사내 메신저로 직원 대화를 감시한다고요?
안녕하세요. 잔디 팀입니다🌱
최근 한 기업의 대표가 임직원의 사내 메신저 내용을 사전 동의 없이 열람한 사건이 알려졌습니다. 사내 메신저를 사용하고 있는 기업의 구성원이라면 지금 사용하고 있는 메신저에서 관리자가 개인 메시지를 열람하고 있지는 않은지 궁금하실텐데요. 잔디를 사용하는 많은 유저 분들께서도 다음과 같이 문의를 주셨어요.
🤔관리자(소유자)가 메시지를 확인할 수 있나요?
🤨메신저에서 나눈 사적인 대화를 누군가 실시간으로 감시하나요?
😑저의 대화 내역을 누군가 다운로드해서 볼 수 있나요?
이러한 궁금증을 시원하게 해소해드리기 위해서 잔디 팀은 다음과 같이 설명해 드리고 있어요.
초대 받지 않은 토픽이나 대화방의 내용을 제 3자가가 절대 확인할 수 없습니다. 이 정책은 잔디가 서비스를 지속적으로 개선하고 새로운 기능을 출시할 때도 항상 명심하고 반영하는 원칙으로, 변함없이 유지됩니다🌱
이러한 설명은 잔디의 서비스 원칙과도 일치하여, 메시지 열람 정책에 대해 자세히 설명드리고자 합니다. 누적 270만 이상의 모든 사용자들에게 공평하게 적용되는 원칙을 알려드립니다.
잔디 서비스의 원칙
공개하지 않은 토픽이나 대화방의 내용을 제 3자가 확인할 수 없습니다
잔디의 서비스 원칙은 ‘공개하지 않은 토픽(비공개 토픽)이나 대화방의 내용을 제 3자가 확인할 수 없다’ 입니다.
잔디의 토픽은 주제별 대화방으로 업무 소통을 위한 공간입니다. 전체 공유가 중요하다면 모두가 참여할 수 있는 공개 토픽을, 일정한 멤버만 활용해야 한다면 초대를 받아야만 참여할 수 있는 비공개 토픽을 만들 수 있어요. 정회원 이상 멤버는 누구나 토픽을 개설할 수 있으며, 개설 시 공개와 비공개 중 선택하여 토픽을 만들어야 합니다. 이는 토픽을 만든 사람이 정보의 공개 범위를 ‘스스로’ 선택할 수 있도록 합니다.
만약 토픽을 만든 멤버가 비공개를 선택했다면, 다른 멤버들은 ‘초대’를 통해서만 해당 토픽에 들어올 수 있습니다. 즉, 초대받은 사람만이 토픽에 진입하여 메시지 대화 및 파일을 검색하고 확인할 수 있습니다. 초대를 받지 않은 사람은 해당 토픽의 존재 여부조차 알 수 없습니다. 팀을 통합적으로 관리하는 관리자나 소유자도 마찬가지입니다.
비공개 토픽의 토픽명, 토픽 내 메시지, 공유한 파일은 해당 토픽에 참여한 사람만 검색하고 열람할 수 있습니다. 초대받지 못한 소유자나 관리자도 해당 내용을 열람할 수 없습니다
비공개 토픽과 유사한 채팅은 팀 안에 있는 멤버와 1:1 또는 1:n 으로 대화를 나눌 수 있는데요. 채팅에도 위에서 말씀드린 잔디의 원칙이 적용됩니다. 채팅에 참여하지 않은 멤버는 내용을 검색하거나 열람할 수 없으며, 소유자, 관리자, 정회원, 준회원 모두 마찬가지입니다.
잔디의 서비스 원칙은 모든 사용자에게 공평하게 적용됩니다
잔디에서 ‘팀’은 잔디에서 협업 할 멤버들이 소속되는 회사나 단체를 의미합니다. 일반적으로 회사 당 하나의 팀을 활용하며, 팀은 조직의 구성원과 외부 인력도 함께 소통합니다. 잔디 사용자는 다음과 같이 소유자, 관리자, 정회원으로 역할이 구분되어 있습니다.
- 소유자: 팀을 최초로 생성한 사람을 팀 ‘소유자’라고 합니다. 보통 회사의 대표, 책임자가 담당합니다.
- 관리자: 멤버, 팀 설정을 하는 사람이며 보통 조직의 임원, 경영 직원, 인사팀에 근무하는 멤버가 담당해요.
- 정회원: 회사의 상근 구성원입니다. 소유자, 관리자를 제외한 회사의 모든 구성원입니다.
- 준회원: 외부 협력 업체, 홍보대사, 파트너사와 같이 상시 소통하는 외부 멤버입니다.
앞서 말씀드린 비공개 토픽이나 채팅의 내용을 검색하거나 열람할 수 없다는 원칙 기억하시나요? 이 서비스 원칙은 소유자, 관리자, 정회원, 준회원 모두에게 공평하게 적용됩니다. 그리고 잔디를 무료로 사용하거나 유료로 사용하는 모든 기업에도 동일하게 적용됩니다.
다른 사내 메신저는 어떨까요?
잔디와는 다른 정책을 가지고 있어요. 관리자는 다른 사용자와 달리 메신저에 대한 ‘감사’ 기능을 가지고 있어 관리자나 특정 권한이 있는 사람이 메시지나 파일에 대해서 확인할 수 있어요. 또한 과금 체계에 따라서 접근할 수 있는 정보도 다르지요.
- 네이버 웍스: 유료 상품의 경우 180일 동안 메시지 감사와 다운로드, 모니터링 가능
- NHN 두레이: 6개월 동안의 정보에 대해 감사 관리자에 한해 데이터 접근 가능
- 마이크로 소프트 팀즈: 관리자는 Microsoft 365 규정 준수 센터에서 eDiscovery를 사용해 Teams 대화를 검색하고 엑세스 할 수 있고, 이 기능을 통해 부적절한 메시지 감지, 캡처 및 조치를 취할 수 있음 (출처:마이크로소프트커뮤니티)
- 슬랙: Pro 플랜 부터 워크스페이스의 소유자는 Slack 비공개 채널과 다이렉트 메시지 포함한 모든 채널과 대화에서 데이터 내보내기 요청 가능(출처: Slack Help Center)
이러한 감사 기능이 있는 서비스를 사용해 기업이 구성원의 동의 없이 무단으로 대화 기록을 열람했다면 정보통신망 이용촉진 및 정보보호 등에 관한 법률에 따라 문제가 될 수 있습니다. 또한 구성원이 거부하기 어려운 상황에서 회사가 일방적으로 동의를 요구하거나, 구성원이 동의했지만 이를 인지하지 못했다면 추후 잠재적인 분쟁의 소지가 될 수 있습니다.
원칙이 있는 협업툴을 활용하세요
사내 메신저를 활용하는 이유는 소통을 향상시켜 공동의 목표를 달성하기 위해서입니다. 이번 이슈를 통해서 사용하고 있는 기업용 메신저의 활용이 저하되거나, 활발했던 조직의 소통이 경직되지 않기를, 또한 나의 대화를 누군가가 감시하고 있다는 생각에 솔직한 소통을 주저하지 않기를 바랍니다.
함께 성과를 내고 달성하는 조직에서 소통은 필수적인 요소인데요. 이 소통은 사람과 사람 사이에 일어나잖아요. 서로의 안부를 묻는 메시지부터 따뜻한 응원, 공감하고 서로를 위로하는 소통도 이루어집니다. 누군가 보고 있다고 생각하면 솔직한 생각과 마음을 표현하기 어렵겠지요? 서로의 프라이버시는 지켜줄 수 있는 환경에서만 활발하고 자유로운 소통이 가능합니다. 소통을 감시하기 보다는 가장 안전한 소통의 장을 제공하는 것이 어떨까요?
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