업무를 ‘스마트’하게 해주는 사내 협업툴 BEST 4
스마트워크(Smart Work)란 무엇일까요? 일의 질보단 양을 중시했던 기존의 하드워크(Hard Work)의 반대 개념인 스마트워크는 시간과 장소에 얽매이지 않고 유연하게 근무하며 일과 삶의 조화를 찾는 것을 일컫습니다. 스마트워크는 더 효율적으로 일하며 빠르게 성장하려는 기업의 욕구와 업무와 사생활의 구분을 중요하게 생각하는 새로운 세대의 등장과 함께 기업에게 하나의 중요한 의제가 됐습니다.
스마트워크라는 업무 트렌드는 누구도 예상치 못했던 코로나 범유행과 ‘주 52시간 근무제’ 이후 빠르게 현실로 다가왔습니다. 기업은 업무 연속성을 보장할 수 있는 시스템과 효율적인 업무 방식이 더욱 필요해졌고, 기업의 구성원은 이전에는 익숙지 않았던 재택근무나 하이브리드 워크(Hybrid Work)를 경험하며 새로운 업무 방식에 눈을 뜨게 됐습니다. 이에 정부에서도 비대면 서비스 바우처 사업 등을 통해 각 기업의 스마트워크를 지원하기 시작했습니다. 언제 어디서나 업무를 할 수 있는 새로운 일하는 방식을 실현하기 위해서는 이를 돕는 클라우드 기반의 IT 기술이 필요했기 때문입니다.
비대면 바우처라는 지원 사업을 통해서든, 아니면 기업에서 코로나로 인해 그 중요성을 느꼈든, 성장하는 기업들은 변화하는 업무 문화에 발맞춰 다양한 클라우드 기반의 업무 도구를 도입했습니다. 업무 정보를 자산화하고 어디서나 문제없이 소통과 협업을 하기 위해서 협업툴 도입은 선택이 아닌 필수가 됐기 때문입니다. 그렇다면 발 빠르게 협업툴을 도입한 기업들은 어떤 도구를 어떤 이유로 선택했을까요? 업무를 ‘스마트’하게 해주는 네 가지 대표적인 사내 협업툴을 소개합니다.
일정 관리와 공유가 필요할 땐? 구글 캘린더(Google Calendar)
시간과 장소에 얽매이지 않고 일하는 스마트워크를 잘 진행하는 데 있어 일정 관리와 공유는 기본입니다. 한 사무실에서 함께 근무하며 따로 일정을 공유하지 않아도 눈으로 서로의 일정을 확인할 수 있었던 이전과 달리 스마트워크를 진행할 때는 동료가 재택근무 중인지, 아니면 외부 일정을 진행하고 있는지 파악하기가 어렵습니다. 이런 어려움을 해결하기 위해 발 빠른 기업들은 구글 캘린더와 같은 일정 관리·공유 서비스를 도입했습니다.
구글 캘린더는 모든 방식의 업무를 위한 생산성 및 공동작업 도구인 구글 워크스페이스(Google Workspace)에 포함된 서비스 중에 하나입니다. 업무용 이메일이나 구글독스와 같은 문서 도구가 필요한 기업에서 구글 워크스페이스를 구독하면서 구글 캘린더도 함께 사용할 수 있습니다. 구글 캘린더를 도입해 각자 본인의 일정을 잘 정리해두면, 필요할 때 따로 물어보지 않더라도 동료의 일정부터 근무 시간까지 모두 캘린더에서 한눈에 확인할 수 있습니다.
업무 기록이 필요할 땐? 노션(Notion)
업무의 디지털 시대로 들어온 후, 기업은 늘 업무 기록이 제대로 남지 않는 것을 고민해 왔습니다. 업무에 사용했던 문서 자료나 파일뿐만 아니라 의사 결정 과정이 기록된 회의록 등도 모두 기업의 중요한 업무 자산입니다. 이와 같은 기업의 정보를 자산화해 구성원들과 손쉽게 공유하기 위해서 스마트하게 업무하는 기업은 노션이나 컨플루언스(Confluence)과 같은 서비스를 팀에서 도입해 사용하고 있습니다.
‘모든 팀을 위한 하나의 워크스페이스’임을 강조하는 노션은 단순한 노트 앱이 아니라 업무 방식에 따라 활용할 수 있는 원페이지 형 협업툴입니다. 업무와 일상에서 사용할 수 있는 수천 개의 무료 템플릿을 제공하는 노션은 회의록, 로드맵, 엔지니어링 위키 등으로 활용해 업무와 관련된 정보를 하나로 모을 수 있습니다. 편리한 인터페이스로 정보를 한곳에 모으고 다른 사용자에게 안내하기에 매우 용이하기 때문에 새로운 동료가 합류했을 때 노션에 정리된 문서를 통해 쉽게 인수인계를 하기에 좋습니다. 더불어 노션의 노트 페이지는 외부로 공유하여 랜딩 페이지로 구성해 채용공고나 가이드 문서로도 활용할 수 있습니다.
프로젝트 관리할 땐? 트렐로(Trello)
스마트워크를 도입한 기업의 가장 큰 목표 중 하나는 업무 효율을 높이는 것입니다. 기업은 쓸 데 없이 낭비되는 자원과 에너지를 줄이고 효율적으로 협업하는 것을 기대하는데, 한 사람이 한 가지 이상의 다양한 업무를 동시에 처리해야 하는 현재의 업무 트렌드 아래에서 프로젝트 관리은 중요성이 더욱 중요해졌습니다. 구성원들이 빠르게 업무의 진척도를 관리하고 동료들과 소통하며 효율적으로 협업하기를 바라는 기업들은 트렐로와 같은 프로젝트 관리 도구를 도입했습니다.
전 세계 100만 팀 이상이 사용하고 있는 트렐로는 하나의 보드 위에 업무 카드들을 만들어 할 일을 관리할 수 있는 툴로 프로젝트를 효율적으로 관리하고 진행할 수 있게 도와줍니다. 트렐로의 가장 큰 장점은 모든 내용을 하나의 보드 위에서 한눈에 볼 수 있다는 것입니다. 그리고 그 보드는 세로로 정렬되는 리스트로 구성되며 각각의 카드를 리스트에 배치할 수 있습니다. 이러한 특성을 활용하면 팀의 다양한 업무를 트렐로 위에 정리해 놓을 수 있어 업무 진행 현황을 쉽게 파악할 수 있습니다. 또, 트렐로에서 제공하는 자동화 기능이나 플러그인을 통해 더욱 스마트하게 프로젝트를 관리하고 그 성과를 관리할 수도 있습니다.
👉 일 잘하는 팀의 실전 ‘트렐로(Trello)’ 활용법
실시간 소통 공간이 필요할 땐? 잔디(JANDI)
꼭 스마트워크가 아니더라도 업무를 하는 데 있어서 가장 기본이 되는 것은 대화입니다. 생각해 보면 회사에서 어떤 직무, 어떤 역할이든 우리는 대화로 업무를 시작합니다. 그런데 스마트워크를 진행하게 되면서 기업은 개인용 메신저나 오래된 사내 메신저와 같은 기존의 커뮤니케이션 도구의 불편함을 느끼기 시작했습니다. 이러한 도구 때문에 자꾸 소통에 들어가는 비용이 높아지는 것을 방지하고 더 효율적으로 업무 소통을 진행할 수 있도록 만들어진 협업툴 잔디 또한 약 30만 팀에서 이미 도입했습니다.
잔디는 ‘끊김없는 원활한 소통(Seamless communication)이 업무 효율성을 높인다’는 가치 하에 메신저 형태로 디자인된 협업공간 서비스입니다. 웹뿐만 아니라 PC와 모바일, 태블릿을 모두 지원하는 잔디는 화상회의나 문서 미리보기와 같이 비대면 업무를 도와주는 기능도 제공해 스마트워크 시대에 딱 맞는 업무 도구로 자리 잡았습니다. 잔디를 도입한 기업은 잔디에서 주제별 대화방을 구성해 구성원들의 효율적인 소통을 이끌며 자연스레 업무 히스토리를 관리할 수 있으며 강력한 보안 기능으로 기업의 정보를 안전하게 관리하면서도 쉽고 빠르게 소통할 수 있습니다. 더불어 잔디는 아시아 문화권에 맞는 사용성, 다국어 지원, 24시간 내 고객 응대까지 철저한 현지화로 아시아 고객에게 다가가고 있습니다.
스마트워크을 위한 협업툴의 가장 중요한 가치는
업무 몰입을 도와주는 것
앞서 말했듯 코로나 범유행 이후 어느새 스마트워크는 우리에게 당연한 업무 문화가 됐고, 자연히 스마트워크를 돕는 업무용 협업툴의 전성시대도 시작됐습니다. 다양한 협업툴의 범람 속에서, 우리 팀의 업무 몰입을 위해 각 직무·업무 별로 어떤 도구가 필요한 지 고민하는 단계가 가장 먼저 필요합니다. 한 가지 툴만 사용할 필요는 없습니다. 각 기능에 특화된 툴을 사용하고 그 툴들을 잘 연동해서 끊김 없이 일하는 것이 중요한거죠.
협업툴 잔디는 ‘잔디 커넥트’를 통해 구글 캘린더, 트렐로, 깃헙 등 다양한 외부 툴과의 연동을 지원합니다. 재피어나 IFTTT와 같은 서비스를 활용하면 노션이나 피그마 같은 툴까지 모두 연동해 각각의 툴에서 발생하는 업무 이력들을 잔디 위에서 메시지로 받아볼 수 있습니다. 이미 다양한 도구를 사용하고 있다면, 낭비되는 시간과 비용을 줄여서 효율적으로 일과 커뮤니케이션을 진행하는 그다음 단계의 ‘스마트워크’를 지금 잔디와 함께 시작해 보세요.
👉 잔디 커넥트의 모든 것
👉 [인터뷰 영상] 협업툴 CTO의 협업 A to Z
