[리뷰] 코로나 시대, 어떤 방식으로 재택근무를 실현할 것인가 – <재택 HACKS>
코로나 바이러스의 대유행과 함께 우리 곁에 찾아온 대표적인 업무문화는 바로 ‘재택근무’일 것입니다. 몇 년 전까지만 해도 먼 미래의 일로만 생각했던 근무 방식이 이제는 기업의 업무 연속성을 위한 필수가 되었습니다. 이에 미처 준비하지 못한 기업들은 긴급하게 재택근무를 도입하고 운영해 가는 과정에 있어 많은 자원과 시간을 써야만 했고, 기업의 구성원들도 업무 공간과 생활 공간 미분리, 나태함, 고립감, 외로움과 같은 어려움을 겪기도 했습니다.
이러한 시기에 재택근무를 더 잘 할 수 있는 팁을 전하는 책이 출간되었습니다. 바로 안그라픽스 출판사에서 2020년 10월에 출판된 <재택 HACKS>입니다. ‘새로운 시대 새로운 일을 위한 재택 기술’을 실용적으로 제시하는 이 책은 이제 ‘재택근무를 하느냐 마느냐’가 아니라 ‘어떤 방식으로 실현할 것인가’를 고민해야 할 때라고 말합니다.
이 책의 저자 고야마 류스케는 환경 정비, 행동 관리, 커뮤니케이션, 정보 정리, 몸과 마음의 건강, 부업, 총 6개 분야에 있어 다양한 재택 기술(HACKS)을 제시합니다. 저자는 이 HACKS를 ‘문제를 효율적으로 해결하는 방법’ 혹은 ‘업무나 생활에서 만나는 성가시고 귀찮은 문제를 우리 주변의 것들로 간단하게 해결하는 테크닉’으로 정의하는데, 이 책에는 총 89개의 HACKS가 리스트 형식으로 구성되어있어 내게 필요한 정보만 빠르게 찾아 읽을 수 있습니다.
그리고 저자는 단순히 기술들만 나열하는 것이 아니라 다양한 재택 기술과 그 기술을 써야 하는 이유를 설명하면서 본인이 직접 사용했던 제품이나 앱, 서비스를 소개하기도 하고, 랜선 회식과 같은 최근 유행도 알려줍니다. 예를 들어 71번째 HACKS – ‘10분 휴식을 자주 이용한다’는 뻔한 말 같지만, 저자는 사무실에서 일할 때 회의실로 이동하는 시간이나 화장실에 갈 때와 같이 보이지 않는 휴식 시간이 있는데 집에서는 짧게 쉴 수 있는 휴식이 의외로 없으니 잘 챙겨야 한다는 점을 짚어 줍니다.
우리는 앞으로 ‘어떤 방식으로 재택근무를 실현할 것’인지를 고민해야 합니다.
재택근무가 떼려야 뗄 수 없는 생활이 된 현 상황에서, 우리는 앞으로 ‘어떤 방식으로 재택근무를 실현할 것’인지를 고민해야 합니다. 그리고 재택근무를 잘 실현하려면, 가장 우려되는 점 중에 하나인 ‘팀 내부의 소통’ 문제를 해결하는 것이 중요한 포인트입니다. 저자는 이와 관련해 16개의 커뮤니케이션 HACKS를 제시했는데, 그 중 필수적인 재택 커뮤니케이션 기술 6가지를 소개합니다.
1. 아침과 저녁, 진행 상황을 공유한다
저자는 재택근무를 할 때, 동료들에게 업무 시작과 끝 메시지를 보내며 서로 호흡을 맞추는 게 중요하다고 이야기합니다. 이 과정에서 구성원은 스스로 업무 시간을 잘 지킬 수 있으며 구성원 간 소통의 계기로도 활용할 수 있습니다. 저자는 여기서 ‘메일’을 ‘채팅처럼 서로 문자를 보내는 형식’으로 전송하라고 언급했는데, 사내 이메일보다 업무용 협업툴을 이용하면 더욱더 쉽게 업무 상황을 가벼운 마음으로 공유할 수 있습니다. 또한, 업무용 협업툴에 보낸 출퇴근 메시지도 고용노동부에 제출해야 하는 ‘출퇴근 기록물’로 인정되니, 회사에서도 간편하게 인사 관리를 할 수 있다는 장점 또한 있습니다. 다만 여기서 잊지 않아야 할 점은, 이러한 출퇴근 기록과 업무 공유는 과거 회사의 ‘아침 조례’처럼 진행하는 것이 아니라 재택근무의 유연함을 잘 살려 언제 어디서든 공유를 할 수 있게 권장하는 것이 중요하다는 것입니다.
2. 주제별 대화방별로 장문과 단문을 구분해 사용한다
사내 이메일과 구분되는 업무용 메신저를 사용할 때의 장점은 짧고 가벼운 단문 채팅이 가능하다는 점입니다. 재택근무를 하는 동안 동료들과 비공식적인 대화를 나눌 일이 적어져 고독감을 느끼기 쉬운데, 이러한 고독감은 우울감을 넘어 ‘가면 증후군’으로 발전하기도 합니다. 저자는 업무용 메신저에 다양한 대화방을 나누어 대화의 성격을 달리 하는 것을 고독감과 우울감의 해결 방안으로 제시합니다. 가벼운 잡담을 나눌 수 있는 대화방을 만들어 거기서는 단문의 메시지를 주고받고, 업무에 필요한 중요한 아이디어나 인계할 메시지의 경우 관련한 대화방에 장문으로 작성하는 것입니다. 이렇게 주제별, 목적별로 대화방을 나누어서 재택근무를 진행하면 더욱더 효율적으로 각자의 업무에 임할 수 있을 것입니다.
3. 탈출 대화방으로 업무를 관리한다
저자는 업무용 협업툴에 ‘탈출 대화방’을 만들어 업무 관리를 하는 일본의 인터넷 서비스 기업의 사례를 소개합니다. ‘탈출 대화방’이란 어떤 특정 업무에 대해 하나의 대화방을 협업툴 위에 만들고, 해당 업무를 종료한 사람은 자유롭게 그 대화방에서 ‘탈출’을 하는 방식으로 일하는 것을 말합니다. ‘탈출 대화방’을 만들어 운영하면 구성원들이 자신이 끝낸 일에 대해 더 신경을 쓰거나 시간 낭비를 할 필요가 없어집니다. 이러한 대화방 운영은 장기적인 프로젝트 관리보다 급하게 끝내야 하는 단기적인 과업에 활용하기 좋아 보입니다. 단기적으로 ‘탈출 대화방’을 활용하면, 업무의 효율성도 늘어나고, 그 대화방에 대화 내용과 업무 결과는 남겨놓아 사내 정보 자산으로 만들면 다음에 비슷한 업무를 진행할 때 검색해서 활용할 수도 있습니다.
4. 이모티콘을 효과적으로 사용한다
많은 이들이 재택근무 시 우려하는 부분이 메일이나 메신저 등을 통해 소통할 때 미묘한 뉘앙스가 잘 전달되지 않는다는 점입니다. 이러한 문제로 업무 중에 오해가 생길 수도 있고, 어떤 업무에 대해 여러 번 설명해야 하는 비효율이 생길 수도 있습니다. 이와 같은 상황을 피하기 위해서 저자는 이모티콘을 적재적소에 활용해 감정도 전할 것을 추천합니다. 업무용 협업툴에는 업무에 딱 맞는 이모티콘들이 기본적으로 제공되고 있어, 업무용 이모티콘을 활용하면 동료와 비록 떨어져 있더라도 감정을 전달하면서 일할 수 있습니다. 또한, 어떤 사항에 대해 논의할 때 문자가 주는 한계를 느낀다면 화상회의 기능을 활용해 짧게라도 얼굴을 마주하고 대화를 나누면, 재택근무에서 오는 어려움을 해소할 수 있을 것입니다.
5. 성과를 성실하게 보고해 팀의 선순환을 창출한다
재택근무 시 발생하는 여러 문제 중 한 가지 원인으로 저자는 ‘의심과 의심의 연쇄 고리’를 꼽습니다. 이는 오랜 재택근무로 인해 ‘동료가 일을 제대로 하고 있는지’ ‘내가 제대로 일을 하는지 리더나 동료가 의심하는 것은 아닌지’ 불신과 불안의 악순환을 겪는 것을 뜻합니다. 저자는 이러한 문제를 해결할 수 있는 가장 좋은 방법으로 ‘성실한 성과 보고’를 제시합니다. 이 책에 따르면 업무용 협업툴에 ‘OO를 끝냈습니다’라고 보고를 올린 뒤에 피드백을 받거나, 고생했다는 메시지를 받을 때 불안과 불신이 감사와 기쁨으로 변하고, ‘안심과 신뢰의 선순환’을 만들 수 있다고 말합니다. 매일 출근 후 30분 뒤에 어제 한 일과 오늘 할 일에 대해 간단히 이야기를 나누는 세션을 구성원과 가져보세요. 저자가 말하는 선순환의 구조는 조직이 일에 대한 압박감을 주는 것이 아니라, 협업툴을 활용해 적극적으로 소통을 권장할 때 가장 꽃피울 수 있습니다.
6. 공유 대화방을 활용해 외부 파트너와 협업한다
코로나가 가져온 업무문화의 또 다른 변화는 대면 미팅이 줄어들었다는 것입니다. 비대면 업무가 확산되면서 외부 파트너, 사외 전문가, 혹은 프리랜서들과 직접 만나 미팅을 하거나 협업하기가 어려워졌습니다. 이럴 때, 업무용 협업툴에서 제공하는 준회원 초대 기능 등을 활용하면 비대면 상으로도 외부 파트너와 빠르게 소통하고 효과적인 협업을 할 수 있습니다. 저자는 이렇게 외부 인력을 초대한 대화공간을 만드는 문화가 단순한 협업에서 더 나아가 ‘오픈 이노베이션(Open Innovation)’ 시대를 열 것이라고 강조합니다. 코로나로 외부 미팅을 줄었다는 사실에 좌절하지 말고, 이 시기를 또 하나의 기회로 생각하고 적극적으로 소통해보세요. 각자의 전문성과 능력을 최대한 발휘하며 더 나은 성과를 만들어나갈 수 있을 것입니다. 물론, 안전한 협업을 위해 강력한 정보 보호를 제공하고 다각화된 보안 기능이 있는 협업툴을 선택해 활용하는 것은 기업 입장에서 반드시 고려해야 할 점입니다.
나는 여유로워졌고 일은 잘되어갑니다.
<재택 HACKS>의 저자는 책의 마지막에 재택근무가 영어로 ‘워크 프롬 홈(Work from Home)인데, 홈(Home)을 집보다는 거주지라고 해석하고 싶’다고 말하며, 앞으로 우리는 각자의 거주지에서 일을 자기만의 방식으로 자유롭게 일하게 되리라 예측합니다. 확실히 코로나 이후 찾아올 새로운 시대는 이전과는 다를 것입니다. 만약 백신 접종이 시작되고 코로나 바이러스가 종식이 되더라도 기업의 입장에서는 직원의 출퇴근 시간을 보장하거나 앞으로 또 올지 모르는 새로운 위협을 생각해 재택근무라는 옵션을 항상 준비해둬야 합니다. 더불어 연구와 보고서에 따르면 많은 기업들이 장기적인 관점에서 사무공간을 줄이고 재택근무를 병행할 것으로 예측됩니다.
지금, 우리 사회와 여러 기업들은 코로나 이전으로 돌아갈 수 없을 정도로 일에 있어 가치관의 변화를 겪고 있습니다. 이 책은 이때 필요한 HACKS를 제시하며, 이러한 변화 속에서 ‘단순히 과거로 돌아가는 것이 아니라 여러 과학기술을 활용해 앞으로 나아가면서도 근본을 추구’해야 한다고 말합니다. 효율적인 재택을 위해서 필요한 협업 도구들과 전략들은 이 순간에도 다양한 형식으로 공유되고 있습니다. 관련해 더 많은 실용적인 기술은 <재택 HACKS> 책이나 잔디 블로그의 ‘스마트워크 트렌드’ 카테고리를 통해서 알아보세요. 기술과 도구들을 잘 활용하면 이 책의 슬로건처럼 구성원들이 더 여유로워지는 동시에 협업은 더 잘되어갈 것입니다.
본 글은 안그라픽스에서 2020년 10월 출간한 고야마 류스케 저 <재택 HACKS(원제: 在宅HACKS！)>를 바탕으로 작성된 글입니다.
