다른 회사의 토픽 목록은? 그것이 알고싶다
안녕하세요
여러분의 잔디가 쑥쑥 자랄 수 있도록 잔디 여정에 동행하고 있는 CX(Customer Experience, 고객 경험) 팀입니다.
팀 안에 토픽과 채팅이 많아지면서 다른 회사는 어떻게 토픽 목록을 생성하고 정리하고 있는지 궁금해질 때가 많습니다.
” 다른 회사의 토픽 목록의 종류와 폴더의 구성은 어떨까? ”
” 여러 토픽으로 업무 대화방을 정리한 사례를 알고싶다! ”
하시는 분들께 이 글에 소개된 내용들이 큰 도움이 되기를 바랍니다. 보고 나시면 우리 회사 업무 특징에 따라 토픽을 구성하는 방법에 대한 아이디어를 얻으실 수 있을거에요~
1. 사내/대외 협업으로 대화 상대에 따라 토픽을 분류했습니다.
잔디를 서비스 중인 토스랩 팀은 1달에 한 번씩 진행되는 스마트워크 세미나 강사님과의 협업, 귀여운 이모티콘 제작사와의 논의 등 이메일보다 더 자주 빠르게 회사 외부 인원과 대화를 해야하는 경우가 많습니다.
기존에는 이메일, 개인용 메신저(카톡, 네이트온, 라인) 또는 전화와 문자 등을 이용해서 얘기 했었는데요 이 같은 경우 논의를 한 히스토리 파악도 어렵고 자료를 한번에 관리할 수 있는 온라인 공용 업무 공간을 만들기 불편했습니다.
그 해결책으로 대외 협업할 대화 상대에 따라 토픽을 분류하고, 잔디의 준회원으로 각 토픽에 대화 상대를 초대했습니다!
토픽 참여 멤버 목록에 (준회원)으로 2명이 표시된 것이 보이시나요?
더 이상 이메일, 카톡, 네이트온 등 다른 협업 채널로 이동하지 않고 한 번에 잔디에서 모든 협의 내용과 파일을 기록하고 검색할 수 있기에 꼭 추천하는 토픽 구성 방법입니다.
사내협업 토픽 역시 대화를 하는 빈도에 따라 마케팅(MKT)→ 토스랩 전사공유 (Tosslab) → 그 외 유관부서(Other Teams) →동아리/친교 토픽(For fun) 순으로 폴더에 토픽을 만들어서 활용하고 있습니다.
2. 부서별로 토픽을 분류한 사무용품 ∙ 기기 관리 회사 팀
가장 쉽게 떠올릴 수 있는 토픽 구성 방법이죠?
우리 회사의 조직도를 참고해서 토픽을 만들 경우 팀 멤버들이 직관적으로 토픽의 성격과 대화할 내용을 파악할 수 있기에 유용합니다. 같은 부서 내에도 하위 부서가 있다면, 역시나 부서내 토픽 폴더를 만들어서 정리해주세요.
사무용품 · 기기관리 회사를 운영중이신 이OO 대표님이 토픽을 구성한 후기를 소개해 드립니다.
” 전사 대화방 / 경영 부서 / 영업 부서 / 온라인 관련 순으로 부서별로 토픽 대화방을 생성 후 폴더를 정리했습니다. 부서별 토픽을 만들어 관리하는 부분이 아주 좋습니다.
멤버별 권한 설정을 통해서 토픽의 공개여부를 선택합니다.
문서를 찾거나 프로젝트 관련 내용을 검색하기에 부서별 토픽 구성이 유용합니다. ”
3. 직급/직무별로 토픽을 분류한 프랜차이즈 매장의 잔디 팀
지역적으로 떨어져있는 다양한 지점의 멤버들과 협업을 해야하는 프랜차이즈 매장의 경우 동일한 공지사항을 공유해야하는 직급/직무별로 토픽을 분류해 구성했습니다.
점장 및 매니저끼리 논의하는 파트별 토픽 / 매장 시간대 운영자가 서로의 의견을 공유하는 타임별 토픽의 경우 매장에서 빠르게 현장 상황을 확인하고 결정을 내려야하는 일이 많은 매장 업무의 특성에 적합하다고 합니다.
특히 일반 사무실의 인원보다 현장에서는 모바일 어플로 잔디를 사용을 많이하기에 상단에 자주 확인하는 토픽과 폴더를 위치시켜야 합니다. (기본 정렬 순 or 최신 메시지 순 정렬 가능)
물론! 지점에서 같이 일하는 멤버들이 자유롭게 대화하는 토픽도 필수겠죠?
물품 구매를 본사 담당자에게 요청하는 토픽의 경우는 주문서 폼을 공지사항으로 대화방 상단에 띄워서 토픽에서 담당자가 쉽게 확인 후 주문내용이 누락되지 않도록 할 수 있습니다.
본사 / 가맹 / 직영점으로 매장의 특징에 맞추어서 토픽을 만든 다른 유통업체의 예시도 같이 보여드릴게요~
4. 새로 진행하는 프로젝트가 생기면 바로바로 TF 토픽을 만든 마케팅 에이전시
일을 하다보면 프로젝트성 TF 팀이 꾸려지기 마련입니다. 그럴때는 간편하게 TF 토픽을 만들고, 같이 일할 멤버들을 토픽에 초대하면 됩니다.
마케팅 에이전시의 경우 특히 단발성 업무들이 많습니다. 참고해야할 자료들도 갑자기 늘어나구요. 여러 대화방에 레퍼런스 자료와 링크가 산재되면 빠르게 확인이 어렵기에, TF토픽을 만들고 이 토픽 한 개에 무조건 내용을 공유하기로 약속했습니다. 그 결과 여러 채널로 돌아다니지 않고, 자료 검색이 가능해져서 업무 속도를 빠르게 향상시킬 수 있었다고 합니다.
저희 토스랩 팀은 특히 HR/채용 면접시 TF 토픽을 만들어서 애용합니다. 각 면접자 (또는 포지션) 별로 이력서 공유, 면접 후 평가점수 입력, 취업 후 근로계약서 등을 보관하고 있습니다.
당연히 해당 내용은 비공개 토픽으로 만들어서 대외비 내용의 접근 권한은 잘 차단해야 합니다.
5. 잔디 커넥트를 연동한 외부 서비스 알림 토픽들
외부 서비스의 알림들을 여기저기서 받다보면 업무 공간인 잔디를 벗어나야 하고 바로 확인하지 못하는 경우가 많습니다.
그렇기에 다양한 외부 협업 서비스를 활용하는 개발 부서나 고객들의 의견을 실시간으로 확인하고자 하는 고객관리 부서에서는잔디 커넥트로 해당 서비스들을 잔디에 연동한 토픽을 만들어 사용하고 있습니다.
개발 부서가 자주 사용하는 JIRA, 깃헙(Github)을 잔디 커넥트로 연동해 이슈의 변동 사항을 바로 확인할 수 있습니다.
토픽에 참여하면 개발자 뿐만 아니라 담당자 누구나 해당 토픽에서 우리 서비스/제품의 이슈사항을 확인할 수 있습니다.
고객관리 또는 마케팅 부서에서는 새로운 앱스토어 리뷰가 달리면 이를 바로 확인할 수 있도록 앱스토어 리뷰 알림 서비스를 연동한 토픽을 만들었습니다.
애플 앱스토어와 구글 플레이스토어의 관리자 페이지로 연결되는 링크도 메시지 내용에 포함해서 클릭시 실시간으로 답변을 달 수 있습니다.
여러가지 잔디 토픽 예시! 우리 팀의 토픽과 비교 분석하게 되시나요?
아직 팀 구성이 마무리되지 않아 토픽 만드는 방법이 더 궁금한 분들은 아래 ‘쉽게 따라하는 잔디 토픽 만들기 5단계’ 글을 읽어보시거나, ‘토픽 구성 가이드 파일’을 다운로드해서 직접 엑셀 시트에 정리해보시기를 추천합니다!
누구나 쉽게 따라하는 잔디 토픽 만들기 5단계 읽어보기
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