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혁신하는 스타트업이 재택근무하는 다섯 가지 방법

코로나 바이러스 3차 유행과 장기화에 따라 ‘사회적 거리두기’ 3단계가 논의되고 있는 요즘, 기업에서는 업종을 가리지 않고 걱정이 많습니다. 거리두기가 3단계로 격상되면, 2.5단계에서는 권고였던 ‘재택근무’를 민간 기업의 경우에도 필수로 시행해야 하기 되기 때문(필수 인력은 제외)입니다. 이에 많은 기업 담당자분이 3단계 격상을 대비하며 업무용 협업툴 잔디를 만드는 토스랩이 어떻게 재택근무를 하고 있는지 질문을 주셨습니다.

토스랩은 사회적 거리두기가 2단계로 조정된 11월 말부터 자율적인 재택근무를 시행해 12월 중순인 현재까지 유지하고 있습니다. 약 한 달을 동료들과 떨어져 일하고 있지만, 지금까지 아무런 문제 없이 기존의 업무를 진행해왔고 연말마다 실시하는 내부 평가도 어려움 없이 원격으로 진행했습니다. 이렇게 유연하고 끊김 없는 업무환경 전환이 가능했던 것은, 올해 여러 차례 있었던 재택근무 경험을 통해 재택 시 업무 프로세스를 잘 정착시켜놓은 덕분일 것입니다. 

그렇다면 토스랩은 어떻게 재택근무를 진행하면서 효율적으로 일하고 있을까요? 토스랩이 올 한해 재택근무를 하면서 쌓은 팁과 노하우 다섯 가지를 공유합니다.

 

1. 매일 아침 짧은 업데이트 미팅 갖기


일일 업데이트
화상회의로 매일 아침 진행하는 일일 업데이트 미팅

토스랩의 각 팀은 재택근무 기간 동안, 매일 아침 10분에서 15분 사이의 짧은 업데이트 미팅을 화상으로 갖습니다. 이 미팅에서는 어제는 어떤 일을 했고 오늘은 무슨 일을 할 예정인지 간단하게 공유합니다. 긴 시간을 쓰며 어떠한 사항에 대해서 논의하는 것이 아니라 정해진 짧은 시간에 서로 간략히 업데이트를 하는 것이 포인트인데, 업데이트 미팅을 하면 동료들과 떨어져서 일할 때 생기는 간극을 줄일 수 있습니다.

예를 들면, 동료들과 떨어져 일할 때 구성원들은 ‘리더나 동료들이 내가 일을 하고 있지 않는다’고 생각할까 걱정하기 싶고, 각 팀의 리더들은 구성원들이 어떤 일을 하고 있는지 제대로 파악하고 관리하지 못할까 봐 불안에 빠지기 쉽습니다. 매일 아침 있는 짧은 업데이트 미팅으로 이런 우려와 불안감을 해소하며 서로에 대한 신뢰를 이어나갈 수 있습니다. 더불어 이 미팅을 통해 스스로도 어제 했던 일을 회고하고 오늘 할 일을 계획하게 되어, 나태해지지 않고 업무 동기부여를 할 수 있습니다.

TIP
매일 아침 매일 같은 시간에 업데이트 미팅을 할 수 있게
구성원끼리 논의를 통해 미리 시간을 정하세요.

 

2. 업무 도구로 프로젝트 관리하기


트렐로 보드
‘트렐로’, ‘지라’ 같은 업무 도구를 활용해 프로젝트와 이슈 관리를 합니다.

매일 아침 짧은 업데이트 미팅을 하더라도 팀의 리더의 경우 할 일과 프로젝트를 관리하는 데 어려움을 느낄 수 있습니다. 사무실에서 함께 근무할 때는 구성원들이 어떤 일을 하는지 그때그때 눈으로 파악할 수 있었지만, 재택근무 중에는 일하는 모습이 눈에 보이지 않기 때문입니다. 그렇다고 매번 어떤 일을 하고 있는지 확인하고 물어보는 것도 구성원에게 신뢰를 주지 못한다는 인상을 주거나 마이크로 매니징(Micromanaging)으로 받아들여질 수 있어 꺼려집니다.

트렐로 메시지
업무 관리 도구 ‘트렐로’나 ‘지라’를 잔디와 연동해 빠르게 업무 현황을 파악합니다.

이럴 때, 업무 도구를 사용하면 할 일 및 진행 중인 프로젝트의 파악과 관리가 쉬워집니다. 토스랩의 경우 사업부서는 ‘트렐로(Trello)’, 개발부서는 ‘지라(JIRA)’를 사용해 프로젝트와 프로덕트 이슈를 관리하고 있습니다. 해당 도구를 통해서 할 일을 리더가 지정해 주거나 구성원이 직접 등록한 다음 진행 과정에 따라 ‘진행 중’이나 ‘완료’ 등으로 상태를 변경하면, 구성원도 매번 보고할 필요가 없어 좋고, 리더도 한 눈에 구성원들이 어떤 일을 하고 있는지 알 수 있습니다. 또, 각각의 도구를 잔디에 연동해 메시지로 업데이트를 받으면 실시간으로 업무 근황을 파악할 수 있습니다.

TIP
우리 팀 업무에 가장 잘 맞는 프로젝트 관리 도구를 선택하세요.

 

3. 근무 시간과 상태 표시하기


스케쥴 연동
팀원들의 스케쥴을 구글 캘린더에 공유하고, 잔디로 연동해 매일 아침 확인합니다.

재택근무를 하면서 가장 어려운 점 중 하나는 ‘일상’과 ‘업무’의 경계를 짓는 것입니다. 스스로의 일상과 업무를 구분하는 것도 어렵지만, 동료의 일상과 업무를 구분하는 것은 더욱 쉽지 않습니다. 내 옆자리에 누가 있는지를 바로 파악할 수 있었던 사무실 근무와 달리 집에서 일할 때는 누가 지금 일하고 있는지를 파악하기가 어려워 서로간의 오해가 생길 수 있습니다. 휴가중 혹은 미팅중이라 미처 답장을 하지 못했는데, 일을 하지 않는다고 생각하거나 내 메시지를 무시한다고 느낄 수 있기 때문입니다.

토스랩에서는 상태 메시지에 출근 시간을 기록해 표시해두고 일정이 있으면 공유된 구글 캘린더에 등록해놓아 필요할 때 동료의 일정을 파악할 수 있게 합니다. 휴가때는 잔디에서 제공하는 ‘부재중’ 기능을 활용합니다. 이렇게 약간의 공수를 들여 설정해두면, 동료와 소통 할 때 더 많은 시간을 아낄 수 있습니다. 또한, 업무상 협업을 많이 하는 동료의 경우 캘린더를 잔디에 연동해 놓으면, 매일 아침 정해진 시간에 ‘일정 요약’을 받아보고 새롭게 생성되거나 취소·변경된 일정도 쉽게 파악할 수 있습니다.

TIP
근무 상태를 표시하는 방법을
같이 고민하고 모두 함께 적용하세요.

 

4. 전사 공유도 놓치지 않기


화상회의 전사미팅
재택근무 중에도 화상회의를 통해 전사 미팅을 갖습니다.

토스랩에서는 매주 월요일 오전마다 잔디 서비스에 대해 전사에 업데이트하는 ‘Weekly Update 미팅’을 갖습니다. 또, 매월 1회 열리는 ‘타운홀 미팅’에서는 부서별로 지난 한 달간 어떤 성과가 있었고 앞으로 어떤 일을 할 것인지 공유합니다. 이렇게 전사 공유하는 회의도 재택근무 중이라고 취소하거나 연기하지 않고 여느 때와 같이 시행합니다. 이렇게 주기적으로 전사 인원이 이야기를 나누고 근황을 공유하면, 오랜만에 얼굴을 봐서 반가움을 느끼며 회사에 대한 소속감을 느낄 수 있습니다. 

주제별 대화방
주제별 대화방을 통해 업무 담당 부서와 효율적으로 소통합니다.

재택근무 중 다른 팀이나 부서와 협업을 해야 할 때는 미리 개설해둔 주제별 대화방을 통해서 협업합니다. 담당자를 아는 경우 @멘션 기능으로 담당자를 호출해서 업무 요청을 하거나 질문을 하고, 공유할 사항이 있으면 대화방에 남겨 놓습니다. 이렇게 주제별 대화방에서 협업하면, 관련해서 미처 파악하지 못해 놓쳤던 부분을 동료들이 보완해줄 수 있고 피드백을 받기도 쉽습니다. 또한, 대화 내용이 해당 대화방에 계속 남아 있어 이후에 비슷한 문제가 있을 때 업무 히스토리를 파악하기도 좋습니다. 

TIP
재택근무로 고독감이나 어려움을 겪을 구성원들을
전사 화상 미팅 시간이나 잡담 대화방을 활용해 독려하세요.

 

5. 랜선에서 만나고 연결되기


랜선 여행 투어
팀 회식을 대신해 마이리얼트립 랜선 여행 투어를 진행했습니다. @스페인 피카소 미술관

집에서만 일하고 있으면 아무래도 외로움과 답답함을 느낄 수밖에 없습니다. 평소처럼 동료들과 점심을 먹거나 커피를 마시며 가볍게 대화를 나눌 때 얻을 수 있었던 친밀감을 느끼기가 어렵기 때문입니다. 최근 연구에 따르면 이러한 상황에서 오는 고독감은 업무 생산성에도 부정적인 영향을 줄 수 있다고 합니다. 동료 간의 가벼운 커뮤니케이션과 상호작용은 생각보다 더 중요합니다. 따라서 동료들과 함께 온라인으로 만나고 연결되는 방법을 찾는 것도 재택근무 중 놓쳐서는 안 될 중요한 점 중 하나입니다.

토스랩에서는 업무가 끝난 뒤 영화나 영상을 같이 볼 수 있는 ‘넷플릭스 파티‘ 서비스로 친한 동료와 함께 영화를 보며 친목을 도모하거나, 회식하는 대신 ‘마이리얼트립 랜선 여행 투어‘를 통해 함께 스페인 피카소미술관 온라인 관광을 합니다. 최근에는 연말을 맞아 ‘랜선 회식’을 준비하는 팀도 있습니다. 이렇게 기존에 각 팀에 주어진 활동비를 활용해 직접 만나지 못하더라도 함께 휴식을 취하고 친목을 다지는 시간을 가지면, 팀 생산성도 향상되고 무엇보다도 코로나로 잠시 잊고 있었던 즐거움을 느낄 수 있을 것입니다.

TIP
일에 잘 집중이 되지 않을 때는
화상회의를 켜놓고 동료와 함께 일해보세요.

 


잔디를 활용해 재택근무하는 다른 사례가 궁금하다면?