잔디세미나 – 일 잘한다고 소문난 팀은 어떤 툴을 사용할까?
이광희 스마트워크 전문 강사와 함께 한 잔디 세미나
스마트워크에 특화된 세미나로 인기를 얻고 있는 행사죠? ‘잔디 세미나’가 지난달 강남 드림플러스 컨퍼런스 홀에서 진행됐습니다. 이번 ‘잔디 세미나’는 ‘일 잘한다고 소문난 팀의 업무 비법 알아보기’ 주제로 스마트워크 전문 이광희 강사와 함께 1) 스마트워크 트렌드와 2) 생산성 툴, 그리고 3) 업무용 메신저 ‘잔디‘에 대해 알아보았는데요. 예상보다 더 많은 50명의 직장인이 세미나에 참석해 늦은 시간까지 함께 해주셨습니다.
11월 ‘잔디 세미나’에서는 생산성 툴 소개와 사용방법을 열거하는데 그치지 않고 실제 활용 사례를 통해 세미나 참가자가 본인의 업무에 툴을 적용할 수 있도록 도움을 드렸는데요. 참가자들의 뜨거운 반응을 이끌어 냈던 세미나 내용을 지금부터 살펴보도록 하겠습니다.
1. 스마트워크 트렌드
많은 분들에게 친숙한 마이크로소프트 오피스 365, 구글 G Suite. 이들 툴은 클라우드 기반의 소프트웨어(SaaS; Software-as-a-Service)로 온라인에서 1인 이상의 멤버가 실시간으로 문서를 열람하고 공동 편집할 수 있다는 특징이 있는데요. 오피스 365와 G Suite에서 찾아볼 수 있듯이 스마트워크 트렌드는 1) 클라우드 2) 링크 3) 온라인 협업으로 손꼽아 볼 수 있습니다.
1) 클라우드(Cloud): 클라우드는 장소와 시간의 구애를 받지 않고 방대한 자료와 정보를 공유할 수 있게 만듭니다. 보통 ‘클라우드’는 자료를 보관하는 저장 공간을 의미하는데요. 드롭박스, 구글 드라이브, MS 원드라이드를 대표적인 서비스로 꼽아볼 수 있습니다. MS 원드라이브의 경우, 파일을 저장하는 방법 3가지를 선보이며 사용자들이 파일 공간을 좀 더 효율적으로 관리할 수 있도록 돕고 있는데요.
온라인 전용 파일, 내 컴퓨터에서 필요할 때 사용 가능한 로컬파일, 언제든지 사용 가능한 전체 공유용 파일 등 3가지 방법을 업무 상황에 따라 활용할 수 있습니다.
2) 링크(Link): 파일 저장에 특화된 클라우드 서비스도 있지만 에버노트, 구글 문서(닥스, 프리젠테이션, 스프레드 시트)처럼 문서 편집에 특화된 서비스도 있는데요. 이들 서비스에 저장된 문서 파일은 링크 생성을 통해 열람과 편집 권한을 관리할 수 있습니다. 편집 링크를 공유 받은 사용자는 공동 편집을 통해 업무에 소요되는 시간과 에너지를 최소화할 수 있습니다.
3) 온라인 협업(Online Collaboration): 온라인 협업은 사무실에서 흔히 볼 수 있는 광경 중 하나가 되었습니다. 잔디, 트렐로(Trello), 지라(JIRA)와 같은 서비스를 업무에 활용하는 게 하나의 트렌드가 되었는데요. 이들 서비스는 클라우드에 올라간 파일을 공유하고 편집할 수 있으며 이를 바탕으로 협업할 수 있다는 점이 큰 특징입니다. 시간과 장소에 상관 없이 PC, 태블릿, 모바일을 통해 사용할 수 있다는 점도 빼놓을 수 없겠죠?
2. 생산성 툴
스마트워크를 위해 가장 많이 쓰이는 생산성 툴은 에버노트, 워크플로위, 트렐로 일텐데요. 각 툴의 사용법과 함께 잔디와 연동해 실제 업무에 활용할 수 있는 사례를 짚어봤습니다.
1) 에버노트(Evernote): 노트 앱으로 인기가 높은 에버노트는 원노트와 함께 직장인들 사이에서 가장 많이 쓰이는 서비스인데요. 에버노트는 크게 5가지 방법으로 업무에 활용할 수 있습니다.
a. 스크랩 자료 공유: 리서치 업무가 많은 마케팅 또는 기획 팀에서 많이 이용하는 방법입니다. 예를 들어 새로운 이벤트에 대한 레퍼런스 시안을 공유하거나 업계 시장조사를 위해 모은 자료를 ‘노트’ 별로 에버노트에 깔끔하게 정리할 수 있어 유용합니다.
b. 업무문서 관리(잔디 연동): 에버노트 내 중요 업무문서 내용이 추가되었을 때 잔디에서 실시간 확인할 수 있습니다. 위의 관련 포스트 내용을 통해 잔디와 에버노트 연동 방법을 체크할 수 있는데요. 두 서비스를 연동함으로써 업무 편의성을 높일 수 있습니다. 이를 테면 고객 응대 메뉴얼 업데이트나 앱스토어 업데이트 등 정기적으로 내용이 변경되는 업무 문서의 경우, 관련 담당자가 별도 열람 없이 잔디에서 확인할 수 있습니다.
> 관련 포스트 – 업무에 사용 중인 에버노트(Evernote)를 잔디와 연동하고 싶다면?
c. To-do 체크리스트: 출근하면 의례 하는 일 중 하나죠? 바로 할 일 관리인데요. 에버노트는 단순 스크랩이나 필기 뿐만 아니라 체크리스트, 이미지, 링크, 파일 등 다양한 형태의 콘텐츠를 조합해 노트에 입력할 수 있습니다. 이를 통해 To-do 체크리스트를 만든 후, 동료와 구체적인 업무 진척 상황을 공유할 수 있습니다.
d. 회의록: 회의록 관리도 에버노트로 해결할 수 있는데요. ‘회의록 노트북’을 만들고 관련 인원에게 링크만 공유하면 간편합니다. 노트북 링크는 노트북 내 신규 노트가 생성되거나 변경되어도 유효하니 ‘회의록 노트북’ 링크를 1회 생성 후, 팀원에게 전달하면 됩니다.
e. 공지/안내문 등록(잔디 연동): 에버노트 노트북과 노트 링크를 잔디에서 공지사항으로 등록할 수도 있는데요. 정기적으로 반복되는 업무나 수시 확인이 필요한 문서는 이 방법을 통해 쉽고 빠르게 확인할 수 있습니다.
2) 워크플로위(Workflowy): 장문의 문서나 회의록을 작성할 경우, 워크플로위를 사용하면 좀 더 편리한데요. 이 서비스는 들여쓰기를 통해 내용을 구분하여 정리하는 아웃라이너(Out-liner) 방식의 생각 정리 툴입니다. 업무를 체계적으로 관리할 수 있다는 장점 때문에 에버노트 등과 함께 스마트워크 툴로 많이 활용되고 있습니다.
워크플로위는 기획자료 공유, 할 일 관리, 회의록 작성과 배포 목적으로 활용할 수 있습니다. 위크플로위를 실제로 활용한다면 어떤 모습일까요? 아래 스크린샷은 잔디 팀에서 사용하고 있는 워크플로위 모습인데요. 목록과 같이 세미나 준비, 회의록, 앱스토어 업데이트 Release Note, 이벤트 기획서 등 크게 4가지 업무로 구분해 정리하고 있습니다.
에버노트와 마찬가지로 워크플로위 또한 문서별 링크를 생성하고 공유하는데 편리합니다. 원하는 문서를 클릭한 후, 메뉴 바의 공유 옵션을 통해 링크를 생성할 수 있습니다. 물론, 워크플로위도 잔디와 연동해 사용할 수 있습니다.
3) 트렐로(Trello): ‘트렐로’는 대표적인 프로젝트 관리 툴로 칸반보드나 스크럼(Scrum)과 같은 어려운 업무관리 개념을 쉽게 녹여낸 서비스입니다. 보드에 앞으로 할 일/하고 있는 일/종료된 일 카테고리를 나누고 포스트잇으로 각 업무를 붙였다가 옮겨 업무를 관리한다고 보시면 되는데요. 트렐로 또한 잔디와 연동해 사용할 수 있습니다.
3. 업무용 메신저 ‘잔디’
업무용 메신저 ‘잔디’와 앞서 설명 드린 생산성 툴을 연동하는 방법에 대해서 알아보는 시간도 가졌는데요. 잔디의 기능 중 ‘잔디 커넥트’를 이용하면 누구나 쉽게 여러 툴을 연결해 사용할 수 있습니다. 어떤 서비스를 연동할 수 있는지 확인해볼까요?
1) 구글 캘린더(Google Calendar): 대표적인 일정관리 서비스 ‘구글 캘린더’는 잔디와 쉽게 연동할 수 있는데요. 내 스케줄과 팀 스케줄을 확인해야 하는 경우, 잔디 토픽(그룹채팅방)에 구글 캘린더를 연동해 일정 알림을 받아볼 수 있습니다. 구성원 일정뿐 만 아니라 회의실 예약 일정, 채용 스케줄, 서비스/제품 출시 일정, 전사 미팅 등 다양한 내용을 구글 캘린더에 등록하면 편리합니다.
2) RSS 연동: 네이버, 다음 등 포털 사이트의 관심 뉴스 클리핑뿐만 아니라, 시장 조사를 위해 업계 주요 플레이어의 블로그 및 웹사이트 소식 구독을 위한 방법으로도 활용할 수 있습니다. 포털 사이트에 게재되는 경쟁사 뉴스를 RSS 연동해 자사 홍보 활동의 효과를 측정하는 방법도 이용한다고 합니다.
3) 아웃고잉 웹훅(Outgoing Webhook): 잔디의 아웃고잉 웹훅으로 만든 뉴스 검색봇, 번역봇, 날씨봇이 세미나에서 시연됐을 때 잔디 세미나 참가자 분들의 반응이 뜨거웠는데요. 예를 들어, 잔디 토픽(그룹채팅방)에서 ‘/뉴스 키워드’ 명령어를 메시지로 입력하면 뉴스 검색봇이 동작하면서 해당 키워드가 들어간 네이버 검색 결과의 최근 10개 뉴스를 보여줍니다. 번역봇, 날씨봇도 비슷한 방법으로 잔디 토픽에서 사용할 수 있는데요. 웹훅을 이용하면 잔디와 웹 기반의 그룹웨어, 사내 시스템을 연동할 수 있습니다.
* 잔디 활용 방법에 대해 궁금하신 분은 격주로 진행되는 잔디 세미나를 신청하실 수 있습니다. 이 세미나에서는 실제 업무에 잔디를 활용하는 방법, 웹훅 연동 방법을 상세히 알려드리고 있습니다.
일 잘하는 팀의 업무 비법을 알아본 이번 잔디 세미나. 스마트워크, 생산성 툴에 대한 직장인들의 높은 관심을 엿볼 수 있는 시간이었는데요. 잔디 팀에서는 차후 자리를 마련해 또 다른 행사를 개최할 예정입니다. 다음에 진행되는 잔디 세미나도 많은 기대 부탁드려요!
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