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방구석 근무환경 만들기 – 협업툴 정리하는 법

코로나19 때문에 전 세계적으로 재택근무 시작이 한 달 가량 지속되고 있습니다. 재택근무가 장기화 되는 요즘, 방을 효율적인 업무환경으로 만드는 방법을 알려드리고자 합니다.

회사에 적합한 협업툴을 분명 2-3 이상 사용하고 계실 같아요. 협업툴 도입이 익숙해졌다면, 여러 다양한 툴들을 잘 엮어서 업무 프로세스를 정리해야 합니다. 가능한 일부업무를 자동화까지한다면 당신은 정말로 잘하는 재택근무자!

잔디 사용자분이 아이들과 함께하는 재택근무 모습

 

* 일 잘하는 재택근무자의 협업툴 정리법

  1. 전사 통일된 메신저 선택
  2. 근무 일정은 캘린더에 공유하기
  3. 정기 화상회의 진행하기
  4. 프로젝트 진행상황 자동 공유하기
  5. 전자결재도 협업툴에서 알림 받기
  6. 메일 알림 받기
  7. 클라우드 파일 저장 공간 일원화
  8. 고객문의(CS) 대화방에서 즉각 확인하기
  9. 기타 업무 자동화

 

1. 전사 통일된 메신저 선택

우리 회사 전체 멤버가 같이 연락할 수 있는 업무 전용 메신저를 선택해주세요.

영업팀은 카톡, 부장님은 이메일, 협력업체와는 네이트온으로 연락한다면? 어디서 누가 무슨 얘기를 하는지 서로 공유가 되지 않습니다. 전사 회사 직원들이 서로의 업무를 기록하고 공유할 수 있는 통일된 메신저 선택이 성공적인 재택근무의 시작입니다. 잔디와 같은 통일된 메신저를 선택했다면, 이 협업툴을 우리 회사 커뮤니케이션의 허브로 만드세요!

특히 재택근무 시에는 물리적으로 서로 떨어져있기 때문에 업무 내용을 빠르고 쉽게 공유할 수 있는 개방형, 실시간, 클라우드 형의 협업툴을 추천합니다. 잔디에서는 실시간으로 누가 읽었는지 메시지 수신 확인 기능도 있어서, 재택근무 시 내용 공지가 모두에게 잘 전달되었는지 파악하기 유용합니다. 

 

누가 읽었는지 알 수 있는 잔디 메시지 수신 확인 기능
업무별 대화방 구성 예시

 

통일된 협업툴에 업무용 서비스 알림을 모아받는게 Key Point!

 

 

2. 근무 일정은 캘린더에 공유하기

가능한 모든 근무 일정시간을 캘린더를 등록해 공유하세요.

물리적으로 동료들과 떨어져 있기 때문에 가능한 모든 일정을 캘린더에 등록해 서로 근무시간을 투명하게 공유하도록 합시다. 화상회의, 오프라인 미팅, 고객사 방문, 더 나아가 오늘 내가 집중 근무 시간이 필요하다면 나만의 방해받지 않고 싶은 시간까지 등록하셔도 좋습니다. 

근무 일정이 빠짐없이 등록된 잔디 팀 구글 캘린더

 

서로의 일정이 캘린더로 공유되면 메시지 답변을 언제쯤 받을 수 있을지 시간도 예상할 수 있고, 회의 시간을 결정하기도 편하겠죠? 구글 캘린더의 경우 잔디에 연동해 자동으로 알림도 받을 수 있습니다. 

오늘의 근무 일정을 알려주는 잔디 팀 구글 캘린더 알림

 

 

3. 정기 화상회의 진행하기 

정기 화상회의를 진행해 업무 진행상황을 놓치지 않도록 합니다.

기존에 매일, 매주 진행하던 정기 회의가 있으시지요? 기존 오프라인에서 일하던 업무 사이클을 유지해 온라인 화상회의로 진행하시기를 추천합니다. 정기 회의 외에도 바로바로 얼굴을 보면서 얘기를 해야할 일이 생기기에 가능한 잔디처럼 화상회의 기능이 제공되는 협업툴을 도입하기를 추천합니다. 필요할 때마다 빠르게 화상회의를 시작할 수 있습니다. 모바일로도 접속이 가능하니까요!

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재택근무 시 업무자료를 같이 보면서 일하는 화상회의 모습

 

4. 프로젝트 진행상황 자동 공유하기

할일 목록과 진행상황을 팀 멤버들이 알 수 있는 자동 공유 시스템을 만듭니다. 

각 회사에서 할일을 관리하는 방법은 다양할 수 있습니다. 하지만 1) 할일 목록 공유 방법을 통일하고 2) 진행상황을 자동으로 프로젝트 관리 툴이 공유해주는 시스템을 만든다면 재택근무 시에도 다같이 업무 성과를 파악하기 쉽습니다. 가장 쉬운 방법은 잔디의 할 일 기능처럼 협업툴 내 프로젝트 관리 기능을 이용하거나, 트렐로(Trello) 사용을 추천합니다. 그 이유는 별도 사용료가 추가되지 않고 사용이 아~~주 쉽기 때문입니다. 

더 자세히 읽어보기 >>
잔디에서 만든 부서별 할일 목록

 

목록형으로 나열되는 잔디 할 일 보다, 더 크게 칸반 보드형태로 프로젝트 진행상황을 한 눈에 보고 싶으시다면 트렐로(Trello) 활용을 추천 드립니다. 

트렐로는 프로젝트에서 우리가 할 일 들을 흔히 칠판이나 벽에 스티커 노트로 보드에 차례대로 정리하고, 노트를 붙였다 떼었다 하면서 진행 상황을 표시하는 것처럼 온라인 상에서 프로젝트 보드를 만들고, 그 안의 카드를 여러 목록으로 움직이면서 진행 상황을 팀원들과 공유하는 서비스 입니다. 

트렐로 보드를 만들었다면, 여러가지 변동사항을 잔디에서 자동으로 메시지 알림을 받아 보도록 잔디 커넥트를 연동해주세요. 번거롭게 트렐로의 알림을 별도로 확인하지 않더라도, 잔디에서 자동으로 변동사항에 대한 알림을 메시지로 받을 수 있습니다.

<잔디 팀 주간 업무 회의용 트렐로 보드> 

⬇︎

잔디에 알림이 온 트렐로 할일 진행상황 알림

 

5. 전자결재도 협업툴에서 알림 받기

협업툴 대화방 안에서 전자결재 품의를 빠르게 승인할 수 있도록 연동해주세요. 

출장 기안, 구매 요청, 비용품의, 휴가 신청 등 재택근무 시에도 결재를 받아야할 경우가 있습니다. 이럴 때 기존처럼 승인자를 만나지 못해서 또는 사무실이 아닌 곳에서는 전자결재 시스템에 접속이 안되서 결재가 미뤄지면 안되겠죠? 사용중인 그룹웨어나 e-전자결재 시스템이 있다면, 협업툴에 연동해 알림을 받도록 설정해주세요.

< 잔디에 연동한 전자결재 요청봇>

 

6. 메일 알림 받기 

이메일 알림도 협업툴로 모아지도록 합니다. 

외부와 일을 할 때는 아무래도 이메일이 필요하겠죠? 지메일, 네이버 메일, 아웃룩 등 이메일도 잔디 대화방에 연동해 알림을 모아서 받을 수 있게해보세요. 우리 회사의 협업툴을 이메일도 알림 받는 업무 커뮤니케이션 허브로 만들 수 있습니다. 

 

7. 클라우드 파일 저장 공간 일원화 

우리 회사의 업무 자료를 모아두는 공용 클라우드 서비스를 정하세요.

구글 드라이브(G Suite), 잔디 드라이브, 드롭박스 등 어디서든 쉽게 자료를 접근할 수 있는 클라우드형 저장 공간 서비스를 활용합니다. 특히 클라우드 저장 공간은 사용자가 삭제하지 않는 한 유효기간 없이 영구적으로 파일을 저장할 수 있는 장점이 있습니다. 자주 파일이 사라지는 개인용 메신저가 아닌 업무용 클라우드 파일 저장 공간을 사용해보세요.

‘기획서 좀 다시 보내줄래요?’ ‘최종 디자인 시안이 어딨더라?’ 하고 파일을 찾아 헤매던 검색 시간도 절약할 수 있습니다. 

 

 

8. 고객문의(CS) 대화방에서 즉각 확인하기

고객 상담(CS)이나 고객의 소리(VoC) 답변을 대화방에서 다같이 확인하도록 합니다.

오프라인 콜센터를 운영할 필요없이, 온라인으로도 고객 문의 확인 및 답변이 가능합니다. 고객의 소리가 가공없이 그대로 멤버들이 참여중인 대화방에 메시지로 표시되기에 고객상담 팀에서 문제 상황을 파악하기에도 편리하고, 빠르게 담당자 지정이 가능합니다.

집토스의 스마트한 고객응대 연동 방법 보러가기 >>

 

9. 기타 업무 자동화 

잔디 커넥트의 웹훅 기능을 이용하면, 다양한 업무도 자동화할 수 있습니다.  

자동화 업무를 만들면 좋은 점은, 휴먼 에러(Human Error)를 없애고 불필요한 작업 시간을 없애준다는 점입니다. 다양한 잔디 유저들의 업무 자동화 예시를 볼까요? 

  • 우리 회사 주식 마감 현황 알림 봇 
  • “상장회사라서 주식 장이 마감되고 매일 오후 6시에 우리 회사 주가 정보를 확인해야합니다. 종가 확인 알림 작업을 자동화했습니다.” 

 

  • 데일리 매출보고 
    “커머스 쇼핑몰입니다. 직원이 번거롭게 집계를 하지않고, 매일 잔디 대화방에 매출 보고를 해주도록 만들었습니다. 정확하고 자세한 수치를 자동으로 확인할 수 있어서 너무 편리합니다!” 

 

  • 법률저널 기사 스크랩 
    “로펌입니다. 법률저널 기사를 자주 보는데, 매번 사이트에 들어가지 않고도 새로운 기사가 자동으로 스크랩하는 작업을 뉴스 RSS를 활용했습니다.”

* 추가 업무 자동화 예시 )

 

위와 같이 잔디를 여러 협업툴의 알림을 한번에 받는 커뮤니케이션의 허브로 정리한다면, 재택근무 또는 원격근무가 장기화 될수록 불필요한 연락이 줄어들고 업무 생산성은 유지되는 일 잘하는 팀을 만들 수 있답니다! 

궁금한 점은 언제든지 support@tosslab.com 잔디 팀에 연락주세요.

 

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