잔디로 완성하는 리모트 교육과 컨설팅
1. 안녕하세요. ‘스마트워크 강사 이광희’입니다.
안녕하세요~ 잔디공인컨설턴트 JCC로 활동하고 있는 이광희 입니다.
JCC로 잔디 정기세미나를 진행하기도 하구요, 스마트워크를 널리 알리고 다니는 강사이기도 합니다. 사실 스마트워크로 강사 활동을 처음 시작한 건 아니었습니다. 파워포인트 강사로 새로운 일을 시작 했었는데 열심히 제가 좋아하는 일을 하다보니, 파워포인트, 엑셀, 스마트워크 전문 강사로 활동 반경을 넓혀서 활발히 강의를 하고 있습니다.
2.이런 착한 일을 하고 있었어요.
강의를 다니다보면 정말 많은 사람들을 만나게 됩니다. 여러 열혈 청강생분들께서는 강의가 끝나고도 더 배우고 싶다며 개별적으로 연락도 주십니다. 그럼, ‘친절한 광희씨’는 한 분, 한 분 모든 분께 정성스럽게 답장을 드리는데요, 진짜 열정적인 분들은 계속해서 더 높은 단계의 스마트워크 비법을 배우고 싶어하시기도 합니다. 그런 분들은 제가 특별히 개인 퀘스트 (*과제라는 표현이 부담스러워 퀘스트라고 부릅니다)를 드리면서 그 분들의 성장을 도와드리고 있습니다. 특히, 파워포인트 퀘스트는 프로그램이 업데이트 되면서 꾸준히 이어집니다.
3. 근데 리모트 교육할 때 이런게 너무 불편하더라구요.
‘퀘스트’라 불리우는 친절한 광희씨의 개인 추가 교육은 온라인이나 원격으로 주로 이루어집니다.
<친철한 광희씨의 리모트 교육 진행법>
- 제가 카카오톡으로 퀘스트 사진을 보내면,
- 원격 교육생은 그 자료를 파워포인트로 제작후
- 제작한 파워포인트 원본을 다시 카카오톡으로 보냅니다.
- 그럼, 저는 활용한 파워포인트 기능이나 콘텐츠에 대한 컨설팅 및 피드백을 드리는거죠
- 교육생은 저의 피드백을 바탕으로 콘텐츠를 수정 고도화 하면서 파워포인트 활용 실력을 쌓아갑니다.
이렇게 여러 교육생 분들과 원격 교육을 진행했을 때, 불편한점은 아래와 같더라구요.
<기존 리모트 교육과 컨설팅의 불편함>
- 일과 휴식의 구분이 없었어요
저는 프리랜서이기에 일과 휴식의 시간이나 공간적 구분이 크지는 않아요. 하지만 강의가 없거나, 가족과 시간을 보내고 있을 때 교육생들과 피드백을 주고받아야 할 경우 카톡이 시도때도 없이 끊임없이 이어졌습니다. 카카오톡은 개인소통을 위한 메신저인데, 일에 대한 카톡이 더 많아지니 카톡이 울릴 때 마다 제 직업적 특성에도 불구하고 스트레스를 받게 되더라구요 ㅠ.ㅠ 카카오톡이 오면 메시지를 보기 싫은 그런 증상..! 무엇인지 아시죠? 정말 큰 스트레스 였습니다.
<일과 휴식의 구분이 없었던 카톡지옥 시절 ㅠㅠ>
- 폰을 변경했더니 그동안의 메시지가 다 사라졌어요
백업을 안해두었기에 당연한 이야기겠지만…. 핸드폰을 변경했더니 그동안 교육생 분들과 나눈 대화들이 전부 사라지더라구요 ㅠㅠ 많은 분들과 리모트 원격 교육을 진행하다 보면 이번에 드릴 퀘스트 콘텐츠가 어떤 분에게 줬던 것인지, 안 줬던 것인지 커리큘럼 내용이 헛갈릴때가 많습니다. 그렇기에 대화내용이 모두 날아가버리면 참 많이 난감했습니다.
- 유효기간이 넘은 첨부파일은 볼 수가 없어요
어느 정도 스터디가 진행된 교육생 분들께는 지금껏 제작한 콘텐츠 자료들을 처음부터 다시 모두 보게합니다. 스터디 진행 과정 및 발전된 정도를 한 눈에 체감할 수 있어서 꼭 교육 중에 요청 드리는데 꽤 많이 백업을 안하신 분들이 계시더라구요. 그럴때마다 저도 예전 퀘스트 결과를 보고 싶은데, 카카오톡 첨부파일은 일정 기간이 지나면 유효기간 만료로 원본을 볼 수가 없으니 정말 불편했어요.
- 채팅과 통화의 한계가 있습니다
이미지와 손으로 작업하는 부분이 파워포인트 교육에 많다보니, 직접 영상으로 보여주면 10초면 이해가 바로 될 내용을 카카오톡 채팅과 음성 통화로만 진행하려니 너무 너무 답답한거 있죠? 그렇다고 매번 동영상을 찍어서 보낼 수도 없고…. 물론 영상통화도 있긴 하지만, 강사의 입장에서는 실시간으로 파워포인트를 제작하는 여러 화면을 동시에 보여드리고 싶은 마음만 앞서기에 당시 어휴 너무 답답했습니다.
3. 그래서 리모트 교육과 컨설팅 진행법을 바꾸었습니다.
- 잔디 협업툴로 일과 휴식 연락 채널을 구분했어요!
카카오톡은 개인소통을 위한 메신저로 사용하고, 업무 내용은 잔디로만 이야기합니다. 일과 휴식을 위해 연락 채널을 구분한거죠. 왜 잔디냐구요? 그건 제 글을 계속 이어서 읽어보시면 아실꺼에요!
- 잔디를 쓰면 메시지와 첨부파일이 사라지지 않아서 좋아요!
그동안 휴대폰이 바뀌거나, PC를 포맷하거나, 유효기간이 지나면 볼 수 없던 과거 메시지와 파일들이 잔디에는 영구적으로 남아있기 때문에 언제 어디서나 볼 수 있어서 좋아요! 잔디의 강력한 콘텐츠 검색기능은 메시지는 물론 기간, 대화방, 업로드 멤버, 파일유형 등을 필터로 검색할 수 있어서 편하거든요! 내용이 시간이 지난다고 삭제 되지도 않고 검색도 편리하고 이거 너무 좋잖아요!
- 영상통화 기능으로 원격 교육과 제작 시연을 실시간으로 동시에 보여줄 수 있어요!
잔디 엔터프라이즈 플랜에서 제공하는 영상통화 기능은, 채팅과 통화의 한계를 한방에 없애버리는 리모트 교육+컨설팅의 필수 기능이에요. 파워포인트의 특성상 제작 과정을 보여드려야 하는 경우가 많은데요. 그럴때 영상통화 기능을 활용합니다. 왠 영상통화냐구요? 잔디의 영상통화 기능에는 “화면 공유” 기능이 있거든요~! 영상통화를 건 뒤, 제 파워포인트 모니터 화면을 공유하면 상대방은 제 얼굴이 아니라 파워포인트 모니터 화면을 보게 되어서 제가 파워포인트로 콘텐츠를 제작하는 과정 시연을 바로 볼 수 있어요. 이를 활용하면 온라인 원격 교육도 가능하겠죠?!
4. 이렇게 협업툴은 세팅해서 리모트 교육과 컨설팅에 활용합니다.
협업툴의 편리한 기능 들을 어떻게 세팅해서 리모트 교육에 활용하고 있는지 보여드릴께요. 마음에 드신다면 저처럼 세팅해서 개인적으로 진행하는 원격 근무 및 교육 프로그램에 써보시는것도 추천 드립니다.
- 자료를 올릴 구글 드라이브 폴더를 생성 & 공유합니다.
제 개인 구글 드라이브 계정에 교육생 이름으로 된 폴더 하나를 생성한 뒤, 교육생에게 해당 폴더를 공유하고 수정 권한을 부여합니다. 교육생이 공유받은 구글 드라이브에 퀘스트 완료 파일을 추가하면, 저는 제 구글드라이브에서 바로 그 파일을 확인할 수 있습니다. 처음부터 교육 자료가 한 클라우드 드라이브 공간에 누적되고 항상 최신으로 업데이트된 똑같은 자료를 강사와 교육생이 함께 보기 때문에 버전 관리에 혼란이 없어서 매우 편리합니다.
< 교육생이 파일을 ‘구성, 추가, 수정’ 모두 가능하도록 폴더 권한 공유> 
- 잔디에 교육생을 준회원으로 초대합니다.
잔디 팀에 멤버를 초대할 때는 2가지 권한 방식이 있습니다. 모든 공개 대화방을 볼 수 있는 ‘정회원’과, 초대받은 대화방 토픽만 볼 수 있는 ‘준회원’입니다. 준회원과 정회원을 구분해서 초대하는 이유는 교육생들에게 제 잔디 팀 내부에서 진행중인 업무 내용을 모두 보여드릴 수 없기 때문입니다. 따라서 교육생 한 명의 이름으로 비공개 토픽을 하나 생성해두고, 그 대화방에 교육생을 준회원으로 각각 초대합니다.
- 잔디는 PC 프로그램을 깔지 않아도 됩니다.
‘모바일 어플로 접속해서 교육을 진행하나요?’ 라고 질문을 하신다면, 그게 아니라 잔디는 꼭 PC 프로그램을 깔지 않아도 인터넷 브라우저를 통해 웹사이트로 언제나 접속이 가능합니다. 번거로운 PC 프로그램 설치나 본인 기기 인증절차없이 잔디 사이트(www.jandi.com) 에서 로그인만 하면 언제든지 잔디 팀에 참여할 수 있습니다., 웹사이트, PC 프로그램, 모바일 어플로 동시에 어느 플랫폼에서나 자유롭게 협업툴에 접속이 되니까 리모트 교육에 매우 적합합니다!
< 웹사이트로 접속한 잔디 팀>
- 교육생과 공유한 구글 드라이브 파일을 잔디에 바로 올립니다.
처음 세팅할 때 교육생과 같이 자료를 확인할 구글 드라이브를 만든 또 하나의 이유는, 잔디에서 바로 구글 드라이브 파일을 올릴 수 있기 때문이에요. 교육생이 구글 드라이브에 먼저 파일을 생성하고, 잔디 메신저에 해당 파일을 업로드 해주시면 저는 바로 대화방에서 그 파일을 확인하고 콘텐츠에 대한 피드백을 드린답니다. 클라우드 연동기능 짱짱!
<잔디 대화방에 업로드된 구글 드라이브 파일>
- 화면 캡처하기 기능으로 콘텐츠에 대한 정확한 피드백 전달도 가능합니다.
잔디 대화 입력창 아랫부분의 캡처하기 아이콘을 누르면 화면 캡처가 됩니다. 캡쳐한 이미지의 특정 부분에는 마우스를 펜처럼 이용해 그리기나 텍스트 입력도 할 수 있어서 어느 부분을 어떻게 수정해야하는지 상대방에게 알려줄 때 유용하게 활용합니다. 피드백을 전달하는 사람도, 확인하는 사람도 매우 편리하게 수정 내용을 파악할 수 있는 유용한 기능이랍니다.
< 그림 표시와 텍스트, 파일 댓글로 콘텐츠 피드백 전달하기 >
- 교육 일정은 ‘할 일’로 등록해 빠짐없이 스케줄링.
잔디에는 ‘할 일’이라는 기능도 있는데요. 저는 이 기능을 활용해서 교육 및 피드백을 드리는 일정을 놓치지 않고 스케줄링하고 있어요. 할 일 메뉴에서 직접 일정을 등록해도 되고, 또는 메시지 오른쪽에 [ … ] 더보기 버튼을 누르면 추가 메뉴가 나옵니다. 여기서 [할 일 추가하기]를 클릭하면 바로 메시지 자체를 내 할 일로 추가할 수 있습니다. 만들어진 할 일은 담당자에게 위임도 되고 완료 기한 설정이나 간략한 설명도 남길 수 있어 다양한 활용이 가능합니다. 업무 하실때는 정말 굿!!
< 할 일이 완료되면 안내 메시지도 주는 스마트한 잔디!!>
- 영상통화 화면공유 기능으로 원격 교육이나 콘텐츠 제작 방법을 시연합니다.
[영상통화] 를 시작하면 토픽에 [영상통화 시작] 메시지가 하나 뜨는데요 이를 클릭하면 브라우저 창이 열리면서 영상통화가 시작됩니다. 영상통화가 진행되는 브라우저 창에서 좌측 두번째 [화면공유] 버튼을 클릭하면 상대방에 보여줄 내 모니터 내 특정 창을 선택할 수 있습니다. 이때, ‘애플리케이션 창’에 띄워놓은 ‘파워포인트’를 공유할 화면으로 선택하면 상대방은 제가 선택한 파워포인트 화면은 물론, 제 마우스 커서의 이동과 콘텐츠가 만들어지는 과정까지 컨설팅 과정을 함께 보게 됩니다. 파워포인트 화면을 전체보기 모드로 바꾸면 온라인 교육도 진행할 수 있구요. 이것으로서 리모트 교육과 컨설팅이 완벽하게 완성이 됩니다.
< 컨설팅 중에 공유해서 볼 파워포인트 화면 선택>
5. 2G 휴대폰 아직 쓰시나요?
리모트 교육과 컨설팅을 진행하는 JCC의 스마트워크 비법 포스팅 잘 보셨나요? 저는 전문 강사이기 때문에 리모트 교육을 위해 생활처럼 협업툴 잔디를 쓰고 있어서인지 엄청 대단한 비법 내용을 공유드린다는 생각은 들지 않아 부끄러운 점도 있는데요, 제 글이 개인적으로 진행 중이신 리모트 교육 또는 컨설팅 진행시 도움이 되셨으면 좋겠습니다. 그럼, 마무리 인사를 드릴 겸 이런 질문을 하나 드리면서 마무리하고 싶어요.
” 2G 휴대폰 아직 쓰시나요? ”
이제 2G 폰은 단종되어 사용이 어렵기도 하지만 다양한 커뮤니케이션과 정보 취득을 위해 대부분의 사람들이 스마트폰을 사용하고 있습니다. 그럼 스마트폰을 쓰는 이유가 무엇일까요? 단말기가 스마트한 어플 및 검색 기능을 지원하고, 우리 사회의 시스템과 인프라가 이제는 스마트폰을 누구나 활용하기 쉽게 변해서일 것입니다. 또한 사용법도 점점 편리하게 진화하기에, 누구나 부담없이 쓰고 있는 것이기도 하구요.
기존 방식을 버리고 새로운 스마트워크 시스템을 익히고 실제 업무에 활용하는 것은 여러분이 2G 휴대폰을 버리고 스마트폰을 활용하는 것과 같다고 생각합니다. 쉽게 말씀드리면 아직 많은 분들의 업무환경이나 생활패턴은 2G 휴대폰을 2018년에 사용하시는 것처럼 과거에 머물러 있는 경우가 많은 것 같습니다. 하지만 지금은 스마트워크 시대입니다. 기존의 업무방식과 생활패턴이 익숙하다고 여겨질 수도 있겠지만, 빠르게 변화하는 업무 트렌드를 둘러보시고 새로운 시스템을 알아보면 분명 훨씬 더 편리하게 생활하고 일할 수 있는 부분이 많답니다.
제가 스마트워크 강의를 하는 이유도 그런 달라져가는 부분들을 많은 분들께 전파하기 위해서구요. 하나만 부탁드리고 싶습니다.
오늘부터라도, 아니 지금부터라도 새로움을 받아들이고
작은 부분 부터라도 스마트하게 변화하는 것은 어떨까요?
“우리는 지금 스마트워크 시대에 살고 있으니까요!”
