工作溝通有效率,應用串聯整合

利用雲端通訊軟體 JANDI ,三大功能,打造遠距、在家工作環境

從文字到視訊會議,將實體辦公室的情境,搬到雲端,打破距離的限制、提升辦公生產力

不論是對於個人、部門、亦或是企業,遠距工作最難的就是「如何有效的進行溝通以及追蹤」。特別是對於管理階層而言,我要如何確保我的員工真的有在家「工作」、並且資訊互通呢?

首先,還是要請大家相信自己千挑萬選的員工。在互相信任的基礎下,才不因為不在視線範圍,而過於焦慮、甚至是提出強人所難地要求。

先有信任後,我們一起來看如何透過軟體設備,以及制度,讓在家工作的方案更可行。

這篇我們會用 JANDI ( 企業通訊軟體)的三個基本特色:議題、記事板、視訊會議,協助團隊進行更好的遠距合作、溝通討論、以及任務追蹤。


一、議題:建立符合工作流程的溝通管道

別急著把大家加入一個群組,先讓資訊分流!井然有序的開始進行溝通!

JANDI 中最大的特色就在於「議題」。或許議題聽起來有些陌生,但你可以理解為「主題性群組」。

也就是說不同於以往「加好友」的概念,在 JANDI 中會先依照「工作目的、流程」進行分類,再將相關人員加入各個討論議題。除了讓「大量資訊分流」,另一方面是讓「人可以確實與事情配合」。

資訊分流,有效掌握遠距、在家工作的資訊傳達

  • 對於員工而言:減少了大量與自己不相關的群組,可以更加專注、有效率的處理份內的工作
  • 對於主管而言:可以明確知道不同部門、類別的事物,要到哪個議題中去詢問、追蹤
依照不同的角色,每人被加入的議題不同
依照不同的角色,每人被加入的議題不同,可以減少與自己不相關的雜訊
JANDI 依照不同產業做了議題架構的範本,歡迎點入體驗:| 連鎖門市產業 | 廣告行銷產業 | 新零售產業 | 學生團隊 | 客戶導向產業 |

二、記事版:降低公告被洗版、加速意見蒐集

透過熟悉的 Facebook 貼文形式,讓公告更容易

除了訊息串的功能,JANDI 中還有為了「有效公告、回報資訊」所設計的「記事板功能」。你可以把它想像成 Facebook 的貼文形式。讓我們直接看看下述的兩種實際用法,如何協助公司成員掌握資訊:

1. 公告使用

在公司、團隊的溝通中,除了雙向的討論外,也時常需要進行單向的佈達。若是以訊息串的方式,進行佈達,在一來一回的訊息中,很快就會被洗掉。

這時 JANDI 的記事板便是一個適合拿來做布達、公告的工具,最新的公告的訊息會顯示在上方,而所有的回應則會收整在底下的留言中。

2. 資訊收集使用:目標設定、各部門回報、業績回報

因為可以減少洗版問題,因此也很適合作為簡單的業績回報、部門回報工具,可以快速、有效地掌握目前各部門的進度、各門市的業績等。

另外,應用於遠距工作、在家工作,可以請員工於上班第一個小時將自己每日的任務清單、工作目標打在記事板上,一方面讓主管能確實掌握員工的工作內容,二方面藉此讓員工督促自我,達成自行訂定的目標。


三、視訊會議:三種模式,滿足會議的情境

文字無法處理的,就回歸語音討論吧!

有時候精確、但過長的文字傳達,不如一通電話或是一個會議來的更有效率。不論是公司定期的週會議,或是每日的部門統整會議,JANDI 依照實體開會的情境,提供三種線上開會的方式:

1. 一般視訊通話:

同時支援 64 人線上開會,透過面對面的視訊,可以透過語調、表情,減少文字傳達上的誤會。

小建議:在開會時為了避免同時開立麥克風,受到外界環境雜音的影響,會建議還沒發言的成員,先關閉麥克風,打造優質的線上開會環境。

同時,JANDI 視訊中也有提供「會議記錄板」,可以協助大家在視訊的過程中,同步透過文字的方式,紀錄會議重要的議程。

▍遠距管理小撇步:為了確認成員是否有完成每日進度、以及是否有需要協助的地方,每個部門或小組可於每日下班前 10 分鐘,利用視訊會議統整部門狀況,確保成員資訊都在同一線上。

2. 共享螢幕:

適合用於電腦軟體教學,例如進行遠端 POS 系統、CRM 系統 的教學操作。可以協助連鎖門市產業,進行遠距門市人員新人訓練、定期訓練。

3. 電子白板功能、檔案同步視訊:

當會議內容相較複雜,需要利用「白板」、或是透過「簡報」來說明,這時你可以直接上傳至 JANDI 的視訊中,不論是再換頁、或是用筆標示,都會同步顯示於會議成員的螢幕中。

進行遠端、在家工作,並不只是「把電腦帶回家工作」這麼簡單。還需要考慮到硬體設備、遠端資訊安全、管理層面的問題,但或許我們可以從相較容易的軟體轉換開始,利用數位工具配合內部政策,建立遠端工作的環境。

以上三個 JANDI 的功能應用分享:議題、記事板、視訊會議,希望能協助你,將實體辦公室的情境,搬到雲端,打破距離的限制、提升辦公生產力。

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