세상 참 좋다! 일하는 공간의 변화
| 업무 효율을 높이는 오피스 인테리어
하루 중 가장 많은 시간을 사무실에서 보내는 직원들을 위해 회사는 업무 시스템뿐만 아니라 시각, 후각, 촉각까지 고려하여 오피스 인테리어에 투자합니다. 이는 감각을 자극하여 기분, 태도, 영감, 추진력에 긍정적 영향을 주어 기존 대비 높은 생산성과 효율성을 높일 수 있기 때문입니다. 이와 같은 면이 외부로 공개되었을 때 회사 이미지에도 긍정적인 영향을 줄 수 있어 고객과 인재 유입을 이끌 수 있습니다. 그렇다면 어떻게 오피스를 ‘있어야 할 곳’이 아닌, ‘있고 싶은 곳’으로 만들 수 있을까요?
공간 투자는 더 이상 사치가 아닌 필수!
생산성을 높이는 오피스 컬러
과거에는 화이트톤이나 그레이톤으로 오피스를 꾸미는 것이 일반적이었습니다. 하지만 이제는 다양한 컬러를 활용해 저마다의 특색을 드러내 개성있는 업무 공간의 모습을 찾아 볼 수 있습니다. 색상을 추가할 때는 브랜드 아이덴티티를 불어넣을 수 있도록 로고의 색을 넣는 경우가 대표적입니다. 예를 들어 코카콜라는 브랜드 색상인 빨강을 가구, 벽 등 다양한 오브제에 적극 활용합니다. 이를 통해 소속감을 부여할 수 있기 때문입니다. 브랜드 컬러를 사용하지 않을 경우에도 색이 갖는 감정적 연상을 고려해 원하는 오피스 분위기나 구성원 능률을 달리할 수 있습니다.
전문가의 제안을 받을 수 있지만 오픈소스를 활용하여 관리자가 직접 적용해보는 것도 좋습니다. 위와 같은 감정 바퀴(색을 통해 인간이 직접적으로 느끼는 감정)와 색상 심리학(색을 통해 표현할 수 있는 브랜드·회사 아이덴티티)을 활용해 볼 수 있습니다. 가장 대중적인 색상 중 하나인 파란색은 생산성을 높이고 역량을 향상(Competence)시키는 것으로 입증되었습니다. 그리고 갈등을 최소화하고 관계 형성에도 적합하며 충성도(Loyalty), 신뢰(trust)에도 영향을 줄 수 있어 이를 중시할 수 있는 곳, 예를 들어 중대한 사항을 논의하는 회의실에 적용해 볼 수 있습니다. 그러나 너무 많은 파란색을 사용은 슬픔(Sadness), 고통(Grief)의 감정과 연관이 있으니 유의해야 합니다. 초록색과 노란색은 더 넓은 사고를 위한 리프레시(Healing&Freshness)와 관련이 있어 창의성(Creativity) 촉발한다고 합니다. 브레인스토밍이 일어나는 공간에는 초록색이나 노란색을 강조할 수 있는 벽을 활용해 보는 것도 좋습니다. 휴식을 위한 공간이라면 쉴 수 있는 가구에 초록색을 활용해 보는 것도 하나의 방법입니다. 주황색은 활력과 자신감(Confidence)을 불어넣을 수 있으며, 좋은 가치(Success&Bravery)와도 연관시킬 수 힘이 있어 협업하는 공간이나 협약을 하는 곳에 적용해볼 수 있습니다.
이처럼 적절한 색을 활용해 오피스 공간을 구성하면 단일색으로 구성된 오피스 보다 생산성이 더 높아질 수 있습니다. 단, 너무 많은 컬러를 혼합하여 사용한다면 오히려 마이너스가 될 수 있으니 원하는 목적에 집중하는 것이 좋습니다.
커뮤니케이션에 도움되는 오피스 레이아웃
한 때 구글과 페이스북과 같이 잘 나가는 실리콘벨리 회사의 개방형 사무실(Open office)이 주목받았고 많은 회사에서 칸막이를 없애기 시작했습니다. 개방을 통해 팀 간의 원활한 커뮤니케이션과 유연한 사고를 촉진할 수 있기 때문입니다. 그러나 최근 들어 개방형 오피스에 대한 단점이 많이 논해지고 있습니다. 하버드비즈니스리뷰(HBR)에 따르면 칸막이가 없다고 반드시 소통이 원활한 것은 아니며 잘못 적용되었을 시 오히려 비생산적인 커뮤니케이션으로 업무 능률이 저하될 수도 있다고 전했니다. 더불어 개인 사생활 보호의 부족과 항상 바빠 보여야 한다는 부담감으로 스트레스를 주기도 합니다. 이에 다시 떠오르는 것이 업그레이드된 큐비클 사무실(Cubicle office)입니다. 이전에는 꽉 막힌 큐비클 형태의 공간이었다면 이제는 앉았을 때 적당히 가려지는 형태입니다. 관리자 입장에서는 구성원 현황 파악이 가능하고, 구성원 입장에서는 개인 사생활 보호에 대한 안정감과 함께 개인 공간이 확보되어 자신이 속해 있는 곳에서 만족도가 오를 수 있다고 합니다.
칸막이가 다시 생겼다고 해서 원활한 커뮤니케이션이 사라지는 것은 아닙니다. 과거 어느 때보다 잔디(JANDI)와 같은 스마트한 협업툴을 통해 소통과 공유를 통해 협업하기가 쉬워졌습니다. 그러므로 회사 또는 팀 성향에 따라 개방형과 큐비클 형식을 적용하고 부족한 부분은 다양한 툴을 통해 보완하여 구축하는 것이 좋습니다.
잠재력을 끌어내는 향과 음악
색과 배치를 통해 ‘보이는 부분’의 개선이 끝이 아닙니다. 후각과 청각을 자극하는 것도 좋습니다. 향을 통해 스트레스 완화(MASSAGE Magazine, 2009), 수행력 향상(freshbusinessthinking, 2015), 창의력 강화(scientificamerican, 2002)가 가능하다고 합니다. 사무실 안에 신선한 공기를 유지하는 것을 최우선으로 하고 상황과 환경에 맞게 향을 이용해볼 수 있습니다. 예를 들어, 휴게 공간에는 자스민 향을 통해 리에너지(Re-Energy)를 이끌어낼 수 있으며, 업무 공간에는 커피향을 통해 진중성과 주의 깊은 태도를 유도할 수 있습니다. 음악을 통해서도 구성원들의 업무와 휴식시간을 구분하는 것이 가능하며, 직장 내 커뮤니케이션 촉진 효과도 볼 수 있습니다(매일경제, 2018). 특히 일본의 BGM을 배급하는 회사는 지난 5년간 사무실용 음악채널 계약이 지난 5년간 4배로 늘었다고 합니다. Mindlab 신경심리학자들의 연구에 따르면 81%의 근로자가 음악이 재생될 때의 업무 속도가 빨라지며, 58%의 사람들이 대중음악을 들을 때 데이터 입력과 관련된 작업이 빨라진다고 합니다. 보고서, 기획안과 같은 작문 작업이 요구되는 업무에는 오케스트라나 명상음악, 그 외 엑셀, 단순노동과 같이 빠른 속도가 요구되는 업무에는 힙합이 효율을 높일 수 있습니다(Dvidson, 2016).
👃🏻 12 SCENTS THAT CAN BOOST PRODUCTIVITY, AT HOME OR IN THE OFFICE ▷
하지만 음악은 개인의 취향에 영향을 받을 수 있기에 여전히 조심스러운 부분입니다. 그렇기에 업무에 집중하는 공간은 방해하지 않는 선에서 적용해보는 것이 좋습니다. 구성원과 함께 사용하는 휴식 공간부터 조금씩 음악 효과를 테스트해보는 것은 어떨까요?
| 시공간 제약을 허무는 Work-spot!
업무 효율을 높이는 인테리어로 오피스 모습이 바뀌고 업무 공간의 정의도 다양해지고 있습니다. 틀에 박힌 근무시간이나 정형화된 기준의 근무제도에서 벗어나 다양한 업무 제도가 도입되고 있습니다. 더 나아가 다양한 툴을 통해 온라인 업무공간도 구축되었으며, 가상 업무 공간도 실현되고 있습니다. 새로운 근무 형태와 업무 공간은 어떤 것이 있을까요?
유연한 근무 형태와 스마트한 업무 툴로 지금 내가 있는 Spot이 Workplace!
근무형태의 다양화
9시에서 18시까지 모두 같은 시간에 똑같은 데스크에 앉아 업무하는 곳을 이제 찾기 어렵습니다. 근로시간의 유연화, 근로장소의 다양화, 근무량 조정, 근무연속성 유연화 제도와 같은 유연근무제가 많은 곳에서 도입되고 있습니다. 이는 일과 일상이 양립할 수 있는 환경을 조성하고 각기 다른 워크 & 라이프 스타일을 존중해 구성원의 업무 만족도를 높여 인재 유지에 긍정적인 효과를 이끌어냅니다(apollotechnical, 2021). 이러한 다양한 근무 형태는 코로나19 이후로 도입률이 높아졌고, 회사에 출근하는 근무와 재택·원격근무 체제를 혼합한 하이브리드 업무 형태도 새롭게 등장했습니다. 정신 건강 개선 및 일과 삶의 균형 개선에서 직업 만족도가 증가하고 이러한 환경에 업무에도 긍정적인 영향을 이르기 때문입니다. Mercer(2021)의 연구에 따르면 미국 기업의 70%가 하이브리드 업무를 채택할 계획이라고 밝혔습니다. 이렇게 출근이라는 개념이 모호해지면서 지정된 좌석에 대한 개념이 사라지고 자율좌석제가 많은 곳에서 도입되고 있습니다. 자율좌석제를 통해 매일 같은 자리에서의 업무의 단조로움에 활력을 줄 수 있으며 새로운 관계 형성도 가능케합니다. 리프레시를 보다 무게 둔 업무 형태로 워케이션도 떠오르고 있습니다. 일(Work)과 휴가(Vacation)의 합성어로 휴가지에서 근무시간 이외에 휴가를 즐기는 업무형태입니다. 이미 미국에서는 2016년부터 이러한 업무 형태가 등장하였으며, 최근 한국에서도 사내복지 개념으로 많은 곳에서 도입되고 있습니다.
잔디팀의 워케이션이 궁금하다면 🌱
[새로운 업무 방식] 워케이션 그것이 알고싶다
[새로운 업무 방식] 워케이션을 떠나는 하이브리드워커를 위한 안내서
[새로운 업무 방식] 잔디와 함께한 5일간의 제주 워케이션
[새로운 업무 방식] 워케이션이 온다
협업을 위한 온라인 업무 공간
일 잘하는 사람들이 더 스마트하게 보일 때가 있습니다. 바로 다양한 소프트웨어를 자신의 직무나 업무 패턴에 맞게 적극적으로 사용할 때입니다. 최근 발간된 ‘트렌드 코리아 2022’에 언급된 협업툴 잔디(JANDI)처럼 협업과 문서 관리, 할 일 관리에 용이한 툴이 있습니다. 복잡한 서비스를 한 곳에 모아 불필요한 에너지 소비를 막을 수 있으며, 이에 업무 효율도 높일 수 있습니다. 이처럼 온라인 상에서 업무 공간이 형성되어 시공간 제약을 받지 않아 다른 나라에 있는 동료와의 협업도 가능케합니다. 프로젝트 관리 툴 트렐로(Trello)도 많은 회사에서 사용하고 있습니다. 업무 관리, 일정 관리, 정보 관리까지 가능하여 많은 곳에서 채택되어 사용되고 있으며 잔디와 같은 협업툴에 연동이 되어 보다 편리하게 사용할 수 있습니다 (트렐로 활용법). 현황에 대해 언제 어디서나 빠르게 파악하는 것도 중요합니다. 와탭(Whatap)이라는 서비스를 통해서 여러 데이터를 한 곳에 모아볼 수 있는 대시보드와 서비스 이용 현황과 장애 발생 기록을 보고도 가능하여 업무 시간 단축에 큰 도움이 됩니다. 한 시에 같은 데이터를 확인할 수 있어 협업에 있어 오해를 줄 일 수 있으며, 잔디에 연동하여 실시간 알림을 받을 수도 있습니다 (와탭 활용법). 하나의 협업 플랫폼 안에 다양한 서비스를 연동하여 원하는 정보를 빠르게 공유할 수 있는 서비스 웹훅(Webhook)이 있습니다. 화상회의 연동과 번역 또한 가능합니다 (번역봇 만들기). 그 외에도 서로의 스케줄를 체크할 수 있는 구글 캘린더, 하나의 템플릿으로 함께 작업이 가능한 클라우드 식 스프레드시트와 구글의 스프레드시트와 프레젠테이션가 있습니다. 이처럼 협업을 위한 스마트한 서비스를 적극적으로 활용하는 것도 좋지만 워크플로우가 복잡하지 않게 하여 업무 집중도를 떨어트리지 않는 것도 중요합니다. 잔디와 스마트한 협업 플랫폼 안에서 다양한 서비스를 연동할 수 있는 온라인 업무 공간을 구축하는 것이 하나의 방안이 아닐까요?
새로운 오피스, 가상 업무 공간
PwC(2020)에 따르면, 코로나19 전후를 기준으로 AR(증강현실)과 VR(가상현실) 시장은 45.7% 커졌으며 2030년에는 전 세계적으로 2,350만 직무(예: 트레이닝, 업무미팅 그리고 CS)에 이 기술들이 사용될 것으로 예상됩니다. 원격 작업자와 연결해 업무 환경의 한계를 극복할 수 있으며, 시나리오 기반 교육이 가능하여 조직 핵심 가치를 전달할 수 있습니다. 그리고 높은 수준의 사고 교육과 직무에 대한 빠른 이해력으로 새로운 구성원들의 온보딩에도 큰 도움을 줄 수 있습니다. 일찍이 영국 로이즈 뱅킹 그룹(Lloyds Banking Group)에서 VR 트레이닝을 도입하였고(LearningNews, 2020), 코로나19 이후에는 영국의 40%의 SMEs(Small and medium-sized enterprises)도 적극적으로 VR트레이닝을 도입하였다고 합니다 (fenews, 2021). 최근에는 이보다 확장된 개념의 메타버스(Metaverse:가상의 Meta, 우주의 Universe의 합성어)가 떠오르고 있습니다. 프레젠테이션 환경을 제공하는 원격 협업 플렛폼인 VIZIBL과 Rumii, 아바타를 통해 동료 간 웹사이트, 유튜브, 외부 클라우드 자료 공유 가능한 Dream, 더 나아가 게임, 파티, 공연, 미팅, 프레젠테이션 등 이벤트 개설과 같이 광범위한 협업을 위한 AltspaceVR 등 이미 미국에서 개발·서비스 중에 있습니다 (Korta, 2021). VR과 달리 다른 사람과 소통이 가능하여 풍부한 표현력과 현장감이 전달되어 참여자들간에 각기 다른 공간에서 동일한 장소에 함께 한다는 심리가 형성될 수 있습니다. 이를 통해 참여자들이 공통된 협업 목표를 공유하고, 실제로 대면하는 것에 준하는 효과를 가질 수 있다고 합니다. 이 기술의 성장 가능성에 페이스북은 메타버스 사업 확장을 위해 최근 1만명을 채용 예정임을 알렸습니다 (BBC, 2021).
- AR(증강현실): 가상의 요소를 덧입힌 현실 세계
- VR(가상현실): 1인칭 시점의 단방향 가상 현실
- Metaverse(메타버스): 다른 사람과 소통 가능한 가상 현실
더 다채로운 방법으로 오피스 환경에 투자해 구성원들의 사기를 높이고 역량을 높일 수 있습니다. 더 나아가 물리적 업무 공간과 시간의 제약도 허물어져 새로운 형태의 업무 문화가 자리잡고 있습니다. 빠르게 변화되는 오피스 공간과 업무 문화에 발맞추는 것뿐만 아니라 그 기반 위에서 구성원 간 연결이 탄탄해야 합니다. 이에 가장 중요한 것은 소통과 협업이 아닐까요? 지금 동료와 함께 소통하며 우리 회사와 팀만을 위한 업무 환경을 만들어 가는 것은 어떨까요?
업무하는 시간과 공간이 바뀌어도 협업의 중요성 바뀌지 않습니다.
