[잔디 활용팁]경영지원 5년 차의 잔디 사용 백서
안녕하세요, 잔디 CX(고객 경험) 팀입니다.
잔디의 경영지원팀은 조직 운영에 필수적인 역할을 수행하며, 기업의 행정 업무를 총괄하고 자산, 비품 관리, 계약 관리 등 다양한 업무를 담당하고 있습니다.
주간, 월간, 연간으로 진행되는 업무는 반복적이지만 각기 다르기 때문에 다른 팀과의 협업과 중요 자료의 보관이 필수적입니다. 회사의 비서라고 불릴 만큼 중요한 업무를 수행하는 잔디의 경영지원팀이 잔디를 효과적으로 활용하는 방법을 소개하겠습니다.
✅ 중요한 문서는 디지털로 변환하여 관리하기(사업자 등록증, 계약서 등)
✅결산 자료를 효과적으로 공유하고 보관하기
✅ 외부 인원과 협업하고 히스토리 관리하기
✅중요한 문서는 디지털로 변환하여 관리하기(사업자 등록증, 계약서 등)
회사의 중장기 사업과 재무를 담당하는 경영지원팀은 진행 중인 사업이 증가함에 따라 관리해야 할 사업자 등록증, 결재 서류 등이 점차 늘어나고 있어 이로 인해 한 가지 고민이 생겼습니다.
잔디 경영지원팀에서는 문서를 보관할 수 있는 토픽을 생성하여, 보관이 어려운 자료를 종이 문서 대신 PDF 파일로 디지털화하여 관리하고 있습니다.
문서를 디지털화하여 관리할 때의 장점은 다음과 같습니다.
- 필요한 서류를 찾을 때 담당자를 찾는 대신 파일을 검색하여 불필요한 시간 낭비를 방지할 수 있습니다.
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서류 유출, 분실, 파손에 대한 걱정을 덜 수 있습니다.
경영지원팀이 잔디를 활용하여 문서를 효율적으로 관리하는 방법이 궁금하신가요?
📌잔디 팀의 토픽 활용방법
✅결산 자료를 효과적으로 공유하고 보관하기
회계연도가 종료되고 모든 예산 활동이 완료되면, 1년 동안의 성장을 꼼꼼히 정리하는 결산 작업을 진행합니다. 매일 수행하는 작업이 아니기 때문에 자료의 보관과 기록이 더욱 중요해지며, 결산 자료를 어떻게 효과적으로 관리할 수 있을지 고민하게 됩니다.
잔디 경영지원팀에서는 결산 자료를 효과적으로 보관하고 공유하기 위해 비공개 드라이브를 활용하고 있습니다.
비공개 드라이브를 통 자료를 관리할 때의 장점은 다음과 같습니다.
- 결산 자료와 같은 사내 중요 문서를 개인 PC에 저장하지 않음으로써 보안을 강화할 수 있습니다.
- 드라이브 내의 파일을 토픽으로 직접 공유함으로써 중복 파일 공유를 방지할 수 있습니다.
- 다운로드 기록 확인할 수 있습니다.
경영지원팀이 잔디 드라이브를 효율적으로 활용하는 방법이 궁금하신가요?
📌잔디 팀의 드라이브 사용방법
✅외부 인원과 협업하고 히스토리 관리하기
세금 신고, 회계 감사, 자문 등 외부 팀과의 소통이 필요한 업무가 존재합니다. 일반적으로 각 기업의 담당자는 개인 연락처를 공유하여 문자나 전화로 소통하는 경우가 많습니다. 그러나 외부 인력과의 소통을 보다 효율적으로 할 수 있는 방법에 대해 고민하게 되었습니다.
잔디 경영지원팀에서는 멤버 권한 중 준회원 권한을 활용하여 외부 회계 담당자와 하나의 토픽에서 소통하고 있습니다.
외부 인력을 준회원으로 초대하여 토픽을 활용할 때의 장점은 다음과 같습니다.
- 별도로 내용을 공유하지 않아도 토픽에 참여하고 있다면 진행 상황 및 내용을 확인할 수 있습니다.
- 담당자가 변경되거나 자리를 비워도 히스토리를 보관할 수 있습니다.
경영지원팀이 잔디 준회원 기능을 효과적으로 활용하는 방법이 궁금하신가요?
📌잔디의 준회원 기능 활용방법
이 외에도 무료로 이용할 수 있는 결재 시스템은 잔디 경영지원팀에서 실용적으로 쓰이는 기능 중 하나입니다.
시스템을 도입하기에는 비용이 부담되고, 히스토리 관리는 필요하다고 생각된다면 아래의 콘텐츠 확인 바랍니다.
⭐쉽고 간편한 결재 시스템 만들기
경영지원팀에서 잔디를 사용해 업무의 효율성을 높이는 방법에 대해서 소개해 드렸습니다.
경영지원팀 외에도 고객 경험팀, 마케팅팀 등 다양한 직무에서 오늘도 열심히 잔디와 함께 성장하는 모든 분을 위해 직무별로 일하는 방법에 대해 다음 시리즈로 찾아오겠습니다.
📖직무별 잔디 사용 방법 : [잔디 활용 팁] HR 5년 차의 잔디 사용 백서
잔디를 사용하면서 궁금한 점이 생기시면, 언제든지 잔디 메뉴의 [1:1 문의하기]로 연락해 주세요!
📹알기 쉬운 잔디 가이드 : https://www.youtube.com/watch?v=EOLvJ9kkyxQ
