에 있는 워드 파일 코드를 붙여 넣을 경우에는 오류 메시지가 해소됩니다👇👇
https://www.jandi.com/file/a2e1bc8c118cdd35d3a84d69475442fc

코드 내용 중, 위 표시된 부분 중 Team incoming Webhook을 위해 TeamId와 WebhookToken 두 개의 정보가 필요해요!
TeamId와 WebhookToken은 잔디 [1:1 문의하기] 를 통해 발급해드리고 있어요😊 (유료플랜만 발급 가능)

스크립트를 모두 작성한 후에는 상단의 저장하기 버튼을 꼭!! 눌러주세요.

우측 상단 [배포] > [새 배포] > 유형 선택 옆 [톱니바퀴] > [웹앱]을 선택해 주세요.

설명은 자유롭게 작성하고, 엑세스 권한은 [모든 사용자]로 설정 후 [배포] 버튼을 눌러주세요.
배포 후 생성된 웹앱 URL은 복사해두세요. (*복사된 URL은 Outgoing webhook URL로 사용됩니다)

2. Outgoing Webhook 만들기

잔디로 돌아와서 JANDI (나와의 대화)에 Outgoing Webhook을 설정해 주는 단계가 남았어요.

토픽 우측 상단에 플러그 모양의 [잔디 커넥트] > [연동 항목 추가하기] >Webhook 발신(Team Outgoing Webhook) [연동 항목 추가하기]를 클릭해 주세요.

*Team Outgoing Webhook은 관리자만 설정이 가능합니다.

URL , 시작 키워드, 연동 프로필 설정 내용 작성 후, [연동 항목 추가하기]를 클릭해 주세요
- URL : 1-1번에서 Apps Script에서 복사한 웹 앱 URL을 붙여주세요.
- 시작 키워드 : 메시지 발송 시 이용할 키워드를 설정해 주세요. (*예시 /휴가)
- 연동 서비스 프로필 설정 : 메시지 발송 웹훅임을 구분하기 위해 Webhook의 이름을 변경해 주세요 (*예시 휴가알리미)
- 명령어 힌트 / 파라미터 샘플 : 파라미터와 함께 입력이 필요한 웹훅이라면 작성해주세요! 잔디 팀에서는 휴가 사용날짜와 부여된 휴가 / 사용 / 잔여 일수 확인을 할 수 있도록 설정하였습니다.

이제 모든 웹훅 설정이 완료되었습니다! 설정한 웹훅을 실행해 보겠습니다 :)

3. 설정한 웹훅 실행해 보기

JANDI (나와의 대화) 메시지 입력창에 메시지 입력창에 ‘/(커맨드) + 키워드 입력’ 혹은 ‘/(커맨드) 아이콘 클릭’ 으로 웹훅을 실행해주세요.
2023 Annual leaves 시트와 같은 본인의 휴가 정보를 받아볼 수 있어요👍

지금까지 휴가 신청과 관리, 조회, 알림까지 잔디로 간단하게 관리하는 방법을 알아보았는데요!
이 방법을 응용하면, 아래 예시처럼 다양한 방법으로 활용할 수 있습니다.

멤버들의 명함 제작 신청
비용 품의서 신청 알림 받기
직무 교육 신청

이 글이 도움이 되었기를 바라며 또 유용한 잔디 사용법을 들고 찾아오겠습니다.

잔디를 사용하면서 궁금한 점이 생기시면, 언제든지 잔디 메뉴의 [1:1 문의하기]로 연락주세요!

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