비영리조직의 스마트워크
안녕하세요 JCC 1기 정지훈입니다. ‘정병장’ 이라는 닉네임으로 보통 불리고 있습니다. 저는 비영리조직 (NPO)에서 적용할 수 있는 스마트워크 비법을 소개해드리려 합니다.
저는 최근까지 잔디의 파트너이기도 한 비영리 단체를 위한 IT지원 플랫폼인 테크숩글로벌의 한국 서비스인 테크숩코리아를 운영하는 비영리IT지원센터에서 사무국장으로 일했습니다. 현재는 외부에서 비영리IT지원센터의 공익 IT 지원사업을 실행하는 전문위원과 공동체 IT 사회적협동조합의 이사로 활동을 하고 있습니다.
* 지난 2018 서울시NPO파트너페어 (10.23~24)에서 테크숩코리아 부스를 방문한
비영리단체 담당자와 IT솔루션 도입에 대한 안내를 해주는 모습
비영리IT지원센터는 테크숩코리아 플랫폼을 운영하면서, 비영리 단체들이 업무할 때 필요한 IT 소프트웨어를 공급해주는 국내 유일한 민간 중간 지원기관입니다. 유용한 IT 솔루션들을 비영리 단체들에게 공급을 할 수 있는 재원은 마련이 되었으나, 현장에서 이를 효과적으로 사용하는 역량은 여전히 부족한 점이 많습니다. 따라서 IT 소프트웨어 공급과 함께 활용법 교육과 컨설팅을 통해서 비영리 조직의 IT 기술활용 역량을 높이는 활동도 함께 하고 있습니다.
저는 공익적 활동을 하는 다양한 비영리 단체 그리고 사회적 기업들을 많이 만납니다. 그들이 일하는 방식들을 많이 접하면서, 왜 비영리조직이야 말로 효율적인 업무방식, 즉 스마트워크가 필요한지에 대해 얘기하고자 합니다.
제가 비영리단체를 대상으로 지원활동을 하면서 경험했던 비영리조직들이 갖는 문제점들을 나열해 보자면 다음과 같습니다.
- 강도 높은 업무
- 한정적인 재원
- 다양한 업무범위
- 구성원들의 잦은 교체
비단 비영리조직만의 문제는 아니겠지만, 비영리 단체는 영리 조직보다 이런 문제들로 어려움을 더 많이 겪는 편입니다.
위와 같은 문제점으로 비영리조직이 일하는 방식에는 어떤 문제가 발생하게 될까요?
- 단순 업무의 반복으로 인한 효율성 저하
- 정보보안 취약
- 구성권끼리 또는 조직끼리의 효율적인 협업 시스템 부재
- 데이터 아카이빙이 되지 않아 정보 관리의 어려움 등을 겪게 됩니다.
이러한 문제를 개선하기 위해서는 크게 두가지 방향으로 접근을 하는 것이 필요합니다.
첫번째는 비영리 활동가들의 개인 역량 강화
그리고
두번째는 비영리조직 문화와 시스템의 변화 입니다.
첫번째 비영리 활동가들의 개인 역량 강화는 교육과 훈련을 통해서 향상시킬 수 있습니다. 이제는 제가 비영리IT지원센터에서 기획하고 운영했던 ‘시민기술아카데미’ 같은 IT 역량 강화 프로그램을 비롯하여 여러 단체와 기관에서 진행되는 활동가 IT 역량 향상 교육들이 매우 다양해 졌고, 유용한 활용 정보들을 유튜브 등 온라인 채널에서 쉽게 찾아볼 수 있습니다. 소위 밀레니얼 세대라 불리는 젊은 세대들은 디지털 네이티브로서 새로운 기술을 습득하고 활용하는 속도가 대단히 빠르고 높기에, 어떠한 기술과 방법이 본인이 속한 비영리 조직에 적합하고 유용할지에 대한 가이드가 있으면 구성원 개개인의 IT 역량을 향상시키는 문제는 개선해 나가기 용이하다고 볼 수 있습니다.
반면에 두번째 비영리조직 문화와 시스템의 변화는 조직의 의사결정과 구성원들간의 합의가 이루어져야 하는 문제이기에 오랜 시간과 노력이 필요합니다. 비영리조직의 IT 교육과 컨설팅을 진행할 때 저는 기술활용의 ‘방법’ 에 대한 부분보다 ‘왜 변화해야 하는가?’ 라는 것에 대해 구성원들이 필요성을 공감하고 이해할 수 있도록 하는 것에 컨설팅의 중점을 두고 접근했습니다.
먼저 IT 기술을 활용한 업무시스템을 변화하는 스마트워크 방식의 도입이 일을 ‘더 많이’ 하기 위한 것이 아니라 ‘더 효율적’으로 일하기 위함이라는 목적을 명확히 이해할 필요가 있습니다. 하루 일과 8시간을 투입하여 할 수 있던 일을 스마트워크 방식을 통해 6시간에 할 수 있다면 조직 구성원 각각에게는 2시간의 새로운 시간이 주어지게 됩니다. 그 시간을 활용하여 보다 창의적인 아이디어를 생각하는데 쓰일 수 있고, 개인의 역량을 높이는데 투자할 수도 있습니다. 이를 바탕으로 조직의 미션 구현을 위한 동력을 성장시킬 수 있습니다. 불필요한 야근이나 잔업을 지양할 수 있게 되어 ‘저녁이 있는 삶’을 실현할 수 있고, 리모트워크 등 다양한 업무공간의 제약을 없애 장애가 있거나 육아 등의 이유로 이전의 업무방식으로는 일을 하기 어려운 사람들도 지속적으로 역량을 발휘할 수 있습니다.
그리고 조직을 이끄는 의사결정권자들이 좀 더 조직이 일하는 방식에 대한 문제의식을 가지고 이를 개선하기 위한 관심과 노력을 갖도록 해야 합니다. 일부 비영리 단체들의 리더들을 보면, 조직 구성원들이 새로운 일하는 방식을 도입하고 활용하는 것에 대한 니즈를 가지고 있음에도 불구하고 새로운 것을 도입하는 것에 대한 보수적인 태도와 이를 위해 쓰여지는 예산 지출을 필수적인 ‘투자’ 가 아닌 부담되는 ‘비용’ 으로만 인식하는 경우들이 있습니다. 스마트워크 시스템을 통한 효율적인 업무방식의 도입과 활용이 오히려 조직의 불필요한 비용을 줄이고, 성과를 높이는데 기여할 수 있다라는 생각을 갖고 합리적인 투자를 위한 방법을 찾는 노력을 하는 것이 필요합니다.
더욱이 비영리조직은 테크숩코리아와 같은 지원프로그램을 이용하면 다양한 소프트웨어와 서비스를 무료 또는 매우 낮은 비용으로 이용할 수 있는 방법이 있기에, 이를 적극 활용하는 노력이 비영리조직의 리더들에게 요구되어집니다.
비영리 영역에서 이러한 스마트워크 확산 방법을 고민하고 개선하기 위한 노력들이 있어왔고, 제가 몸 담았던 비영리IT지원센터가 그러한 고민을 해왔던 분들이 오랜시간 준비를 하여 설립된 민간 중간 지원단체이며, 실질적인 IT 인프라 지원을 위해 글로벌 비영리 IT 지원 플랫폼인 테크숩글로벌과 협의하여 국내에 테크숩코리아 서비스를 2015년부터 제공해 오고 있습니다.
* 테크숩코리아 론칭 (2015년 8월)
한 단체 사례를 들면 근육병 환자들의 권익 보호 활동을 하고 있는 한국근육장애인협회는 근육병으로 장애를 겪는 구성원들이 전국에서 참여하고 있는데, 협회를 이끌고 있는 정영만 회장님이 일찍이 오피스 365와 서피스를 활용한 스마트워크 시스템을 구축하고 운영 함으로서 장애가 있는 분들도 비장애인 못지 않게 일을 할 수 있는 기반을 만들었습니다.
* 근육장애인협회 스마트워크 활용 케이스 영상
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비영리 조직의 스마트워크 시스템을 구축하고 활용하는데 있어
유용하게 활용할 수 있는 도구들은 무엇이 있을까요?
요즘에는 정말 수많은 업무 협업도구들이 있지만, 제가 주로 소개하고 추천하는 비영리조직에 적합하고 많이 사용되고 있는 제품/서비스들을 몇가지 소개하면 다음과 같습니다.
가. 마이크로소프트 오피스365
오피스 365, 통칭 O 365 는 단순히 클라우드 기반의 오피스 프로그램이라고 생각하기 쉽지만, 제공하는 기능의 종류가 매우 다양하고 훌륭한 ‘종합선물세트’ 같은 서비스입니다. 기본적인 오피스 프로그램 (PPT, Word, Excel) 뿐만 아니라 아웃룩 메일과 캘린더, 원드라이브, 원노트를 활용한 업무 협업과 정보관리가 가능하고, 업무용 메신저 팀즈와 플래너, 쉐어포인트, 스카이프, Power BI 등 강력한 성능과 높은 보안성을 갖춘 우수한 솔루션들을 제공합니다.
더욱이 비영리단체의 경우 테크숩의 지원대상으로 인증을 받으면 온라인 버전의 O365는 무료로 이용할 수 있고 프리미엄 플랜들도 할인된 가격에 사용할 수 있기에 비영리조직에게 1순위로 추천할 만한 솔루션입니다.
나. 구글 G-suite
익숙한 구글 문서도구들 (구글 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션)을 비롯하여 활용도가 높은 구글 폼, 구글 킵, 구글 포토, Meet, 행아웃, 사이트 도구 등 오피스365 못지 않게 다양한 문서 기능들을 제공하며 일반적인 개인 Gmail 사용자가 쓸 수 있는 구글 문서와도 사용법등이 다르지 않아 쉽게 조직에서 활용할 수 있는 서비스 입니다.
오피스365와 마찬가지로 구글도 테크숩을 통해 비영리 단체들에게 지원 프로그램을 제공하고 있는데, ‘Google for nonprofit’을 활용하면 계정도 무제한으로 생성하여 사용이 가능하고 30 GB의 개별 구글드라이브 용량 제공 등의 혜택을 제공됩니다. 기존에 기업/기관용 구글 G-suite를 사용하고 있었다면, 구글 비영리 지원대상으로 인증만 받으면 사용하던 시스템 그대로 사용할 수 있습니다.
다. 네이버 라인 웍스
이전엔 웍스모바일 이라는 이름으로 서비스 되다가 이제는 라인 웍스로 전환되어 제공되고 있습니다. 오피스365와 구글 G-suite 처럼 메일, 캘린더 부터 자사 메신저인 라인과 유사한 인터페이스의 메신저 기능 등 종합적입 기업용 솔루션을 제공합니다.
네이버 환경에 익숙하고 선호하는 비영리 단체들에게 추천할만한 서비스입니다. 다만, 얼마전까지 무료로 제공되던 것들이 라인웍스로는 유료로 전환이 되어서 기존에 무료로 사용하던 비영리 단체들이 오피스 365나 구글 G-suite 로 전환 하는 경우들이 늘고 있습니다.
라. 슬랙
이제는 기존의 이메일 중심의 업무방식 뿐만 아니라 실시간으로 소통하고 협업하기 위한 업무용 메신저의 활용도가 매우 높아졌습니다. 많은 단체들이 여전히 카카오톡을 이용하거나 간혹 대체재로 텔레그램을 이용하는 경우들이 많습니다. (그 이전엔 바이브 같은 서비스를 이용하기도 했습니다) 하지만, 개인용 메신저는 업무용으로는 적절하지 않기에 업무용 메신저 서비스를 적극 추천하고 있습니다. 슬랙은 가장 대표적인 해외 서비스로 테크숩에서 처음 비영리지원 프로그램으로 제공된 메신저 서비스였기에 많은 단체들에 추천된 서비스입니다. 특히 조직 구성원들이 해외 IT 서비스 이용에 부담이 적은 상대적으로 젊은 청년 중심인 비영리단체의 경우 슬랙을 적극 활용하고 있습니다.
마. 플로우
슬랙과 잔디와 같은 업무용 메신저 형태의 협업 도구 입니다. 기본적인 기능은 유사하지만, 업무에 대한 담당자 지정과 진행 일정, 진행상황 확인 등을 보다 효과적으로 확인할 수 있는 기능을 제공합니다. 지속적으로 프로젝트 진행 현황을 확인할 필요성이 높은 일들을 하는 조직의 경우 플로우의 기능들이 효과적일 수 있기에, 잔디, 슬랙과 함께 비교하고 검토할 수있도록 추천하는 서비스 입니다. 또한 국내 기업 서비스로 쉽게 조직 도입을 할 수 있고, 적절한 고객지원도 받을 수 있는 장점이 있습니다.
다만, 슬랙이나 잔디와는 다르게 테크숩의 파트너 기업으로 협의가 되어 있지 않아 아직 비영리단체 대상 지원 프로그램을 활용할 수 없어 상대적으로 서비스 이용에 비용부담이 있다는 제한사항이 있습니다.
바. 잔디
마지막으로 소개해 드릴 서비스는 국내 대표 업무용 협업툴 잔디입니다.
업무용 협업툴 서비스로서 테크숩에서는 두번째로, 국내 IT기업으로는 첫번째로 비영리 지원 프로그램을 시작하면서 2016년 10월부터 비영리조직에 테크숩 지원 프로그램으로 소개되고 있습니다. 사실 제가 1년여 사이에 가장 많은 비영리단체와 사회적기업 및 스타트업에 추천하고 있는 솔루션이 바로 잔디인데, 소셜섹터의 비영리 또는 사회적기기업 등에 특히 적용하기 용이하고 효과적인 솔루션이라고 생각하기 때문입니다.
제가 잔디를 가장 우선하여 추천하게 되는 장점 중 첫번째는 바로, ‘쉬운 사용법’ 입니다.
어느 조직이던지 새로운 기술을 업무에 도입하는데에 내부적인 장벽에 부딪치게 됩니다. 업무도 바쁘고 정신 사나운데, 익숙하지도 않고, 써서 뭐가 좋은지도 잘 모르겠는 새로운 서비스를 업무에 적용해서 써야한다는게 생각보다 머리아프고 거부감 드는 일일 수 있기 때문이죠.
하지만, 잔디는 카카오톡, 라인 같은 메신저를 쓰는데 익숙한 사용자들이라면 인터페이스가 유사한 잔디의 기본기능 이용에 어려움이 거의 없고, 언어도 당연히 한글을 지원하고 영구적인 파일 저장과 HWP 한글 파일 검색기능도 있는 것처럼 국내 업무환경을 반영한 다양한 기능들이 매우 편리하기에 기능이 어려워서 쓰지 못하는 경우는 한 번도 보지 못했습니다.
작년에 제가 컨설팅을 진행했던 ‘에듀피스’라는 사회적협동조합은 조직 구성원분들 대다수가 40대 이상에 IT 서비스들을 능숙하게 사용하지는 못하는 조직이었는데, 조직업무 효율성을 높이기 위해 잔디 도입 및 사용을 추천드린 이후로 약 1년 가까이 시간이 지났고, 최근 다시 만나뵙고 말씀을 들어보니 도입 후 본격적으로 사용하는 과정에 어려움이 거의 없었고, 새로 합류한 분들 역시 잔디를 통해 이전의 자료 확인 등을 쉽게 할 수 있어서 만족도가 매우 높다는 피드백을 받았습니다.
두번째 장점은 ‘적절한 고객지원 서비스’ 입니다.
국내 기업 서비스이기에 빠른 고객지원은 물론 기업에서 제공하는 블로그, 유튜브, 페이스북 채널에서 공유되는 다양한 활용정보가 매우 유용합니다. 별도로 요청하면 잔디 팀 담당자 분이 방문 교육을 지원해주기도 하고, 정기적인 교육세미나와 도입 컨설팅도 제공해주고 있습니다.
* 잔디 팀에 요청한 내부 교육 및 진행
제가 활동하고 있는 잔디공인컨설턴트(JCC)도 외부에서 잔디를 잘 활용하는 조직과 활용사례를 발굴하고 스마트워크 전문가를 필요한 조직에 연결해주기 위해 시작한 제도입니다. 이러한 긴밀한 고객지원 서비스는 슬랙과 같은 외국 서비스와 비교하면 매우 큰 장점입니다.
세번째 장점은 ‘저렴한 비용’ 입니다.
이 경우는 비영리단체 그리고 사회적기업에게 크게 와닿는 장점인데, 2016년에 잔디와 테크숩코리아가 최초로 국내에서 로컬 기부기업으로 협약을 진행할 시점에 이미 잔디는 자체적으로 비영리단체, 공교육기관 그리고 사회적기업 대상을 위한 지원 프로그램을 운영하고 있었습니다.
테크숩코리아와의 협약을 통해 비영리조직을 위한 잔디 지원이 본격적으로 체계화되면서 테크숩코리아가 인증한 비영리조직은 1년간 유료 요금제인 ‘프리미엄’ 플랜을 무료로 사용할 수 있고, 1년이 지난 이후에는 1인당 월 1,000원의 60% 할인의 매우 저렴한 비용으로 사용할 수 있습니다. (연간 Premium Plan 기준) 사회적기업은 30% 할인을 받을 수 있습니다. 더욱이 누구나 무료 회원가입 후 잔디 기능 및 파일 업로드 공간을 충분히 활용해 볼 수 있기 때문에, 프리미엄 유료 버전 기능을 도입 전에 무료 버전으로 충분히 내부에서 테스트해 우리 조직의 특성에 맞도록 업무용 협업툴을 활용한 일하는 방식의 변화와 실행을 준비할 수 있습니다.
루트임팩트, 메디피스, 아산나눔재단 등 다양한 비영리단체들이 조직 특성에 맞게 잔디를 활용하고 있는 사례들이 늘어나고 있고, 테크숩코리아를 운영하고 있는 비영리IT지원센터도 약 3개월 정도의 테스트 기간과 내부 구성원 협의를 통해 잔디를 안정적으로 도입하여 활용하고 있기에 적극 추천하는 서비스입니다.
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테크숩코리아와 같은 비용 지원프로그램을 통해
비영리조직은 재정적 부담과 기술적인 어려움 없이
스마트워크 방식을 통한 조직혁신을 이루세요
잔디를 사용하기 이전에 비영리IT지원센터의 수많은 업무용 카톡방들 입니다. 대화방 제목 또는 연락할 멤버의 이름을 검색했을 때 너무나 많은 대화방들이 검색되어서 업무 공간을 찾고 그 안에 자료를 검색하는데만 해도 시간이 허비되곤 했습니다.
그렇기에 새로운 업무 협업툴로 카톡이나 텔레그램을 벗어나고자 잔디 도입을 선택하게 되었습니다. 실제 도입을 앞두고 저는 TF를 만들어서 사용성 테스트를 진행했습니다. 우선 주제별로 한 눈에 찾을 수 있게 정리된 업무 대화방만 보더라도 일하는 방식의 조직 혁신을 할 수 있을 것 같았습니다.
TF팀의 테스트 기간을 거쳐서 잔디를 전체 조직에 확대 도입하자 완전히 업무별 특성에 맞는 토픽 구성 및 운영으로 비영리조직의 스마트워크를 실현해나갔습니다.
또 다른 비영리단체 청년유니온에 사용추천을 했었을 때는 페이스북을 통해 긍정적으로 전달된 스마트워크 효과 피드백도 확인할 수 있습니다.
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올해 초, 비영리조직에 업무용 PC를 지원하는 프로그램을 운영할 때 스마트워크 도입이 어려웠던 이유를 말씀해주셨습니다. 업무용 PC를 신청하신 지역에서 학교 밖 청소년들을 위한 활동을 하는 단체의 대표님은 평소 조직이 빠듯한 재정으로 운영되고 그나마 자금의 여유가 생기는 경우엔 이를 학교 밖 청소년들을 위한 사업 비용으로 더 쓰는 것을 아무래도 우선으로 하다보니 노후한 업무용 PC를 교체하는 일에는 선뜻 지갑을 열기가 쉽지 않았다는 말씀을 하신적도 있습니다.
비영리단체들 중에서 안정적인 재정적 여건하에서 활동하는 경우는 드문 편입니다. 대부분이 시민 후원금, 기업후원, 정부/지자체 지원 및 단체 활동을 통한 수익을 기반으로 운영되게 됩니다. 그렇기에 재정 지출의 우선순위에서 업무에 쓰이는 컴퓨터, 유료 소프트웨어 및 시스템 등에 대한 투자와 지출은 어쩔 수 없이 후순위로 밀리는 경우가 많습니다. 정기적으로 비용을 사용해야 하는 서비스 이용에 있어서 대다수 비영리 조직은 소극적이고, 보수적인 편입니다.
비영리 단체들도 빠르게 변화하는 IT 환경에 관심이 많고, 이를 따라가야 한다는 생각을 저마다 가지고 있지만, 위와 같은 자금 문제 또는 조직 내 제약들 때문에 다양한 업무 협업 도구를 이용한 효과적인 스마트워크 시스템 도입과 활용이 속도가 느리고 과정이 원활하지 못한 어려움을 겪는 경우들이 많습니다.
그러나 과거에 비해 테크숩코리아와 같은 지원프로그램을 통해 비영리조직들이 재정적 부담과 기술적인 어려움 없이 적용하고 활용할 수 있는 서비스들이 다양해졌고, 오히려 비영리조직이 스마트워크 방식을 통한 조직혁신을 이루고 높은 성과를 만드는 경우들도 늘어나고 있습니다.
더 많은 비영리조직들이 스마트워크와 협업툴에 관심을 갖고 본인이 속한 조직에 적합한 일하는 방식을 고민해 업무의 효율성을 높임으로써 ‘더 나은 사회’를 만들기 위한 공익적 미션을 실현하는 비영리조직 본연의 목적에 더욱 역량을 기울일 수 있기를 바랍니다.