[비영리] 장애인과 함께 행복하게 일하는 세상을 만드는 히즈빈스가 큰 파도를 만드는 방법은?
- 구글 캘린더와의 연동을 통해 모든 구성원의 생일을 축하하는 문화가 생겼습니다.
- 외부와 소통해야 할 때는 준회원 초대 기능을 통해 잔디에서 자유롭게 협업합니다.
- 상시 업무 요청은 보드 뷰 토픽을 활용하여 명확한 업무 할당과 정보 관리가 이루어집니다.
소통과 협업의 향기로 가득 채우는 (주) 향기내는사람들
안녕하세요? 저는 (주)향기내는사람들에서 경영기획을 담당하고 있는 전략기획실 박새롬입니다. 저는 전반적인 회사 시스템과 솔루션을 고민하고, 생산성을 높이기 위한 다양한 방안들을 실행하는 업무를 담당하고 있습니다.
2008년에 창업한 (주)향기내는사람들은 카페, 컨설팅, 커피 스쿨, 커피차 등의 사업을 통해 장애인 의무 고용에 대한 어려움을 겪고 있는 기업들이 안정적으로 장애인을 고용할 수 있도록 돕고 있습니다. 회사의 대표 커피 전문 브랜드인 히즈빈스는 커피 전문 브랜드로 전국에 38개 매장을 운영하고 있습니다. 히즈빈스는 장애와 상관없이 모두가 행복한 일상을 영위하는 세상을 꿈꿨고, 그 일상은 일을 하는 작은 물결에서 시작된다고 생각했습니다. 히즈빈스는 장애인 고용 확산 운동과 더불어 장애인 커피 전문가를 직접 양성하며, 자체적으로 연구하고 볶은 스페셜티 등급의 원두로 단맛 중심의 최고급 커피맛을 유지하기 위해 꾸준히 노력합니다.
리모트워크 (Remote Work)에 최적화된 잔디
향기내는사람들의 사무실은 포항과 서울로 떨어져 있고, 업무의 특성 상 카페에서 업무를 보는 경우가 많다 보니 리모트워크 방식이 매우 익숙합니다. 구성원 모두가 다른 환경에서 업무를 하다 보니, 중요하게 생각하지만 가장 어려움을 겪고 있는 것이 바로 소통에 대한 영역이었습니다. 소통의 필요성은 인식하고 있었지만, 적절한 업무 소통 툴이 없었기 때문에 대부분 카카오톡 메신저를 사용했습니다. 사적 · 공적 소통의 경계가 모호해졌고, 직원들이 늦은 저녁까지 업무에서 완전히 벗어나기 어려운 상황이 되었습니다. 더욱이 개인용 메신저인 카카오톡으로 업무를 진행하다 보니 체계적인 소통이 이루어지지 않았고, 과거의 자료들은 대부분 휘발되면서 업무의 연속성과 문서 관리에도 어려움이 따랐습니다.
구성원들의 회사와 개인의 영역을 분리하고, 별도의 노력 없이도 정보와 문서를 효과적으로 관리할 수 있는 방안을 고민하다가 잔디를 알게 되었습니다. 잔디는 우리 회사에 맞는 다양한 맞춤형 서비스를 제안했고, 군더더기 없는 심플하고 직관적인 기능들이 매력적으로 다가와 도입을 적극적으로 검토하게 되었습니다.
잔디로 간소화된 행정 업무 요청
잔디를 도입하고 가장 먼저 일과 삶의 균형이 맞춰지기 시작했습니다. 업무 소통을 위한 전용 툴을 모두 사용하면서 휴가나 퇴근 후 불필요한 회사 연락에서 자유로워졌고, 업무 중에는 더욱 집중할 수 있게 되었어요.
업무 요청은 템플릿으로 편하게
향기내는사람들 은 잔디를 통해 다양한 문서와 정보 관리를 효율적으로 할 수 있게 되었습니다. 필요한 업무를 담당자에게 정확히 전달하고, 소통 프로세스가 명확해져 비효율적인 업무 시간이 줄어들었습니다.
그중 하나의 예시로, 저희는 업무 요청을 템플릿으로 만들어 잔디에서 공유하고 있습니다. 업무에 대한 규칙을 정립하고, 반복적인 지원 업무를 처리하는 시간을 크게 단축했습니다. 실제로 2023년 기준으로 상시 행정 업무에 소요되는 시간이 약 30% 정도 감소하는 효과가 있었어요.
특히, 신메뉴가 나오거나 신규 매장 오픈할 때 디자인을 요청할 일이 많아지는데, 채팅이 아닌 게시글 (post) 형식의 보드 뷰 토픽을 적극 활용하고 있어요. 요청자는 공지의 가이드라인과 요청서 양식을 확인하여 요청안을 쉽게 공유하고, 디자이너는 토픽에 올라온 요청안만 확인하면 되니까 시간이 절약되고 업무 효율이 크게 향상되었습니다.
외부 인력과 활발하게 소통할 수 있는 준회원 기능
저희는 업무 특성상 외부와 협업해야 하는 연구와 프로젝트를 종종 진행합니다. 향기내는사람들 본사 인원이 아닌 외부 협업자와의 소통이 필요한 경우, 준회원으로 잔디 팀에 초대할 수 있어 정말 편리합니다. 모든 공개 토픽에 참여할 수 있는 정회원과 달리, 준회원은 초대받은 주제별 대화방 (토픽) 에만 접근이 가능한 게스트 멤버이기 때문인데요. 외부 유출에 주의해야 하는 민감한 정보들을 안전하게 보호하면서도 원활한 외부 소통이 가능합니다. 또한, 업무 히스토리와 문서 파일과 같은 결과물들이 토픽에 그대로 남아 있어 필요할 때마다 레퍼런스로 사용하기도 해요.
소통이 더 원활해지는 잔디 활용 팁
최근에는 내부 IT시스템을 잔디와 연동하여 시스템 알림을 잔디에서 받아볼 수 있도록 연동하는 작업을 진행했습니다. 업무 할당 등의 업무 관리 프로세스를 실시간으로 잔디에서 확인함으로써 구성원들이 중요한 정보를 놓치지 않고 빠르게 대응할 수 있게 되었습니다. 자동화 기능을 활용해 불필요한 수작업을 줄일 수 있을 뿐만 아니라, 업무의 가시성도 높아져 전반적인 생산성 향상에 긍정적인 영향을 미치고 있어요.
또한, 잔디를 도입하고 원활한 협업 문화를 조성하기 위해 업무에 대한 상호 피드백을 효과적으로 수행할 수 있는 내부 소통 교육도 함께 진행했습니다. 특히, 조직 내에서 보다 체계적이고 명확한 커뮤니케이션이 가능하도록 COP (Context, Outcome, Principle) 원칙을 기반으로 소통하는 방법을 익히고 이를 실무에 적용했는데요.
Context (맥락)은 공유해야 하는 내용과 목적을, Outcome (결과물)에서는 요청 사항을, Principle (원칙) 은 업무 시 지켜야 할 사항을 전달하면서 업무를 주고받는 방식의 변화를 주었습니다. 명확한 요청 사항 또는 업무 공유, 지시가 이루어져 서로의 기대와 목표를 명확히 이해하는 데 효과적인 협업을 실천할 수 있었습니다.
향기내는사람들의 잔디 최애 기능
저희는 구글 캘린더를 잔디와 연동하여 구성원들의 생일과 경조사를 함께 관리하고 있습니다. 매일 아침 9시가 되면, 생일을 맞이한 구성원들의 알림이 잔디 토픽에 올라올 수 있도록 연동해 두었어요. 모든 구성원들이 생일을 맞이한 동료에게 축하 메시지와 잔디의 다양한 이모티콘을 보내며, 생일 아침을 더욱 풍성하고 기분 좋게 보낼 수 있도록 소통하고 있습니다. 정해진 시간에 알림이 오도록 자동화하여 자칫 소식을 놓쳐 서로 민망한 상황을 방지할 수 있고, 구성원 모두의 생일을 자연스럽게 챙길 수 있어 기분 좋은 하루를 시작할 수 있게 되었습니다.
잔디를 추천합니다
근무지가 자유로운 기업에 잔디를 추천합니다.
정해진 근무지가 없거나, 근무지를 자유롭게 이동해서 일하는 기업에 잔디를 적극 추천하고 싶습니다. 저희는 전국 38개 히즈빈스 매장과 2개의 사무실을 넘나 들며 일하고 있습니다. 구성원 모두가 다른 환경과 방식으로 업무를 하다 보니 가장 중요한 것이 커뮤니케이션이라는 것을 알게 되었어요. 잔디라는 업무 소통 툴 하나만 바꿨음에도 업무 관리와 커뮤니케이션의 질이 향상됨을 매일 실감하고 있습니다. 같이 업무를 진행해야 하는 구성원들이 옆에 없어도 잔디를 통해 옆에 있는 것처럼 적극적으로 협업하고 소통하고 있어요.
우리 회사에게 잔디란?
잔디는 막혀있던 모든 업무의 공유와 소통을 가능하게 하는 ‘협업의 핵심’입니다.
회사에서 업무 생산성을 높이기 위한 다양한 방안들을 실행하는 업무를 하고 있는 향기내는사람들 담당자로서, 잔디 도입이 조직의 커뮤니케이션 영역을 확장했다고 생각합니다. 구성원들의 모든 업무 소통이 개인 메신저가 아닌 잔디에서 이루어지게 되면서 업무의 본질이 바뀌었어요. 또한, 사내의 소중한 자료들이 휘발되지 않게 잔디 안에서 보관하며 구성원들은 소통에 필요한 에너지만 사용할 수 있게 되었습니다. 앞으로도 잔디 안에서 업무 효율을 높일 수 있는 여러 방안들을 다양하게 실행해 볼 계획입니다.
