Tại sao bạn cần một ứng dụng cộng tác doanh nghiệp cho công việc chứ không phải bất kỳ app nhắn tin cá nhân nào khác?

Thiếu sự hợp tác có thể là một nguyên nhân chính dẫn đến nhiều thất bại tại nơi làm việc.

Cần xem những con số? Theo một cuộc khảo sát của những người làm việc tại Salesforce, một con số khổng lồ 86% mọi người cho rằng thất bại tại nơi làm việc là do thiếu sự hợp tác.

Điều quan trọng là làm như thế nào để khắc phục sự cố cộng tác này? Adam Richardson, viết cho Harvard Business Review, đã đưa ra nhận định rõ ràng như sau:

“Lý do chính tại sao sự hợp tác lại quan trọng là các vấn đề chúng ta phải giải quyết ngày nay phức tạp hơn bao giờ hết. Chúng đòi hỏi nhiều bộ kỹ năng, quan điểm và phương pháp tiếp cận để giải quyết chúng, và cần nhiều phần kết hợp nhuần nhuyễn để thành công. Tất cả điều này đòi hỏi sự hợp tác ”.

Chờ đã, bạn đang nói rằng bạn sử dụng một công cụ để giao tiếp và cộng tác tại văn phòng? Một cái gì đó giống như WhatsApp? Sau đó, làm thế nào để bạn giải thích những lỗ hổng trong giao tiếp và thiếu hiểu biết vẫn còn đó?

Nó khá đơn giản. Mặc dù bạn có thể đã thực hiện bước đầu tiên bằng cách tải ứng dụng trò chuyện cho nhóm của mình, nhưng rất có thể – bạn đã nhầm. Để giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn, chúng tôi đã phân tích lý do tại sao các công cụ nhắn tin cá nhân như Zalo hay WhatsApp không được tạo ra để trò chuyện trong công việc và lý do tại sao bạn cần một ứng dụng cộng tác kinh doanh dành cho doanh nghiệp.

• Toàn bộ nhóm của bạn cần làm việc chung trên một nền tảng chính thức

Các công cụ cộng tác doanh nghiệp được xây dựng từ đầu cho các doanh nghiệp với mục đích thực hiện công việc. Bạn đăng nhập bằng ID email công việc của mình và tất cả đồng nghiệp của bạn (rachael.green@alpha.tech, mel.gibson@alpha.tech, v.v.) sẽ tự động tham gia nhóm của bạn. Tất cả những gì bạn phải làm để tiếp cận ai đó là tìm kiếm tên của họ và bắt đầu cuộc trò chuyện.

Mặt khác, với WhatsApp hay các ứng dụng chat cá nhân khác, bạn chỉ có thể yêu cầu và hy vọng rằng toàn bộ nhóm của bạn sử dụng công cụ này. Bên cạnh đó, cũng có khả năng đồng đội của bạn chia sẻ thông điệp hoặc tập tin kinh doanh bí mật của công ty ra với người ngoài. Bạn đơn giản không phải lo lắng điều này với các ứng dụng cộng tác nhóm vì hầu hết chúng cho phép bạn đặt giới hạn chia sẻ tệp, trong số các quyền cấp quản trị viên khác. Quản lý dữ liệu và đảm bảo bảo mật thông tin cho doanh nghiệp của bạn.

• Thông tin quan trọng không bị mất trong các cuộc trò chuyện lộn xộn

Điều kiện quan trọng nhất của sự cộng tác hiệu quả là thông tin phải đến được với đồng đội của bạn.

Đây là nơi mà các ứng dụng cộng tác nhóm tạo ra tất cả sự khác biệt. Một vấn đề khi sử dụng ứng dụng chat cá nhân cho công việc là các tin nhắn quan trọng liên quan đến công việc thường bị lạc giữa hàng loạt tin nhắn chúc mừng, biểu tượng cảm xúc và GIF trong các nhóm chat.

Giải pháp là gì? Bạn có thể gửi bình luận và sticker dưới các tin nhắn khác. Các đoạn hội thoại từ đó có thể gom nhóm, giúp người dùng dễ dàng theo dõi nội dung cũng như tìm kiếm lại thông tin đã trao đổi trong quá khứ

Bạn có thể sử dụng tính năng đề cập @mention để tag người cần phản hồi thông tin. Thêm vào đó, bạn cũng có thể đánh dấu sao nội dung trò chuyện để truy cập nhanh khi cần. Ngoài ra, bạn có thể ghim các tin nhắn, tệp tài liệu hoặc liên kết quan trọng và tìm chúng dễ dàng thông qua các bộ lọc tìm kiếm thông minh

• Bạn có thể thực hiện cuộc gọi âm thanh và video nhóm mà không có bất kỳ giới hạn nào

Hội nghị truyền hình là một nhu cầu quan trọng đối với các công ty mới thành lập và các doanh nghiệp mới. Với đội ngũ trải rộng trên toàn cầu và chi phí viễn thông cao, việc cộng tác với các đồng nghiệp của bạn nhiều thành phố khác nhau trở nên cực kỳ khó khăn.

Các cuộc họp ảo là cách không tốn kém để thu hút mọi người lại với nhau và mang đến cơ hội tuyệt vời để xây dựng sự gắn bó, lòng tin và sự gắn bó giữa các nhóm. – Keith Ferrazzi

Mặc dù các ứng dụng nhắn tin cá nhân cho phép bạn gọi video call nhưng bạn không thể có nhiều người tham dự cuộc họp cùng lúc. Các ứng dụng cộng tác doanh nghiệp cho phép bạn tổ chức hội nghị truyền hình với khả năng chia sẻ màn hình, tài liệu hoặc cùng chỉnh sửa văn bản cùng lúc. Chắc chắn, bạn có thể trò chuyện với đồng đội của mình thông qua một ứng dụng gọi điện video độc lập như Zoom hoặc Skype, nhưng bạn phải mời họ từng người một. Mặt khác, với các ứng dụng nhắn tin dành cho doanh nghiệp như JANDI, bạn chỉ cần một cú nhấp chuột là có thể thực hiện cuộc gọi điện video với bất kỳ ai hoặc bất kỳ nhóm nào trong công ty của mình. Không cần sử dụng cùng lúc các công cụ hoặc lời mời riêng biệt.

• Bạn nhận được một loạt các công cụ năng suất và tích hợp trong ứng dụng nhắn tin

Kinh doanh là tất cả về năng suất và hiệu quả. Và trong khi có rất nhiều công cụ và ứng dụng năng suất trên thị trường, tại sao bạn lại muốn lãng phí thời gian của mình để liên tục chuyển đổi giữa một tá (hoặc nhiều) công cụ? Ví dụ: trong JANDI, bạn có thể sử dụng các công cụ tích hợp sẵn như To-do list, tích hợp khảo sát nhân viên, đặc biệt là in-app JANDI drive để lưu trữ vĩnh viễn các tài liệu của bạn trên dữ liệu đám mây. Bạn cũng có thể tích hợp các ứng dụng bên ngoài như Google Calendar Trello, Github, Jira hoặc các ứng dụng khác thông qua Zapier. Sau khi thiết lập tích hợp, bạn sẽ nhận được thông báo và có thể quản lý các hành động từ bên trong ứng dụng. Bạn không còn mất thời gian chuyển đổi tab nữa!