복잡한 전자결재가 기업의 생산성을 낮추는 이유

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1. 결재의 목적은?

업무 진행 절차를 조직 내 결정권자가 효율적으로 검토하고 이를 승인할 수 있도록 만든 것이 ‘결재’의 목적입니다. 또 추후 업무 내용을 검색해 참고하기 위해서 기록을 남기는 것도 결재의 본래 목적입니다.

결재의 유용한 이점 때문에 비교적 상하구조로 이루어진 우리나라 기업에서는 ‘결재서류’를 들고 결재선에 따라 차례차례 상사에게 결재서류의 내용을 승인 받는 것에 익숙합니다. 반면, 효율성을 강조하는 외국 기업에서는 대부분 메일로 의사결정을 내리거나 담당자들이 구두로 필요한 부분만 간단하게 논의를 하고 기록하는 것이 일반적이라고 합니다.

업무 커뮤니케이션 공간이 오프라인에서 온라인으로 옮겨가면서 많은 기업들이 기존의 ‘결재’ 방식을 온라인 상에서도 할 수 있도록 ‘전자결재’ 시스템을 구축하여 사내에 적용하고자 합니다. 명확한 의사결정을 가능하게 하기 위해서 결재 프로세스는 조직 내에서 필요한 절차일 수 있습니다. 하지만 많은 담당자가 관여해서 느리게 처리되고, 오프라인의 ‘보고 – 승인 – 결재 – 진행’ 순의 형식을 온라인에 그대로 옮긴 ‘복잡한 전자결재’는 최근의 업무 환경에 어울리지 않습니다. 효율적이고 내용 검색이 용이한 원래의 목적에 부합하는 빠른 결재 방법은 없을까요?

 

 

2.결재를 빠르고 간편하게

느리고 비효율적인 결재는 필요 없습니다. 
 빠르고 효율적인 협업 커뮤니케이션 과정이 필요합니다. 

2-1) ‘의사 결정의 속도’는 기업 경쟁력

의사 결정 속도를 높이기 위한 방법 중 가장 중요한 것이 조직 계층(layer)을 줄이는 것입니다. 복잡한 결재 체계로 인해 의사 결정 계층과 관여자가 많을수록 업무 속도가 느려지는 것은 당연한 결과입니다. 6년간 GE의 핵심 임원으로서 많은 의사 결정을 주도한 빌 그레이버(Bill Graber)는 “GE가 다른 조직보다 더 나은 의사 결정을 한 것이 아니라 더 빠른 의사 결정을 했을 뿐”이라고 성공적인 경영을 위한 빠른 의사 결정 속도의 중요성을 강조합니다.

국내외 많은 기업들이 조직 계층을 줄이고, 중간 의사 결정자에게 자체 권한을 부여해 줌으로써 의사 결정의 속도를 높여 왔습니다. 따라서 국내 기업들이 스피드 경영 트렌드에 맞지 않는 복잡한 결재선을 그대로 반영한 구축형 전자결재 시스템을 고집한다면 스스로 무한 경쟁 시대에 걸맞은 조직을 구축했다고 자부할 수 없을 것입니다.

2-2) 의사 결정 비용은 낮추고, 생산성은 올리고 

좋은 의사 결정을 위해서는 속도와 질 그리고 실행 가능성이 모두 높아져야 하는데, 이를 위해서는 유무형의 ‘비용과 시간’이 들어갑니다. 신속한 의사 결정을 위해 대규모 구축형 전자결재 시스템을 도입한다면 상당한 비용이 지출됩니다. 시스템 구축 및 운영을 위한 많은 인력과 그들이 시스템을 설계하고 적용하는 시간까지 고려하면 실제 결재 시스템 운영을 위한 비용이 필요하기 때문이죠. 신속한 의사 결정을 위한 체계를 만드는 데 대규모 시간과 비용이 필요하다면 배보다 배꼽이 큰 격이라고 할 수 있습니다. 

따라서 의사 결정을 위한 비용과 시간을 최대한 낮추면서 생산성을 올릴 수 있는 방법을 경영진은 고려해야 합니다. 워윅(Warwick)대 경영대학원 조사에 따르면 포춘(Fortune)지 기준 세계 200대 기업이 매년 복잡성(Complexity) 문제로 허비하는 비용은 한 기업당 10억 달러에 육박한다고 합니다. 전자결재가 필요한 기업에게 복잡한 도입 절차 없이 우리 조직에 맞는 효율적인 결재 체계를 빠르게 갖출 수 있는 SaaS(Software as a Service)기반 전자결재를 추천합니다. 

한편, 베인&컴퍼니 컨설팅 사가 기업들의 생산성과 조직적 시간 관리의 상관관계를 조사해 보니 잘못된 회의 관행과 내부 결재 절차로 낭비하는 시간 때문에 기업 생산성이 약 21% 낮아지는 것으로 나타났습니다. 제한된 근무시간을 어떻게 시간을 활용하느냐가 사업의 성패를 가르고 있습니다. 세계 최고의 명성을 자랑하는 아웃라이어 (Outlier : 일반 기업 수준을 넘어서는 뛰어난 성과를 거둔 기업)들은 같은 자원으로 최고의 성과를 내고자 노력합니다. 

 

불필요한 모임 없애고 결재 단계 줄이면 생산성 21% 늘어난다
회의만 줄여도 사무직 근로시간 40% 줄어들어…

조직 구조 단순화해야 의사결정 빨라져

미국 내 기업을 대상으로한 이 조사에 의하면 추가적으로 조직 관리자들이 회의 안건을 점검하며 소모하는 시간이 연 2만 시간, 회의 자료 검토를 위해 실무팀이 쏟는 시간은 연 6만 3000시간, 여기에 회의 관련 이메일 교환과 정보 수집 시간까지 합치면 최고 경영진이 여는 주간 회의 때문에 조직 전체가 쓰는 시간이 연 30만 시간에 이른다고 합니다. 17개 대기업의 기업 고위 임원들 조차도 매주 평균 2일 이상 각종 회의와 결재에 아까운 시간을 소비하고 있었습니다. 목적도 분명하게 정하지 않은 채 습관적으로 여는 회의와 불필요한 결재는 조직 전체의 생산력을 저하시키는 요소입니다.
 
 

2-3) 결재단계 축소로, 일하는 방식 혁신해야

주 52시간 근무제 등으로 일하는 시간이 줄어들지만 생산성을 유지하여야 하는 도전을 기업들은 맞이하고 있습니다. 그렇기에 이제는 ‘일에 대한 생각의 전환’과 ‘일하는 방식의 혁신’이 그 어느 때보다 중요한 시기입니다. 일하는 방식을 혁신해 생산성을 높이지 않은 채 최저임금 인상, 근로시간 단축 등이 추진되면 기업의 경쟁력이 위태로워질 수 있습니다.

직원의 생산성을 끌어올리려는 시도로 결재단계 축소를 적용하는 기업들이 늘어나고 있습니다. 삼성전자는 회의 참석자를 최소화하고 1시간 이내에 결론을 내리도록 권장합니다. 빠른 의사결정을 위해 보고 때 직급 단계를 순차적으로 거치지 않고 ‘동시 보고’를 하는 것도 권장 사항입니다.

현대자동차그룹은 ‘워크스마트’ 캠페인을 실시합니다. 업무 시 만들어지는 모든 문서를 회사 중앙서버에 저장하고 체계적으로 관리하는 것이 핵심이며 전사의 지식을 자산화해 팀원 간 및 팀 간 협업이 체계적으로 이뤄질 수 있도록 하기 위해서입니다. 회의, 문서 작성, 업무 지시, 보고, 결재 등의 부문에서는 전사에서 통용되는 가이드라인도 제시해 일하는 방식을 혁신해 나가고 있습니다.

 
 
현대카드는 구매나 비용 집행을 결정할 때 거치는 결재 단계를 8단계에서 4단계로 간소화하고, 40~50가지에 이르던 사내 문서 양식을 3분의 1로 줄이는 내용도 시행 중입니다. 정태영 사장은 “‘단순화’는 누더기처럼 과도한 프로세스나 회의, 보고, 일의 방법, 조직 등을 다시 검토해 쓸데없는 일들을 줄여나가는 걸 목표로 삼고 있다”면서 “일이 줄어들면 직원들이 집에 빨리 갈 수 있다”고 강조했습니다. ‘심플은 궁극의 품격(Simplicity is ultimate sophistication)’이라는 일하는 방식의 혁신과 결을 같이합니다.

 

 

3.업무용 협업툴을 이용한 빠르고 간편한 ‘결재’

효율적으로 결재를 축소하는 방법은 ‘실시간 커뮤니케이션 협업툴’에서 해결 실마리를 잡을 수 있습니다. 틀에 박힌 문서 양식을 그룹웨어 및 사내 시스템에 결재 올리는 것이 아니라 ‘할 일 (To Do)’ 또는 ‘주제별 업무(Task)’ 단위의 결재 내역을 대화방에 메시지로 공유하는 방식을 취하시면 됩니다.

3-1) 결재 건은 ‘할 일(To-Do)’로 등록

잔디에서는 메시지 자체를 할 일로 등록할 수 있습니다. 따라서 대화 중에 전달받은 말풍선 하나하나가 할 일로 변경되면 그 자체로 담당자, 기한, 세부설명을 포함한 하나의 결재 내역으로 등록됩니다. 결재 품의(기안)서를 문서 형태로 올리는 것이 아니라 하나의 할 일(To-Do)을 등록하고 멤버들과 대화방에서 업무 내역이 공유되는 형식입니다. 따라서 업무 진행 상황 및 상세 설명을 파악하고 수정하기 용이하며, 결재가 등록되는 시간도 혁신적으로 단축됩니다.

 

3-2) 주제별 결재 게시판 (보드 뷰 토픽)

잔디는 주제/부서별 대화방 (토픽)을 생성하실 수 있습니다. 이 때 대화방을 게시판형으로 만들면 내부의 게시글 하나가 각각의 결재 내용입니다. 대화방 참여 멤버 및 공개 여부를 결정할 수 있기에, 의사 결정권자들만 참여하도록 결재 대화방의 권한 범위 설정도 가능합니다. 특히 재무,구매, 법무 부서 별로 게시판 토픽을 만들어 운영할 때 결재 처리가 효율적으로 진행되어 팀원들의 만족도가 높았습니다.

예를 들어 비용품의 요청 결재 게시판(보드 뷰 토픽)에서 ‘유저 선물용 텀블러 구매’라는 게시글을 만들어 내용을 공유하고, 구매 담당자를 멘션 (@태그)하면 결재 승인 요청을 받은 담당자는 실시간 알림을 받게 됩니다. 해당 담당자는 내용을 빠르게 확인 후 잔디 내 결재 완료 스티커 또는 피드백을 댓글로 달아 결재 결과와 의견 전달 과정을 동시에 마무리합니다.

잔디와 같은 협업툴을 이용하면 자연스럽게 더이상 무겁고 폐쇄된 공간에서의 느린 결재가 아니라 빠르고 쉽게 담당자들이 적극 참여한 가벼운 형태의 결재가 실시간으로 진행됩니다. 주제별로 결재 내용이 분류되어 차후 정리된 내역을 빠르게 검색하기도 편합니다.

 

3-3) 파일 댓글로 결재 피드백 및 진행상황 파악

결재를 완료한 이후에도 추가적인 업무 요청을 하거나, 진행 상황이 궁금할 때가 있습니다. 이럴 때는 파일 댓글을 활용합니다. 디테일한 내용을 댓글로 작성할 수 있으며 멤버들이 서로 주고받은 댓글이 영구적으로 남아있기에 차후 업무 히스토리 파악도 가능합니다. 업로드된 결재 파일들이 모아지면 ‘업무 자산화’ 및 ‘중앙 관리’는 자동으로 실현됩니다. 적절한 스탬프 이모티콘 전송 만으로 간편하게 담당자에게 피드백을 전달할 수도 있습니다.

<피드백 전달용 스탬프 이모티콘> 

3-4) 성공 도입 사례 : 

건축가설재 임대사업자 성지제강은 어떻게 결재 대화방을 운영하고 있을까?

별도의 전자결재 시스템이 없던 건축가설재 임대사업자 ‘성지제강’은 기존에는 수기로 결재 업무를 진행했었습니다. 협업이 전체 업무의 80% 이상이고 회사 규모와 업종 특성 상 결재해야 될 문서의 양이 상당히 많은 편이라 불편한 점이 이만 저만이 아니었습니다. 하지만 잔디를 도입한 이후, 일정 부분의 결재는 잔디 내 ‘사전 품의서’ 토픽을 만들어 해결했습니다.

예를 들어 급박한 업무 전개가 빈번한 영업팀의 경우, 지방에서 업무를 보던 중 결재를 위해 담당자가 본사로 돌아오는 게 쉽지 않기 때문에 현지 업체와 계약한 내용을 사전 품의서 토픽에 올려 팀장급 멤버가 댓글 및 메시지로 간편하게 결재를 완료합니다. 팀장은 임원진 결재 진행에 문제가 없도록 사전 품의된 내용을 숙지하고 요청 내용을 토픽에 업로드합니다.

< 파일 댓글로 사전 품의 공유 및 승인> 

< 파일 댓글로 자세한 품의 피드백 전달> 

< 보드 뷰 토픽 게시글로 전자결재 진행 + 담당자 멘션> 

 

4. 탈(脫) 형식의 스마트워크

습관적이고 비효율적인 결재가 아니라, 빠르고 간편하게 동료들에게 협업을 요청하고 진행상황을 공유하는 본디 목적을 되찾은 전자결재가 진행되어야 할 시점입니다. 과거 형식에 얽매이지 말고 생산성을 높일 수 있는 탈(脫) 형식의 스마트워크 환경을 협업툴을 활용해 기업에 적용하면 어떨까요?

1인당 일하는 시간은 줄어들고 있습니다. 개인의 업무 집중력을 높이고 협업 시 불필요하게 들어가는 시간과 비용을 없애는 작업을 경영진은 지속적으로 노력해야 합니다. 이미 발 빠른 기업들은 자사만의 업무 스타일을 고려한 새로운 협업 시스템으로 생산성 혁신을 이뤄나가고 있습니다.

주당 60~70시간 근무하던 과거의 업무 방식을 앞으로도 고수한다면 기업은 시장에서 두각을 나타내기 버거워질 것입니다. 지금 당장 ‘우리는 일하는 방식과 시스템을 근본적으로 바꾸고 있나?’ 하고 질문 및 점검을 해보시기 바랍니다.

국내 굴지의 제조기업 한 곳에서는 지방 공장에 있는 임원에게 결재를 받기 위해 1박2일이 걸렸다고 합니다. 전날 출장을 내려가 담당 임원과 식사를 하고, 다음 날 아침 사무실에서 결재를 받는 것이 오랜 관행처럼 이어져 오고 있던 것이죠.

하지만, 주 52시간 근무 시대에 돌입한 지금 상사가 직원들에게 일일이 결재를 받고 지시할 여유는 없습니다. 기업과 리더는 조직의 목표를 팀원들과 빠르고 효율적으로 실현시키기 위해 과감하게 탈(脫) 형식의 스마트워크 환경을 적용해 경쟁력을 갖추시길 바라겠습니다.

 

 

작성 시 참고 및 인용글 

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