업무 생산성 향상을 위한 협업툴 Best 4

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1990년대부터 사용량이 급격히 늘어난 이메일은 비즈니스 커뮤니케이션의 핵심으로 자리 잡았습니다. 주소만 알고 있으면 누구와도 쉽게 소통을 할 수 있는 장점이 있지만 반대로 누구에게나 쉽게 광고성 메일이 보낼 수 있게 되었죠. 이메일은 비즈니스 수단이 아니라 마케팅 수단으로 전락하는 순간, 불필요한 알림의 시작과 함께 커뮤니케이션 도구로서의 기능을 잃어버렸습니다.

 

Slack의 등장

“기존 이메일 시스템은 5~7년 내 단기적으로 폐기될 것”

– 스튜어트 버터필드, 슬랙 최고경영자(CEO) –

2013년, 실시간 커뮤니케이션이 가능한 메신저가 등장했습니다. 2025년 이메일을 대체해 기업의 주요 커뮤니케이션 수단으로 자리 잡겠다는 포부를 밝힌 슬랙은 일일 활동 사용자 수(DAU) 1,000만 명, 3인 이상으로 이루어진 60만 개의 팀이 100여 개 국가에서 사용 중입니다. 이메일 주소만으로 간단하게 팀을 생성하고, 파일 공유, 각종 외부 서비스와의 연동 등 커뮤니케이션에 그치는 게 아니라 협업을 위한 다양한 기능을 통해 전 세계 스타트업 필수 협업툴로 자리 잡았습니다.

2019년 6월. 실시간 커뮤니케이션의 대명사 슬랙은 NYSE(뉴욕증권거래소)에 상장해 첫날 38.62달로 거래를 마쳤고, 전날 산정된 참조 가격(26달러)보다 49% 높은 것으로 시가총액은 232억 달(약 26조 원)이 되며 협업툴 시장의 성장성을 전 세계에 보여주었습니다.

 

국내 협업 현황

국내에도 세계화에 맞춰 협업툴이 빠르게 확산, 보급되면서 스타트업은 물론 대기업까지 관련 사업에 진출하고, 관심을 두고 지켜보고 있습니다. 한국 IDC에 따르면 국내 기업용 모바일 협업 솔루션 시장(UC&C)은 연평균 24.5%씩 성장한다고 전망했습니다.

국내에도 대기업, 스타트업 가리지 않고 협업툴 업계에 뛰어들고 있습니다. 잔디(JANDI), 플로우(Flow), 아지트(Kakao Agit), 콜라비(Collabee) 등이죠.  

협업툴은 저마다의 장점이 있고, 각 용도에 맞게 사용해야 한다고 생각합니다. 그래서 많은 협업툴 중에 어떤 것을 어떻게 업무에 적용할지, 각 협업툴은 어떤 장단점을 가졌는지 알려주기 위해 ‘떠오르는 협업툴 대전’ 세미나를 개최했습니다.

아래 그래프는 세미나를 신청한 350여 개 기업을 대상으로 조사한 설문 결과입니다.

Q : 어떤 협업툴을 사용하시나요?

 

협업툴에 관심을 두고 참가를 신청해주신 분들은 이미 다양한 협업툴을 사용하고 계셨습니다. 참가자 중 협업툴로 가장 많이 사용하는 카톡(133명/22.5%)은 개인용 메신저임에도 불구하고 전 국민이 사용하는 범용성으로 인해 아직도 많은 기업에서 사용하고 있습니다. 2위인 잔디(109명/18.5%)는 ‘프로젝트(주제)’ 중심의 대화방에서 메신저 형태로 대화를 나눌 수 있게 한 잔디(JANDI)는 앞서 설명한 슬랙는 달리 아시아에 특화하여 한국, 대만 뿐만 아니라 동남아시아에서도 사용자가 증가하고 있습니다. 3위는 이메일(96명/16.3%)은 인사말, 서식, 파일 검색 등 많은 불편한 점들이 있지만, 비즈니스 커뮤니케이션의 기본이기 때문에 아직도 많이 사용하고 계십니다. 4위 G Suite(63명/10.7%)는 글로벌 기업인 구글이 만들었으며, 스프레드시트, 파워포인트, 챗봇, 메일, 캘린더 등 27개의 다양한 업무용 도구를 사용할 수 있습니다. 그 외에도, 노션, 트렐로, 지라, 슬랙, 스마트시트 등 다양한 협업툴을 사용한다고 집계되었습니다.

세미나에서는 총 4개의 협업툴을 소개했습니다. Notion, G Suite, Smartsheet, JANDI. 이 4개를 선정한 이유는 편리한 사용성과 뚜렷한 장점들을 이용해 최근 가장 주목받고 있는 협업툴이기 때문입니다.

 

 

1. 노션(Notion)

노션은 ‘All-in-one-workspace’라는 슬로건으로 흩어져있는 업무 자산들을 한곳에서 모아 프로젝트를 관리할 수 있게 만들어진 협업툴입니다. 문서 작성부터 파일, 일정, 할 일, 데이터 관리 등을 할 수 있죠. 편리한 사용성과 대충 만져도 예쁘고 심플한 디자인으로 최근 가장 힙한 협업툴로 많은 사람이 사용하고 있습니다.

 

노션의 장점

  1. 대시보드를 이용한 쉬운 페이지 접근성
  2. 마우스를 이용한 편리한 UX
  3. 데이터베이스 뷰를 이용한 시각화

노션은 태그와 노트북으로만 관리해야 하는 에버노트와 달리, 대시보드를 만들어 분류 기준을 따로 기억하지 않고 눈으로 분류된 페이지에 접근할 수 있는 것이 첫번째 장점입니다.

키보드나 단축키에 익숙하지 않은 사용자들을 위해 마우스 만으로 블록을 추가하거나 삭제하고, 레이아웃을 변경할 수 있는 쉬운 편리함이 두 번째 장점입니다.

마지막은 노션의 꽃이라고 할 수 있는 데이터베이스입니다. 엑셀과 같은 스프레드시트에 데이터를 입력해두면 캘린더 뷰, 보드 뷰, 갤러리 뷰 등 5개의 형태로 바꿔가며 데이터를 볼 수 있습니다. 이를 통해 일정이나 프로젝트 진행 상황 관리가 편리합니다.

 

 

2. 지스위트 (G Suite)

지스위트는 많이들 알고 계시는 구글 독스, 구글 드라이브, 구글 캘린더, Gmail 등을 포함해 총 27개로 이루어진 기업용 협업 프로그램입니다. 지스위트는 메일 뿐만 아니라 구글 독스를 통한 문서 작성, 드라이브를 통한 문서 보관 등 지스위트 하나로 모든 업무가 가능한 것이 장점입니다. 게다가 구글의 제품이므로 신뢰도가 높은 제품이기도 하죠.

G Suite의 장점

  1. 27개의 다양한 도구를 통한 실시간 협업
  2. 200개 이상의 언어 지원을 통한 글로벌 협업
  3. Chat bot을 통한 일정 관리 자동화

구글의 지스위트는 엑셀, 워드, 프레젠테이션뿐만 아니라 메일, 행아웃 채팅, 화상대화, 설문지, 캘린더 등 업무에 관한 다양한 도구를 가지고 있고, 실시간으로 연동되기 때문에 회의 참석자 모두가 노트북을 가지고 하나의 문서에 작업하면 동시에 작성 중인 내용을 볼 수 있습니다.

글로벌 대기업인 구글은 전 세계 대부분의 언어를 지원하여 어떤 국가의 사람들과 협업을 하더라도 직원의 언어에 맞춰 업무를 처리할 수 있습니다.

지스위트에는 Chat bot을 통해 대화하듯이 시간, 장소, 참석자 시간을 말하면 자동으로  구글 캘린더에 등록까지 할 수 있습니다.

 

 

3. 스마트시트(Smartsheet)

스마트시트는 프로젝트 관리 툴입니다. 스프레드시트와 같은 그리드(Grid), 간트(Gantt), 칸반(Kanban) 등 다양한 뷰(view) 형태로 데이터를 입력하거나 볼 수 있으며, 이 뷰(view)들을 전환해가며 데이터를 시각화할 수 있습니다. 또한 자동화 세팅을 통해 변경사항에 대한 알림을 세부적으로 조정해 받아볼 수 있습니다.

 

스마트시트의 장점

  1. 다양한 뷰 형태로 프로젝트 관리에 최적화
  2. 세분화된 권한 관리와 업무 추적
  3. 워크플로우 설계를 통한 프로세스 자동화

칸반, 간트 차트, 캘린더 등 상황별, 직무별 데이터 뷰 형태를 보여줍니다. 프로젝트 매니저에게는 간트차트 뷰를, 코디네이터에게는 캘린더 뷰와 칸반 보드 뷰를 보여주는 등 하나의 데이터를 여러 형태로 관리할 수 있습니다.

모든 시트에 사용자가 정의할 수 있는 열이 있습니다. 이를 통해 정보 등록 및 보기, 파일 첨부, 권한 설정, 알림 설정 등을 입력하고 업무를 추적할 수 있습니다.

워크플로우를 통해 트리거를 설정해두면 A라는 액션을 취했을 때 B라는 일이 자동으로 일어나게 하는 자동화 프로세스가 편리합니다. 

 

 

 

4. 잔디(JANDI)

 

잔디(JANDI)는 국내 협업툴을 만드는 스타트업 중 최대 투자액(155억)과 사용자 수(18만 개 팀)를 가지고 있습니다. 한국을 비롯해 대만과 말레이시아에 지사가 있고, 일본, 베트남, 말레이시아, 아랍에미리트에도 유료 사용자가 있는 아시아 대표 협업툴입니다. 주제별 대화방 사용법으로 업무 대화에서 혼선을 주지 않도록 배려했으며, 파일 영구 보존, 스마트 검색을 통해 3초 만에 파일을 검색할 수 있는 다재다능한 협업툴입니다. 또한 그룹웨어나 이메일 등 외부 서비스를 연동하여 한 곳에서 알림을 받아볼 수 있습니다.

잔디(JANDI)의 장점

  1. 주제별 대화방을 통한 업무 혼선 감소
  2. 스마트 필터를 통한 3초 검색
  3. 메일, 그룹웨어 등 다양한 외부 서비스 연동

카톡이나 메일과 달리 잔디(JANDI)는 프로젝트를 중심으로 대화방을 생성합니다. 각 팀은 1개의 프로젝트만 하지 않을뿐더러 담당자는 여러 프로젝트를 동시에 진행하고 있는 경우가 대부분입니다. 이런 경우를 대비해 프로젝트를 중심으로 대화방을 만들고 이를 통해 업무 혼선을 줄일 수 있습니다.

파일명 뿐만 아니라 올린 사람, 올린 대화방, 올린 날짜, 파일 유형까지 세분화된 파일 검색 방식으로 3초 만에 원하는 파일을 찾을 수 있습니다.

Google 캘린더, Trello, Jira, GitHub, RSS, Webhook 등 다양한 외부 서비스를 연동해서 알림을 받아볼 수 있습니다. 일일이 메일함을 확인하지 않아도, 설문조사 응답지를 확인하지 않아도 잔디(JANDI)에서 모든 알림을 확인할 수 있습니다.

 

잔디(JANDI)가 더 궁금하시다면?

 

 

 

좌: 노션 한국 사용자 모임장 전시진, 우: 베스핀 글로벌 구글 사업본부 정지찬

좌: 스마트시트 한국 사용자 모임장 남상수, 우: 협업툴 잔디(JANDI) 세일즈 매니저 안숙경

 

본인 회사에 가장 최적화된 협업툴을 찾는 제일 빠른 방법은 시도해보는 것입니다. 이게 좋을까? 저게 좋을까? 알아보는 것은 최소한으로 하고, 작은 팀 단위에 도입한 다음 테스트를 통해 본인 팀의 워크플로우에 맞게 협업툴을 찾아 가는 것이 가장 빠른 방법입니다. 생산성이 고민이 되신다면 최근 떠오르는 위 4개의 협업툴로 먼저 시도해보시길 추천드립니다. 

협업에 꼭 필요한 4가지 노션, 지스위트, 스마트시트, 잔디(JANDI)로 이루어진 협업툴 대전은 160명이나 되는 엄청난 인원이 참여해 성황리에 종료되었습니다. 바쁘신 와중에 참여해주신 참가자분들께 감사드립니다. 다음엔 더 좋은 세미나로 만나 뵙겠습니다.

 

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