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중견 기업 담당자의 협업툴 도입기             

요즘 일하는 방식이 바뀌고 있다던데…?

우리 회사도 대표님이 내부 업무 프로세스 좀 바꿔보라고 지령이 떨어졌다! 

업데이트되지 않는 낡은 그룹웨어, 업무 속도가 느려지는 편지 형식의 이메일, 공사 구분 안 되고 직원들이 업무용으로 쓰기 싫어하는 개인용 메신저 때문에 새로운 사내 커뮤니케이션 툴을 찾고 계시는 기업의 IT 부서 / 혁신 TF / 디지털 트렌스포메이션 등 ‘협업툴 도입’ 팀 담당자분들께 이 글을 바칩니다. 

 

중견 기업의 협업툴 도입, 왜 어려울까? 

소규모 기업은 비교적 빠르게 협업툴 도입 및 정착을 할 수 있습니다. 대기업은 다양한 부서가 새로운 협업툴에 적용할 방법을 많은 담당 인원이 오랜 기간 준비하고 협업툴 사용법 교육을 사전에 실시해 성공적인 서비스 안착 가능성을 높입니다. 

하지만 300~2,000명 정도의 중견 기업은? 협업툴 도입을 하려는데 어디서부터 어떻게 시작해야 할지 난감한 경우가 많습니다. 그 주된 이유는 다음과 같습니다.

  • 기존에 사용 중인 그룹웨어, 인사/결재 시스템은 어쩌지? 협업툴로 넘어가는 업무 프로세스 재정비 계획이 없다. 
  • 무료로 카톡, 네이트온 쓰다가 처음으로 협업툴에 유료 사용료를 내려니 비용이 부담스럽다. 
  • 부서 / 직급별로 사용법 교육을 하기 어렵다. 
  • 업무 툴을 바꾸는 것 자체에 대한 사내 심리적 반발이 있어서 내부 직원들 설득이 필요하다. 
  • 해외 서비스를 이용할 경우 전사 도입 과정에서 서비스 담당자의 현지 도움을 한국에서 받기가 힘들다.

이 과정을 다~~ 거쳐보고 성공적으로 협업툴을 안착시킨 중견기업 담당자분들의 실제 도입 후기 30개를 준비했습니다. 도입 후기 기업들의 주요 프로필을 보면서, 우리 회사와 비슷한 상황의 기업이 있는지 살펴보며 읽어보세요. 

  • 중견기업 A : 800명 규모, 보수적인 제조화학 기업
  • 중견기업 B : 300명 규모, 매일 떨어지는 일 처리에 바쁜 패션 쇼핑몰
  • 중견기업 C : 1,500명 규모, 24시간 돌아가는 IT 게임회사
  • 중견기업 D : 500명 규모, 4~60대 높은 연령대의 현장직 근무자가 많은 유통 매장 
  • 중견기업 E :  700명 규모, 본격 2세 경영 체제 도입으로 새로운 사내 커뮤니케이션 툴 탐색 중 

시간 순서대로 정리된 30개 도입 후기 시작합니다. 

  목차 

  • 도입 준비기 : 1 – 7번

  • 도입 시작 시점 : 8 – 13번

  • 도입 정착기 (2개월 소요 목표) : 14 – 21번

  • 도입 후 느낀 점 : 22 – 30번 

 

 

 

 

도입 준비기 

1. 업무 혁신의 일환으로 협업툴에 대한 조사 시작 
보고체계가 수직적이며 회의가 많고 의사결정이 오래 걸려서 이를 개선해야 했다. 구체적으로 개선 방안을 뒷받침할 도구가 필요했다. 잔디, 슬랙, 그랩, 플로우, 팀즈, 아지트 등 총 10개 정도의 협업 도구를 시험해 보았다. 각 툴의 장단점을 비교하여 잔디가 한국적 정서와 기업 문화에 잘 맞는다 판단해 도입하게 되었다. 

중견기업은 대기업처럼 시스템을 만들기도 애매하지만, 업무용 의사소통 프로그램이 없기도 불편한데 그 경계에서 잔디는 활용하기 적절하게 만들어져 있다. 

 

2. 낙후된 그룹웨어 대체가 목표 
그룹웨어의 주 기능인 메일, 전자결재를 많이 쓰고 있었다. 하지만 오늘날의 업무 방식에 맞지 않고, 속도도 느려서 업무 딜레이가 발생했다. 결국 팀별로 각자 원하는 메신저나 프로젝트 관리 툴을 찾아쓰게 됨. 이 과정에서 그룹웨어를 보완하고 각 부서에서 활용하는 다양한 서비스 툴을 연동할 협업툴의 도입을 고민하기 시작했다. 

 

3. 모바일 전자결재 기능이 필요 
기존 그룹웨어는 모바일을 지원하지 않아 불편했다. 알림 기능이 없어서 PC로 결재 목록을 직접 확인해야 했다. 잔디와 같은 협업툴은 결재 정보가 모바일 알림으로 온다. 협업툴로 빠르게 일 처리를 할 수 있을 것 같다는 장점이 도입의 결정적인 계기였다. 

후기 더보기 >> 60년 전통의 제조기업, 동성그룹이 업무 혁신을 위해 선택한 변화는?

< 협업툴 잔디에 연동한 결재 알림 목록>  

 

4. 사내 메일 없애기 
저장 기간도 길고 계속 쌓이는 메일을 줄이고자 했다. 1인당 사용 가능한 메일 용량을 2기가로 줄여서 사내 커뮤니케이션은 메일보다 협업툴 메신저를 사용하게끔 유도했다. 협업툴은
 메일처럼 인사말이나 격식을 차릴 필요도 없고 즉각적으로 의사소통을 할 수 있어서 도입 후 업무 속도 상승을 기대했기 때문이다. 

 

5. 주 40시간 근무제 시행 
주 40시간 근무제 시행으로 인사팀은 직원들의 불필요한 업무시간을 줄여야만 했다. 협업툴을 활용하면 불필요한 미팅과 메일을 쓰는 시간을 줄일 수 있어서 도움이 된다는 친구의 추천으로 협업툴 도입을 검토하기 시작했다. 

후기 더보기 >> 에이전시 피터팬랩, 주 4.5일 근무제 도입이 가능해진 이유 

 

6. 사내 분위기 혁신 수단으로 선택 

경영진의 세대교체가 이뤄지면서 사내 업무 프로세스 개선 뿐만 아니라 분위기 쇄신이 필요했다. 기존에는 모두 계정을 갖고 있다는 이유로 네이트온 또는 카톡을 업무 메신저로 사용했다. 개인용 메신저임이 분명한데 이를 업무용으로 쓰자니 직원들이 잦은 실수를 했을 뿐만 아니라 새롭게 바뀐 회사 임원과 경영진이 전체 부서 업무 현황을 파악하기 현실적으로 불가능했다. 주요 직원이 퇴사하면 업무 히스토리는 그대로 증발하기도 부지기수. 

부서별로 대화방을 정리하고 상부에서 전체 업무 현황을 파악하기도 쉬울 것 같아 협업툴 도입을 선택했다. 도입 후 직원들의 업무 실수와 누락도 없어져서 우리에게는 집중된 하나의 사내 소통 링크 허브가 손쉽게 완성되었다. 협업툴 도입이 성공적으로 경영진 세대교체를 할 수 있는 계기가 되었다. 

 

7. 우리 기업에 맞는 협업툴 탐색

회사가 성장하면서 업무 협업툴을 따로 사용하기로 결정했다. 국내 업무 메신저와 해외 슬랙(Slack)을 동시에 테스트했다. 슬랙은 많은 기능을 가지고 있지만 한국 기업에서 사용하기에 정서적으로 안 맞는 부분이 있다고 직원들이 평가했다. 아무래도 영어 서비스인 점이 가장 불편하다. 

카카오톡, 텔레그램, 네이트온 등의 개인용으로 시작된 프로그램들은 사적인 공간과 업무적 공간이 분리되지 않아, 업무에 지장을 주거나 개인 생활이 보장되지 않는 경우가 발생할 수 있는데 반해 잔디를 사용하면 파일 전송, 업무 공유 등 우리 조직에 맞는 사내 전용 메신저로 사용할 수 있다고 판단되어 도입을 결정했다. 

우리 회사가 여러 협업툴 중 잔디를 도입하게 된 결정적인 계기는 파일 관리 기능이다. 파일 저장 기간이 평생이라는 점과 파일 검색 필터로 다른 업무용 메신저들보다 쉽게 찾을 수 있는 장점이 있어서 자연스럽게 선택하게 되었다. 특히 우리는 매장별로 각 토픽에서 주고받은 계약서 파일을 찾기 간편한 점이 테스트 기간에 제일 좋았다. 

잔디는 처음에 무료로 쓸 수 있기 때문에 몇몇 부서가 먼저 시범 테스트를 하면 된다. 

 

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도입 시작 시점  

8. 아직 생소한 협업툴에 대한 사내 인식 교육 진행
저도 그렇지만 당사는 40대 이상이 많아서 그런지 카톡은 업무용으로 잘 사용하면서 정작 잔디는 어려워했다. 윗세대 즉, 부장님 이상급만 올라가도 “이렇게 귀찮은 걸 왜 해… “라는 볼멘 말이 나와서 난감했던 기억이 있다. 따라서 협업툴 도입이 결정되었다면 담당자분은 사내 인식 교육부터 진행하기를 추천. 업무용 협업툴을 써야만 하는 이유를 설명하는 세미나 참석을 직급별로 진행했더니 유용했다. 한마디로 마인드 세팅 과정이 필요하다.  

새로운 툴을 도입하는 직원이 상급자에게 협업툴 사용을 설득할 때 겪어야 할 진입장벽은 큰 부담일 수 있다. 그럴 때 잔디 영업팀이 직접 스마트워크 교육을 도와주어서 잘 안착할 수 있었다. 

 

스마트워크 교육이 필요할 경우 잔디 팀이 대신 진행해드립니다! 연락주세요!

 

9. 대화방 초기 세팅

업무 주제 또는 부서별로 사용할 대화방을 담당자가 먼저 정리해두자. 직원들이 어느 방에 들어갈지 고민할 필요 없이 미리 만들어진 각 방에 팀 관리자가 직원들을 참여시키면 되기 때문이다. 잔디는 주제별 대화방을 ‘토픽’이라고 부른다. 채팅 형인 ‘챗 뷰’와 게시판 형인 ‘보드 뷰’ 토픽으로 나눠진다. 보드 뷰 토픽은 전자결재 및 공지사항 글을 올리기에 적합해 그룹웨어 포탈을 대체하고자 하는 기업에는 유료이지만 추천. 

초기 세팅을 해야 하는 담당자분은 아래 3개 글 필독입니다. 

< 토픽 명칭 예시> 

  • 토픽 명에 대해 미리 사내 규칙을 만들어 놓으면 토픽이 많아졌을 때 구분하기가 편리하기 때문에 쉽게 토픽을 관리할 수 있다.
  • 기호를 이용하면 관련 업무나 부서를 파악하기 편하다. 
  • 잔디 데모팀에서 이미 세팅이 완료된 유료 잔디 팀 토픽 리스트를 볼 수 있다. 

 

10. 전사 직원 잔디 팀에 초대

몇백 명의 직원을 일괄 회원가입 시키는 것은 힘들다. 이럴 땐 잔디 팀에 단체 초대를 부탁하자. 아래 엑셀 을 채운뒤 잔디 팀에 연락하면 끝.
 

 

11. 기존에 쓰던 메신저 / 공지 게시판은 강제폐쇄 

기존에 쓰던 각종 메신저, 공지 게시판, 메일 등이 있었을 텐데 이는 협업툴을 도입하는 시점에 맞추어 강제 폐쇄해야 한다. 폐쇄 날짜 이후로 전사 공지사항 공유 채널은 새로 도입한 협업툴이 되어야 직원들이 혼란하지 않다. 새로 바뀐 툴로 모든 공지가 전달된다는 것을 전사 직원이 인식할 수 있도록 하는 것이 핵심. 

둘 다 쓰기 시작하면 바로 도입 실패다. 우리 회사는 공지사항, 뉴스, 커뮤니티 활동, 주간업무 공유부터 그룹웨어 포털에서 잔디로 옮김. 중견기업의 초기 잔디 사용 확산을 위해서는 보고, 결재, 공지를 무조건 잔디로 옮겨야 함. 

잔디를 확인해야만 하는 작더라도 유용한 혜택을 만드는 것을 추천. 예를 들어, 명절 선물 투표, 구내식당 식단 업로드를 잔디 토픽으로만 공유하게 되면 그 내용을 확인하기 위해서라도 잔디를 깔고 쓰게 됨.

 

12. 대표, 임원, 팀장이 업무 피드백을 협업툴로 전달

아무리 사전 교육을 해도 윗사람이 안 쓰면 돈 들이고 도입해도 안 쓰게 됨. 메일이나 공지 등 모든 내용을 잔디로 공유하기로 정했으면 대표를 비롯한 임직원, 팀장급이 먼저 한마음으로 협업툴을 사용하자. 

임원진의 의지가 중요하다. 공지사항과 결재 보고를 볼 수 있는 통로를 도입한 협업툴로 일원화 해야 함. 불편하다고 다시 예전에 쓰던 그룹웨어, 메일, 카톡으로 메시지 보내시면 모든 것이 말짱 도루묵! 헛수고가 됩니다. 

본인에게 올라온 결재나 업무 파일의 피드백을 댓글로 다는 것으로 사용을 시작하면 자연스러움. 대화방에서 피드백을 바로바로 주고받을 수 있어서 사람들의 의견을 확인할 수 있어서 팀 대표도 좋음. 새로운 사내 인사 제도를 그룹웨어 게시판에 공지하면 무플이었다. 그런데 이제는 이모티콘으로 멤버들이 이에 대해 피드백을 간단하게 할 수 있어서 부담이 덜하니 경영진도 새로운 사내 제도에 대해 직원들의 반응이 어떤지 실시간으로 확인할 수 있어서 기뻤다. 

 

13. 메시지 읽었는지 개별 확인

직원들이 잔디에서 메시지를 읽었는지 아닌지 여부를 확인할 수 있는 유료 기능이 있다. 초기 도입 담당 부서에서 협업툴 사용을 하지 않는 멤버들이 있다면 일시적으로라도 일일이 커뮤니케이션해서, 직원들의 참여를 유도해보자. 우리는 초기 잔디 설치 및 로그인 사용 시작을 위해 2주간 협업툴을 사용하지 않는 직원들을 찾아다니며 밀착 케어를 했다. 

 

   < 경험에서 우러나온 Tip 3개 더 > 

  • 도입을 주도하는 담당 부서의 중추적 역할이 무엇보다 중요합니다. 무조건 Top-Down으로 도입할 수 있는건 아니니까요.
    중견 기업에서는 담당 부서의 실행력이 뒷받침 되어야 도입 기간도 짧고 어렵게 적용한 협업툴이 버려지지 않습니다. 

  • 한 달 간격으로 협업툴 사용량을 모니터링 해보세요. 관리자 메뉴에서 이번 달에 전송한 메시지, 파일 수가
    잘 늘어나고 있는지 파악해 사내 협업툴 확산 정도를 확인할 수 있습니다.   

  • 타 부서와 함께 협업툴 사내 전파에 노력합시다.
    인사팀은 멤버 관리와 공지사항 등록을, IT 기획팀은 외부 서비스 연동과 업무 프로세스 정리를 해주기를 요청해보세요.  

 

도입 정착기 (2개월 소요 목표) 

14. 캐주얼한 주제의 토픽 만들기

게임업계에 종사하고 있으며, 루리웹 RSS, 인벤 RSS, 업무자료, 일정 공유, 식단표 ㅎㅎ 등 다양한 방도로 토픽을 구성해서 사용했다. 회사에서 얘기하는 대화방 분류해놓으니 팀원들도 업무 공간이 정돈되었다고 매우 만족하고 협업툴을 성공적으로 정착시킬 수 있었다. 

  • ex) 사진 앨범 토픽: 회식 사진 같은 경우를 메일로 보내긴 그랬는데, 잔디에선 편하게 회식때 찍은 사진도 토픽에 올리고 보관할 있음. 회식 분위기도 풀리고 다양한 행사 사진 공유용으로 활용
  • ex) 투표기능 : 직원들의 의견을 수렴하기에 최적의 기능이며 바로 피드백을 얻을 수 있기 때문에 경영진도 투표 결과를 보고 바로 의견을 수용

 

15. 외부 서비스 / 사내 시스템 연동하기 

팀 관리자로 250 정도의 토픽을 쓰고 있다.  일부는 단순 외부 서비스를 연동해 알림을 받는 용도로 사용 중이다. 잔디 커넥트를 활용하면 외부 서비스를 훌륭하게 모니터링 할  있어 업무 생산성이 극대화되어 도입 정착기에 활용하는 기능으로 유용하다. 

후기 더보기 >> 콘텐츠 스토어, 원스토어(One store)의 업무 속도 향상 비법은? 

  • ex) 마감 및 매출 현황 데이터 알림
    • 예전에는 매일 매출 현황을 따로 취합하는 팀이 있었는데, 숫자를 일일이 확인하는 단순 반복이기에 불필요한 시간과 인력이 들어갔다. 이제는 잔디가 매출 데이터를 퇴근 전 5시에 일별 매출 정보 알림을 보내주니 업무 효율성이 높아졌다. 

 

  • ex) 해외법인 직원과 대화할 때 네이버 파파고를 연동해 번역봇 활용

  • ex) RSS 기능
    • 자동 실시간 뉴스클리핑 기능 추천. 필요한 키워드 뉴스 또는 우리 회사 보도자료만 받아보기에 유용하다. 

  • ex) 주문 확인 및 응대를 한 곳에서 
    •  전자상거래 어플을 만드는 회사이기에 소비자들이 예민하게 생각하는 환불 프로세스 개선에 집중할 때가 있었다. 무조건 빠른 환불을 목표로 했지만, 지속적으로 직원들이 주문관리 창만계속 보고 있기에는 무리가 있었는데 이때 주문관리 시스템과 잔디 커넥트를 연동해서 딱 필요한 주문 변동 알람만 받도록 만들어서 주문팀의 업무 생산성과 고객 만족도가 동시에 높아졌다.

 

16. 회의 일정 알리미 만들기

3 있는 영업부인데도 각각의 미팅과 영업으로 스케줄 파악이 쉽지 않았다. ‘오늘 OO 외근이신가요? ‘OO 씨, 우리 회의 몇 시에요?’ 라는 질문 반복.

하지만 이제 잔디에 구글 캘린더 연동으로 직원  일정 확인이 쉬워졌다. 당일 또는 한 주 간의 스케줄도 요약 알림으로 모두 알려주고, 새로 생기는 스케줄도 알려주고가만히 있어도 파악되는 회사 스케줄로 이전보다 팀원들끼리 일정 공유가 잘되고 있다. 

 

17. 모바일 앱 설치 장려하기 

외근이나 현장 직원들이 많다면 모바일 앱 설치를 유도하자. 모바일 앱을 이용하는 영업사원과 사무실에서 PC 이용하는 내근직의 거리감을 없애준다. 시간과 장소에 구애받지 않고 업무를  있게 해준. 내근직은 외부에 있는 영업사원과 소통해야 일이 많은데 잔디 모바일 앱 덕분에 소통 시간이 줄었다. 

 

18. 알림 설정하기

팀장 또는 임원급의 경우 날아오는 업무 알람이 많아져서 피로도가 높아질 있다. 그럴 토픽 별로 알림 끄기와 알림 받는 시간과 요일을 설정할 있으니 꺼두시기를 추천

모든 멤버들이 퇴근 시간 이후에는 모바일 푸시 알림을 받지 않도록  사적인 시간을 방해받지 않고 주 40시간 근무제를 협업툴 도입을 통해 실행하도록 권장하기에 유용하다. 

19. 준회원 초대하기

패션 및 유통 업계는 여전히 네이트온으로 일하는게 일반적이다. 3,000여 개 외부 업체 직원을 잔디에 준회원으로 데려와서 통합하는 과정이 어려워 도입 초기 잔디 활용량이 높지 않았다. 사내 제휴 담당자와 임원이 협업툴 사용 확산에 대한 의지나 노력이 없었던 것이 패인 요소였다.

그렇기에 협업툴 도입을 고민하는 다른 패션 및 유통 기업은  도입 정착기에 일부 협력업체 담당자라도 조금씩 잔디 팀에 준회원으로 초대해 단일화된 대화 채널을 만들기를 추천한다. 

 

< 외부 협력업체를 잔디 팀에 초대하는 준회원 예시 >

  • 재경팀은 회계사
  • 법무팀은 변호사
  • HR팀은 외부 리쿠르팅 업체, 사내 교육 강사 
  • 마케팅 부서는 에이전시 직원
  • 오프라인 지점이 있으면 알바생
  • 전체 인력 4% 외부인력을 초대해 협업

 

20. 고객지원 서비스 적극 활용 

처음 써보는 서비스라 불편할 점이 생기면 담당자(제시카&나나) 실시간으로 처리해주고 있으니 적극 고객지원 서비스를 활용하자. 처음부터 우리 회사 담당자가 지정되어서 꾸준히 관리를 해준다. [1:1 문의하기] 로 빠른 답변과 지원을 받을 있으니 도입 담당자로서 잔디팀이 직접 문제를 처리해주고 운영을 책임져주어 매우 안심이다

그룹웨어 도입하면 디자인이나 기능이 바뀌는데, 잔디와 같은 협업툴 서비스는 계속 발전해가고 있다. 약 2 간격으로 플랫폼 별로 업데이트가 자주 있기에 모바일 앱 자동 업데이트 설정을 해두면 오류가 잘 안 나고 유용하다.


21. 
귀여운 이모티콘 활용하기  

깨알같이 다양한 이모티콘들 덕분에 메신저창이 유쾌하고 훈훈하게 유지되고 있다사진이나 주요 안건을 올렸을 댓글로 간단히 대답하기 좋다. 

스탬프 이모티콘은 텍스트와 같은 내용이어도 상대방이 받아들이는데 느낌이 달라진다. 사장님이 바쁘실 경우 직접 면대면으로 찾아뵙기 어려울 텐데 잔디로는 컨펌을 요청하는 메시지를 보내면 이모티콘으로 바로 의사결정을 해주기 때문에 업무 효율성이 높아졌다. 

 

도입 후 느낀 점

22. 자연스레 생긴 워라밸 보호 장치

카톡, 네이트온, 밴드 같은 서비스는 개인적인 메신저의 영역이다. 누구도 업무 카톡을 주말에 보고 싶지 않지만 대표님들은 조금이라도 도움이 되는 정보를 직원들에게 공유하고 싶어 한다. 이럴땐 주말엔 알림 제한, 휴가 땐 부재중 비행기 알림 띄워 워라밸 보호를 자연스레 할 수 있다. 

중견기업 뿐만 아니라 기업 차원에서 바쁘게 일을 하다 보면 실천하기 어려운것이 ‘워라밸 보호’인데 공과사 구분을 협업툴 도입으로 간편하게 해결했다. 잔디는 업무 메신저라는 개념 때문에 퇴근 후에는 사용을 하지 않는 기업 분위기를 유지하는 것이 협업툴 도입의 진정한 핵심 가치를 기업에 체화하는 것이라고 생각한다

 

23. 구축된 모바일 업무 환경 

사무실 밖에서 업무를 빨리 진행해야  때가 있는데, 모바일 잔디 앱으로 업무를 보기에 좋다. 엑셀, PPT, HWP  파일 미리보기가 가능해서 신속한 대처가 가능하다. 현재 회사를 이끄는 대표로 필요한 서류와 작업물 팀원들과 공유하는게 너무 편하고 핸드폰 앱으 깔았을 때도 모든 오피스 파일이 클라우드 서비스로 공유되고 있어 간편하게 핸드폰으로 본다. 

 

24. 물리적 거리가 있는 지사와의 소통 비용 절감 효과 

본사와 지사가 다른 지역에 있는 사업장이 많은 회사이다. 계열사나 지방 공장들과 커뮤니케이션 하면서 정해야 일들이 있는데 여태까지 전화도 어렵고 직접 만나려니 식비, 교통비  출장 비용이 들었는데 이런 불필요한 출장 회의비를 줄일 있게 되었다. 영상통화 기능도 활용하려고 엔터프라이즈 플랜 도입했다. 출장비 아껴서 잔디 사용료 내고 있다.

 

25. 투명한 업무 공유

대화방에서 개개인의 업무 현황을 있어서 사람이 어떠한 일을 담당하고 있는지 투명하게 공유된다. 대화방에 대표님, 본부장님 부터 실무 사원까지 참여 중이기에 이중 삼중으로 보고할 필요 없이 직접 대화방에서 내용을 조율하니 업무 속도가 2배는 빨라졌다.

후기 더보기 >> 구로구소기업소상공인회의 간편 전자 결재 시스템, 어떻게 만들었을까요?

 

26. 멘션으로 업무 지시하기 

메시지들이 지나가면 누가 내게 업무지시를 했는지 찾기 어려웠다. 잔디는 멘션이 가능해서혜인님 예산안 확인 부탁드려요.” 라고 @멘션하 내가 확인할 때까지 1 사라지지 않는다내가 지목된 멘션 모아서 알림 센터에서 확인하면 이게 본인이 해야 할 업무 목록으로 만들어진다. 

멘션기능을 통해 특정인물에게 메시지를 전달 있다. 실제로 많은 대화방을 바로 확인하기 힘든게 현실이다. 하지만 멘션기능을 활용하여 바쁜시간에도 주요업무를 먼저 처리할 있게 정리해 주는 기능이 유용했다.

후기 더보기 >> 인력 30%를 줄이고도 효율성을 올린 동물사랑APS의 비결은?

 

27. 비효율적 대면 미팅 감소 

오프라인 회의는 빠른 결론을 내기에는 쉬워도 기록을 남기기에는 어렵다. 결정권자가 모두 참석하지 않았을 경우에는 전달 누락되는 내용에 갈등이 빚어지기도 했고, 모두 참석하더라도 서로의 불확실한 기억에 마찰이 생기기도 했다모든 회의 내용을 문서로 만들기도 한계가 있었기에 협업툴을 도입하게 되었다. 

토픽 별로 대화방을 개설할 있게 됨으로써 최대한 오프라인 미팅을 줄이고 대화방에서 온라인으로 업무 결정을 하고 있다. 이전에는 회의했던 얘기를 문서화하고 찾는 과정 필요했는데, 이젠 그냥 대화방 스크롤만 올려도 기록된 모든 확인할 있게 되었다.

채팅하듯 편안한 분위기 속에서 부담 없이 아이디어를 있고, 자유로운 피드백이 가능하게 된 건 덤!파일 공유도 편리해지고, 검색 기능 덕에그때 그거!’ 하는 일이 사라졌다. 의사결정 근거가 대화방에 남아서 책임소재도 명확히 있다. 

 

28. 줄어든 의사소통 왜곡

현장 자료를 수치화 해도 보고자의 성향에 따라 자료의 해석이 달라져 결과가 달라질 있다. 하지만 이제는 모두가 참여하는 대화방에서 의사소통하기에 담당자가 직접 의견과 내용을 전달할 있어 의사소통 왜곡이 줄어들었다인원이 많고 체계적인 기업은 담당자인 사원이 임원에게 직접 의사소통을 하기 어려운데 잔디가 그런 부분을 해소해 주었다. 

 

29. 손쉬운 업무 히스토리 검색

기존에는 업무 데이터를 저장할 만한 프로그램이나 메신저가 없었기에 지난 업무에 관한 이력을 찾아보려면 메일을 전부 뒤지거나 유선전화를 통해 연속성 없이 일을 하다 보니 기록이 안 남았다. 카톡은 또 워낙 대화를 많이 나누다 보니 위로 밀려나면 나중에 원하는 파일을 찾거나 유효기간이 만료된 파일을 다운로드하기 번거롭다. 하지만 잔디는 대화방에서 주고받은 파일만 따로 한꺼번에 볼 수도 있고. 댓글과 멘션 기능도 있기에 아주 만족하며 사용하고 있다. 특히 사업자등록증이나 계산서 저장과 검색이 쉬워서 경영지원과 영업팀에서 반응이 좋다. 

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30. 자동 인수인계

기존 토픽에 초대 되어도 앞의 내용을 있다. 운영되고 있는 업무를 인수인계 받을  대화방에 들어가면 앞에 진행된 모든 내용이 보여서 신규 입사자도 빠르게 업무를 적응하고 이해할 있는 것이 잔디의 장점이라고 생각한다. 업무는 계속해서 누군가에게 인수인계되고 담당자는 바뀌는데 순환직무라서 인사이동이 잦은 회사에 협업툴 사용을 추천한다. 

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실제 후기 30개를 도입 시작부터 안착 후 느낀점 까지 순서대로 읽어보시니 어떠셨나요? 도입 담당자로 공감이 가는 부분이 많으실텐데요 위와 같이 중견기업에 협업툴 도입을 고민하시는 분들은 언제든지 저희 팀에 연락주세요. 

 

 

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