성공적인 ‘원격근무제’ 도입을 위한 8가지 제안
잔디가 소개하는 스마트워크 트렌드
협업툴 잔디는 툴을 넘어, 함께 일을 잘하는 방법과 협업 문화를 고민합니다.
잔디가 소개하는 다양한 스마트워크 트렌드를 통해 당신의 생산성과 업무 효율성을 높이세요.
당신이 매니저라면 직원 관리가 정말 어려운 일이라는 것은 이미 알고 있을 것이다. 회사가 커질수록 직원들의 업무를 관리하고 동기 부여 하는 것은 더욱 복잡해진다. 정부 기관과 같이 거대한 조직은 의사결정에 다양한 요인이 존재하고 책임자가 모든 업무를 파악할 수 없기에 직원들의 원활한 업무 흐름을 보장해주기가 어렵다.
심지어 대면 미팅도 없이 원격 근무를 하는 회사라면 매니저인 당신의 의지를 팀원들에게 명확하게 전달하는 것은 더 어렵다.
하지만 확실한 방법 중 하나는 주요 운영 원칙과 의사소통 방식을 정해두는 것이다. 내 커리어의 대부분은 회사들의 원격 근무제 도입을 도와주는 일이었다. 이 글을 통해 그동안 겪은 경험과 노하우를 공유하고자 한다.
1. 커뮤니케이션 툴을 사용하라
모든 프로젝트의 근간은 즉각적인 커뮤니케이션이다. 이를 위해 필요한 도구 중 편리한 사용성으로 가장 잘 알려져 있는 슬랙과 텔레그램에 대해 좀 더 알아보자.
– 슬랙은 프로젝트 진행 시 매우 유용하게 사용되고 있는 툴이다. 주제별 대화방, 팀원별 태그, 문서 관리, 직원 위치 표시, 알림 전송과 같이 필수적인 기능들을 매우 편리하게 구현하고 있다.
그중 가장 강력한 기능이 연동이다. 슬랙 채팅방을 떠나지 않고도 Trello, GitHub, Google Drive, Zendesk 등 타 서비스를 연동하여 사용할 수 있다. 특히 개발자들은 다양한 명령어를 통해 슬랙 내 Bot을 생성하여 툴의 활용도를 높인다. (예시: 태그를 이용한 사용자별 메시지 발송)
* 슬랙의 한국판이라고도 불리는 ‘잔디’ 또한 뛰어난 사용성을 기반으로 업무용 이모티콘, 한국어 지원 등 국내 기업에 최적화된 서비스를 제공하며 빠르게 성장하고 있다.
– 텔레그램은 엔드투엔드 암호화 등 강력한 수준의 보안과 정부 당국의 요구에 응하지 않는 서비스로 널리 알려져 있다. 프로젝트 운영에 필요한 메시지, 파일 전송뿐만 아니라 주제별 대화방 관리가 가능하다.
2. 스트레스 없는 문화를 조성하라
PGi 보고서에 따르면, 원격 근무자의 82%는 일반 사무직보다 스트레스를 덜 받는다고 한다. 보다 여유 있는 업무 환경을 추구하며 지원한 원격 근무자들의 동기를 이해하고 존중해야 한다.
만약 직원들의 업무나 목표를 더 스마트한 방법으로 설계하고 싶다면 톡으로 메시지를 퍼붓는 대신 업무 현황을 손쉽게 파악할 수 있는 소프트웨어를 권한다. 직원들을 믿고 신뢰해보라. 시도 때도 없는 메시지로 직원들의 업무 흐름을 방해하는 것은 절대로 업무 생산성을 높이는 행동이 아니다.
3. 시차를 고려하라
미국이나 유럽의 경우 인재 채용을 특정 지역에 국한할 수 없다. 우크라이나, 인도, 오스트레일리아의 등 전 세계의 팀원들과 협업해야 하기에 전체 일정 관리가 복잡해질 수 있다. 여러 나라에 근무지가 퍼져 있다면 최소 한 시간은 근무시간이 겹칠 수 있도록 해야 한다. 만약 모두 겹치는 시간이 없다면 근무 외 시간에 본인의 메시지를 바로 읽고 답할 수 있도록 내부 합의를 도출하는 것이 필요하다. 또한 전 직원이 알 수 있는 기준 시간대를 본사에 맞추는 일도 필요하다.
4. 간단하고 명료한 메시지를 전달하라
직원들은 당신의 친구가 아니다. 당신이 무엇을 말하고자 하는지 단번에 알 수 없다. 당신에게는 명확할 수 있지만 새로 입사한 개발자에겐 모호한 문장일 수 있다. 메시지가 명확할수록 서로에게 더 도움이 된다. 잘못된 의사전달로 인해 의도하지 않은 방향으로 프로젝트가 흘러가 직원들의 시간이 낭비되는 것을 원치 않을 것이다.
메시지가 명확하지 않으면 오해하기 쉽다. 당신의 메시지를 이해하는데 직원들이 시간을 들이고 있거나 별도의 면담을 요청한다면 당신이 팀의 시간을 낭비하는 것이다.
한 가지 더 중요한 것은, 모든 지시 사항과 설명을 서면으로 작성해 오해를 피하는 것이다. 직원들에게 업무를 부여할 때 무엇이 언제까지 끝나야 하는지 논리적이고 명확하게 적어서 전달하라. 이미지, 다이어그램, 예시 등을 넣어 직원들의 업무 이해도를 높일 수 있도록 해야 한다.
5. 유대감을 만들어라
팀원의 생일날 케이크를 직접 주긴 어렵겠지만 메신저를 통한 이모티콘 축하는 어떨까? 물론 해야 한다! 같은 사무실에서 일하는 동료에 비해 원격으로 일하는 동료와는 다소 유대감이 적을 수 있다. 하지만 누구나 축하받고자 하는 마음이 있고, 이러한 행동은 절대 조직에 마이너스가 되지 않는다. 내 경험상 가장 조용한 팀원도 회사 단체방에서 받은 축하 메시지나 이모티콘을 싫어한 사람은 없었다. 그 외에도 프로젝트 목표를 달성하거나 장기 근무자의 입사 기념일에 축하 메시지를 공유하는 것 또한 좋은 예시이다.
이모티콘, 움짤, 영상들을 제작하거나 활용하는 것을 추천한다. 만약 슬랙이나 디스코드를 사용한다면 커스텀 봇으로 제작이 가능하다. 단 몇 분으로 할 수 있는 이러한 활동은 팀원 간의 유대감을 만들고 협업을 촉진하기 위해 충분히 가치가 있다.
6. 서로 다름을 이해하라
원격 팀을 관리할 때 편안한 분위기와 적당한 유머는 큰 도움이 된다. 하지만 국가 간 문화나 사고의 극심한 차이 때문에 도덕적 경계를 유지하는 것은 반드시 필요하다. 심지어 같은 나라 직원 간에도 주제에 따라 의견이 다르다. 팀원이 전 세계에 있다면 어떨까? 일반적으로 IT 업계 종사자들이 비교적 편안하게 농담을 주고받고 서로 이해하는 분위기이지만 다 미국과 같지는 않다. 심지어 다른 선진국에서도 세속주의에 대한 토픽은 잘 논의하지 않으려 한다.
따라서 나는 다국적 배경의 팀과 일을 할 때 종교, 정치, 인권, 전쟁과 같이 다소 논쟁의 여지가 있는 주제들은 피하는 편이다.
소통에 있어 유럽, 북미, 호주계 팀원들은 좀 더 열린 성향을 보였고, 아시아계 직원들은 좀 더 격식 있고 예의 갖춘 방식을 선호하는 편이었다.
7. 솔선수범 하라
프로젝트 매니저나 타 관리 직책을 갖고 있다면 당신이 직원들의 롤모델임을 절대 잊어선 안 된다.
직무에 필요한 기술적인 역량을 가지고 있는 것보다 팀 내 긍정적인 분위기를 이끌어내고 팀원들에게 에너지를 주는 것이 훨씬 더 중요하다. 팀원들은 항상 당신을 지켜보며 프로젝트와 연관 지을 것이다.
어떤 경우에도 “아니오”, 느낌표, 혹은 부정적인 이모티콘을 쓰지 않도록 해라. 원격의 경우 실제 보면서 이야기하지 않기 때문에 문장이 얼굴표현, 말투, 모습을 대신하여 무의식중에 편견을 만들게 된다. 실제 당신이 의도했던 것보다 더 많은 의미를 부여할 수도 있기 때문에 실수하지 마라.
심지어 단어의 순서도 중요하므로 항상 문장을 간결하고 명확하게 전달하는 것을 명심해야 한다.
팀원들에게 프로젝트의 중요성에 대해서 먼저 설명하고 이를 수행하기 위해 어떠한 업무가 필요한지 명확히 전달하라. 각 공지의 중요성을 높이기 위해 팀원들에게 공지하는 횟수는 제한하여 줄이는 편이 좋다.
8. 차선책을 준비해라
원격으로 이루어진 팀은 언제든지 끝날 수 있기에 대체안을 생각하고 있어야 한다. 대부분의 매니저는 원격 팀원들을 첫사랑처럼 여기고 그들이 영원히 함께 할 거라 믿는다. 비록 회사나 프로젝트 매니저들이 팀원 관리에 최선을 다하고 있어도 이별은 피할 수 없다. 개인적인 사유로 떠날 수도 있겠지만 대부분의 팀원은 더 흥미롭거나 수익성이 높은 프로젝트를 찾아 떠난다.
그 어떤 직원도 대체 가능하며, 유능한 매니저는 어떠한 상황에서도 프로젝트 진행에 문제가 없도록 관리해야 한다. 운동팀의 코치와 같이 당신은 후보자 명단을 갖고 있거나 그 목록을 준비하는 데 시간을 할애해야 한다. 이 부분에 너무 집중할 필요는 없지만, 프로젝트 성공을 위해서는 항상 차선책 (Plan B)를 마련하는 것이 좋다.
대표적인 원격근무 성공 사례는 워드프레스(WordPress.com)로 유명한 오토매틱(Automatic)이다. 오토매틱은 현재 전 세계에 720명 가까이 되는 직원들이 원격근무를 유지함에도 불구하고 매년 놀라운 성장을 보여주고 있다. 오토매틱의 원격근무 방식은 ‘워드프레스’의 기업 오토매틱, 원격근무의 천국에서 자세히 확인할 수 있다.
* 본 글은 미디엄(Medium)에 게재된 Valeriy Bykanov의 8 Secrets of Effective Collaboration with a Remote Team 글을 번역한 글입니다. 내용의 이해를 돕기 위해 일부 의역과 삭제가 있었음을 알려 드립니다.
