[유통] 전국에 가설자재를 납품하는 대동가설시스템이 현장과 본사를 잇는 법
- 납품 프로세스 별로 토픽을 구분해 잔디 안에서 통합 업무 관리가 이루어집니다.
- 잔디 안에 작업 일정과 같은 히스토리를 모두 남겨 업무 누락을 최소화합니다.
- 부재중 설정 기능으로 구성원의 근무 현황을 파악합니다.
현장을 완성하는 자재 솔루션, 대동가설시스템
안녕하세요. 대동가설시스템 창업자이자 대표이사 강석호입니다. 대동가설시스템은 토목·건축용 건설자재의 대여, 판매, 매입을 전문으로 하는 건설가설자재 전문 기업입니다. 본사는 강원도 원주에 위치하고 있으며, 전국 각지의 건설 현장에 필요한 자재를 신속하게 공급합니다. 주요 품목으로는 건축·토목 현장에서 필수적인 시스템비계, 시스템동바리, 각종 가설자재가 있으며, 특히 콘크리트 타설을 위한 자재가 주를 이룹니다. 최근에는 외벽, 지붕, 창호 등 교체 공사를 위한 시스템비계 수요가 증가하며 공급을 확대하고 있습니다.
건설 현장에서의 안전하고 효율적인 작업을 위해서는 적재적소에 구조물과 자재를 정확히 제공하는 것이 필수적입니다. 이를 위해 본사와 현장에 있는 구성원 간의 실시간 소통과 신속한 협업이 무엇보다 중요한 구조입니다. 
잔디 도입으로 바뀐 대동가설시스템의 업무 환경
잔디 도입 전에는 카카오톡으로 모든 업무를 진행했었는데, 자료 보관이나 검색의 어려움 등 관리 체계의 한계로 임직원들의 불편함이 많았습니다. 특히, 장기간 보관된 자료나 사진의 경우 확인 기한이 만료되거나 검색 자체가 어려워 자료를 찾는 데 불필요한 시간이 반복적으로 소요됐습니다. 카카오톡과 같은 개인 메신저를 사용하다 보니 개인적인 대화와 업무 내용이 뒤섞이는 경우가 많기도 했습니다.
그렇다 보니 구성원들의 업무 상황을 명확하게 파악하기 어려웠고, 정보를 공유하는 과정에서도 혼선이 자주 발생했어요. 이런 문제를 해결하기 위해 체계적인 업무 전용 툴을 찾다가 잔디를 알게 되었고 2019년부터 본격적으로 도입하게 되었습니다.
대동가설시스템은 잔디를 도입한 이후, 회사의 전반적인 실무를 모두 잔디 안에서 운영하고 있습니다. 현재 납품 계약, 발주, 결재, 청구, 입출고 등 현장과 관련된 핵심 업무를 주제별로 나누어 잔디 내 토픽으로 체계적으로 관리하고 있습니다.
회사 내부 소식 역시 구성원들과 구두로 소통하는 데 그치지 않고, 잔디에 기록을 남겨 누락 없이 전체 구성원이 정보를 확인할 수 있게 되었습니다. 이전에는 사무실에 없거나 현장에 나가 있는 인력이 회사 공지나 전달 사항을 놓치는 경우가 있었지만, 지금은 부서나 근무 위치에 관계없이 잔디를 통해 실시간으로 정보를 주고받을 수 있어 큰 차이를 체감하고 있어요.
발주부터 출고·결재까지, 잔디로 완성한 통합 업무 관리
대동가설시스템 업무 시스템은 모두 잔디에서 관리하는데요. 저희는 발주부터 결재, 출고까지 전체 프로세스를 토픽 별로 구분해 체계적으로 관리하고 있습니다. 우선, 거래처에서 자재 요청이 들어오면 ① 발주/배차 토픽에서 1차로 인지한 후, 필요한 자재를 준비합니다. 이후 관리 부서가 차량을 배차해 자재를 현장으로 입고시키면, ② 출고 토픽에서 출고 사진을 공유하며 최종 출고 절차를 마무리합니다. 관리 부서에서는 상차 사진을 확인하고 적재가 제대로 이루어졌는지 즉시 확인할 수 있어 현장 대응 속도가 높아졌습니다.
또한, 결재도 잔디를 통해 진행되는데요. 각 구매처로부터 매입 계산서를 전달 받으면 ③일반/결재 토픽에 결재 요청을 올리고, 관리 부서가 이를 확인해 결재를 진행합니다. 이처럼 모든 업무가 잔디 위에서 이루어지고, 결재나 물품 관리처럼 민감한 업무 이력도 모두 히스토리로 남기 때문에 업무 과정이 누락되는 것이 확실히 줄어들었습니다. 구성원들은 더욱 편리하게 소통할 수 있고, 경영진의 입장에서도 업무 전반을 파악하고 관리하며 높은 만족도를 느끼고 있습니다.
현장에서 바로 쓰는 잔디 활용 노하우
정회원 / 준회원 분리로 명확해진 업무 구분
사무실에 근무하는 구성원들은 사내 소통이 잦기 때문에 잔디에 정회원으로 초대되어 있고, 영업 지원 등 외부 업무 비중이 높은 구성원들은 준회원 권한으로 소통이 필요한 토픽에만 참여하고 있어요. 프로세스 별로 토픽이 구분되 어있기 때문에 각 구성원들은 본인 업무에 필요한 토픽에만 집중할 수 있어 불필요한 소통은 줄이고, 업무 효율을 극대화 합니다.
외부와 소통 히스토리도 잔디에서 관리
대동가설시스템의 내부 협업은 물론 외부 협력 업체와의 소통 이력도 모두 잔디에서 관리하고 있습니다. 이제는 전화나 이메일보다 잔디를 통해 먼저 업무를 공유하는 것이 일상화 되었는데요. 출근부터 퇴근까지 모든 업무를 잔디 안에서 진행하기에 개인 일정 또는 업무 현황을 기록하거나 작업 정보를 공유하고 관리하는 데에도 효율적인 업무 처리가 가능해졌습니다.
특히, 외부 업체와의 협업 과정에서도 대화와 자료를 모두 잔디에 남겨 두어 소통의 누락이나 정보 유실을 걱정할 필요가 없어졌습니다. 모든 히스토리가 잔디 안에 남아 있기 때문에 새로운 인력이 업무에 투입되어도 별도의 인수인계 과정 없이 토픽만 확인하면 곧바로 업무 파악이 가능해졌어요. 이렇게 전체 업무가 잔디 하나로 연결되는 구조 덕분에 전체적인 업무 효율과 관리 체계까지 크게 개선되었습니다.
대동가설시스템의 잔디 최애 기능
대동가설시스템에서 가장 유용하게 활용하고 있는 기능은 잔디의 ‘부재중 설정’ 기능입니다. 저희는 사무실과 현장 인력으로 나뉘어 근무하다 보니, 실시간으로 구성원들의 근무 현황을 파악하기 어려울 때가 있어요. 일단 우리 회사의 모든 구성원들은 잔디에 가입되어 있고, 휴가나 개인 사정으로 자리를 비울 경우 잔디 프로필에 부재중 상태를 설정해 회사 구성원 모두가 실시간으로 서로의 휴가나 부재 여부를 쉽게 확인할 수 있습니다.
잔디 부재중 기능의 좋은 점은 모바일 푸시 알림 기능이 있다는 것인데요. 부재중으로 설정한 기간에는 잔디 알림을 자동으로 끌 수 있어 개인 시간을 방해받지 않고 온전히 연휴를 즐길 수 있다는 것이 매우 만족스럽습니다. 무엇보다 구성원들의 부재중 현황을 명확히 알고 사내 소통의 혼선이 줄어들었습니다.
잔디를 추천합니다
외근과 현장 근무가 잦은 기업에 잔디를 추천합니다.
대동가설시스템은 자재를 전문으로 다루는 회사이다 보니 외부 업체와 협력할 일이 많고, 현장에 나가 있는 구성원들도 상당수입니다. 특히, 현장과 사무실의 거리가 멀 경우 소통에 어려움이 있지만 잔디를 통해 실시간으로 업무 보고와 현황 파악이 가능해져 근무 중 이루어지는 모든 상황을 빠르게 확인하고 대응할 수 있게 되었습니다.
지역별로 근무지가 나뉘어 있거나 외근이 잦은 저희와 같은 기업이라면 잔디를 통해 실질적인 협업을 체감할 수 있으리라 생각합니다.
우리 회사에게 잔디란?
잔디는 하루종일 소통하고 구상하고 협력할 수 있도록 도와주는 사내복지입니다.
잔디 도입 후 저희는 하루도 빠짐없이 잔디 안에서 소통하고 있습니다. 잔디는 단순한 메신저를 넘어 모든 부서가 언제 어디서든 자유롭게 소통하고 협력할 수 있게 해주는 중요한 사내 복지 중 하나라고 생각합니다. 이제는 현장으로 출근하는 구성원들도 근무 장소와 관계없이 잔디를 통해 실시간으로 협업하고 있어, 더 빠르고 유연한 조직 문화를 만들어가고 있습니다. 특히, 사람 중심의 소통 환경이 가능해지면서 직원들의 만족도도 함께 높아졌어요. 앞으로도 잔디가 단순히 하나의 업무 도구를 넘어 조직 문화와 운영 측면에서 더 큰 역할을 할 것으로 기대하고 있습니다.
