[커머스] 맛집을 집에서! 띵굴이 협업툴 잔디 깔고 경험한 변화

안녕하세요. 수도권 맛집 새벽 배송 서비스 띵굴에서 인사・총무팀 팀장을 맡고 있는 박소희입니다. 띵굴은 멀리 있거나 예약이 어려운 인기 맛집의 음식을 집에서 편하게 즐길 수 있는 서비스를 제공하고 있습니다. 애플하우스, 하동관, 태극당, 노량진수산시장, 마장 축산시장, 망원시장 등 전국의 유명 맛집과 전통시장의 식재료, 신선식품 등을 새벽에 집에서 받아볼 수 있습니다. 

저는 인사・총무팀의 기본 업무뿐만 아니라 우리 회사 구성원들의 원활한 업무를 위한 제반 시스템 관리도 도맡아 하고 있는데요. 처음 협업툴 도입을 고려한 계기는 무분별한 카카오톡 단체방 때문이었습니다. 커머스 특성상 각 부서 간 협업이 중요한 만큼 여러 주제의 단체 대화방은 넘쳐났습니다. 퇴사자가 대화방에서 나가지 않는 경우도 있었고 파일과 메시지의 유효기간 문제로 관리가 어려운 상황이었습니다.

 

잔디를 선택하게 된 가장 큰 이유는 히스토리 관리였습니다. 대화 기록이나 파일을 영구적으로 보관할 수 있고, 토픽 관리자가 토픽 참여 인원 등도 설정할 수 있어, 업무 시 개인 메신저인 카카오톡보다 관리도 용이하고 신규 입사자가 발생해도 무리 없이 업무 내용을 탐색할 수 있으리라 생각했습니다.

 

잔디와 함께 슬랙도 검토했는데요. 아무래도 잔디가 국내 정서에 맞고 쉬워서 바로 사용할 수 있다는 점이 가장 메리트가 컸습니다. 잔디 도입 비용이 합리적인 점도 있었지만 솔직하게 말씀드리면 슬랙을 전 구성원에게 이해시킬 자신이 없었어요. 아무리 좋은 툴이라고 해도 전사 구성원들이 잘 활용해야 한다는 점이 중요하잖아요. 부서마다 툴을 이해하고 활용하는 정도는 다르지만, 모든 부서와 팀이 잘 활용할 수 있는 잔디를 선택했습니다.

 

신규 입사자 교육도 제가 담당하고 있는데요. 이전 회사에서 협업툴을 써 본 분들이 생각보다 별로 없어요. 그래도 잔디는 메신저 기반 협업툴이라 사용성이 쉬워서 신규 멤버에게 따로 사용법 교육은 하지 않고 있습니다. 먼저 팀별 토픽에서 이전 히스토리를 파악하는 것부터 시작하고 있습니다. 토픽의 주제와 목적이 명확히 정해져 있기 때문에 토픽별로 어떤 업무가 진행되고 어떤 점을 참고해야 하는지 파악하는 일부터 바로 진행합니다.

 

띵굴은 업무별로 잔디 토픽을 만들어 협업하고 있는데요. 여러 토픽을 묶고 순서를 정할 수 있는 폴더는 멤버들이 편한대로 구성하도록 안내하고 있습니다. 협업툴은 본인이 어떻게 쓰냐에 따라 활용도가 많이 다르잖아요. 잔디는 개인이 생각하는 업무 우선순위에 따라 폴더로 토픽 리스트를 배치할 수 있어서 효율적인 업무 관리가 가능해요.

 

띵굴은 상시로 기획전을 진행하고 있습니다. 주로 MD팀과 마케팅팀이 협업해서 기획전을 기획하고 실행하는데요. 잔디의 할 일 기능을 활용해 업무 분배와 일의 진행 상황을 확인하고 있습니다. 기획전 하나당 하나의 할 일을 생성합니다. 기획, 상품 선정, 디자인, 퍼블리싱, SNS 홍보 등 담당자를 지정하고, 일정을 세팅합니다.

 

할 일 기능은 이렇게 업무 담당자, 일정, 진행률을 한눈에 파악할 수 있고 기한이 다가오면 알림을 주기 때문에 업무 누락을 방지할 수 있습니다. 카카오톡이나 구두로 소통했을 때는 일정 확인을 안 하거나 기한이 엄수하지 않는 일도 종종 일어났었습니다. 잔디로 일하고 난 후부터는 일정과 역할 관리로 인한 불필요한 소통이 확연히 줄었습니다.

 

띵굴은 온라인 쇼핑몰 중심으로 CS(Customer Service, 고객 서비스)건 발생 시 유관부서에서 다 같이 내용을 체크하고 대응해야 하는데요. 잔디로 협업을 진행하게 되면서 이전 히스토리를 한번에 확인할 수 있어서 CS 담당자가 변경되어도 업무 인수인계에 큰 무리가 없게 되었습니다. 카카오톡은 담당자 변경 시 이전 히스토리 확인이 불가능해서 메모장으로 대화 내용을 다운받아 전달하는 등 업무 비효율이 있었습니다.

 

원활한 협업을 위해 자회사인 도로위냉장고 구성원들도 정회원으로 잔디를 활용하고 있습니다. 상품 입고, 물량 체크, 재고 관리 등을 물류센터도 함께 소통하고 있습니다. 지금은 내부 소통 채널로 잔디만 사용하고, 카카오톡은 일절 사용하고 있지 않습니다. 이제 잔디만 확인하면 모든 업무 처리가 가능합니다.

 

커머스 산업 특성상 부서 간 회의가 많습니다. 회의가 많은 회사라면 공감하시겠지만 구두로 논의하니 증거가 명확하지 않아 발생하는 문제들이 있습니다. 회의 때는 분명히 명확하게 서로 업무가 분담되고 확정이 됐음에도 불구하고 나중에 보면 서로 이해하는 게 다를 때도 많고 일정이 맞춰지지 않을 때도 많았어요. 또, 회의는 시간을 많이 잡아먹기 때문에 실제 개인 업무 시간이 줄어드는 악영향도 있었습니다.

 

잔디를 활용해서 회의를 효율적으로 진행하는 방법을 고안했습니다. 먼저 부서 간 업무 협업이 잦은 경우에는 팀별로 회의록 토픽을 따로 만들었는데요. 모든 팀원이 회의에 참석하지 않아도 누구나 볼 수 있도록 공개 토픽으로 생성했습니다. 모두가 같은 정보를 공유하고 이해하고 있게 된 거죠. 이전 내용을 검색해서 찾을 수 있고 할 일이 기능이나 북마크 기능으로 중요도에 따라서 더 활용할 수 있어요. 예전보다 회의 횟수도 많이 줄었습니다.

 

 

업무 인수인계 시 부서 관련 계정 파일을 따로 만들지 않고, 보드뷰 토픽을 생성해 공유하고 있습니다. 그전에는 엑셀 파일로 관리했는데요. 구성원마다 가지고 있는 파일의 버전이나 작성자가 각기 달라 관리가 힘들었습니다. 담당자 공백이 생기는 경우들도 있기 때문에 인수인계 파일들에 이제 혼선이 생길 수밖에 없었어요. 잔디 보드뷰 토픽은 페이스북처럼 메시지가 게시글 형태로 나타나기 때문에 정보를 아카이빙하기 편합니다. 파일을 찾아보지 않아도 잔디에 검색만 하면 정보를 찾을 수 있고요. 또 게시글 수정을 1시간 이내로 막아뒀기 때문에 실수로 인한 수정이나 정보 오류를 막을 수 있습니다. ➡️인수인계, 신규 입사자 교육을 잔디에서 효율적으로 진행하는 방법은?

 

잔디를 도입하고 전사 커뮤니케이션도 훨씬 수월해졌습니다. 이전에는 전사 공지를 이메일로 진행했는데요. 메일을 주기적으로 확인하지 않는 분들이 많더라고요. 잔디는 접근성이 좋다 보니까 보통 바로 확인하는 경우가 많습니다. 또, 누가 메시지를 확인했는지 확인할 수 있는 ‘메시지 수신 확인’ 기능 덕분에 확인하지 않은 분에게는 따로 메시지를 보내 확실한 전사 커뮤니케이션이 가능해요.

 

부서 간 협업이 많으면 회의도 많이 하게 되는데요. 회의만 할 경우에는 짧은 시간 논의했던 수많은 정보가 휘발될 경우가 큰데, 잔디에 회의 기록과 평소 소통 기록을 남겨두면 협업 시 혼선이 발생하지 않습니다. 따라서 부서 간 업무 협업이 잦은 기업에 잔디를 추천합니다.