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재택근무 중 업무 효율을 높이는 5가지 방법

재택근무는 출퇴근 시간 및 비용 절감, 편안한 복장과 안락한 업무 환경 조성과 같은 다양한 장점으로 많은 직장인이 선호하는 업무 방식입니다. 그러나 이번 코로나19 사태처럼 외부 요인에 의해 갑자기 재택근무를 해야 하거나 또는 예상과 달리 기간이 장기화 되었을 때, 그 장점은 오히려 생산성 저하 요인이 될 수 있습니다. 이번 시간에는 예상보다 길어진 재택근무 상황에서도 업무 효율을 최상으로 유지하는 노하우에 대해 알아보겠습니다.

 

1. 최적의 업무 환경 조성하기

휴식을 취하거나, 애완동물 및 가족과 편안한 시간을 보내는 집은 업무 환경에 최적화되어 있지는 않습니다. 회사에서 사용하는 업무 장비 없이 작은 모니터만 응시하거나 등받이가 없는 불편한 의자에서 업무를 해야만한다면 업무 효율을 유지할 수 없기 때문입니다. 업무에 집중할 수 있으면서도 나에게 최적화된 근무 환경을 만들어 보는 건 어떨까요? 원활히 업무 할 수 있는 나만의 공간이 생긴다면, 장시간 지속하는 재택근무에서도 업무 효율을 유지할 수 있습니다.

 

| 업무 효율이 지속되는 나만의 업무공간 만드는 꿀팁

  • 모니터, 사무용 의자와 같은 업무필수 장비 준비하기
  • 화분이나 가벽으로 사무 공간 구분하기
  • 옷방, 테라스 등 자투리 공간을 업무공간으로 만들기

 

2. 업무 우선 순위 정하기

집에서 업무를 하면 사무실에 흐르는 적절한 긴장감을 느낄 수 없습니다. 업무 시작 전 오늘 할 일을 리스트로 정리한 후, 중요도와 시급성을 기준으로 우선순위를 스스로 정의하는 것이 중요합니다. 우선순위 TOP3에 있는 할 일은 반드시 마무리한다는 목표를 설정하고 업무용 메신저로 팀원들과 업무 목표를 공유하며, 매일 업무 결과를 알리면 적절한 긴장감을 유지할 수 있습니다. 저는 잔디의 할 일 기능을 이용해 오늘 업무 목표를 선택하고 팀원들과 공유한 후 긴장감 있게 업무를 완수하고 있습니다. 

협업툴 잔디에서는 업무 주제별, 또는 개인적으로 ‘할 일’을 정하고 점검할 수 있습니다. 기한과 알람을 설정할 수 있어 업무 스케줄을 관리할 수 있고, 또한 업무를 할당하고 완료여부 공유도 가능해 팀원들과 더욱 원활하게 협력할 수 있습니다. 

 

3. 협업툴 활용하기

재택근무 상황에서 협업을 빠르고 정확하게 진행 하기 위해서 실시간 커뮤니케이션이 필수입니다. 하지만 개인용 메신저와 같이 사람을 중심으로 하는 대화방을 사용하면 참가자간 음절 하나에도 서로 다른 주제로 이야기 할 수 있습니다. 반면 업무 주제별 대화 공간을 나눌 수 있는 업무용 메신저를 이용하면 주제별로 일관된 소통이 가능해 의사소통 비용이 감소하고, 협업 속도가 향상됩니다. 

더불어 재택근무로 불가능한 대면 미팅을 화상 회의나 화면 공유 기능을 활용함으로써 비대면(untact) 협업으로 업무 효율을 유지할 수 있습니다. 지난 29일 코로나19가 심각 상황으로 격상된 이후 재택근무를 권장하고 있는 토스랩에서는 팀미팅부터 전사회의까지 다양한 업무를 잔디내 기능인 영상통화로 수행하고 있습니다. 참가 횟수가 늘어나면서 점점 화상으로 회의하는 것이 익숙해 지고, 대면 미팅보다 효율적인 커뮤니케이션이 가능해 점점 더 많이 활용될 것으로 생각됩니다. 다양한 시행착오 끝에 얻은 우리만의 화상회의 꿀팁을 확인해 보실까요?

 

| 토스랩이 직접 경험하며 얻은 화상회의 잘하는 꿀팁

  • 통신 상태 사전에 점검하기
  • 이동 중이라면 잠시 멈춰서 사용하기 
  • 주변이 조용한 공간에서 회의에 참여하기 
  • 헤드셋과 마이크 상태 사전에 점검하기
  • 주변 환경이 잘 정돈된 공간에서 화상회의 
  • 독립된 공간에서 참여하기, 회의 시에는 방문 잠그기

 

4. 가족들의 이해와 협조 구하기

업무를 하고 있는데 키보드 위로 반려묘가 올라오고 화상 회의 중 방문을 열고 들어온 아이까지, 재택근무 상황에서 가족 구성원이 업무를 방해하는 상황이 생기기 마련입니다. 사전에 이를 방지하기 위해 가족 구성원에게 정중히 도움과 협조를 요청해야 합니다. 업무 집중 시간과 휴식시간을 사전에 알리고 업무가 끝나면 가족 집중 시간을 가질 것임을 약속하는 등 재택근무에 대한 가족구성원간의 이해와 배려가 필요합니다.

 

| 재택근무시 가족간의 에티켓 

  • 육아 또는 가사업무는 휴식 또는 점심시간에 수행하기
  • 독립공간 활용 지원하기
  • 재택근무도 업무라는 가족 구성원 모두의 이해 

 

5. 적절한 휴식취하기

사무실로 출퇴근할 때는 지나가며 보던 광고, 사람들과의 대화 등으로 늘 새로운 자극에 노출됩니다. 그러나 재택근무 시에는 평소보다 새로운 자극에 단절 될 수 있습니다. 또한 오랜 시간 본인의 일에만 집중하면 자기만의 세계에 빠져 넓은 시야와 생각을 가질 수 없게 됩니다. 가끔은 업무에서 벗어나 새로운 자극을 받아들이는 생산적인 휴식을 취해보시기 바랍니다.

 

| 재택근무 중 생산적인 휴식 취하는 방법

  • 스스로 적절한 휴식시간을 정하고 스트레칭하기
  • 오전, 오후 공간 환기하기 
  • 책이나 팝캐스트, 소셜 네트워크와 같은 다양한 채널로부터 새로운 자극 받기
  • 업무 메신저나 화상회의로 동료들과 캐주얼한 소통 즐기기 (화상으로 대화하며 점심먹기 등)  
  • 휴식이 늘어지지 않도록 적절한 업무 trigger를 활용해 업무로 복귀하기

 

재택근무에 대한 우리의 Mind Set

우리는 재택근무할 때 업무 효율을 상승시키는 5가지 방법을 알아보았습니다. 무엇보다 재택근무를 성공적으로 수행하기 위해서는 조직내 신뢰가 바탕이 되어야합니다. 구성원 스스로 업무 효율과 성과를 염두하며 재택근무를 시행할 때 회사와 구성원 모두가 만족하는 업무 방식으로 정착될 것입니다.

다양한 기업들이 재택근무의 효과와 결과에 대해 많은 고민을 하고 있습니다. 재택근무가 긍정적으로 평가된다면 코로나19 사태가 종료된 후에도 주된 업무 환경으로 자리 잡을 수 있지 않을까요? 

재택근무 잘하는 방법이 더 궁금하시다면?

 

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