일 잘하는 팀의 실전 ‘트렐로(Trello)’ 활용법

지금은 ‘업무용 협업툴’ 전성시대. 기존에는 특정 직업이 아닌 이상에야 업무에 쓰는 툴이라면 엑셀, 파워포인트 같은 프로그램이 있었고 협업툴은 기껏해야 사내 그룹웨어에 속한 게시판이나 메신저 정도만 있다고 말할 정도였습니다. 그러나 SaaS(서비스형 소프트웨어) 시대가 도래하고 코로나19로 비대면 근무가 일상이 되는 지금, 스타트업·대기업 구분 없이 다양한 IT 회사에서 업무용 협업툴을 내놓으며, 업무용 협업툴 시장은 한계 없이 성장하고 있습니다.

잔디와 슬랙으로 대표되는 메신저형 협업툴부터 시작해 근래 몇 년 간 많은 주목을 받은 원페이지형 협업툴 노션까지. 다양한 업무용 협업툴 중 트렐로(Trello)는 대표적인 프로젝트 관리형 협업툴입니다. 전 세계 100만 팀 이상이 사용하고 있는 트렐로는 하나의 보드(board) 위에 카드(card)들을 만들어 여러 사람과 소통하고 할 일을 관리하며 협업하는 툴로 프로젝트를 효율적으로 관리하고 진행할 수 있게 도와줍니다.  

그렇다면 성공하는 팀들은 어떻게 트렐로로 협업하고 있을까요? 일 잘하는 팀이 트렐로를 활용해 워크플로우를 설정하고 업무에 임하는 지 실전 팁을 공유해 드립니다.

첫 번째 활용법: 업무 관리

프로젝트 관리형 협업툴 트렐로의 가장 큰 장점은 모든 내용을 하나의 보드 위에서 한눈에 볼 수 있다는 것입니다. 그리고 그 보드는 세로로 정렬되는 리스트(list)로 구성되며 각각의 카드를 리스트에 배치할 수 있습니다. 이러한 특성을 활용하면 팀의 다양한 업무를 트렐로 위에 정리해 놓을 수 있어 업무 진행 현황을 쉽게 파악할 수 있습니다.  

잔디의 마케팅팀은 위 이미지와 같이 팀 업무를 트렐로 위에서 관리합니다. 크게 5개의 리스트 위에 각 업무의 담당자가 카드를 만드는데 이 리스트는 ‘Routine’, ‘To Do’, ‘In Progress’, ‘Completed’, ‘Pending’으로 구성되어 있습니다. 매일 혹은 매주 반복해야 하는 업무는 Routine 리스트 위에 있는 각각의 카드에 댓글을 추가하는 식으로 관리하고, 새로운 업무가 생기면 To Do 리스트에 카드를 생성해 각 업무 단계에 따라 In Progress, Completed로 위치를 옮깁니다. 업무가 끝나고 일주일이 지나면 카드는 아카이브(Archive) 해 보드 위에서 숨깁니다. 이렇게 규칙을 정해두면 어떤 담당자가 현재 어떤 일을 하고 있고 어떤 일을 끝냈는지 한눈에 파악할 수 있습니다. 

보드 위에서 업무를 한눈에 파악하려면 카드별로 세세한 설정을 해 두는 것이 좋습니다. 멤버(members)에 각 업무의 담당자의 프로필을 세팅하는데 한 업무에 여러 명의 담당자가 있는 경우 그 담당자들을 모두 추가합니다. 라벨(labels)의 경우 업무의 카테고리를 팀에 맞게 설정해 놓으면 좋습니다. 해당 라벨의 색상을 적절하게 지정해두면 보드에서 볼 때 어떤 업무가 현재 많이 진행되고 있는지 파악하기 쉽습니다. 트렐로에는 다양한 확장기능(Power-Ups)이 있는데 ‘Card Priority by Screenful’과 같은 무료 확장기능을 활용하면 각 업무의 중요도도 별개의 라벨로 지정할 수 있습니다.

두 번째 활용법: 일정 관리

업무를 진행할 때 그 업무의 진행 단계나 중요도보다 마감일이나 게시일과 같은 일정이 중요한 때도 있습니다. 이럴 때는 트렐로의 캘린더 기능(Calendar Power-Up)을 활용하면 날짜별로 한눈에 정보를 파악할 수 있습니다. 캘린더 기능은 트렐로 무료버전에서 기본으로 제공됩니다.

잔디 마케팅팀은 플랫폼별 콘텐츠 게시일자를 트렐로를 활용해 공유합니다. 캘린더 기능을 활용할 때는 리스트보다 라벨과 일자(dates)를 잘 활용하는 것이 좋습니다. 각 플랫폼에 올라갈 콘텐츠를 업로드할 날짜에 카드로 만들고 ‘Blog’, ‘Facebook’과 같이 플랫폼 라벨을 설정해두면 놓치는 것 없이 콘텐츠를 관리할 수 있습니다. 더불어 여럿이 각각의 콘텐츠를 작성하는 경우에도 이렇게 일정을 캘린더를 통해서 공유하면 콘텐츠 게시일 간의 간격을 조율하기 쉬워 효율적으로 정보를 노출할 수도 있습니다.

업무를 요청할 때도 이러한 캘린더 기능은 특히 유용합니다. 업무 요청과 관련한 보드를 만들었을 경우에 요청 가이드 리스트를 만들어 어떻게 요청하면 좋을지 설명하는 카드를 만들어 놓고, 각각의 리스트에 새 카드를 만들어 업무 요청을 하면서 마감일을 지정하면 서로 많은 커뮤니케이션 필요 없이 효율적으로 소통할 수 있습니다. 잔디팀의 경우 콘텐츠의 현지화 번역(Localization) 업무에도 이렇게 트렐로 보드를 활용합니다.

세 번째 활용법: 정보 관리

트렐로는 다양한 정보를 모아서 보는데도 유용합니다. 각 정보 카드를 한눈에 보기 쉽다는 트렐로의 특성 덕분입니다. 카드에 이미지를 첨부하면 썸네일로 지정이 되고, 카드 간 순서를 직접 바꿀 수도 있지만 클릭 몇 번으로 만들어진 날짜 순 등으로 정렬할 수도 있습니다.

위 이미지는 회사 근처의 맛집들을 트렐로 보드에 구성원들이 함께 공유한 예시입니다. 이렇게 리스트를 구성하고 필요한 자료들을 한데 모아서 살피는데 트렐로 만한 툴이 또 없습니다. 예시는 맛집 리스트지만 업무에도 이렇게 정보 관리용으로 트렐로를 활용할 수 있습니다. 예를 들어 하나의 프로젝트를 시작할 때 그와 관련된 레퍼런스를 트렐로 보드에 모아 일종의 브레인스토밍을 할 수 있겠죠. 그렇게 모아둔 카드 중에 알짜만 따로 업무 보드로 옮길 수도 있겠습니다.

트렐로가 정보 관리에 유용한 또 다른 이유는 카드에는 모든 것을 담을 수 있기 때문입니다. 작성해둔 구글 문서를 연동해서 첨부할 수도 있고, 단순하게 파일을 업로드 할 수도 있습니다. 체크리스트를 만들어 내용을 할 일이나 준비물을 공유할 수도 있고, 댓글에 의견을 남겨놓는 것도 다 업무 자료로 남습니다. 이렇게 트렐로 카드 한 장 한 장은 업무에 꼭 필요한 자료로 저장해둘 수 있고 프로젝트가 끝나 아카이브를 해서 보드에서 사라진 카드의 내용도 검색하면 언제든 다시 볼 수 있습니다. 

마지막 활용법: 잔디와 연동하기

지금은 업무용 협업툴 전성시대, 한가지 업무툴이 아무리 편리해도 그 툴만 사용해야 한다면 아무런 메리트가 없습니다. 한 가지 툴에서 모든 것을 다 해결하려고 하면 막상 아무것도 사용하지 않게 마련이기 때문입니다. 지난 기억을 한 번 떠올려보세요. 그룹웨어에 있는 캘린더 기능, 잘 활용하셨나요? 회사의 기본 메신저가 불편해 카톡으로 연락한 적은요? 다양한 툴이 매해 새롭게 나오는 시대에 업무 성과를 내려면 각 기능에 특화된 툴을 사용하고 그 툴들을 잘 연동해서 끊김 없이 일하는 것이 중요합니다. 

트렐로는 위에 언급했듯이 프로젝트 관리 하는데에 아주 훌륭한 툴임은 분명합니다. 그러나 구성원 간 실시간으로 트렐로 위 내용과 그에 대한 피드백을 주고 받는데는 어려움이 있습니다. 이러한 어려움은 메신저형 업무용 헙업툴 잔디에서 기본으로 제공하는 ‘잔디 커넥트’ 연동 기능을 활용하면 해결됩니다. 잔디에서는 트렐로와의 단순한 연동이 아니라 실제로 트렐로를 활용하면서 알림을 꼭 받아야 하는 항목들에 대한 세분화된 알림 설정이 가능합니다. 

이와 같이 ‘업무 관리’, 일정 관리’, ‘자료 관리’를 위해 설정한 우리 팀만의 트렐로 보드 정보를 잔디에서 실시간으로 받아볼 때 진정한 ‘스마트워크’가 시작됩니다. 내부 개발자의 도움 없이 클릭 몇 번으로 잔디와 트렐로를 연동해 놓으면 우리 팀의 트렐로 보드에 카드가 생성되었는지, 댓글이 달렸는지, 체크리스트에 할 일이 생성되고 완료되었는지 여부를 모두 실시간으로 알 수 있고 잔디에서 그에 대한 의견을 이어서 나눌 수 있습니다. 트렐로에서 시작된 업무가 잔디까지 끊기지 않고 연결되고 빠르게 소통이 가능하기 때문에 같은 사무실에 있지 않아도 동료의 업무 현황과 그 내용을 어디서든 확인할 수 있는 것입니다. 이렇게 트렐로와 잔디의 연동으로 물 흐르듯 실현되는 ‘스마트워크’는 코로나19로 생활화된 비대면 근무에서 빛을 발합니다.

각각의 목적에 특화된 트렐로, 잔디와 같은
협업툴들을 연계하여 활용해 보세요

시간과 공간에 관계없이 빠른 소통을 기반으로 구성원 간에 협력을 잘하는 것이 중요한 ‘위드 코로나’ 시대, 업무에 있어 효율적인 프로젝트 관리는 성공의 필수요소입니다. 과거에는 보고서에 들어간 표를 통해 타임라인을 공유하는 정도가 프로젝트 관리의 개념이었다면, 현시대의 프로젝트 관리는 일과 관련된 모든 것을 한눈에 알 수 있게 정리하고 그것을 기반으로 목표 설정부터 할 일 관리 등 소통과 협력을 진행하는 것을 일컫습니다.

성공적인 프로젝트 관리, 멀리 있지 않습니다. 우리 팀에 필요한 프로젝트 관리 방법을 고려해본 뒤 트렐로와 잔디와 같이 각각의 목적에 특화된 협업툴을 연계하여 활용해 보세요. 두 서비스 모두 무료로 충분히 활용할 수 있으니 적은 시간으로 빠르게 설정하고 먼저 사용해보시는 것을 추천합니다. 효율적인 프로젝트 관리를 통한 협업과 소통을 생활화하다 보면 어느덧 우리 팀의 성공이 손 닿을 거리에 보일 것입니다.