100억+ 스타트업들이 사용하는 5가지 업무도구
기존의 업무 방식이 생산적이지 못한 7가지 이유
- 매일 아침 수백 통의 메일이 쌓여 있다.
- 회의 때문에 실제 업무 시간은 퇴근 이후다.
- 하나의 프로젝트를 진행하지만 각자 따로 진행하는 기분이다.
- 어떤 업무가 우선 순위인지 파악하기 어렵다.
- 문서 파일들을 구분 없이 주고 받아 파일 관리가 힘들다.
- 하나의 대화방에서 여러 주제의 대화를 하다보니 의사소통이 복잡하다.
- 비효율적인 업무로 항상 시간이 부족하다.
적은 시간 내에 많은 업무를 처리해야하는 요즘 시대에 협업은 조직의 필수 문제로 자리 잡았습니다. 각자의 분야에서 뛰어난 팀원들을 모아놓으면 각 분야에서는 많은 업무를 처리할 수 있지만 모든 업무가 한 방향으로 움직이지는 않습니다. 팀원 간 의사소통이 없기 때문이죠. 협업툴의 사용은 일 잘하는 사람들을 모아 일을 더 잘하는 조직으로 만들어줍니다. 같은 작업을 해도 더 빨리 끝낼 수 있게, 업무가 많아도 동시에 처리할 수 있도록 도와주죠. 프로젝트의 방향을 잃지 않게 도와주기도 하고, 파일들을 한 곳에 보관해 관리가 용이하게 도와줍니다. 빠르게 성장하는 기업들은 그룹웨어, 이메일 등 결재 중심의 기존 업무 방식에서 벗어나 이러한 협업 중심의 업무 방식으로 빠른 성장을 이뤄내고 있습니다.
무신사, 와디즈, VT코스메틱, 야나두와 같이 빠르게 성장하는 회사들은
이런 문제점을 어떻게 해결하고 있을까요?
1. 잔디(JANDI) – 실시간 커뮤니케이션 & 공유
협업에서 잔디의 주목적은 원활한 커뮤니케이션과 자료 공유입니다. 카카오톡의 사람이 중심인 대화방이 아니라 주제가 중심인 대화방(토픽)이라는 개념만 이해하면 누구나 쉽게 사용하실 수 있습니다. 주제에 맞는 토픽에 가서 관련 내용에 대해서만 대화를 나누고 파일을 주고받거든요. 팀원들과 마케팅 콘텐츠 아이디어를 모으는 토픽이 따로 있어서 콘텐츠 아이디어가 떠오르지 않을 땐 해당 토픽을 자주 들여다봅니다. 잔디의 아이디어 뱅크 같은 느낌이죠.
잔디는 다양한 기능을 제공하고 있습니다. 주제별 대화방을 시작으로 외부 미팅이나 외근을 자주하는 분들을 위한 화상 회의, 피드백이 헷갈리지 않는 파일 별 피드백, 직원들의 의견을 쉽게 모을 수 있는 투표 기능, 모니터 화면을 잔디로 쉽게 공유할 수 있는 캡쳐 기능, 큰 조직의 경우 꼭 필요한 조직도 기능 뿐만 아니라 한국어, 영어, 일본어, 중국어(간체/번체), 게다가 베트남어까지 지원하고 있습니다.
(베트남어가 출시되자 어떻게 아셨는지 베트남에 지사나 공장이 있는 회사들의 문의가 줄을 잇고 있다는 것은 안비밀)
잔디는 초기 스타트업이 쉽게 정착할 수 있도록 가격, 교육, 컨설팅 부분에서 많은 도움을 드리고 있습니다.
1) 가격
패스트파이브나, 한화 드림플러스, 스파크플러스 등 공유 오피스 입주사에게는 최대 20명까지 1년 간 무료로 제공해드리고 있습니다. 리스트가 궁금하시다면 아래 링크를 확인해주세요.
2) 교육
잔디를 처음 도입하셨는데 어떻게 쓸지 막막하신 분들을 위해 초급/고급 세미나를 매월 진행하고 있습니다! 잔디를 어떻게 쉽게 도입하는지, 잔디의 초급 기능부터 고급 기능까지 모두 무료로 제공해드리고 있으니 아래 링크에서 일정을 확인하신 후 신청하시면 됩니다!
3) 세미나
잔디는 스마트워크 문화 확산 및 효율적인 협업을 위한 세미나를 매월! 개최하고 있습니다. 잔디 뿐만 아니라 다른 협업 도구들을 이용해서 어떻게 스마트워크를 할 수 있는지, 다른 회사들은 어떻게 업무하고 있는지 등 스마트워크에 대해 궁금하시다면 아래 링크를 참고해주세요! 세미나가 있을 때마다 알려드릴게요!
잔디는 슬랙(Slack)이라는 툴과 비교가 많이 되고 있어요! 제주창조경제혁신센터에서 토론이 열릴 정도죠. 하지만 결론은 국내에서 쓰기에는 잔디가 좋다는 사실! 그 이유는 아래 체크리스트를 통해 살펴보시죠!
잔디 vs 슬랙 비교 : Slack보다 잔디!
2. 지스위트(G Suite) – 메일, 이메일, 일정 관리
문서 작성 및 관리 도구는 G Suite을 추천합니다. 구글에서 만든 도구로 자체 도메인을 사용할 수 있는 메일 계정, 팀원들과 클라우드 저장공간을 공유할 수 있는 구글 드라이브, 팀원들의 일정을 공유하고 미팅 일정을 잡을 수 있는 구글 캘린더, 그리고 구글 독스 등이 있습니다. 내부 자료를 공유할 때는 잔디 드라이브를 이용하지만, 외부 자료를 공유, 공개할 때는 구글 드라이브를 이용합니다.
구글 캘린더는 동료의 캘린더를 추가할 수 있어서, 하나의 캘린더에서 동료들의 일정을 한눈에 볼 수 있습니다. 그로 인해 미팅 일정을 잡을 때 동료들의 캘린더를 모두 추가해두고 빈 시간을 한 번에 볼 수 있어서 편리합니다. 구글 독스의 경우 파일을 주고받을 필요 없이 팀원 모두가 하나의 시트에 접속해 바로 작성, 수정을 할 수 있어서 편리합니다.
3. 트렐로(Trello) – 프로젝트 진행 현황 관리
프로젝트 진행 현황을 관리할 때 트렐로를 추천합니다. 칸반(Kanban) 보드 형태로 해야 할 일(To-do), 하고 있는 일(In-Progress), 완료한 일(Completed)로 구분되어 있어 현재 어떤 상황인지 한눈에 파악하기에 좋습니다. 보드에는 프로젝트별 카드가 있어서 해당 카드에 프로젝트에 관련된 내용을 모두 넣을 수 있습니다. 피드백, 아이디어, 기획서, 디자인 자료 등을 모두 넣어두고 필요할 때마다 찾을 수 있습니다.
트렐로와 잔디는 연동할 수 있어서 트렐로에 댓글을 남기거나, 파일을 업로드할 때마다 잔디에서 관련 내용으로 알림을 볼 수 있습니다. 해당 알림을 통해 팀원들이 어디까지 프로젝트를 진행했고, 어떤 내용을 하고 있는지 모두에게 공유할 수 있습니다.
4. 노션(Notion) – 프로젝트 문서 관리
노션은 협업툴이자 메모용으로 활용됩니다. 팀 회의에서 각자 할 일들을 정리하거나, 프로젝트에 필요한 내용을 정리할 때 콘텐츠 일정을 조율할 때 등 다양하게 이용할 수 있습니다. 팀 회의를 할 때 노션을 이용해 진행 중인 프로젝트에 대해 피드백과 할 일들을 팀원들이 동시에 쟉성합니다. 회의 내용을 기반으로 주간 일정을 예측하여 업무하고 있습니다.
트렐로에 올리는 파일들과 다른 점은 트렐로에는 팀원들과 함께 피드백을 주고받는 파일, 최종 파일을 올려두지만, 노션에는 업무를 진행하며 다른 팀원들이 볼 필요가 없는 수정 사항을 반영한 파일이나, 참고 링크, 이미지 등을 정리해서 올려두고 있습니다. 콘텐츠 포스트 일정을 체크할 때도 이용합니다. 어떤 글이 며칠에 블로그나 페이스북에 업로드되는지 단기간에 한 번에 올라가진 않았는지, 너무 장기간 비어있진 않았는지, 파악하고 있습니다.
5. 투두이스트(Todoist) – 할 일 관리
투두이스트(Todoist)는 할 일 관리에 특화된 앱입니다. To-do list 단 하나의 기능을 깊이 있게 사용할 수 있죠. 이 앱을 유료(월 5,000원)로 결제해서 쓰는 이유는 ‘키보드 입력 기능’과 ‘리마인드 기능’이 아주 탁월하기 때문입니다. 투두이스트는 외국앱임에도 불구하고 홈페이지가 한글로 되어 있듯이, 앱의 기능도 한글로 사용가능합니다. 예를 들어 ‘#잔디’라고 입력하면 프로젝트 폴더로 인식되고 ‘@마케터’ 라고 입력하면 자동으로 ‘마케터’라는 태그가 입력됩니다. q 버튼을 누르면 바로 할 일을 입력할 수 있고 ‘p1’을 입력하면 우선순위 1위로 지정할 수 있습니다.
알림 기능은 ‘매 월요일 10:00’으로 입력하면 매주 월요일 아침 10:00에 알림을 보내주고, ‘매 첫 월요일 12:30’이라고 입력하면 매월 첫번째 월요일 12:30분에, ’12월 11일 10:00’이라고 입력하면 해당 시간에 정확히 알려줍니다. 게다가 알림이 올 때 함께 나타나는 ‘완료’ 또는 ‘스누즈(15분 후 다시 알림)’버튼을 통해 완료했는지, 나중에 다시 알려달라고 할 것인지 등 잊지 말아야 하는 업무가 있을 때 다시 알려주는 아주 효과적인 앱입니다.
협업은 어떤 도구의 어떤 기능을 얼마나 잘 사용하냐가 중요하지 않습니다. 2~3가지의 도구를 단순하게 사용하더라도 효율적인 업무를 지향해야 하죠. 다양한 협업툴을 이용한다고, 도구의 고급 기능들을 이용한다고 업무가 아니라 도구를 사용하는 데 시간을 할애해버린다면 본질을 잃고 오히려 시간을 잃게 될 수 있습니다. 어떤 협업툴을 사용할지에 집중하기보다는 어떤 목적으로 협업툴을 사용할지에 정한 다음 그에 맞는 협업툴을 선택하시기 바랍니다.
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참고자료
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