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開啟社會對話的另一扇窗,TEDx臺大 如何跳脫 Facebook ,採用團隊工作新工具 JANDI?

前進到臺大校園,了解學生組織 TEDx臺大 的運作模式,以及最常使用團隊工作工具 JANDI 哪些功能?

團隊工作工具 JANDI 過去使用案例報導,主要多走入企業端來展示組織內部的使用方式。不過這一次案例經驗很特別,我們前進到臺大校園,了解學生組織 TEDx臺大 的運作模式。同時我們深入挖掘,他們當初是什麼因緣際會認識 JANDI?而他們又最常使用 JANDI 哪些功能?

文/ JANDI 特約編輯陳薪智


秉持 TED Ideas worth spreading(好點子值得傳遞)的理念,TED 開放品牌授權讓全世界用 TED 的模式,讓地方社群成立 TEDx 組織,各自經營 TED 分享活動。一群來自臺大的學生, 受 TED 影響力感召,不斷思考個人跟社會的連結,因此在 2016 年,TEDxNationalTaiwanUniversity(下簡稱 TEDx臺大 ) 正式獲得官方授權,希望藉此展開更多對話機會。

TEDx臺大從零起步,捲起衣袖實際做中學

「我們相信,當一個人能溫柔的看見所處世界裡,每件事情的發生都有其脈絡,你會因為擁有更多理解而自由;社會也終將更懂得尊重、更能寬容。」 — -TEDx 臺大

上面這段話,可說是 TEDx 臺大成立之初核心的理念。但理想不能只淪為口號,如何讓對話具體落實在生活,那就需要更具體的方法與工具。TEDx 臺大策展人陳逸柔分享,大學生從建立組織到策展主題,過去的學校教育甚少教導,所以從第一屆成立至今,團隊投入最多的時間,探索組織本質有哪些可能性。

TEDx 臺大成員
採訪 TEDx 臺大成員,由左至右分別為:生傳系大四陳逸柔、國企系大四蔡涵聿、國企系大三童安弘、政治系大二林心嫺。圖片來源:TEDx NationalTaiwanUniversity 臉書粉絲專頁。

 

TEDx 臺大去年成立後,舉辦過一系列活動,包含沙龍聚會、素人講者 Pitch Day 徵選、TED 年會,每場參與人數都接近百人。而在網路社群經營也積極投入,目前粉絲專業讚數接近 5 千人。成績背後,卻是這群學生從零資源、零經驗,一步步摸索出來的成果。

TEDx 臺大舉辦的座談活動
TEDx 臺大舉辦的座談活動。圖片來源:TEDx NationalTaiwanUniversity 臉書粉絲專頁。

TEDx 臺大執行秘書蔡涵聿回憶,為了學習策展經驗,他們找到 TEDx 元智策展前輩,參考他的心路歷程與曾遇過的各種挑戰,並引進相關資源,讓他們在校園策展模式收穫甚多。另一位執秘童安弘則分享活動心得,一場高品質的演說,其細節要素有非常多面向須兼顧,包含錄製設備、影音畫質等,都是去年第一次策展後,認為可以再優化的向度。

當然活動除了人力,也需要財力的支出。TED 是非營利組織,因此大學生就得靠自己力量向外尋求贊助。公關部部員林心嫺解釋,目前 TEDx 臺大的贊助對象分二大類,一為企業品牌主;二是基金會。不同單位對贊助重視角度不同,品牌主訴求曝光、基金會重視 CSR,因此團隊需從企畫案到行銷手法,客製化規格以獲得投資者青睞。


組織內部溝通,本質就在學習公民教育的實踐

陳逸柔具體指出「要匯聚大家聲音,變成一個策展的理念,甚至落實成可以展覽的想像,是比較難的事。」眾聲喧嘩當中,抽絲剝繭出一條決策主軸,這也是學生組織本身就在實踐 TED 的公民教育。至於他們是如何在日常溝通中,找出討論的交集?

「去聽到大家背後的價值,抓到核心要素,而非拘泥在形式上,是決策過程最大練習。」 — 陳逸柔

「很多時候大家都在談同一件事情,只是切入角度各異,有這樣意識,發現要找到共同價值或交點,沒有想像中這麼難。」 — 童安弘

「很多時候溝通沒辦法有效達成,在於拘泥在當下語言情境。退一步觀察大局,學會傾聽是我在TED學習到的。」 — 蔡涵聿

「大家來到這邊有不同背景、經驗,不能期待取得共識的過程是順遂。」 — 林心嫺

從他們的回應當中,不難發現,試圖用同理心去理解對方的思考脈絡,願意傾聽談話者的潛在情緒,又或是練習找到對方言外之意的思維價值,是 TEDx 臺大這群學生,在參與組織過程慢慢自我實踐公民對話的落實。


大學生主流用 Facebook 社團,訊息雜亂需要新工具

然而,新組織成立之初,TEDx 臺大策展人陳逸柔指出,當時團隊沒有使用固定的工作討論軟體,所以訊息分散在 Facebook 社團、Messenger 多個平台,導致公事、私人的訊息雜亂難區分。

執秘蔡涵聿分享當時自己遇到的痛點,TEDx 臺大在 Facebook 有一個總社團,各部門一個社團,不同專案再設立新社團,因此各社團散落各種檔案、文件、Po 文連結等等。

「我常常會遇到,要找某個文件,想不起來是在哪個社團,花很多時間在各社團找檔案,甚至記錯地方,導致浪費時間。或是在找的過程,更多資訊一直丟出來,導致分散找檔案的專注力…」蔡涵聿回應。

因此有先前經驗,團隊下定決心找一套針對工作討論的軟體,建立工作環境跟討論制度。由於當時 TEDx 臺大的企劃部長曾使用過 JANDI,因此在社員開會當中取得共識,一致決定把數位化的討論內容全部移轉到 JANDI。

TEDx 臺大成員開會討論情境
TEDx 臺大成員平常開會討論情境。圖片來源:陳薪智攝。

TEDx臺大 從抗拒到接受,JANDI 提供更細膩的使用情境

不過也有新成員樂意接受新工具引進,公關部部員林心嫺談及過去她參與學校社團的共事經驗,常常在 FB 上工作時被朋友訊息打擾,又或是跟朋友聊天時被公事轟炸。而今年加入 TEDx 臺大後,她則非常樂見有專門針對公事的工具導入

林心嫺提及 JANDI 有 FB 無可取代的細膩功能。FB 是以社交為出發點,有時因公事要找其他部門的成員,但彼此非好友關係,導致陌生訊息可能被擋住,又或是關閉訊息通知,因此在一來一往的確認浪費不少時間。然而 JANDI 卻提供「一對一私訊」功能,凡是在共同議題裡的成員,直接透過私訊就可聯繫到對方。

議題分類、檔案好找,JANDI 讓溝通留下具體資料

TEDx 臺大學生展現使用JANDI議題實際情況。
TEDx 臺大學生展現使用JANDI議題實際情況。圖片來源:陳薪智攝。

蔡涵聿在議題框裡採用「關鍵字」搜尋,找到當時對話內容紀錄,確保自己發布的訊息有清楚傳遞。童安弘因習慣每次上傳檔案時,會針對檔名重新設定,因此在搜尋上可利用檔名找到相關討論。陳逸柔則不同於其他人,有時想不起關鍵字時,她反而用一些非精確的字詞,搜尋過去的對話紀錄,進而跳出相關討論串,她再從中找到對的素材。

雖然 TEDx 臺大的成員平常多透過面對面開會,討論策展主題或其他例行公事,但數位通訊工具扮演的輔助角色,可記錄每次開會討論的具體決策方向。童安弘解釋,JANDI 上多是文字紀錄、各項討論的結論,所以經過整理的條列式的資料,可以讓下次開會時可參考做更好發揮。

從 TEDx 臺大這群90後「數位原住民」身上,JANDI 更獲得不少功能使用上的意見反饋。包含投票功能的通知設定、特定資訊更直觀的呈現、訊息確認哪些成員已/未讀等等,都讓 JANDI 有具體方向持續做功能優化。你也有使用上的心得分享嗎?又或是在哪些功能想提供回應?歡迎與我們聯繫!

學生團隊也可以預先體驗企業級的工具


他們加入 TEDx 臺大,過程中學到最寶貴的一課

而同樣來自國企系的蔡涵聿及童安弘,反其道而行,尋求商業利益之外的人文價值。蔡涵聿原本以為 TED 只是策展,但參與越深,才發現過去理解只在表面,「活動讓每個人在對話內更接近自由,我希望能繼續做這件事情」。童安弘則希望跳脫慣性思維,他發現學習各項商業工具,但對人的觀察不夠細膩,當意識自己的不足後,希望體察更多行動者的情緒,而非單純理性邏輯。

陳逸柔也呼應,在辦展過程不斷尋找自己與社會對話的位置,即使目前還沒找到答案,但加入 TEDx 臺大最大收穫,即是在實際運作時,不斷擊垮自己原有的認知。她說「原本理念想像很美好,但遇到實際問題後,才知道自己原本思考的太自以為是,(過程)讓我重新理解、重新看得更深!」

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