잔디 팀의 토픽 활용법
안녕하세요 잔디 CX(고객 경험) 팀 입니다 :)
최근 CX팀에서는 ‘어떻게 하면 유저분들이 잔디를 잘 사용하실 수 있도록 도움을 드릴 수 있을까?’에 대한 주제로 많은 고민을 하고 있습니다🤔 이번 글에서는 잔디를 가장 잘 아는 잔디 팀에서는 토픽을 어떻게 사용하고 있는지! 잔디 팀의 토픽 활용법을 소개해드리려고 합니다. 여러 부서의 토픽 활용법이 담겨있으니, 나와 비슷한 부서는 어떻게 토픽을 사용하고 있는 지 참고해보세요!
✅ CX 팀
첫 번째로 프로 소통러 CX팀의 토픽을 소개합니다! CX팀은 업무 특성 상 여러 부서와 소통이 잦은 편입니다. 소통의 흐름을 놓치지 않고 여러 부서와 협업을 잘 할 수 있는 방법이 궁금하시다면, CX팀의 토픽 활용법을 확인해보세요:)
CX팀 Daina🙍♀️ : 안녕하세요 고객 경험을 책임지는 CX팀입니다. CX팀은 유저분들이 잔디에 잘 정착하고 잔디를 잘 활용해서 업무 효율을 높일 수 있도록 노력하는 팀입니다!
이를 위해 이슈 파악 및 대응, 기능/정책 논의, 컨텐츠 발행 등 다양한 업무를 맡고 있고, 그만큼 가장 다양한 팀과 활발하게 소통하고 협업하고 있는 팀이 아닐까 싶습니다. 소통과 협업이 일상인 CX팀에서는 토픽을 어떻게 사용하는 지 소개해드리겠습니다.
[폴더]
폴더명 앞에 넘버링(1. 2. 3.)을 통해, 우선순위대로 폴더를 정렬하여 사용하고 있습니다.
CX 협업 : CX팀 관련 업무 혹은 협업하는 각 팀과의 토픽들이 모여진 폴더입니다. 특히 협업하는 팀들과는 각 토픽에서 주제별로 업무를 하기에, 업무 내용 파악이 빠르고 신속한 업무 진행이 가능합니다.
Product : 장애 보고 / 배포 일정 등 프로덕트의 중요 소식을 알 수 있는 토픽을 모아 놓은 폴더입니다.
[토픽]
모바일/프론트엔드/QA + CX : 각 팀에 이슈를 빠르게 문의하고 답변을 확인하는 토픽입니다. 유저분들의 이슈 문의 시, 각 토픽에 문의하여 신속하고 정확하게 대응하고 있습니다.
CX 정보공유 : CX관련 유용한 정보를 공유하고 기록하는 토픽입니다. 기록뿐만 아니라, 팀원들과 CX관점에서 바라본 의견을 주고 받으며, 잔디의 고객 경험에도 녹일 수 있도록 노력하고 있습니다.
CX PM UI/UX : 유저분들의 피드백이 잔디에 반영될 수 있도록 기획팀과 함께 논의하는 토픽입니다. 유저분들의 기능 요청, 개선 문의는 월별로 취합하여 매월 기획팀과 논의하고 있습니다. 기능 개발 및 정책 개선 가능 여부에 대해 논의하고 프로덕트에 반영 가능한 부분은 반영되기까지 관리하고 있습니다.
프로덕트 – 장애 리포트 : 주요 장애가 발생했을 때 장애 원인 및 발생/해소 시각이 공지되는 토픽입니다. 다수의 유저분들이 영향을 받았던 주요 장애일 경우, 내용을 참고하여 유저분들께 안내드립니다.
Release Note : 기능/정책 개선 사항 및 배포 일정이 공지되는 토픽입니다. 유저분들로 유입되었던 이슈/ 기능 요청 사항들 중 반영된 것이 있다면, 확인하여 유저분들께 안내드리고 있습니다.
✅ HR 팀
다음은 토픽/폴더 활용에 달인이라고 할 수 있는 HR팀입니다😎 토스랩 HR팀에서는 업무 주제별로 토픽과 폴더를 구분하여 다양한 사내 지원/제도를 효과적으로 관리하고 있습니다. HR업무를 담당하는 유저분들이라면, HR팀의 유용한 소개글을 꼭 확인해보세요!
HR팀 David🙍♂️ : 안녕하세요! HR팀은 자율과 책임, 공유의 생활화를 바탕으로 멤버들이 업무에 몰입하고, 멤버들의 성과와 회사의 성과가 하나로 이어질 수 있도록 사내 문화와 환경에 힘쓰는 팀입니다.
HR 팀에서는 채용, HRM, Gloabl HR, 백오피스 지원, 각종 사내 신청 등 광범위한 영역에서 다양한 테마의 업무를 다루고 있는데요. 따라서, 각 업무 주제별 토픽을 생성하여 정말 유용하게 사용하고 있고, 필요 시에는 별도로 잔디 팀을 생성하여 활용하기도 한답니다!
[폴더]
채용 진행 : 현재 진행 중인 각 포지션별 채용 토픽들을 모아 놓은 폴더입니다.
채용 종료 : 채용이 마감된 포지션의 경우, 채용 진행 폴더에서 채용 종료 폴더로 이동하여 히스토리는 계속 유지/관리하고 있습니다. 혹여 종료했던 포지션의 채용을 다시 필요할 경우, 채용 진행 폴더로 토픽을 이동시켜 사용하고 있습니다.
HR : HR 업무와 관련된 사항들의 주제별 토픽들을 모아 놓은 폴더입니다.
Global : 잔디 팀에서는 대만/일본팀(글로벌팀)과도 협업하고 있으며, 글로벌 팀 HR 업무도 지원하고 있습니다. 따라서 글로벌팀 HR 지원 및 안내사항, 포지션별 채용 등 글로벌 HR 관련 주제별 토픽들을 모아 놓은 폴더입니다.
알림 : HR 관련 각종 사내신청 알림을 받아볼 수 있는 토픽들을 모아 놓은 폴더입니다.
[토픽]
[채용] 포지션명 : 현재 채용이 진행 중인 포지션의 경우, 포지션별 각각의 토픽에서 전형 진행관련 일체 내용을 논의합니다. 해당 토픽에는 HR멤버와 각 포지션의 헤드와 부문별 경영진이 참여하고 있어, 전형 진행관련 소통이 원활하고 신속하게 이루어집니다. 또한 포지션별 토픽을 구분함으로써, 다양한 포지션의 채용이 진행되더라도 효율적으로 관리가 가능하며 히스토리 관리도 용이합니다.
Recruiting 사내추천 : 현재 채용 진행중인 포지션들을 보드뷰 형태로 정리하여 우리 팀 멤버들이 언제든지 좋은 인재를 추천할 수 있도록 운영하고 있는 토픽입니다.
HR Team : 각각의 주제별 토픽을 운영하지만, 기본적으로 HR 관련 전반적인 사항과 내용들은 HR Team 토픽을 통해 언제든지 자유롭게 의견을 교환하고, 크로스 체크 해나가고 있습니다.
Platform Dev – HR : 작년부터 토스랩 광주 지사를 두어 개발팀(Platform팀)이 근무하게 되었습니다. 근무지가 다르다보니, 초기 셋팅부터 토스랩의 일원임을 느낄 수 있도록 해당 토픽을 만들어 밀착 소통을 하고 있습니다. 주로 제도, 물품, 지원 사항 전반 등 HR 관련 주제로 소통하지만, 정서적 교감을 쌓기 위해서도 노력하고 소통하는 토픽입니다.
각종 알림 토픽 : 사내의 다양한 제도를 운영하는 HR팀이라면, 업무 효율을 높일 수 있는 토픽인 것 같습니다. 멤버들이 각종 사내 지원/제도를 신청하면, 이에 대한 알림이 각각의 토픽으로 들어오고 이를 확인하여 후속 업무를 진행합니다. 예를 들어, 직무교육 신청 알림은 신청한 직무 교육을 확인 후 결제를 진행하고, 경조금 지급 신청 알림은 확인 후 비용 품의를 진행합니다.
*각종 알림은 웹훅 연동을 통해 설정 가능하며, 관련 사례는 아래의 추천 블로그 내용을 참고해 보세요!
✅ 운영 팀
잔디 사업 운영에 뒷받침이 되어주는 운영팀입니다! 금전적인 부분을 다루는 업무 특성만큼이나 꼼꼼하고 깔끔한 토픽/폴더 활용이 매우 인상적입니다. 깔끔하게 토픽 구분과 정리가 어려웠던 유저분들은 운영팀의 토픽 활용법을 주목해주세요!
운영팀 Jane🙎♀️ : 안녕하세요 잔디의 살림인 서비스 정산 업무를 담당하는 운영팀입니다 :) 운영팀은 계약부터 서비스 제공까지의 단계 중 하나인 정산 업무를 담당하며, 각 업무 단계별 다양한 부서와 협업이 잦은 편입니다. 각각의 부서와 함께 확인해야 하는 토픽은 폴더를 따로 구분해서 사용하고 있습니다.
운영 업무 태도의 핵심인 꼼꼼하고 정확한 일 처리를 위해서는 모든 사업, 계약, 정산 관련 내용과 흐름을 파악하고 있어야 합니다. 많은 내용을 놓치지 않고 꼼꼼하게 체크하고 숙지하는 것을 목표로 하고 있으며, 토픽/폴더 구성 시에도 이 점을 잘 반영하고자 했습니다.
[폴더]
Check : 고객 문의 웹훅 토픽, 각종 사내 소식/뉴스 토픽, 결제 내역 웹훅 토픽 등 주로 체크가 필요한 알림 토픽으로 구성된 폴더입니다.
Operation : 운영팀 업무 공유 토픽, 협업 부서 업무 공유 토픽, 해외 지사 S.O(Sales operation) 업무 공유 토픽 등 운영 업무 관련 토픽을 모아 놓은 폴더입니다.
Sales : 계약서 및 사업자 등록증 공유 토픽, 결제 관련 내역 공유 토픽, 계약 정보 변경 내용 공유 토픽 등 협업하는 부서와 계약/결제 관련 정보를 공유하는 토픽이 모여있습니다.
[토픽]
사업자 등록증, Contract(계약서) : 각종 결제 관련 자료를 공유하는 토픽입니다. 보드뷰 토픽으로 양식에 맞춰 자료를 업로드하면, 내용 파악이 용이하여 운영팀 업무에 가장 활용도가 높은 토픽이라고 생각합니다.
SODB 변경 요청 시트(계약 내용 변경 공유 토픽) : 계약 내역에 대한 변경 내용을 웹훅 알림으로 확인할 수 있는 토픽입니다. Operation 업무 특성상 계약서 확인은 필수인데, 변동 사항이 생길 경우 계약서 관리 담당인 영업지원 팀에 요청하여 지원을 받고 있습니다.
효율적인 업무를 위해, 구글 스프레드 시트에 계약 내용 수정 요청 사항이나 변경 내용을 입력하면, 입력 내용이 알림으로 수신되도록 웹훅 연동을 해두었습니다. 상호간 메시지로 일일이 요청 및 공유하지 않아도 되어서 업무 효율이 높습니다.
New Paid via In-app : 새로 계약 체결되는 팀 정보를 웹훅 연동으로 알림을 받아볼 수 있는 토픽입니다. 새로 체결되는 계약 내용을 계약 정보 누적 시트, ERP 등 다른 전산을 통해 직접 검색하지 않아도 실시간 알림으로 확인할 수 있습니다. 계약이 새로 인입되는 팀에 대한 정보 파악이 쉬워 편리합니다.
또한, 구글 스프레드 시트 단점은 모두가 공유하는 문서이기 때문에 손상이 쉽다는 점인데, 잔디에 메신저 형태로 계약 내용이 남겨지며 히스토리가 누적되기 때문에 계약 내용 파악에 도움이 많이 됩니다.
✅ 마케팅 팀
최신 정보 습득과 정보 공유에 빠른 마케팅 팀입니다! 마케팅 팀에서는 습득한 정보를 히스토리화하고 아이디어/컨텐츠로 재생산하기 위해, 잔디의 기능과 토픽/폴더를 200% 활용 중입니다. 마케팅 팀의 알찬 소개글을 읽고, 잔디를 200% 활용해보세요!
마케팅팀 Taron🙎♂️ : 잔디 마케팅 팀은 고객을 잔디로 끌어들이는 팀입니다. 잔디로 끌어들이기 위한 효과적인 마케팅 활동을 진행하기 위해 잔디 커넥트를 비롯해 다양한 잔디 기능을 적극적으로 활용하고 있습니다.
마케팅 팀 특성상 새로운 광고 캠페인을 시작하거나, 외부 업체 혹은 고객과 협업을 진행하는 경우가 많은데, 그럴 때마다 주제별 대화방을 프로젝트별로 새롭게 만들어서 빠르고 효율적으로 소통하는데 활용합니다.
모든 업무 히스토리와 논의는 각각의 대화방에 차곡차곡 쌓여 소중한 업무 자료로 남아있습니다. 이렇게 남아있는 소중한 자료는 필요할 때마다 잔디의 스마트검색을 활용해 특정 대화방을 지정한 뒤에 찾아서 적재적소에 활용합니다. 그 결과, 마케팅 팀은 우리가 가지고 있는 생각, 고객에게 전달하는 가치를 설득력 있게 다양한 채널을 통해 적시에 전달하고 있습니다.
[폴더]
크게는 내부 인원과 외부 인원, 그리고 개인적으로 확인하는 폴더로 나누고 있으며 내부 인원과 함께 활용하는 폴더는 주제나 활용 빈도에 따라 폴더링을 해뒀습니다.
V.I.T : Very Important Topic의 준말로, 일상 업무 중에 가장 많이 활용하는 토픽을 모아뒀습니다. 팀 내부 토픽, 부서 토픽, 특정 사업이나 프로젝트 토픽들이 포함되어 있습니다.
Agencies & Events : 마케팅 팀 특성상 외부 업체나 대행사와 소통할 경우가 많습니다. 각 업체 담당자를 잔디 준회원으로 초대하여 업체 별로 토픽을 생성하여 하나의 폴더로 모아뒀습니다.
News : 다양한 트렌드와 소식을 빠르게 파악하는 것이 중요합니다. 경쟁사/메신저 뉴스 부터 스마트워크 트렌드에 대한 콘텐츠 등을 받아보고 공유하는 토픽을 따로 모아뒀습니다.
Mkt : Mkt 팀 업무에 필요한 다양한 토픽들을 모아뒀습니다.
Private : 개인적으로 혼자만 활용하는 토픽들을 모아뒀습니다.
[토픽]
[Mkt] 콘텐츠 아이디어 : 잔디 마케팅 팀은 잔디 공식 블로그에서 ‘스마트워크 트렌드’ 콘텐츠를 작성하거나 웨비나를 진행하는 등 콘텐츠 마케팅을 중시하는데, 해당 토픽에는 마케팅 팀원부터 타팀원까지 누구나 떠오르는 아이디어를 생각날 때마다 공유합니다.
레퍼런스 갤러리(광고, 콘텐츠 등) : 온라인 위주로 디지털 광고를 진행하고 있는데, 광고 소재를 비롯해 성공적인 광고 캠페인 레퍼런스 이미지나 영상 등을 해당 토픽에 모아둡니다. 이 레퍼런스들이 쌓이면 새로운 광고 캠페인을 진행하는 데 큰 자산이 됩니다.
경쟁사/메신저 트렌드 뉴스 : 늘 최신 소식에 눈을 뜨고 있을 수 있도록 ‘협업툴’, ‘업무용 메신저’, ‘SaaS’ 등의 키워드와 관련한 뉴스 기사를 RSS로 토픽에 받아봅니다. 또, 자체 정리한 경쟁사 조사 내용을 트렐로 카드에 남겨두면 해당 토픽에 전달되어 사내 구성원 모두가 업계 내 소식을 바로바로 파악할 수 있습니다.
Task & Schedule : 구글캘린더와 트렐로 카드를 잔디 커넥트로 연동해 팀원들의 일정 요약, 새로운 업무 일정, 콘텐츠 배포 일정 등을 잔디 토픽에서 한 번에 받아봅니다.
Note : 개인적으로 필요한 메모를 해당 토픽에 남겨둡니다. 외부에 공유해야 하는 파일을 이 토픽에 스스로 공유한 뒤 ‘외부 공유용 링크 생성’ 기능으로 간단하게 url을 만들어 공유합니다.
* RSS 연동으로 뉴스를 알림으로 수신하는 방법은 아래의 블로그 글을 참고해주세요!
✅ QA 팀
QA(Quality Assurance)팀은 잔디 서비스 품질을 관리하는 팀 입니다! 다양한 팀에서 기능 검증과 이슈 확인 요청을 위해 QA팀의 문을 두드립니다. QA팀에서는 수 많은 요청/테스트 건들을 관리하고 대응하기 위해, 토픽을 효율적으로 구분하여 사용하고 있습니다.
QA팀 Joy🙎♂️: 안녕하세요, 새로운 기능 개발에 대한 검증과 기존 서비스의 유지 보수를 진행하는 QA팀입니다. 유저분들께 더 나은 서비스를 제공하기 위해, 다양한 부서와 긴밀하게 협업하고 있습니다. 이슈 대응/기능 검증 등 많은 요청 건들을 놓치지 않도록, 토픽을 세분화해서 구분하고 웹훅 연동 알림을 잘 활용하고 있습니다.
[폴더]
긴밀한 소통/협업이 필요한 팀과는 별도로 협업 토픽을 생성하여 관리하고 있습니다.
QA : QA 업무 관련 토픽입니다. 주로 UI/UX팀, 개발팀과 소통을 하고 있으며, 효율적인 업무를 위해 각 팀과 개별적으로 토픽을 생성했습니다. 정책 확인/ UI 요청/ 개발 반영 여부 확인 등 각각의 토픽에서 업무 주제별로 대화를 나누며, 업무를 진행하고 있습니다.
JIRA : 웹훅 연동으로 JIRA의 상태 변경 내역을 알림으로 받아보고 있습니다. 빠른 이슈 파악에 도움이 되는 토픽입니다.
[토픽]
Issue Report : Issue Report 토픽을 통해 사내에서 제보되는 이슈를 확인하고 대응하고 있습니다. 제보한 멤버와 적극적으로 소통하며, 이슈를 해결하기 위해 노력합니다.
클라이언트(모바일/웹 등)명 JIRA – QA : 기능 개발, 이슈 수정 후에는 QA업무를 필수로 진행해야 합니다. 개발팀에서는 한 건 한 건의 작업에 대해 JIRA 티켓(작업)으로 관리하고 있는데요. 안드로이드, IOS, 웹등 각 클라이언트 별로 분류하여 혼선이 없도록 각 티켓들을 확인하고 있습니다.
QA 업무가 필요한 상태가 되어 JIRA 티켓 상태가 변경되면, 멘션/댓글 알림이 오도록 웹훅이 연동되어 있습니다. 그러므로 JIRA 들어가서 수 많은 티켓을 일일이 확인하지 않아도, QA업무가 필요한 티켓이라면 바로 확인이 가능합니다.
* 웹훅을 이용한 JIRA 연동 방법은 아래의 블로그 글을 참고해주세요!
CX팀, HR팀, 운영팀, 마케팅팀, QA팀 총 5개 팀의 토픽/폴더 활용법을 소개해드렸습니다. 각 팀의 업무 특성에 맞게 다양한 방법으로 토픽과 폴더를 구성해서 사용하고 있었는데요! 각 팀마다 다른 것 같지만, 또 공통적으로 적용된 팁도 있었습니다.
[잔디 팀에서 공통적으로 활용하는 Tip]
- 비슷한 성격의 토픽들을 모아 놓은 폴더 기능 활용
- 자주 사용하고 중요한 토픽은 즐겨찾기로 상단에 고정
- 추가 Tip! 토픽을 찾을 때 JUMP(Ctrl + J)기능을 활용하시면 매우 편리합니다!
공통적으로 사용하는 방법인 만큼 정말 유용하므로, 한번쯤 우리 팀의 토픽 혹은 나의 폴더에 적용해보는 것도 좋을 것 같습니다😁
잔디를 사용하면서 궁금한 점이 생기시면, 언제든지 잔디 메뉴의 [1:1 문의하기]로 연락주세요!
