그룹웨어 사용자들이 흔히 하는 협업툴 오해 4가지
그룹웨어에 다 있는데 우리회사는 왜 협업이 안될까?
1980년대에 등장한 그룹웨어는 수직적인 조직문화를 기반으로 복잡한 의사결정체계에 따라 업무가 진행되는 그시대에 적합한 업무 시스템입니다. 오랜 시간이 흐르고 시대가 변화하며 ‘결재중심’에서 수평적이면서 빠른 ‘협업중심’으로 일하는 방식은 변화를 맞이하였지요. 이러한 변화에 발맞추기 위해 회사는 다시 그룹웨어를 업그레이드하거나 구축해야 할까요? 아니면 새로운 방법을 모색해야 할까요? 여러분이 쉽게 해답을 찾을 수 있도록 오늘 그룹웨어 사용자들이 자주 하는 협업툴에 대한 오해 네 가지를 함께 풀어봅시다.
[오해 1 “우리는 그룹웨어가 있어서 협업툴 필요 없어요”]
그룹웨어에는 주요 기능인 이메일, 전자결재 외에도 게시판, 웹하드, 캘린더, 조직관리, 근태관리, 문서관리, 메신저 등 수십 가지 기능이 포함되어 있습니다. 오래되고 무거운 공구박스처럼 많은 도구들이 있지만 정작 주로 사용하는 도구는 두가지, 이메일과 전자결재이지요. 그 외의 도구를 정작 사용하려면 녹이 쓸거나 고장나 있고, 또한 어느 것 하나 새롭지 않죠. 그래서 기업들은 5년에서 8년 주기로 인력과 막대한 비용을 투자해 그룹웨어를 업그레이드 하거나 차세대 그룹웨어를 준비합니다. 이렇게 많은 인력과 비용을 투자하는 것이 과연 기업의 생산성을 높이기 위한 합리적인 투자일까요? 그룹웨어를 구축하기 위해서는 요구사항 도출 및 반영 부터 하자보수까지 최소 3개월에서 6개월의 기간과 구축비와 유지보수비까지 막대한 비용이 소요됩니다. 사용하지 않는 기능을 만드는데 이렇게 많은 비용과 인력, 자본이 투입되는 것은 합리적인 기업의 의사결정일까요?
외국인에게 ‘Groupware’라는 단어를 제시하면 상대방은 고개를 갸우뚱할 것입니다. 그룹웨어란 단어는 업무에 관련된 다양한 기능을 한곳에서 사용할 수 있는 시스템을 뜻하며 일본과 국내 비즈니스에서만 통용됩니다. 많은 혁신적인 글로벌 기업들은 ‘기능’이 아니라 ‘일의 목적’에 초점을 둔 도구를 각 기업환경에 맞게 선택하여 활용합니다.
실리콘밸리에서는 프로젝트 관리는 Trello(트렐로), 일정 관리는 Google Calendar(구글 캘린더), 파일 관리는 Google Drive(구글 드라이브)와 같이 각 목적에 맞는 툴을 팀 단위로 빠르게 도입하여 기업 경쟁력을 향상시킵니다. 이런 도구들은 단 하나의 목적을 달성하기 위해 깊은 고민을 통해 만들어졌기 때문에 사용이 편리하고 끊임없이 스스로 개선됩니다. 즉 무거운 공구박스 내 녹슨 도구가 아닌 ‘최신 신상도구’를 기업들은 바로 사용할 수 있는 것이지요. 이러한 협업툴을 활용한다면 더 이상 그룹웨어를 업그레이드 하거나 차세대 그룹웨어 도입을 위해 많은 비용과 인력을 투자할 필요가 없습니다.
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[오해 2 “협업툴은 스타트업에서나 사용하는거 아닌가요?”]
협업툴은 수평적인 조직체계에서 빠르게 움직이는 스타트업에서 시작되었지만 빠르게 변하는 시장 환경에서 기업의 경쟁력을 유지하기 위하여 중견 및 대기업이 채택하여 확산되고 있습니다. 포춘 선정 글로벌 100대 기업 중 65개 기업이 협업툴을 도입하여 심화되는 경쟁 환경에 발 빠르게 대응하고 있습니다.
(참조: 글로벌 20만개社 도입한 협업툴 ‘잔디’…”한국판 슬랙으로 불리죠”)
한국에서도 2018년부터 대다수 중견, 대기업들이 디지털 트랜스포메이션을 목표로 업무 방식과 조직 DNA 혁신을 꾀하고 있습니다. 6,000여 명의 규모에 달하는 아워홈은 2019년, 협업툴 잔디를 전사에 도입했으며, CJ, LG CNS, JTBC 등도 협업툴 도입을 위해 100명 단위의 팀에 먼저 도입 후 사용성을 테스트하고 있습니다. 협업툴은 스타트업 같은 작은 규모의 팀 단위로 시작 후 전사까지 유연하게 확대할 수 있습니다.
[오해 3 “그룹웨어로 협업이 잘 되고 있는거 같은데요?”]
그룹웨어 환경은 협업에서 가장 중요한 소통을 불편하게 합니다. 그룹웨어의 주요 기능인 이메일은 수신자 중심의 단방향 소통이므로 하나의 주제에 대해 다양한 주체가 즉각적으로 소통할 수 없고, 사무직, 현장/외근직, 제휴사, 파트너사 등 다양한 주체와 소통하는데 아주 많은 에너지가 소모됩니다. 또한 수 없이 생성되는 E-mail Thread 때문에 중요한 정보를 확인하고 적합한 수신자와 효율적으로 소통하는 것은 거의 불가능해 보입니다.
그리하여 많은 기업들은 그룹웨어가 있음에도 불구하고 개인용 메신저인 카톡을 업무용으로 사용하고 있습니다. 카톡과 같은 개인용 메신저는 사람 중심의 대화방으로 이루어져 한 가지 주제에 대한 대화가 어려워 대화에 혼선을 줄 수 있습니다. 또한 일정 기간이 지나면 파일을 확인할 수 없어 기업의 정보관리가 불가합니다. 업무용 메신저를 사용한다면 메신저 장점은 극대화하고 단점은 보완하며 효율적인 소통과 협업이 가능합니다.
[오해 4 “정작 협업툴 도입해도 사용 잘 안하지 않나요?”]
협업툴 도입은 조직문화와도 깊게 연관되어 있습니다. 조직문화에 변화를 주는 것은 한 개인의 노력보다는 전사적인 참여와 관심이 필요합니다. 협업툴에 유연하게 적응하고 변화 의지가 있는 리더를 중심으로 IT 담당자, 인사담당자과 함께 협업툴을 도입하고 향상된 업무 성과와 효율성을 체감하고 검증해 보세요. 직접 검증한 후 내부 전파를 통해 확산시킨다면 더 나은 내일을 위한 전사적인 전환(Transformation)이 가능합니다.
마지막으로 업무용 메신저의 가장 큰 장점은 누구나 쉽게 사용할 수 있는 사용성입니다. 개인용 메신저와 익숙한 UI로 그룹웨어나 ERP와 달리 매뉴얼 없이도 바로 사용이 가능하여 50~60대의 임원분들도 큰 어려움 없이 전 직원들과 협업이 가능합니다. 더불어 도입 효과 극대화를 위해 잔디 (JANDI)는 정기 사용자 교육, 컨설팅, 스마트워크 세미나, 1:1 채팅 상담 등 다양한 사용자 지원 서비스를 제공하고 있습니다.
그룹웨어 차세대 구축 or 업그레이드, 더 이상 필요없습니다
그룹웨어가 변화하지 않은 30년 동안, 우리는 언제 어디서나 많은 정보를 다룰 수 있고, 빠르고 수평적인 소통을 통한 협업이 그 어느 때보다 중요한 오늘을 맞이했습니다. 이러한 오늘에 발맞추기 위해 또다시 막대한 비용과 인력을 투자하여 새로운 그룹웨어를 구축하는 것보다 업무의 본질을 생각하며 기업에 꼭 맞는 협업툴을 도입해 보는 것은 어떨까요? 그룹웨어 사용자들이 협업툴 도입을 일하는 방식의 변화에 발맞추는 구체적인 실천으로 인식하시길 바라겠습니다.
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