포스트 코로나 시대의 키워드 ‘연결’
잔디가 소개하는 스마트워크 트렌드
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코로나 바이러스가 스마트워크에 끼친 영향력을 한마디로 표현한다면 나는 주저없이 ‘연결(Connection)’이란 단어를 꼽을 것이다. 코로나 사태로 약 2개월의 비자발적 재택근무를 실시하면서 기업 내 ‘연결’의 실체가 여실히 드러났기 때문이다. 잦은 워크샵과 단합대회 등으로 구성원들의 연결 하나는 끝내준다고 믿었던 한 기업은 재택근무를 실시하자마자 비상이 걸렸다. 막상 컴퓨터 앞에 앉았지만 뭘 해야할지 모르는 실무자들은 애꿎은 파일만 정리하며 며칠을 보냈고, 비대면 상태에서 어떻게 업무를 지시해야 하는지 모르는 리더들은 팀원의 시간별 업무일정을 체크하면서 며칠을 보냈다.
반면 회식도 단합대회도 없었지만, 새 프로젝트를 시작할 때마다 비전과 목적을 과하다 싶을 만큼 재확인하고 주요 일정을 사전에 협의했던 한 기업은 재택근무가 시작되서도 별 타격이 없었다. 업무공간이 사무실이든 각자의 방이든 직원들이 업무적으로 확실히 ‘연결’되어 있었기 때문이다. 코로나 사태가 장기화되면 조직의 생존 여부를 결정할 수도 있는 이 ‘연결’은 어떻게 만들어지는 걸까.
실질적 연결
일터에서의 연결은 크게 실질적 연결과 내용적 연결이 있다. 실질적 연결이란 업무적으로 다른 구성원들의 응답이나 피드백을 얼마나 빨리 획득할 수 있는가에 관한 것이다. 실제 기업의 사례를 살펴보자. 코로나 이전, A 기업은 전직원이 매일 사무실로 출근했지만 직속 팀장이나 부장에게 업무 컨펌을 받으려면 하루 대기는 기본이었다. 분명 같은 사무실에서 일을 하지만 회의에 서류작업에, 막상 일과 관련된 피드백을 받기는 쉽지 않았다. 하지만 코로나 기간엔 반대였다. 각자 재택근무를 하느라 얼굴은 못 보지만 메신저로 보낸 업무에 대해서는 1-2시간 이내에 대부분 피드백을 받을 수 있었다. 간혹 급하게 디자인 컨펌을 요청하면 즉시 답이 올 때도 있다. 예전과 비교하면 업무의 진행 속도가 무궁화호에서 KTX로 빨라진 셈이다.
회사의 경우, 코로나 이전과 코로나 기간 중 언제가 더 실질적으로 연결되어 있다고 봐야할까. 사무실에서 일하는 기간이 형식적으로는 연결성이 강해 보이지만 결과적으론 재택근무 기간의 연결성이 훨씬 높다. 다시 말해, 재택근무를 하는 기간에 업무적인 응답이나 피드백을 빨리 받을 확률이 더 높다는 의미다. 업무의 피드백 속도를 좌우하는 이 실질적인 연결은 특히 MZ세대에게 중요하다. 빠르고 구체적인 피드백은 밀레니얼과 Z세대가 공통적으로 말하는 ‘좋은 리더’의 기본 자질이다. ‘잔디’와 같은 업무용 메신저는 이런 의미에서 조직 구성원들의 실질적인 연결을 강화시킨다. 대화방에서 메시지 보낼 때는 메일처럼 형식에 매일 필요도 없고, 상대가 메일을 확인할 때까지 기다릴 필요도 없다. 업무상 필요한 피드백을 길게는 1-2시간, 대부분은 즉시 받을 수 있다. 다른 구성원과 협업할 때의 시간 지연을 최소화해서 업무의 병목을 제거한다. 그 짧아진 시간 만큼 직원 간의 연결은 강해진다.
내용적 연결
분명 미팅에 참석해 있는데 몰입이 안 되는 경우가 있다. 지시받은 그대로 일을 하는데도 결과는 흡족하지 않다. 상사의 지적이 끊이지 않고 자신 스스로도 뭘 하고 있는지도 모르겠다. 내용적으로 연결되지 않아서다. 높은 수준의 성과를 내는데 필요한 알맹이가 빠진 것이다. 내용적 연결 상태가 되려면 세 가지가 필요하다.
첫째, Why(왜)를 알아야 한다.
내가 지시받은 이 업무의 목적은 무엇인지, 왜 지금 해야하며, 궁극적으로 무엇을 위한 일인지 의미접속이 되어야 한다는 의미다. 소위 일잘러라 불리는 하이퍼포머들을 살펴보면 이 의미접속에 탁월하다. 일 자체에 쏟는 에너지 만큼이나 ‘Why’를 찾아 개인적 의미로 연결하는 데 능하다. 이유를 찾고나면 열정은 의지가 아니라 자연스러운 내면의 에너지가 된다는 걸 직감으로 안다.
둘째, Context(맥락)을 알아야 한다.
쉽게 말해 어떤 배경과 과정을 거쳐서 여기까지 왔는 지를 이해하는 것이다. 이 업무 히스토리를 알아야 업무의 현재를 입체적으로 이해할 수 있고, 함께 일하는 멤버들과의 연결감이 생긴다. 그러나 ‘Context’는 초창기부터 그 업무를 시작한 사람이 아니고서는 알기가 쉽지 않다. 맘먹고 Context 를 공유한다고 해도, 중간에 새로운 멤버가 생길 때마다 일이 진행되어 온 과정을 이야기해 준다는 건 여간 리소스가 많이 드는 일이 아니다.
셋째, 지속적으로 Update(업데이트)되어야 한다.
쉽게 말해 시시각각 변하는 현재의 상황을 실시간으로 인지해야 한다. 최근 어떤 컴플레인이 주로 들어오는지, 어제 완성한 기획서에 대해 부서장이 어떤 피드백을 줬는지, 오늘 임원 회의에서 결정된 주요 사항은 무엇인지. 이런 내용을 함께 일하는 사람들이 시차없이 공유해야 의미적인 연결이 가능하다. 나는 지난 주에 제출한 기획서 결과를 기다리고 있는데, 타 부서 사람을 통해 이 프로젝의 드랍 소식을 듣는다면 한 팀에서 일하고 있다는 느낌을 갖기는 어렵다. 폐업한 줄도 모르고 가족을 데러고 간 레스토랑 앞에서의 허무함 만큼이나 힘이 빠진다. 그런 의미에서 ‘ 잔디’는 구성원들이 내용적으로 연결될 수 있도록 도와준다. 업무에 대한 목적은 수시로 팀장님에게 메세지를 보내 물어볼 수 있고, 프로젝트 중간에 합류하더라도 앞서 주고받은 대화 내용을 통해 쉽게 일의 맥락을 따라잡을 수 있다. 또 출장으로 사무실을 떠나 있어도 대화방에 업데이트되는 업무 메세지를 통해 일의 진행 상태를 실시간으로 알 수 있다.
외부와의 연결
2019년 대대적으로 업무공간을 리뉴얼한 마이크로소프트 네덜란드. 이번 리뉴얼의 핵심은 ‘경계없는 연결’이었다. 건물의 60%를 외부인도 사용 가능하게 오픈했다. 2000년 초반의 사무실이 직원 간의 연결을 목적을 했다면, 이번의 리뉴얼은 조직을 넘어선 연결을 향해 있었다. 경계없는 연결이야 말로 한치 앞을 알 수 없는 VUCA 시대의 유일한 생존전략이라는 것을 마이크로소프트는 이미 알고 있었다. 조직 내부의 사일로를 허물자는 구호는 점점 구시대적 표현이 되고 있다. 저렴한 비용의 클라우드와 공유문서 서비스 덕분에 조직 구성원 간의 협업은 예전처럼 어렵지 않게 되었기 때문이다. 이제 관건은 외부와의 연결. 우리 조직에 없는 전문성을 어떻게 수급할 수 있느냐가 성과를 가르고, 외부 전문가들과 얼마나 긴밀하게 연결될 수 있느냐가 경쟁력이다. 다른 조직에 있지만 한 팀처럼 빠르게 소통하고 정보를 교류해야 지속적인 경쟁우위를 가질 수 있다. 그러기 위해서는 ‘잔디’처럼 외부인들과도 소통할 수 있는 온라인 협업툴이 필요하다. 보통 협업사들과의 정기 미팅은 일주일에 한 두 시간이 전부인데, 이 때를 기다리며 일을 미뤄둘 수는 없는 노릇. 일이 생길 때마다 번번히 이메일을 쓰자니 시간 소모가 크고, 회사 동료들에게도 쉬쉬하는 카톡을 알려주자니 워라밸이 신경쓰인다. 이럴 때 업무용 이메일만으로 손쉽게 관계사 직원들을 초대할 수 있는 잔디가 매우 유용하다.
연결로 인한 재앙을 연결로 극복하다
코로나 사태는 전 인류가 초연결 시대에 살고 있음 확실히 알게 된 계기였다. 중국의 한 야생동물 시장에서 시작된 이 바이러스는 한 달도 되지 않아 지구 반대편으로 옮겨갔고, 지난 석 달간 전세계 25만명이 목숨을 잃었다. 확진자로 분류되어 치료받은 사람은 열 배가 훨씬 넘었다. 전 지구적인 초연결로 시작된 이 재앙을, 우리는 아이러니하게도 다른 방식의 연결을 통해 조금씩 극복하고 있다. 직장인들은 ‘잔디’ 같은 업무용 협업툴을 통해 유례없이 긴밀한 연결을 경험하고 있으며, 학생들은 원격수업을 통해 교사와 유례없이 다이나믹하게 교류한다. 스마트폰만 있으면 누구나 줌(zoom)으로 열리는 전세계의 세미나를 들을 수 있고, 미국의 뮤지컬 공연을 내 침대에서도 관람할 수 있다. 한마디로 이전과는 전혀 다른 방식으로 전 인류는 더 긴밀하게 연결되고 있다. 일터는 그런 새로운 연결 작업이 가장 활발하게 생겨나는 곳 중에 하나인데, 얼마나 잘 연결되어 있는가가 포스트 코로나 시대에 조직의 지속가능성을 결정하기 때문이다. 연결은 의지의 문제가 아니다. 기술이 필요하고, 제도가 필요하고, 빠른 실행이 필요하다. 포스트 코로나 시대를 막연히 걱정하고 있다면 이제는 기술을 배우고 움직일 때다. 어서 연결될 준비를 하자.
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