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員工上班訊息回很慢?是假裝沒看到還是真的在忙? LINE 已讀不回怎麼辦?

現代化職場溝通:善用工具並制定規則,讓討論與交辦事項確實被執行

「員工上班訊息回很慢,怎麼辦?」是許多主管在使用 LINE 工作,很常遇到的問題。然而,真的是員工偷懶、想逃避交待任務、假裝沒看到,還是專心的在執行任務呢?


一、釐清工作核心的目標、了解優先順序

在你開始進入「員工都不回覆訊息」的循環抱怨前,先想想「希望能獲得快速的回覆是你的私人渴望、還是真的有重要的情呢?」

所有事情都有輕重緩急、優先順序,員工除了需要接收任務、加入討論、與客戶開會等,也需要保留時間執行自己的工作內容。通訊軟體應用在工作領域上,確實幫助我們在討論上擁有「雙向、多向的溝通管道」、也更「即時」,卻也造成員工的工作時間碎片化,難以專注

其實你需要思考的是「我的公司的性質、員工的職位、工作內容,會需要『馬上回覆』嗎?」還是先讓員工完成手邊重要的工作內容,比較重要呢?

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二、制定遊戲規則,才有判斷標準

明確的規定,可以讓成員達成共識,且減緩自身等待的焦慮感。

快與慢的標準,因人而異,也許你覺得 30 分鐘不回覆就是慢,但對方覺得我半天回覆就很快了。然而,工作中的溝通不是朋友間的聊天,不能只藉由「感覺」來進行評斷,而是需要建立一個明確的共識,讓大家有跡可循。

建議老闆、主管,可以先理解各部門的運作規則、以及各部門對於即時回覆的時間忍耐程度。了解後,你可以取平衡、並告知所有成員。例如「了解各部門的運作方式後,我希望大家可以每兩個小時,確認一下我們的通訊軟體中,是否有新的訊息需要注意」。

有了明確的界定,員工有標準可以遵行,在沒有確實履行時,你有依據可以進行責問。另外,你也不必焦慮地等待訊息,讓自己有喘氣的空間。

延伸閱讀:為何企業管理都在嘗試 OKR?善用企業通訊軟體也能落實團隊管理目標!


三、重點在於迅速掌握資訊脈絡、以及達成目的

資訊傳達是手段,協助你達成最後的目的,例如更快地獲得協助、建議。因此,重點應該在於透過「有效、易懂」的溝通方式,讓你的目的「希望對方可以迅速回應」達成。

資訊傳達的清楚與否,也影響訊息回覆的快慢。若在解讀問題時,就已經覺得困難重重,人腦就會傾向逃避事情。如何快速的讓人掌握到資訊的脈絡,我們從兩個層面來分享,一個是溝通的技巧、另一個是工具的輔助。

 

1.溝通技巧

▍情境一:有需求,需要請對方協助

掌握「人、事、時」三原則,準確傳達需求,以及避免留下僥倖的空間。

當你這樣說:「回報本週業績」。如果私訊一個人,還容易懂、有疑問也方便討論;然而,今天同樣一句話,如果出現在群組,被已讀的可能性就會提高。原因在於「資訊不清楚」、「留下僥倖的空間」。

大家腦中會跑出的問題:「你在對誰說話、需要誰幫忙、負責?」、「什麼時候要回報?今天、下週?」、「是線上網站的業績、還是各門市的業績?」

當你留下太多需要腦補的空間,人會因為思考疲乏、逃避(常見理由:我不知道是對我說),而傾向於不回。

因此,你可以這樣說:「 [ 對象],可以請你在 [ 時間],協助[ 事情]。」讓任務的出負責人、內容、時間,一目瞭然。

▍情境二:尋求意見、建議

尋求意見相對來說容易,重點在於你的前情提要、以及資訊,是不是能完整地傳達給對方。如果資訊太多,是不是能直接撥電話過去說明、約一個線下、或線上會議等。

 

2. 工具的輔助

目前市面上有許多的企業專用的通訊軟體,他們與大家所熟知的 LINE 的不同,通常用於「內部管理」並增加許多「工作導向」的功能,包含像是待辦清單、檔案的儲存以及安全、程式的串連等。這邊我們以 JANDI 為例,分享  4 個可以幫助你溝通更順暢的功能。

▍功能一:資訊分流,掌握每個群組的目的

JANDI 中的群組,被稱之為議題。每個議題的設計,都是跟著公司的工作目標、模式,例如你可以依照「部門別」、「地區別」、「產品別」或是「流程」來進行分類。都設定好才將相關的人員加入,讓人與事相互配合

對於主管而言,可以快速找到相關的議題,掌握資訊;要找相對應的負責人,也能一目瞭然。對於員工而言,也能迅速了解事件的始末、相關程度,並進行回答。

JANDI 企業通訊軟體_議題
JANDI 中的議題設計,可以依照產品別、地區別、部門別等進行分類

 

▍功能二:不能及時,也不代表可以忘記

許多人表示只要沒有及時回應就會忘記,在 JANDI 中有兩個小功能可以協助你,一個是Tag @、一個是 星號標記

Tag @ 是通訊軟體中常見的功能,然而 JANDI 的 Tag @ 不同的地方在於增加了「通知中心」,可以自動搜集所有你被 Tag @ 的訊息。對於需要常常出去開會的主管、業務同事而言,你不需要去瀏覽群組中的所有訊息,而是能透過通知中心快速掌握重要的訊息,因為會 Tag @ 你,表示這件事一定跟你有相關、而且可能是需要你協助或注意。

星號標記則是可以當作自己私人的記事本、便利貼,可以將需要常常使用、待辦事項,以及來不及回應的訊息,直接標記星號。完成後、或回應後,再將星號移除即可。

透過這兩個功能,可以協助你個溝通對象,更快速的找到需要回覆的訊息,以及快速的找到相關的資訊,減少遺忘的機會。

JANDI 企業通訊軟體功能:通知中心、星號標記
透過 JANDI 的通知中心、星號標記,可以快速掌握與自己緊急相關的訊息

 

▍功能三:任務三元素,讓任務指派更簡單

溝通中,也會有需要指派任務的時候,若內容、執行對象、時間等資訊不夠清楚,就可能遭受忽略、或是增加更多來回討論的時間。

JANDI 中內建待辦清單,且指派任務重要的資訊「任務內容、負責人、截止日期」都已經列出,你只需要依序填入並指派。甚至,若你來不及,你也可以直接把文字設定為待辦清單。

JANDI 企業通訊軟體功能:待辦清單
JANDI 待辦清單能快速設定好任務內容、負責人以及截止時間

 

▍功能四:已讀、未讀清單,讓訊息確實傳達

若你很擔心訊息有沒有傳達給所有成員、或特定的成員,JANDI 的進階功能中有「已讀、未讀清單」,能幫你辨識誰還沒看過、誰已經已讀了,協助你掌握訊息傳達的準確度。

JANDI 企業通訊軟體功能:已讀未讀清單
JANDI 已讀未讀清單,可以清楚知道誰已讀、誰未讀

最後,你也可以提醒員工、夥伴,在收到任務時,即便無法及時處理,也可以先回覆「我收到了,但目前手邊仍有[ 事情 ]、或是[ 正在會議中]」,讓彼此都清楚無法處理的原因、以及目前的工作狀態。

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