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100억+ 스타트업들이 사용하는 5가지 업무도구

기존의 업무 방식이 생산적이지 못한 7가지 이유

  • 매일 아침 수백 통의 메일이 쌓여 있다. 
  • 회의 때문에 실제 업무 시간은 퇴근 이후다. 
  • 하나의 프로젝트를 진행하지만 각자 따로 진행하는 기분이다. 
  • 어떤 업무가 우선 순위인지 파악하기 어렵다. 
  • 문서 파일들을 구분 없이 주고 받아 파일 관리가 힘들다. 
  • 하나의 대화방에서 여러 주제의 대화를 하다보니 의사소통이 복잡하다. 
  • 비효율적인 업무로 항상 시간이 부족하다. 

 

적은 시간 내에 많은 업무를 처리해야하는 요즘 시대에 협업은 조직의 필수 문제로 자리 잡았습니다. 각자의 분야에서 뛰어난 팀원들을 모아놓으면 각 분야에서는 많은 업무를 처리할 수 있지만 모든 업무가 한 방향으로 움직이지는 않습니다. 팀원 간 의사소통이 없기 때문이죠. 협업툴의 사용은 일 잘하는 사람들을 모아 일을 더 잘하는 조직으로 만들어줍니다. 같은 작업을 해도 더 빨리 끝낼 수 있게, 업무가 많아도 동시에 처리할 수 있도록 도와주죠. 프로젝트의 방향을 잃지 않게 도와주기도 하고, 파일들을 한 곳에 보관해 관리가 용이하게 도와줍니다. 빠르게 성장하는 기업들은 그룹웨어, 이메일 등 결재 중심의 기존 업무 방식에서 벗어나 이러한 협업 중심의 업무 방식으로 빠른 성장을 이뤄내고 있습니다.

 

 

무신사, 와디즈, VT코스메틱, 야나두와 같이 빠르게 성장하는 회사들은
이런 문제점을 어떻게 해결하고 있을까요?

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1. 잔디(JANDI) – 실시간 커뮤니케이션 & 공유 

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https://www.jandi.com/landing/kr

 

협업에서 잔디의 주목적은 원활한 커뮤니케이션과 자료 공유입니다. 카카오톡의 사람이 중심인 대화방이 아니라 주제가 중심인 대화방(토픽)이라는 개념만 이해하면 누구나 쉽게 사용하실 수 있습니다. 주제에 맞는 토픽에 가서 관련 내용에 대해서만 대화를 나누고 파일을 주고받거든요. 팀원들과 마케팅 콘텐츠 아이디어를 모으는 토픽이 따로 있어서 콘텐츠 아이디어가 떠오르지 않을 땐 해당 토픽을 자주 들여다봅니다. 잔디의 아이디어 뱅크 같은 느낌이죠.

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잔디는 다양한 기능을 제공하고 있습니다. 주제별 대화방을 시작으로 외부 미팅이나 외근을 자주하는 분들을 위한 화상 회의, 피드백이 헷갈리지 않는 파일 별 피드백, 직원들의 의견을 쉽게 모을 수 있는 투표 기능, 모니터 화면을 잔디로 쉽게 공유할 수 있는 캡쳐 기능, 큰 조직의 경우 꼭 필요한 조직도 기능 뿐만 아니라 한국어, 영어, 일본어, 중국어(간체/번체), 게다가 베트남어까지 지원하고 있습니다.
(베트남어가 출시되자 어떻게 아셨는지 베트남에 지사나 공장이 있는 회사들의 문의가 줄을 잇고 있다는 것은 안비밀)

 

잔디는 초기 스타트업이 쉽게 정착할 수 있도록 가격, 교육, 컨설팅 부분에서 많은 도움을 드리고 있습니다.

 

1) 가격

패스트파이브나, 한화 드림플러스, 스파크플러스 등 공유 오피스 입주사에게는 최대 20명까지 1년 간 무료로 제공해드리고 있습니다. 리스트가 궁금하시다면 아래 링크를 확인해주세요.

잔디 X 코워킹 스페이스 리스트 확인하기

 

2) 교육

잔디를 처음 도입하셨는데 어떻게 쓸지 막막하신 분들을 위해 초급/고급 세미나를 매월 진행하고 있습니다! 잔디를 어떻게 쉽게 도입하는지, 잔디의 초급 기능부터 고급 기능까지 모두 무료로 제공해드리고 있으니 아래 링크에서 일정을 확인하신 후 신청하시면 됩니다!

잔디 초급/고급 세미나 신청하기

 

3) 세미나

잔디는 스마트워크 문화 확산 및 효율적인 협업을 위한 세미나를 매월! 개최하고 있습니다. 잔디 뿐만 아니라 다른 협업 도구들을 이용해서 어떻게 스마트워크를 할 수 있는지, 다른 회사들은 어떻게 업무하고 있는지 등 스마트워크에 대해 궁금하시다면 아래 링크를 참고해주세요! 세미나가 있을 때마다 알려드릴게요!

잔디 블로그 > 이벤트 소식

 

잔디는 슬랙(Slack)이라는 툴과 비교가 많이 되고 있어요! 제주창조경제혁신센터에서 토론이 열릴 정도죠. 하지만 결론은 국내에서 쓰기에는 잔디가 좋다는 사실! 그 이유는 아래 체크리스트를 통해 살펴보시죠!

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잔디 vs 슬랙 비교 : Slack보다 잔디!

잔디(JANDI) 홈페이지

 


 

2. 지스위트(G Suite) – 메일, 이메일, 일정 관리

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https://gsuite.google.com/

 

문서 작성 및 관리 도구는 G Suite을 추천합니다. 구글에서 만든 도구로 자체 도메인을 사용할 수 있는 메일 계정, 팀원들과 클라우드 저장공간을 공유할 수 있는 구글 드라이브, 팀원들의 일정을 공유하고 미팅 일정을 잡을 수 있는 구글 캘린더, 그리고 구글 독스 등이 있습니다. 내부 자료를 공유할 때는 잔디 드라이브를 이용하지만, 외부 자료를 공유, 공개할 때는 구글 드라이브를 이용합니다. 

구글 캘린더 + 잔디로 일정 관리하기

 

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구글 캘린더는 동료의 캘린더를 추가할 수 있어서, 하나의 캘린더에서 동료들의 일정을 한눈에 볼 수 있습니다. 그로 인해 미팅 일정을 잡을 때 동료들의 캘린더를 모두 추가해두고 빈 시간을 한 번에 볼 수 있어서 편리합니다. 구글 독스의 경우 파일을 주고받을 필요 없이 팀원 모두가 하나의 시트에 접속해 바로 작성, 수정을 할 수 있어서 편리합니다.

G Suite 홈페이지

 


 

3. 트렐로(Trello) – 프로젝트 진행 현황 관리

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https://trello.com/

 

프로젝트 진행 현황을 관리할 때 트렐로를 추천합니다. 칸반(Kanban) 보드 형태로 해야 할 일(To-do), 하고 있는 일(In-Progress), 완료한 일(Completed)로 구분되어 있어 현재 어떤 상황인지 한눈에 파악하기에 좋습니다. 보드에는 프로젝트별 카드가 있어서 해당 카드에 프로젝트에 관련된 내용을 모두 넣을 수 있습니다. 피드백, 아이디어, 기획서, 디자인 자료 등을 모두 넣어두고 필요할 때마다 찾을 수 있습니다.

잔디 커넥트로 트렐로(Trello)와 잔디 연동하기

 

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트렐로와 잔디는 연동할 수 있어서 트렐로에 댓글을 남기거나, 파일을 업로드할 때마다 잔디에서 관련 내용으로 알림을 볼 수 있습니다. 해당 알림을 통해 팀원들이 어디까지 프로젝트를 진행했고, 어떤 내용을 하고 있는지 모두에게 공유할 수 있습니다.

트렐로(Trello) 홈페이지

 


 

4. 노션(Notion) – 프로젝트 문서 관리

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https://www.notion.so/

 

노션은 협업툴이자 메모용으로 활용됩니다. 팀 회의에서 각자 할 일들을 정리하거나, 프로젝트에 필요한 내용을 정리할 때 콘텐츠 일정을 조율할 때 등 다양하게 이용할 수 있습니다. 팀 회의를 할 때 노션을 이용해 진행 중인 프로젝트에 대해 피드백과 할 일들을 팀원들이 동시에 쟉성합니다. 회의 내용을 기반으로 주간 일정을 예측하여 업무하고 있습니다.

 

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트렐로에 올리는 파일들과 다른 점은 트렐로에는 팀원들과 함께 피드백을 주고받는 파일, 최종 파일을 올려두지만, 노션에는 업무를 진행하며 다른 팀원들이 볼 필요가 없는 수정 사항을 반영한 파일이나, 참고 링크, 이미지 등을 정리해서 올려두고 있습니다. 콘텐츠 포스트 일정을 체크할 때도 이용합니다. 어떤 글이 며칠에 블로그나 페이스북에 업로드되는지 단기간에 한 번에 올라가진 않았는지, 너무 장기간 비어있진 않았는지, 파악하고 있습니다.

노션(Notion) 홈페이지

 


 

5. 투두이스트(Todoist) – 할 일 관리

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https://todoist.com/ko

 

투두이스트(Todoist)는 할 일 관리에 특화된 앱입니다. To-do list 단 하나의 기능을 깊이 있게 사용할 수 있죠. 이 앱을 유료(월 5,000원)로 결제해서 쓰는 이유는 ‘키보드 입력 기능’과 ‘리마인드 기능’이 아주 탁월하기 때문입니다. 투두이스트는 외국앱임에도 불구하고 홈페이지가 한글로 되어 있듯이, 앱의 기능도 한글로 사용가능합니다. 예를 들어 ‘#잔디’라고 입력하면 프로젝트 폴더로 인식되고 ‘@마케터’ 라고 입력하면 자동으로 ‘마케터’라는 태그가 입력됩니다. q 버튼을 누르면 바로 할 일을 입력할 수 있고 ‘p1’을 입력하면 우선순위 1위로 지정할 수 있습니다.

 

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알림 기능은 ‘매 월요일 10:00’으로 입력하면 매주 월요일 아침 10:00에 알림을 보내주고, ‘매 첫 월요일 12:30’이라고 입력하면 매월 첫번째 월요일 12:30분에, ’12월 11일 10:00’이라고 입력하면 해당 시간에 정확히 알려줍니다. 게다가 알림이 올 때 함께 나타나는 ‘완료’ 또는 ‘스누즈(15분 후 다시 알림)’버튼을 통해 완료했는지, 나중에 다시 알려달라고 할 것인지 등 잊지 말아야 하는 업무가 있을 때 다시 알려주는 아주 효과적인 앱입니다.

투두이스트(Todoist) 홈페이지

 


 

협업은 어떤 도구의 어떤 기능을 얼마나 잘 사용하냐가 중요하지 않습니다. 2~3가지의 도구를 단순하게 사용하더라도 효율적인 업무를 지향해야 하죠. 다양한 협업툴을 이용한다고, 도구의 고급 기능들을 이용한다고 업무가 아니라 도구를 사용하는 데 시간을 할애해버린다면 본질을 잃고 오히려 시간을 잃게 될 수 있습니다. 어떤 협업툴을 사용할지에 집중하기보다는 어떤 목적으로 협업툴을 사용할지에 정한 다음 그에 맞는 협업툴을 선택하시기 바랍니다.

 

다른 스타트업들의 협업 사례가 궁금하시다면?

 

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📍 혜택: 프리미엄 플랜 1년 무상 제공 (최대 120만원)
📍 대상: 20명 이하 100개 스타트업

※ 2016.01.01 이후 설립 법인
[문의] 070-4610-2689 / support@tosslab.com

 

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참고자료

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