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소통과 협업… 원격 재택근무 돕는 맞춤형 도구 고르기

잔디가 소개하는 스마트워크 트렌드

협업툴 잔디는 툴을 넘어, 함께 일을 잘하는 방법과 협업 문화를 고민합니다.
잔디가 소개하는 다양한 스마트워크 트렌드를 통해 당신의 생산성과 업무 효율성을 높이세요.

‘언택트(Untact)’. 전 세계를 휘몰아친 바이러스가 빚어낸 의미심장한 용어다. 정치‧경제‧사회‧문화 어느 한 분야도 이 단어 앞에서 자유로울 수 없는 요즘이다. 기업 들은 때 아닌 재택근무로 비상이 걸렸다. 원격 근무 잘하는 기업의 가치는 오르고, 비대면이 어색한 기업들의 생산성은 떨어질 수밖에 없다. 

기업이 원격근무를 원활하고 매끄럽게 하기 위해선 커뮤니케이션 시스템의 정비가 절실하다. 톡이나 메신저, SNS에 대한 얘기가 아니다. 전문가들은 “재택근무를 진행하는 데 있어서 다양한 SNS는 오히려 방해요소가 될 수도 있다”고 지적한다. 대면하지 않은 상태에서도 업무의 연속성과 협업성을 담보할 수 있는 전문적인 시스템과 특정 툴(tool)들의 적절한 조화가 요구되는 것이다. 그렇다면 효율적인 원격 재택근무를 위한 도구들은 어떤 것이 있을까?

 

언택트(Untact)의 시대, 원격 근무의 중요성이 높아지고 있다.

 

우리 회사, 재택근무에 적합할까?

원격 재택근무에 앞서, 자사의 환경을 분석해 볼 필요가 있다. 사전 준비 없이 원격의 세계로 내몰리는 것은, 총을 들지 않은 채 전장에 나가는 것과 다르지 않기 때문이다.  

첫 번째로 현재 자사가 운영 중인 업무 솔루션의 UI/UX가 전사적인 재택근무에 적합한가를 파악해야 한다. 시장에서 1등 솔루션으로 소문난 소프트웨어라고 해도, 기업의 구조나 특성에 따라 효율적인 적용이 어려울 수도 있기 때문이다. 해당 솔루션이 국내 업무환경에 적합한가, 비용을 크게 들이거나 들이지 않고도 적용이 가능한가, 비경험자라도 빠르게 적용할 수 있는가 등을 냉철하게 비교해보며 차근차근 대입하는 자세가 필요하다. 

또한 멤버 추가방식이나 계정 생성, 활용 단계 등의 과정이 얼마나 편리한가도 고민해야 한다. 신규 사용자를 위한 가이드가 불충분하고, 멤버를 추가하는 과정이나 협업의 효용도가 떨어지면 ‘쇠귀에 경 읽기’로 그칠 가능성이 있다. 마지막으로 안정적인 운영이 가능한 솔루션인지 살펴봐야 한다. 화상회의 시 화질이나 음성 Latency, 화면 공유 시 Latency, 회의 진행 시 연결 상태 등에 대해 사전 상호체크를 통해 확인해야 한다.

 

Gartner Magic Quadrant의 원격근무 평가 그래프(2019). 원격근무 솔루션을 도입 시 참고할 만하다.

 

업무의 기본은 소통, 우리 회사에 맞는 커뮤니케이션 솔루션은?

커뮤니케이션 플랫폼 부분에서 가장 먼저 소개할 솔루션은 바로 ‘Slack’이다. 구축 기능별로 가격이 상이한데, 규모가 작은 스타트업은 무료로 사용할 수도 있다. 지출 비용은 6.67달러에서 12.50달러까지. Slack은 카카오톡 형태의 단체 채널을 개설할 수 있으며, 프라이빗 모드로 비밀 채널을 개설한 후 채널별 알림 설정을 할 수도 있다. 그 밖에 히스토리 검색이 용이하고, 이메일보다 빠른 커뮤니케이션으로 주목을 받고 있다. 

두 번째는 ‘Toast Workspace Dooray’다. 주로 20~50명 규모를 대상으로 하며, 월 12,500원 정도의 비용이 드는 유료 솔루션이다. 프로젝트 발표 모드, 회사 스킨 커스텀 기능이 있어 회사별로 독특한 그룹웨어를 만들 수 있는 장점이 있다. 프로젝트 생성, 메일, 캘린더, 드라이브, 위키 모드 등 다양한 연계 기능도 편리하다. 

세 번째는 ‘JANDI’다. 국내의 대표적인 협업 솔루션으로, 멤버 당 월 9,000원이 발생하며, 개인별 1TB 용량을 제공한다. 우리나라 회사의 특성에 맞게 디자인되어 있어 적응이 수월하다. 워터마크, 조직도, 게시판, 메시지 등을 지원하며, 팀 관리 및 외부 서비스 연동이 쉬운 점도 장점이다. 

마지막으로 ‘Microsoft Teams’는 Office 365 고객이 쉽게 사내 협업 툴로 사용할 수 있는 솔루션이다. Google G suite와는 다르게 자체 오피스 프로그램을 온라인상에서 이용할 수 있다. Microsoft가 만든 솔루션답게 UI도 잘 다듬어져 있다. 

 

커뮤니케이션 솔루션으로 각광받고 있는 slack의 화면(사진:Jarretera/Shutterstock.com)

 

합심하여 業을 이루는 ‘협업 플랫폼’ 솔루션

협업 플랫폼 중 가장 강력한 것은 역시 구글의 ‘G-suite’다. 사용자당 월 9달러의 비용이 소요된다. 회사 비즈니스 도메인을 생성하고, 실시간 문서가 동기화되는 구글 드라이브, Docs 기능을 사용할 수 있다는 점, 그리고 친숙한 구글 UI을 사용할 수 있다는 점이 가장 큰 장점이다. 특히, 화상회의 시스템을 지원해 100명 이하 동시 통화가 가능한 Google Hangout, Google Meet 프로그램도 열려 있다. 

‘Notion’은 최근에 힙(Hip)한 솔루션이다. 비교적 젊은 층이 이용하는데, 사용자당 5달러(기업용은 정책 별도)의 비용을 지불하면 칸반보드 및 CRM, 위키 데이터베이스 등을 이용할 수 있는 시스템이다. 작성 내용 공유, 공동 작업에 용이하며 글, 그림, 개발 코드 등을 바로 작업할 수 있는 장점이 있다. 일반 워드프로세서 문서(MS office, 한글 등) 편집은 지원하지 않는다. Notion의 경우 깔끔한 디자인과 이모티콘으로 특히 주목을 받고 있다. 이 솔루션을 통한 채용공고로 젊은 회사임을 어필한 사례도 있을 정도다. 

‘Trello’는 소규모 프로젝트팀들을 대상으로 인기가 많은 솔루션이다. 무료로 사용할 수도 있고, 월 요금 9.99달러의 기업 버전도 있다. 사용성이 용이한 효과적인 업무 진행 정리 툴로써, 칸반 보드를 활용해 회사별 계획, 체크리스트가 필요한 WBS 작업 시 용이하다. 이 밖에도 네이버가 만든 그룹웨어 솔루션 ‘라인웍스’, 25인 이하 소규모 스타트업에 적합한 ‘하이웍스’ 등 국내 협업 솔루션도 존재감을 뽐낸다.

 

직관적인 보드/카드 시스템으로 인기가 높은 협업툴 Trello(사진:II.studio/Shutterstock.com)

지금까지 소개한 솔루션은 그저 도구일 뿐이다. 언급한 대로 시스템 환경에 대한 이해가 선행되어야 모두를 만족시키는 협업이 가능해진다. 각 솔루션별 규칙 및 방법을 제정해 전 직원이 공유하려는 노력도 필요하다. 또한, 잊지 말아야 할 것이 바로 ‘백업의 생활화’다. 백업과 동기화, 그리고 보안 등은 원격근무의 성패를 결정짓는 요소다. 

 

 

 

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